電子文件的管理與應用

信息技術的快速發展和廣泛應用為文件操作帶來了新的機遇，也為文件操作帶來了新的話題。即文件文檔管理和保護。所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它不再是直觀的紙質文件,需要借助現代辦公設備才能閱讀利用、迅速地傳遞處理;它的利用也不再受時間和距離的影響;它對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。由于電子文件對計算機系統的依賴性,這對不熟悉操作技術的立卷人來說,不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟,因此,在規劃電子文件歸檔工作時,應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發,順應其規律,摸清信息產生的源頭,促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。一、建立電子文件歸檔管理機制紙質檔案的載體較為穩定安全,它的壽命可以達到上百年甚至于上千年,而電子文件的載體材料是磁性物質和光盤,它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等,其穩定性差,易損壞,因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗,利用磁盤,脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤,會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔,這不僅加大了工作量,也增加了存貯磁盤的數量,簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔,并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條:(一)借助計算機信息管理網,開通電子文件歸檔專遞網線隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展,越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選,上網前,又按照信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換,檔案部門可以改變傳統工作模式,在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案館(室)的服務器上歸檔。在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性,是歸檔的重點。(二)選擇電子文件信息的匯集點,由計算機與信息管理部門負責歸檔為適應辦公自動化工作發展的需要,人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平,計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”。例如對內部文件以年度、組織機構、保管期限進行組盤。首先按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤;其次將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范,應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題,并建立文書檔案盤內文件目錄,便于計算機對盤內文件查找;對外來文件,通過文書室處理,掃描成影像文件進入網絡,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進入檔案數據庫。如要查詢,則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。無論利用何種途徑歸檔,必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后,傳輸給檔案部門,不能由檔案部門自行從網上下載,以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤,最好不用磁盤存貯。二、組織業務學習和技術培訓,加強對電子文件歸檔管理的管理由于大多數計算機管理人員對檔案工作較為陌生,不象立卷歸檔人員已經與檔案部門多年合作,建立了相對穩定的業務關系,容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。整理紙質檔案大多采用手工操作的方法,這與電子文件處理手法相差甚遠,需要新的知識和技術手段,現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要,要通過組織業務學習和技術培訓,盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能,擔負起電子文件歸檔工作的重任。與紙質文件相比,電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨家很難完成,應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務,了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系,是承擔歸檔工作的主要責任者,在鑒定工作價值時最有發言權;檔案部門掌握歸檔的原則、方法,又了解全局情況,可以發揮把關和統籌作用;計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位,又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門,在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透,揚長避短,發揮各自的優勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質量較好的電子文檔。三、建立“兩地制”,確保電子檔案存儲介質。根據對于紙質檔案,當事人主要應選擇“紙由于印章和簽署是文件生效的主要標志,在現在技術條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性,以及電子文件的易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數據的安全。目前,電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”,歸檔內容形成“兩套制”,即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔,形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址,同時,在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址,以便利用時參照互補。在磁、光介質文件耐久性留存的問題尚未解決之前,它與紙質檔案將并存很長時間,但從長遠看,在電子檔案存儲介質的技術條件進一步改進之后,可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案,采取以磁、光介質歸檔為主,紙介質歸檔為輔的做法,而對那些憑證價值較高的檔案,則采取以紙介質歸檔為主,磁、光介質歸檔為輔的做法。這樣,不但能夠提高檔案管理工作效率,優化館藏,也能減少檔案的體積,緩解庫房緊張的狀況。經如此辦理,一般查詢可利用電子檔案,快捷方便,需查用全文時可借助電子檔案所提供的報刊索引到圖書館查閱,萬一電子檔案被損壞,相應的紙制裁檔案還好。四、轉變盤盤儀,存貯盤由于歸檔電子文件以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉儲到光盤上。所以,軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點,必須制定保護措施。(一)數據安全保護1、統一軟盤的規格,使用3.5寸高密盤保存;2、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質量軟磁盤往往不到-年,就讀不出數據;3、保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里,環境空氣相對濕度控制在40%～50%,溫度控制在14～24℃;4、加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經常置于保護狀態;5、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存;6、在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。(二)cd保護1、排放和使用標準光盤的存放應置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷;2、良好的溫度和濕度環境高溫會使光盤氧化、變形或