電子文件檔案化管理的實踐與思考

隨著電子信息技術在各個領域的廣泛應用，許多日常工作可以通過計算機和網(wǎng)絡進行處理。計算機科學貫穿生活的整個過程，并生成大量的電子文件。電子文件需要全新的管理形式,傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應。因此,對電子文件實行檔案化管理成為大勢所趨。1規(guī)范網(wǎng)絡移交,確保電子文件歸檔電子檔案具有完整及時、占用存儲空間小、查詢方便的特點,但電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤,存儲壽命一般為5-15年;電子文件由于采用電子編碼技術,可以編輯修改而不留痕跡,載體無法固定。基于電子文件存在的不足,歸檔方式的選擇至關重要。經(jīng)實踐檢驗,利用磁盤,脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤,會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔,這不僅加大了工作量,也增加了存貯磁盤的數(shù)量。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔,并利用光盤存貯。網(wǎng)絡移交的途徑有兩條:一是借助計算機信息管理網(wǎng),開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)絡。由電子文件形成部門編目整理,利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后,要對歸檔的電子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,應認可幾種通用性較強的軟件,如:DBF、DOC、TXT、EXE等文件。二是選擇電子文件信息的匯集點,由計算機與信息管理部門負責歸檔。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作,是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門,成為電子文件信息的匯集點。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔,無疑是最佳歸檔途徑之一。如醫(yī)療保險業(yè)務管理部門,其信息系統(tǒng)可分為參保、審核、財務三個子系統(tǒng)。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后,進行集中處理,經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新,過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求,進行鑒定,編目整理,通過網(wǎng)絡傳輸,移交給檔案部門保存,或直接存入光盤,定期歸檔。電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護,保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤,以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性,保證電子文件的法律憑證地位。無論利用何種途徑歸檔,必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后,傳輸給檔案部門,不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載,檔案部門接收的電子文件一律應存入優(yōu)質(zhì)光盤。2電子文件分類目前,電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項工作,應按檔案種類分別整理組盤。2.1電子文件的歸檔一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。首先,按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤;其次,將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結構和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進入網(wǎng)絡,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個網(wǎng)絡終端在其權限范圍內(nèi)進行查詢。2.2參數(shù)設置檔案印刷技術。據(jù)中央管業(yè)務電子文件檔案種類較多,可以根據(jù)單位業(yè)務流程分類管理,然后再按項目歸檔。如醫(yī)療保險管理部門,可設參保檔案、醫(yī)審檔案。參保檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質(zhì)文件的實體進行掃描,并按案卷號連接起來。醫(yī)審檔案可將手工報銷人員檔案掃描輸入與計算機電子文件相互關聯(lián),并附上電子文件說明。2.3財務和檔案部門雙方相互銜接一是工資單。工資以光盤形式歸檔時,應附紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等,同時還應附移交清單,作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。二是賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期,負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。3轉(zhuǎn)變盤膠系統(tǒng),存貯盤盤由于歸檔電子文件以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤或光盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點,必須制定保護措施。3.1嚴把好質(zhì)量關首先,統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存。其次,把住軟磁盤質(zhì)量關。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關。第三,規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%—50%,溫度控制在14—24℃。第四,加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。第五,對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。第六,在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。3.2光照的影響首先要規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。其次是保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜