第十七章 秘書服務領導工作原則第一節(jié)tc"第一節(jié)" 處好與領導的關系這個題目重要是在秘書的日常工作中完畢的，解決好這個問題，也就是解決好了為領導的日常工作服好務的問題。一、建立和諧關系tc"一、建立和諧關系"秘書要擺正自己的位置，努力保持與領導者之間的和諧關系。秘書工作最基本的任務是為領導服好務。如不能保持和諧統(tǒng)一、默契配合的關系，秘書人員的一切努力往往會成為無效勞動。所謂和諧，即兩者之間的默契、合拍統(tǒng)一。秘書含有的特性之一的中介性決定了秘書的參謀、助手的作用。這種作用的發(fā)揮使秘書在一定程度上含有有影響領導的能力，領導往往能接受秘書的對的思想影響，在一定條件下采納秘書的對的意見和方案。依存性決定了秘書應在工作辦法上和某些生活習慣上也力求與領導保持和諧。秘書要善于學習，適應領導的工作辦法，要善于變化自己的生活習慣而適應領導的生活習慣。并主動地搞好領導工作、生活諸方面的服務。具體辦法是：1.要善于掌握領導者行為規(guī)律每一種領導都有一套自己的工作和生活的規(guī)律。何時工作，何時休息，何時鍛煉，性格、思想有什么特點，辦事有什么習慣，工作有什么規(guī)定等等，各有不同，秘書必須熟悉領導的行為規(guī)律、性格特點，才容易領略領導意圖，工作起來才干夠得心應手、事半功倍。秘書要盡量做到：(1)知心首先領略領導意圖，對領導思想活動、情緒反映等有一種精確的理解，通過領導的一舉一動能夠體察出“心”之所在，從而竭力同領導者保持思想上的一致，成為領導的貼心人，得到領導的信任。另首先是要對領導者的行為作出一定的揣想、假設，就其行為可能產(chǎn)生的反映作出預測預計，從而對的選擇參謀手段、時機和方案。(2)知情對領導者的思想修養(yǎng)、工作狀況、身體素質(zhì)、文化水平、個性特點、家庭狀況、社會關系以及交際人員、日常生活起居規(guī)律及飲食習慣等有盡量全方面的理解，從而酌情解決、形成默契。(3)知時要掌握領導者動機的激勵規(guī)律，適時地實施參謀。必須理解領導者的思想，掌握其動機的變化規(guī)律，從而謀求在領導者思想狀況和動機基礎上的激勵和調(diào)節(jié)。普通的領導者都存在有動機的“興奮點”，這個興奮點能夠是某項決策的舉動，或者是對某個愿望的追求。秘書能夠適時地精確地把握時機啟動“興奮點”是保持和諧的一種重要手段。2.要努力提高本身的素質(zhì)，不停縮小工作差距即令秘書含有很高的必須的素質(zhì)，但由年紀和經(jīng)驗的限制也必然地與領導者存在著工作水平上的差距，秘書在完善提高本身素質(zhì)的過程中要善于發(fā)現(xiàn)差距，不停調(diào)節(jié)、完整自己，盡量縮小差距以適應領導的工作需要，完畢領導交辦的各項任務。3.要注意謀求保持和諧的恰當辦法由于領導者的個性特別不同，保持和諧的辦法也千差萬別。歷史上東方朔用滑稽詼諧的辦法，使?jié)h武帝從中采納有益的經(jīng)驗，魏征的直言勸諫也使唐太宗引為鑒戒。可見保持和諧的辦法應是因人而異、因事而異、因時而異的。現(xiàn)提出下列某些辦法，可供借鑒。(1)初次強烈印象法即初次同領導接觸，初次完畢任務，要力求給領導留下好印象。第一印象即使不會完全對的，但往往強烈、鮮明、牢固，并在一定程度上決定后來的關系。在心理學上稱之為“初次效應”。（2）迂回法通過此事而導入彼事，能夠借喻或通過第三者架設互相理解的橋梁。如將自己的某些不夠成熟的見解先講給某一經(jīng)驗比較成熟又與領導能夠交心的同事聽。（3）環(huán)境適應法要選擇適應于領導者本身特點的外部環(huán)境，涉及所處的不同時間、地點、范疇等。一種領導在不同的時間、不同的環(huán)境，接受同等輸入量，其反映程度是不同的。秘書要學會選擇和發(fā)明符合領導者習慣的最佳環(huán)境。（4）娛樂法政治思想工作常采用寓教于樂的辦法。秘書人員也能夠采用類似的辦法，通過某種媒介相似的娛樂愛好等，溝通兩者之間的情感交流，造成和諧的心理反映。（5）心理相通法即通過多種條件造成秘書同領導者思想、心理的互相諧調(diào)。例猶如領導者保持相似的觀點、態(tài)度、愛好、動機目的等等，從而互相信賴、支持、適應建立心理相通關系。二、贏得領導的信任tc"二、贏得領導的信任"建立了和諧關系是領導信任的成果，但贏得領導的信任又是和諧關系的基礎。秘書要贏得領導的信任，必須做到下列幾點：1.真正熱愛秘書工作，含有強烈的工作責任感秘書工作是一項光榮、重要又很辛苦的工作，需要有一種獻身精神。經(jīng)常在領導身邊工作，可能有更多的機會學習領導的優(yōu)秀品質(zhì)，謙虛的工作作風和科學的工作辦法，不能存在私心雜念，要保持一種緊張興奮而又輕松愉快的心情。2.實事求是地反映狀況，絕不順情說好話不管對人的評價，對事的評價，不能以自己或揣測領導的好惡親疏為原則。一是一，二是二，不夸張，不縮小，客觀、公正、實事求是，要能夠經(jīng)得起考驗。3.深刻領略領導意圖平時要留心領導經(jīng)常說的，想的，然后把這些東西聯(lián)系起來考慮，重復琢磨，時間久了就能比較容易地抓住重點，也能更深刻地領略領導意圖。這是做秘書的獨有的條件，一定要充足地運用。對領導意圖領略得深刻，工作起來才干更主動、更得心應手。還要善于及時將領導意圖完善和豐富起來，盡量使之深化、細化、具體化。4.在多種場合都要注意言行得體、謙虛謹慎秘書要特別注意自己的影響。這種影響好壞無論屬于什么性質(zhì)就會使人們立刻同領導聯(lián)系起來。因此，到處都要謹慎。要注意以下某些問題：(1)宴會普通不參加。(2)參加領導的多種會議要認真聽、記、想，普通不要講話，但要隨時準備講話。一旦被問到，能簡要、清晰地回答下列問題或闡明自己的意見。如果確有某些重要的意見，普通可在會后適宜的時機說。(3)待人接物要熱情、謙和、禮貌，但為了確保領導的工作和休息，該擋駕的要擋駕。(4)參加活動應盡量靠邊靠后，找不顯眼的地方，但注意力要集中，隨時準備應付多種狀況。(5)出去辦事，除特別需要，普通不要闡明自己是某某領導的秘書。另外還規(guī)定秘書嚴于律己，不運用職權謀私利。辦事要認真、快速、精確、穩(wěn)當、高效率。(6)但凡領導交辦的事情原則上都要有回音，自己代為解決的事情，事后都要報告。

第二節(jié)tc"第二節(jié)" 服務領導的工作辦法一、向領導報告工作的辦法tc"一、向領導報告工作的辦法"秘書向領導報告工作是最起碼、最經(jīng)常的工作之一，也是秘書的基本功之一。1.做好準備無論是對領導布置的任務完畢之后或半途的工作報告，都翻開本子回想對照一下領導布置任務時的批示，檢查一下準備報告的內(nèi)容與否符合領導的意圖。大致考慮一下報告問題所需要的時間。如果時間較長，則要事先與領導打好招呼或商定時間，待同意后，準時去報告。較復雜的問題或向幾個領導同時報告時，要打好腹稿或擬好報告提綱，以免遺漏。2.要開門見山即直截了當，干脆利落，突出重點。領導工作繁忙，要節(jié)省時間，普通以半小時以內(nèi)為宜，過久易分散精力。報告時普通只談一種問題，如需報告幾個問題，報告之前先點題目。要根據(jù)領導的年紀、習慣、特點，掌握好報告速度。報告中談到觀點、數(shù)字時要放慢速度，必要時還可將事先準備好的文字闡明和數(shù)據(jù)呈上，使領導邊聽邊看，加深印象。3.要有論據(jù)反映狀況或提出議論要有充足的理由，狀況要屬實，精確，不能講“大概”、“可能”、“差不多”等含糊不清、模棱兩可的狀況。對沒有通過核算、沒有把握的事情，要按事情的原來面目反映其真實的狀況，并闡明狀況來源和可靠程度。當領導提問答不上來時，不可隨意編造，要記下待事后補充報告。4.要選好時機普通狀況下，當領導學習、思考問題、接待客人、閱文、休息時，不去打擾。有時限的狀況報告要及時，失去時機，狀況本身就可能失去使用價值。報告時要舉止大方、明快、談吐清晰，不必拘謹，更不必唯唯諾諾、卑躬屈膝。二、觀察問題的辦法tc"二、觀察問題的辦法"作為領導的秘書，隨領導外出的機會多，有諸多的觀察社會現(xiàn)象的條件，秘書必須含有一定的觀察能力，及時發(fā)現(xiàn)并向領導提供一切有價值的信息，從而對領導的決策和工作產(chǎn)生主動作用。秘書觀察辦法的特殊性體現(xiàn)為觀察辦法的兩極性或稱二重性。1.客觀觀察與微觀觀察前者的任務是發(fā)現(xiàn)全局性的、綜合性的、規(guī)律性的東西，后者的任務是發(fā)現(xiàn)局部的、單項的、特殊的東西。2.表面觀察與進一步觀察前者揭示事物的表象、形式，后者揭示事物的實質(zhì)，內(nèi)在聯(lián)系及其變化規(guī)律。3.定性觀察與定量觀察前者揭示對象的屬性，后者揭示量的變化。4.縱向觀察與橫向觀察前者觀察對象的歷史發(fā)展，現(xiàn)在狀況與發(fā)展方向，后者觀察對象與周邊同類事物的聯(lián)系與同異。5.上向觀察與下向觀察前者觀察決策者意圖或上級領導和機關的布署，后者觀察決策具體實施者的行為動態(tài)和反映。6.正向觀察與反向觀察前者觀察決策實施中的經(jīng)驗和成果，后者觀察決策實施中反映出來的教訓、缺點和失誤。7.直接觀察與間接觀察前者秘書人員親自對對象進行觀察，后者是運用下級機關和有關對象的資料、報表、錄像等媒介進行觀察。8.受命觀察與主動觀察前者觀察領導指定的對象，后者觀察領導未指定而又與秘書工作有關的對象。9.長久觀察與短期觀察前者是對對象進行系統(tǒng)的持續(xù)觀察，后者是對對象進行臨時的短暫觀察。上述這些觀察辦法，規(guī)定秘書根據(jù)觀察目的的需要，有選擇地、靈活地交替運用，切忌生搬硬套。

第三節(jié)tc"第三節(jié)" 具體服務工作規(guī)定一、下鄉(xiāng)外出時的服務tc"一、下鄉(xiāng)外出時的服務"1.做好準備工作首先在接受領導交給的任務之后，要理解領導同志外出時的任務、意圖、時間、方向和地點，然后根據(jù)任務做必要的學習和研究，協(xié)助領導考慮完畢任務的方法。要做好多種具體的準備，選帶有關的文獻、學習材料、參考資料、地圖和所去單位重要領導的名單等；要安排好車輛，提示司機做好應有的準備。如不帶車，就要提前購置好車、機、船票，熟記發(fā)車(機、船)時間，座位號數(shù)，與否有送行人員，與否有接站人員，旅行中領導的飲食安排，下車后第一站去向等等，均要提前檢點。同時還要注旨在臨行前一、兩天，將領導的出發(fā)時間，所乘車(機、船)次、座號，一行人數(shù)(涉及司機)，所到地點和所需理解狀況或準備解決什么問題等基本狀況及時告知給對方領導或單位。外出即將結束返回，要提前告知本單位，以使本單位做好必要的接應準備。2.外出期間(1)對領導的活動日程(如聽取報告、調(diào)查研究、座談走訪、看望人員、參觀及行動路線)進行周密細致的安排。在征得領導的同意后，告知有關單位的領導，并告有關單位做好應有的組織和準備工作。活動中要根據(jù)領導同志的習慣，及時提供有關資料，如所去單位領導的姓名及重要狀況等。(2)根據(jù)領導的意圖，圍繞外出的任務，搞好調(diào)查研究，掌握第一手材料，為編寫專項調(diào)查報告和綜合報告材料打好基礎。如果有單位規(guī)定領導講話，要根據(jù)領導的授意或與領導溝通意見，認真準備好講話提綱。二、參觀學習的服務tc"二、參觀學習的服務"1.做好準備工作出發(fā)前的準備，涉及思想準備、資料準備和后勤物質(zhì)準備。(1)思想準備秘書要對即將開始的參觀學習目的，所走的路線，到些什么地方和單位，需要多長時間，要領略領導的意圖，避免盲目、被動。(2)資料準備對參觀學習地區(qū)、單位的重要經(jīng)驗、重要特點要有所理解；對該地區(qū)、單位領導組員、姓名，重要負責人愛好等也應有所理解；對該地區(qū)、該單位的生產(chǎn)形勢、規(guī)模、技術設備條件，歷年來重要經(jīng)濟技術指標，對該地自然環(huán)境、風土人情、歷史、現(xiàn)狀、物產(chǎn)資源方面的狀況等，均應尋找基本的狀況和資料并力求熟悉。同時也要根據(jù)領導的目的有針對性地索取某些本地、本單位這些方面的基本狀況，方便在領導參觀學習過程中分析比較，使學習更有針對性。同時還需要掌握近年來上級有關會議的精神、批示、文獻等方面的資料。有的要盡量爛熟于胸，有的則必須作為資料攜帶。(3)后勤物質(zhì)準備除了準備好領導的辦公用品、生活用品、必備藥品外，還要預支足夠的經(jīng)費。如果帶專車，還應關照司機提前檢修好車輛，并準備好所需要的備用器材。2.參觀學習期間在參觀學習中，秘書要注意眼明、多思、善于分析狀況。在參觀學習現(xiàn)場，秘書要眼看心想，靈活敏捷，善于觀察并盡量進行較深層次的思考，從現(xiàn)象中捕獲含有典型意義的經(jīng)驗。對領導提出的問題和對方的解釋要及時統(tǒng)計，現(xiàn)場解答不了或解答得不完全而又比較重要的狀況，事后要找有關人員理解。在聽取經(jīng)驗介紹時，首先要做好統(tǒng)計，另首先注意索要對方有關的文字材料，發(fā)現(xiàn)狀況有矛盾的地方，要進行核算。在個別走訪時，秘書免不了與別人接觸，言談要樸實、態(tài)度要謙虛和藹。有時對方也探詢本地、本單位的狀況，要如實介紹，不要故弄玄虛或言不及義。參觀學習返回后，認真做好總結。總結有時不一定秘課本人動手，也可交給隨行的其別人員去搞，但總結材料呈送領導之前，秘書一定要認真閱讀，看總結與否講清晰，如有關參觀學習所在地區(qū)、單位的基本狀況、重要經(jīng)驗。及在參觀學習中的重要感受，有無提出學習的重要方法和意見等內(nèi)容，如果不盡如意，秘書要補充完善。及時結算多種賬目。三、視察工作時的服務tc"三、視察工作時的服務"領導經(jīng)常就自己所分管的工作的某方面進行視察，秘書跟隨領導視察就成為一項經(jīng)常性的工作，做好領導視察時的服務工作，是秘書工作中的一項重要任務，這方面的工作經(jīng)驗和辦法是：1.視察前問清視察的內(nèi)容和指導思想、視察的對象和重點、視察的程序和時間安排、參加視察的陪伴人員、規(guī)定被視察的單位提供什么狀況、視察前需要查閱什么文獻資料、或是需要召開什么預備會議等等。掌握視察的要點和狀況之后，要安排隨行有關人員或自己動手針對不同的視察內(nèi)容和規(guī)定擬定出不同的視察方案，提請領導審查擬定。方案同意后，可安排視察前的小型預備會議，印發(fā)視察方案和日程安排。如果需要分組，可根據(jù)陪伴人員的具體狀況和領導的意見，分成幾個小組，并擬定小組帶隊人員，明確各組的視察范疇、重點和程序。提前告知被視察單位安排有關事宜，檢點配備各組的視察統(tǒng)計人、聯(lián)系人，及食宿交通等問題。2.視察中視察中，要注意分別將視察程序、時間告知各被視察單位。視察過程中，領導可能做出臨時性的安排，甚至變化原有的日程，并有可能提出更新一步的安排。秘書要及時將這些變化中的細致的狀況告知各小組或陪伴人員。必要時組織臨時碰頭會做一種安排；檢查貫徹被視察單位的準備狀況，及被訪人員的動向和聯(lián)系方法。做好統(tǒng)計和有關重要資料的收集，并注意隨時掌握各視察組的進度，不要失掉聯(lián)系，并及時向領導報告。3.視察后視察后應做到：指定專人及時聚集各陪伺人員或各視察小組的狀況小結；及時審查其整頓寫好的視察報告初稿，并提交領導審定；安排印發(fā)視察報告；及時理解視察報告所提問題的解決貫徹狀況。這類視察活動有時以一名領導為主，有時有多位領導同時進行(但也有一名為主的領導)，為主領導的秘書還要注意加強與其它各位領導的秘書的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，并將為主領導的意圖特別是變化中的意圖、思路和想法首先告知到其它各位領導。

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具1秘書工作條例tc"秘書工作條例"第一章

秘書的任務第一條秘書的任務是替代公司經(jīng)理解決那些能夠由其別人完畢的工作和為經(jīng)理的工作做好準備。這些工作不管大小，都應看做是經(jīng)理的重要工作來接受。為使經(jīng)理的工作得以順利進行，對經(jīng)理的工作進行計劃和準備是秘書的重要職責。第二條我司秘書的工作有諸多項內(nèi)容，簡樸地表達以下：1.傳達2.運轉3.助手4.書籍、文獻整頓5.室內(nèi)整頓6.代行事務7.會計事務8.調(diào)查9.統(tǒng)計10.接待第三條以上工作的內(nèi)容以及分量根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項工作的具體內(nèi)容決定。第二章秘書的工作內(nèi)容第四條傳達事務傳達事務的工作內(nèi)容具體以下：1.接待來訪來訪者形形色色，現(xiàn)有政府官員、大公司的經(jīng)理，也有普通的職工，另外尚有預約會見的申請人，報紙雜志的記者等。他們有的是有要緊的事情，有的是遞交文獻，也有的僅僅是問候。秘書要有區(qū)別看待來訪者的能力。與對方會見時，在未充足理解以往交際關系的狀況下，聽取了姓名和所規(guī)定后，普通是請對方稍候，而不直接說經(jīng)理在或不在、見還是不見。對應當會見的人，應直接轉達對方的意圖，并引其進入會客室或經(jīng)理辦公室，不管對方規(guī)定見面還是僅僅預約。對不適宜會見的人，在請示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由，回絕對方，或是將個人意見報經(jīng)理后接受回復。2.接聽電話接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”或“這里是經(jīng)理室”，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對方狀況，不妨礙時可明確回答，但普通不說經(jīng)理與否在。3.轉達需要轉達時要對的聽取對方的身份和要轉達的內(nèi)容，根據(jù)狀況問清晰并精確、快速地轉達。4.文獻的收發(fā)及分送收到的郵件或送來的文獻首先要區(qū)別是要直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書再進行處置和整頓的，或者是私用文書(這些辨別的范疇需事先請示經(jīng)理)，需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。如遇經(jīng)理正在出差途中，而不能擬定與否應將郵件送至出差地時可與副經(jīng)理協(xié)商。經(jīng)理不在時如果有與經(jīng)理直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。第五條日常運轉工作這項工作的具體內(nèi)容涉及出席會議、旅行、參加宴會、拜訪、起草文獻等各方面。1.日程的設計及其安排對所擬定的經(jīng)理應解決的事項如會見、出席高層職工會、總會等會議的日期和時間進行統(tǒng)計整頓，并隨時進行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制訂出的日程表。日程計劃應記入每月日程表必要時在上面記下預定內(nèi)容和變更狀況。2.準備及安排有些工作需要特別的準備和安排，這些工作普通都有一定的時間限制，因此必須提前做好適宜的準備。第六條用品的整頓秘書應將經(jīng)理工作中所需的文獻資料、各項用品及備用品事先準備齊全。這一工作根據(jù)經(jīng)理具體執(zhí)行公務狀況的不同而有所不同。1.在辦公室內(nèi)日常經(jīng)常使用的物品及備用品，應在適宜的地方放置適宜的數(shù)量，為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種、一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期，最佳能做到事先心中有數(shù)。有了明細表，還必須存有一定量的備用品，方便隨時補充。2.經(jīng)理外出時經(jīng)理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應注意事先準備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過經(jīng)理后制作一張明細表事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應考慮出差地點和天數(shù)等，更要經(jīng)常咨詢經(jīng)理意圖以準備好所需用品。3.文獻、資料的準備首先要清晰哪些文獻是要用的，如不明白，要具體詢問，方便將可能會用的文獻材料一并準備齊全。然后畫一張文獻明細表以方便使用。機密文獻能夠直接交經(jīng)理或是用封袋密封好后等待經(jīng)理的批示。第七條文獻整頓業(yè)務1.為使經(jīng)理解決完畢或正在使用的文獻不丟失、散亂，并且隨時能夠根據(jù)需要對這些文獻進行整頓。整頓工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文獻分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整頓，做到很容易查到文獻。2.整頓工作的核心是分類項目的擬定，保管及整頓文獻用品的選擇和整頓、借閱手續(xù)的完善。3.業(yè)務用的文獻分為正在解決的文獻，正在運行的現(xiàn)行文獻和已解決完畢的文獻，另外尚有機密類文獻。根據(jù)應用狀況還能夠分為每日必用、慣用和不慣用三種。4.通過這樣的整頓后，有必要對其進行裝訂，并給每一種文獻集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取經(jīng)理意見后再制一張文獻分類的明細表，將表張貼在保管場合或保管人的桌子上便于參考。第八條整頓、清掃工作此項工作應由秘書督促事務員和勤雜工來完畢。工作中須注意以下幾點：1.清理桌面。臺歷和墻上掛的日歷要每天調(diào)節(jié)日期。桌子要擦抹干凈。墨水瓶、筆桿、筆盒、吸墨紙、剪刀、裁紙刀、印泥及其它規(guī)定的慣用品及用紙要準備好。墨水、筆尖、筆桿、糨糊、別針、印臺、鉛筆、活動鉛筆、圓珠筆、裁切刀、釘書機、吸墨紙、橡皮等都要按規(guī)定備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文獻放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。2.室內(nèi)的雜物、家具如桌子、煙灰缸、椅子、煙盒等，都要放在固定的地方。3.根據(jù)當天的天氣狀況隨時調(diào)節(jié)空調(diào)和窗簾。第九條代行業(yè)務秘書能夠代行的事務重要有：1.參加慶典、喪禮等典禮這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。因此，也能夠平時將多種不同場合的范例及原則寒暄用語綜合歸納，方便查閱。2.轉達經(jīng)理意見或命令轉達是將經(jīng)理意見的原話轉達給對方，不能夾雜個人的感情和意見。體現(xiàn)經(jīng)理意見要完整精確，一旦馬虎將會引發(fā)不一致的后果。針對工作的命令，在轉達時要注意簡潔、快速。有時根據(jù)狀況，還要將對方的回復向經(jīng)理報告。第十條會計事務該項事務是指由經(jīng)理直接使用的幾個賬目的管理，涉及：各項物品的購入及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目統(tǒng)計及管理。1.有關資產(chǎn)狀態(tài)及收支狀況要制作明細表，最少一種月要制作一張月報表，在特殊狀況下，要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理的規(guī)定拿出報表。2.解決資產(chǎn)狀況還應注意下列幾點：(1)支出及收入能夠根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納賬中。現(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責任，每月應有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。(2)日常的現(xiàn)金支出應限定一定的數(shù)量，除此之外，若有特殊項目，應申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。(3)開具支票需有收據(jù)或其它憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章。(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券、備用品及多種家具雜物的押金等。應設立多種資產(chǎn)的臺賬及有價證券簿具體統(tǒng)計多種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量，現(xiàn)有額及出入額等。(5)銀行存款及郵政儲蓄要設存款底賬。接受款項者應按名稱分別立賬并明示余額。3.多種物品的購入和發(fā)放應特別注意有無使用申請和手續(xù)與否齊備，并及時入賬以免遺忘和推遲記賬。第十一條協(xié)助調(diào)查公司的調(diào)查普通分為特命調(diào)查和普通性調(diào)查兩類。公司在開展多種調(diào)查工作時，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。1.進行調(diào)查工作時，秘書應選擇適宜的專家、顧問進行委托或將他們列為調(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時提出調(diào)查課題請他們完畢。2.有些專業(yè)事項的調(diào)查，秘書也能夠親自聽取專家和當事人的意見，或在調(diào)查各方面狀況后，將意見和調(diào)查狀況匯總后報告給經(jīng)理。第十二條文書工作文書工作有三個方面，涉及信函寫作、起草文獻、以及謄清或印刷文獻。1.信函的完畢信件的寫作首先要準備有不同內(nèi)容的信件范文，同時還應備有辭典等工具書。對經(jīng)理經(jīng)常會使用的信件種類可事先聚集為“原則通信范例”，需要時選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。2.文獻的謄清及印刷文獻的謄清及印刷重要涉及將草案以筆記形式謄清、用打字機打印、直接印刷以及輯錄圖書雜志上的有關內(nèi)容等四項工作。第十三條聯(lián)系業(yè)務聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉達某項事情并向對方轉告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽取對方的回復，有時還要將這種回復再次告訴經(jīng)理，進行反饋。第十四條招待事務招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完畢。款待涉及向導、收存攜帶物品，奉送茶點，迎來送往等。1.為經(jīng)理服務為經(jīng)理服務的工作內(nèi)容重要有下列某些：(1)經(jīng)理外出時應備好車輛。(2)回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔這些衣物。(3)從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應立刻遞上熱茶和咖啡。(4)還要視天氣狀況調(diào)好空調(diào)。2.為客人服務除對經(jīng)理進行服務外，秘書還必須對客人進行服務，例如出入公司時參考對經(jīng)理的服務進行接待。若需要來訪者等待時，應遞上報紙、畫報等。炎熱的時候，可請客人脫掉外衣等。

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具2秘書事務解決規(guī)定tc"秘書事務解決規(guī)定"第一條普通信件的解決1.書信在社會生活中對于聯(lián)系人們感情、解決多種事務有著重要的作用。秘書必須能寫美麗的信件。2.信件只有一頁時，應在信封內(nèi)再放入一張白紙更為妥帖。信封的正面右側寫收件人地址、中間寫收件人姓名，應有尊敬的稱呼。收件人姓名下方可寫“足下”、“秘書”等字樣表達尊重，也能夠根據(jù)信件內(nèi)容寫上“親啟”、“親閱”、“急件”等字樣。信封背面封口處普通用“×”符號或“封”、“緘”等字。3.信件要寫得平易、精確，文字寫得對的、易讀。第二條英文信件的解決秘書到機要室發(fā)出英文信件時，應根據(jù)下列辦法進行：1.信紙和信封普通采用白色，有時也可使用淺色調(diào)。信的構造分為書頭(Heading)、起句(Opening)、正文(Body)、結句(Ending)、收件人地址(Address)和簽名(Signature)六部分。（1）書頭(Heading)將發(fā)信人的住址、日期寫在左上角，日期也可寫在右上角。商業(yè)信件和公用信件標記普通寫在右上或中間處。(2)起句(Opening)普通在信件開頭寫上“Dear××”。美式信件多采用MyDear、或MyTanka等形式，而在英國使用“My”是親近的體現(xiàn)，對地位高的一方應用“Sir”。(3)正文(Body)直接寫重要內(nèi)容。(4)結句(Ending)在正文內(nèi)容結束后寫上Yourssincerely,Yourstruly，更親切時可用Lovinglyfaithfully。對不認識的人普通用Yoursfaithfully。(5)收件人地址(Address)在社交用信件中，收件人姓名已寫在信封上，因此正文中可省略。而公務信件應在信紙第一頁的左下方寫上收件人姓名。(6)簽名(Signature)簽名要使用全稱，以示正式和尊重如用T·Yamada，就不如用Taro·Yamada。2.信封的寫法信封的格式以下所示：Mr.TaroKobayasi2TaisidoSetagayaTokyoJapan另外，信封中尚有某些慣用詞，例如轉送(Pleaseforward)、親啟(Private)、加急(Immediate)、把××轉交(KindlyforwardedbyMr××)等。第三條祝詞及禮儀信件的解決秘書經(jīng)常要為多種各樣的典禮、典禮寫祝辭。祝辭的要領是簡短，但重要的內(nèi)容不能遺忘。公司備有祝辭禮儀大全，秘書可增刪后使用。第四條郵寄物品的解決秘書必須理解有關郵寄物品如信件、電報、包裹的常識。1.普通郵件(1)第一種郵件(信件)①定形郵件重量分25g、50～100g、100～250g、250～500g、1kg、2kg、3kg、4kg。②簡便信件(2)第二種郵件(明信片)①明信片 ××元②賀年卡 ××元③來回明信片 ××元④小盒明信片 ××元(3)第三種郵件通報、公報、每月發(fā)行三次以上