. .. .. .. .11/13榆樹莊園房地產開發文件治理把握程序

名目11213141133445555666577《記錄治理把握程序》7《檔案治理制度》7《業務體系檔案治理制度》7《信息化治理制度》7《制度》767《文件發放回收登記表》7《文件借閱登記表》7《受控文件清單》7《文件更改記錄》71、目的評審、更改、使用、回收的把握方法和外部文件的接收、辨識、批準、發放、更的把握方件。2、適用圍的治理。3、職責與權限收、登記、傳閱等,同時負責公司治理體系文件的歸檔治理,以及電子信息系統的治理。各部門負責編制本部門治理方法、技術規、作業文件、打算方案和外來文件的收集、核準和編號把握。發放。4、工作程序文件的分類、分級及編號依據編制的主體、容和形式的不同,公司文件分為如下幾種類型：各種記錄、表格等；技術類文件：企業標準和設計文件、圖紙、工藝文件、質量標準等；依據文件的重要程度、適用圍,公司文件分為如下幾級：一級文件：公司運營層面的主要治理文件,包括人事治理制度、選購治理制度、質量. .. .. .. .2/13治理手冊、程序文件等；解。包括：流程文件、治理規定、方法等；準,以到達預期成果。包括：作業指導書、指引等。文件編號規章治理類文件編號Q/YK-M手冊“榆開“縮寫Q/YK-P-xx治理挨次號其他治理類文件：Q/YK-**-##-xx程序文件挨次號類別簡寫：序號 類別 編號序號 類別編號1 制度 ZD5 指引ZY2 流程 LC6 記錄JL3 方法 BF7 規定GD4 作業指導書 SOP8 操作規程GC部門簡寫：序號部門編號序號部門編號1總經辦ZB7戰略進展部ZL2行政部XZ8財務部CW3企劃部QH9前期開發部KF4后勤效勞中心HQ10規劃設計部SJ5企業運營治理部QG11合約預算部HY6人力資源部YZ12工程治理部GC技術類文件編號：J/YK-**-##-xx類別部門技術外來文件不再進展編號,以其原知名稱和序號為識別標識文件的編寫治理手冊、程序文件由企業運營治理部負責組織編寫；后的文件及電子文件報企業運營治理部備案；司實際狀況。文件的審核與批準一級文件的審批a核→總經理批準公布；二級文件的審批文件編制部門分管領導審核→企業運營治理部審核→總經理批準公布；三級文件的審批文件編制部門經理審核→分管領導批準公司發文由行政中心初審,總經理批準公布。文件的發放治理手冊、程序文件由治理者代表確定發放圍和受控狀態；圍發放文件；其他文件由各部門依據文件性質確定發放圍和受控狀態,并予以發放,確保崗位、部門都能得到有關文件的有效版本；文件領用人在《文件發放回收登記表》上簽名領取注有分發號和加蓋“受控“印章的文件。每份文件都有不同的分發號,便于追溯；“受控“印章的復印件,一經覺察馬上收回銷毀；當文件使用人的文件破損嚴峻,影響使用時,應到文件治理部門辦理更換手續,交回破損文件,補發文件,文件的分發號仍沿用原文件分發號,文件治理員將破損文件銷毀；當文件使用人將文件喪失后,應辦理申請領用手續,但必需在領用申請中作出說明,文件治理員在補發文件時應給與的分發號,并注明喪失文件的分發號作廢,必要時將作廢文件的分發號通知各部門；文件發放可承受印刷公布、公司部網公布等一種或多種形式。文件評審對質量治理體系的文件應組織評審,確保文件持續適宜；文件的評審每年至少一次,特別狀況單獨評審；評審方式承受會議評審〔治理評審會、專題會等、表格傳遞、現場觀測等；評審。依據治理評審結果由治理者代表組織對手冊、程序文件、流程、制度不適宜處進展修訂；各部門每年應依據法規的變化,組織機構、崗位的變化,文件使用中反響的問題等等,同時更改受控文件清單,并報行政中心備案。文件的更改規、標準等變化等狀況下,覺察現行文件確有不適宜時,應對相應文件進展更改；凡需要更改的文件,由原起草部門提出修改意見,經原審批部門審批同意后執行。需要相關部門會簽的,原部門需供給審批所依據的背景資料；治理手冊的修改由企業運營治理部組織進展,總經理批準；程序文件的修改,由執行部門提出意見并制定修改草案,企業運營治理部審核,治理者代表批準；其他文件的修改由原起草部門進展修改,報企業運營治理部備案；文件更改時,與更改文件有關的全部文件必需同時修改并加以標識,在更改的條款或相的文件,同時收回作廢的舊文件交由責任部門銷毀,以保證更改后文件的；文件的更改狀態的版次由字母和阿拉伯數字表示。初版為A/0,改版依次遞增阿拉伯數字。文0到3時或文件需要大幅度的更改時應進展字母換版,換發字母AZ。文件的回收、作廢、銷毀作廢的受控文件,由文件歸口治理部門按《文件發放回收登記表》的發放圍收回并記錄,毀依據《檔案治理制度》執行有關規定執行。文件的治理和歸檔各部門應編制受控文件清單,對受控文件進展把握。各部門接收到有效文件后,應準時將文件列入受控文件清單。各部門負責本部門使用的體系文件的保管,并有固定場所放置；文件治理、歸檔、移交依據《檔案治理制度》有關規定執行。需臨時借閱文件的人員,填寫《文件借閱登記表》,經文件歸口治理部門負責人按規定權限批準后,方可借閱。歸檔文件的借閱依據《檔案治理制度》執行有關規定執行。外來文件的把握直接引用的各類外來文件,由文件歸口治理部門主管經理批準前方可使用,文件發放治理4.44.7各部門的需要程度復制分發或在公司部網上公布,并準時更換非有效版本；使用的各種外來標準、規程、法規等文件,非有效版本應標識,防止誤用。電子文件的治理當文件的發放以電子版發放為主要方式,紙版發放可作為電子版的一種補充；文件及各種文件清單承受在部網〔Intranet上公布的形式后,全部文件及清單應以部網〔Intranet上公布的為準,也可使用光盤形式進展補充發放；為了保持文件的全都性,使其處于受控狀態,公布的電子版文件應盡量承受不行修改的文件格式〔如：PDF部網〔Intranet上公布的文件應設訪問和修改權限；Intranet員；在部網〔Intranet并且發放快捷；以光盤形式發放時,光盤應設為只讀方式。發放把握參照紙版進展；4.10.8工程檔案文件的治理生的與工程建設相關文件的總稱。工程類文件的編寫、審批、發放、作廢、歸檔、移交、借閱,以及工程類外來文件的治理依據《業務體系檔案治理制度》的規定辦理。公司公文的治理公司公文的治理參照《公司公文收發治理制度》執行。5、相關文件《治理手冊》《記錄治理把握程序》《檔案治理制度》《業務體系檔案治理制度》《信息化治理制度》《制度》6、記錄《文件發放回收登記表》《文件借閱登記表》《受控文件清單》《文件更改記錄》. .. .. .. .1/13附件1：

文件發放回收登記表

編號：文件