第四講系統總體規劃管理信息系統總體規劃任務、目標、意義管理信息系統總體規劃方法企業系統規劃法BSP關鍵成功原因法CSF戰略數據規劃法SDP可行性研究業務流程重組BPR第1頁信息系統總體規劃從組織發展戰略出發，制訂出組織管理信息系統長久發展建設方案，規劃系統目標范圍、功效結構、開發進度、投資規模、采取主要技術、參加人員和組織確保，制訂規劃和實施方案，并進行可行性認證。系統規劃重點：確定系統目標、總體結構和子系統劃分?？傮w規劃步驟：制訂戰略規劃制訂信息系統總體方案進行資源分配第2頁制訂總體規劃詳細步驟確定規劃年限與規劃方法初步調查確定可用資源與約束設置目標設計信息系統總體結構可行性分析制訂總體進度計劃總體規劃審批第3頁總體規劃標準信息系統為企業總體目標服務從系統功效出發進行規劃而不是從現有組織結構出發。系統結構確實定要從全局出發，能夠滿足企業長久需要。第4頁管理信息系統戰略規劃內容管理信息系統目標、總體結構和約束條件企業現有管理信息系統情況與評價企業業務流程現實狀況、存在問題、重組信息技術發展預測近期計劃第5頁總體規劃方法戰略集合轉換法關鍵成功原因法企業系統規劃法（U/C矩陣）第6頁信息系統與業務流程重組問題某汽車儀表制造廠銷售過程以下：客戶向廠方訂貨，簽署銷售協議，到時間客戶采購員隨運輸車輛一起來到廠里，到銷售科說明提貨要求，銷售科工作人員查出原來訂貨協議，并依據采購員詳細提貨要求打印對應調撥單，采購員拿著調撥單到成品倉庫，交給倉庫管理員，倉庫管理員檢驗庫存商品能否滿足調撥單上提貨要求，在能夠滿足項目上打勾，在不能滿足項目上注明庫存實際數量，采購員再持確認后調撥單到銷售科，銷售科打印正式調撥單，采購員憑證式調撥單到財務科付款取發票后，再憑加蓋了財務章調撥單到成品倉庫提貨。在學習后面內容后，試對該過程進行分析，利用信息系統重新設計一個更為有效銷售流程。并說明你在設計中使用了什么流程重組標準。第7頁業務流程重組概念“業務流程重組”(BusinessProcessReengineering，BPR)，有時又稱“業務流程再造”，在Hammer與Champy《再造企業—工商管理革命宣言》一書中定義是“對企業現有業務流程從根本上重新思索，對其進行徹底改造并設計出新業務流程，以期在業績上取得顯著性提升”。BPR也被譯作“企業流程再造”，我們認為，BPR能夠是針對企業，也能夠是針對政府部門、事業單位；對流程改造，大能夠在整個組織甚至組織之間進行，小能夠在一個部門對單項業務進行，所以，譯作業務流程重組似乎更恰當。第8頁業務流程重組作用業務流程重組經過信息技術應用，重新設計組織業務流程，并依據新流程重新設置組織機構，其基本思緒是使機構扁平化，有利于組織提升運行效率，優化資源配置，有利于增強組織應變能力，從而更加好適應競爭激烈和多變復雜環境。業務流程重組能夠徹底剔除一些無用流程及職能重合管理機構，有利于實現組織結構扁平化、信息化和網絡化，從結構層次上提升組織管理效率和管理水平。第9頁業務流程重組步驟了解組織現存問題，確定要實現目標選擇目標流程選擇需要重組目標流程意義重大，它關系到重組后所能取得績效以及對后續流程改造示范作用。選擇依據是：該流程是造成組織當前所存問題關鍵流程。該流程是組織或者組織客戶最關注流程。對該流程改造風險較小，相對輕易取得成功。對該流程改造可取得相對可觀效益，從而能夠一鳴驚人，鼓舞人心。診療現有業務流程對于選擇好要重組業務流程，要對其進行細致、準確流程分析，搞清楚現有流程關鍵步驟，優缺點及存在突出問題，并考查重組可能包括部門，做初步影響分析。這個步驟是對原流程進行診療，發覺問題主要過程。第10頁業務流程重組步驟（續）設計新業務流程依據設定目標、現有流程不足及重組標準，重新設計新流程，識別關鍵流程，簡化或合并非增值流程，降低或剔除重復、無須要流程，從而構建新業務流程模型。這是對原流程進行改造，處理問題關鍵步驟。評價新業務流程依據組織既定目標與現實條件，對新流程進行評定，評價其是否可行，效益怎樣以及能否有效實現原定目標。實施、修正新流程第11頁業務流程重組標準以流程為中心系統對待流程每一個步驟，確保整個流程順暢，整體流程最優。要盡可能降低無效、重復或不增值步驟，要打破按職能部門劃分管理方式，將管理決議點集中于流程執行地方。創造性地利用信息技術利用信息技術整合組織業務流程，打破職能劃分限制，削減復雜基層組織，使組織結構扁平化。合理分權，使下層機構和人員含有更大決議自主權。利用信息技術，建立組織共同信息平臺，實現信息資源共享，縮短信息流通渠道和時間，提升了企業對市場反應速度。盡可能降低審核和監督審核與監督工作不能使產品或服務增值，相反，過多檢驗和控制會提升管理費用，造成流程分割以及增加部門間彼此沖突和不信任。第12頁業務流程重組標準（續）變串行流程為并行流程盡可能將業務流程各步驟以并行方式同時進行，從而能夠大幅度提升流程處理效率，縮短流程運轉周期。面向客戶和供給商客戶和供給商被納入組織業務流程。客戶有效需求是組織經營出發點，客戶滿意度是組織考評業績標準。組織必須充分考慮現實客戶和潛在客戶價值，并以盡可能少程序回應客戶要求。而供給商是組織經營補給線，組織必須與供給商緊密聯絡，建立供給與效益聯盟機制。工作人員角色轉換管理人員不再是以純粹“領導者”姿態，較多地對下屬進行監督和控制，而是幫助和支持基層工作，更多地發揮指導功效。而員工考評與所在流程業績息息相關，從而有利于調動員工主動性，充分發揮每一個員工作用。組織需建立與新流程相適宜組織文化與價值觀。第13頁信息技術與業務流程重組關系信息技術是業務流程重組使能器企業在應用信息技術建立信息系統時，必須充分了解信息技術能力，創造性地應用信息技術，而不是僅僅把信息技術引入到企業現有流程中去，那樣充其量不過是將信息技術作為了使原有流程自動化伎倆，不是真正意義上BPR，更達不到BPR預期效果。業務流程重組能夠促進信息技術應用和發展不進行流程改造，單純考慮流程自動化不但束縛了信息技術潛力深入發揮，甚至會讓信息技術變為組織僵化不靈原因。技術發展也是受實際需求驅動。業務流程重組中出現問題也可能促使信息技術發展。第14頁業務流程重組方法---結果分析法結果分析法經過研究用戶需要什么樣結果，來重新設計組織業務流程。一些組織理所當然地認定某個結果就是用戶所需要，但這往往會與實際情況產生偏差。比如，對于保險企業來說，當一個客戶發生交通事故時，保險企業往往會認為用戶希望得到結果是快速得到賠付，然而，對于用戶來說，他所期望結果應該是快速修好汽車，賠付只是實現該目標一個伎倆。經過這么分析，保險企業能夠對交通事故處理流程進行改造，快速安排客戶修理汽車，這么不但能夠提升客戶滿意程度，而且可能獲取更大收益。結果分析法出發點是站在用戶角度重新思索組織產品和服務，并進行流程重新設計和改造，以提升組織競爭力和效益。第15頁業務流程重組方法---技術分析法新技術出現使得結構更有效業務流程成為可能，尤其是信息技術。在過去幾十年間，信息技術已經使許多業務流程發生改變。經過對新技術能力認識和分析，研究哪些技術能夠怎樣用于業務流程重組，是展開業務流程重組一個有效路徑。比如，當前有許多企業借助Internet把自己同客戶和供給商連接起來，經過網上訂單快速生成自己生產計劃和采購計劃，不但大大提升了效率，加強了與客戶和供給商聯絡，而且能夠產生可觀經濟效益。第16頁業務流程重組方法---精簡活動法流程中多出活動不但不能創造價值，而且會消耗組織寶貴資源。精簡活動法就是和組織管理者一起分析在現有流程中哪些活動去掉以后，流程功效依然能夠很好地實現，然后經過去掉這些活動實現對流程重組。普通組織管理者總是認為自己流程是合理，因而不愿意認真地進行分析，所以必須強調對流程中每項活動都要以批判眼光進行認真地研究。比如，以前在銀行存款時，要先填寫存款單，這項活動就是多出，因為銀行職員還必須重新輸入一次，取消這項活動后，改為直接將存折和現金交給銀行職員，不但大大縮短了處理時間，提升了銀行效益，而且提升了客戶滿意程度。第17頁業務流程重組方法---經驗借鑒法這種方法是借鑒其它組織類似流程作為改造本組織流程參考，吸收其優點，并應用于本組織業務流程。這是一個便捷有效方法，因為流程已經得到驗證，所以實施風險小，效果可期。比如，后面列舉福特企業重組案例，就是借鑒了馬自達企業經驗，并加以改進而實現。第18頁業務流程重組方法---流程簡化法有些業務流程相當復雜，其目標是預防出現一些大失誤。一個思緒是設計兩套流程，一套是簡化流程，用于普通性處理，另一套是較為嚴謹復雜流程，用于處理較為重大情況。比如，現在交通事故處理，就包括了兩套處理流程，對輕微交通事故能夠采取簡易處理流程，縮短事故處理周期，保持道路通暢。第19頁案例福特企業對其應付款系統業務流程重組福特汽車企業北美分企業為了處理其應付款業務，建立了一個專門應付賬款部門，在80年代中期，該部門員工人數到達了500多人，企業希望利用計算機技術對該部門工作流程進行改造，實現20%裁員。經過分析，發覺原工作流程包括部門太多：采購部門首先給賣方開具一張采購訂貨單，再送一副本給財務部應收款部門。當供給商運來貨物時，收貨部門首先完成一份收貨文件并送給財務部門應收款部門，在應付帳款部門收到供給商發票后，將發票與采購部門訂單副本和收貨文件查對，假如一致再通知銀行付款。假如三份文件不一致，則會有更多人介入這一流程。第20頁改進前流程第21頁改進后流程采購部門在發出訂單同時將訂單內容輸入聯機數據庫；供貨商發貨，驗收部門核查來貨是否與數據庫中內容相符，假如相符就驗收貨物，并經過終端更新數據庫中訂單狀態，訂單狀態一經改變，計算機就會自動按時付款。流程重組實施結果是：福特企業實現了應付賬款部門裁員75%，而非原定20%，同時簡化了物料管理工作，使得財務信息愈加準確，并使得付款也愈加及時準確，提升了供給商滿意度。第22頁福特企業流程重組成功關鍵原因大膽挑戰傳統標準，進了創新性思維。福特舊標準是當收到發票時付款，而在新流程中采取是“無發票”制度，貨到付款。其結果是大大地簡化了工作步驟。面向流程而不是單一部門：若福特僅僅重建應付款一個部門，那將會發覺是徒勞，正確重建應是將注意力集中于整個“物料獲取流程”，包含采購、驗收和付款部門，這才能取得顯著改進利用信息系統實現了信息共享，和流程并行化。第23頁業務流程改進業務流程重組風險較大采取業務流程改進降低風險。業務流程改進做法(標準)是：E取消，C合并，R重排和S簡化。業務流程改進時關注問題：問題結論方法目標-該項工作是否必要？說明工作目標取消無須要步驟內容-做什么？必要嗎？確定工作內容時間-何時做適當？確定工作時間改進步驟地點-何處做適當？確定崗位人員-誰做適當？明確責任人方法-怎樣做適當？確定方法與程序第24頁系統調查系統調查是指了解原有系統情況及用戶已經滿足和還未滿足信息處理需求，它是進行新系統開發依據。在開發不一樣階段，都需要系統調查所取得資料支持。系統調查可分為初步調查、詳細調查和補充調查。初步調查為進行系統規劃和可行性研究提供第一手資料。詳細調查和補充調查為系統分析，即系統邏輯模型建立提供詳細資料。第25頁調查內容開發不一樣階段，所需要調查內容有所不一樣。企業概況企業內外部環境和約束條件基礎工作和現有條件（人、財、物）待開發系統與其它系統關系相關人員對建立新系統態度和要求業務流程及所包括到數據詳細情況、數據量與其它系統數據交流關系數據處理流程和處理方法初步調查，支持可行性研究詳細調查，支持系統分析第26頁調查方法問卷調查（問卷包括注意事項）人員訪談（對象，訪談時注意事項：事前準備，事中，事后處理）查閱文檔資料（注意過時資料和沖突）參加實際工作（注意約束）開專題討論會以上方法各有特點，適合用于不一樣情況。除單獨列出系統調查階段外，在開發過程中能夠依據需要作補充調查第27頁對一家企業電話銷售部門問卷調查示例PartI.請依據你天天值班4小時情況回答下述問題1.你接到多少個電話?

____________2.有多少個電話會實際購置產品?_____…PartII.按照你對左邊敘述認同程度選擇1到7數字PartIII.請你發表意見和看法Please你認為現有系統有什么問題，而你希望新系統能處理這些問題。_____________________________________________________________陳說強烈認同強烈不認同和客戶交談時，假如手上有于產品更詳細介紹將使我工作愈加有效。1234567第28頁

與用戶面談討論ChecklistforconductinganinterviewBeforeEstablishtheobjectivefortheinterviewDeterminecorrectuser(s)tobeinvolvedDetermineprojectteammemberstoparticipate(1I-2Ms-<=2Us)BuildalistofquestionsandissuestobediscussedReviewrelateddocumentsandmaterialsSetthetimeandlocationInformallparticipantsofobjective,time,andlocationDuringDressappropriately(projectprofessionalismwithoutintimidating.脅迫user)Arriveontime(limitthetime1.5hrs,iflongerdivideitintoseveralshorterones

)Lookforexceptionanderrorconditions(whatifs,veryimportant)Probefordetails(youcannotdoeffectiveanalysisbyglossingover掩蓋details)Takethroughnotes(handwritten,compliment,compare,fornextinterview)Identify

anddocumentunanswereditemsoropenquestionsAfterReviewnotesforaccuracy,completeness,andunderstandingTransferinformationtoappropriatemodelsanddocumentsIdentifyareasneedingfurtherclarificationSendthank-younotesifappropriate特點最為有效費時，成本高需要做事情事前準備面談時控制面談后整理與善后第29頁

與用戶面談討論(續)DiscussionandInterviewAgenda[議程]settingObjectiveofInterview Determineprocessingrulesforsalescommission[傭金]ratesDate,Time,andLocation JULY1,,at9:00a.m.inWilliamMcDougal’sofficeUserParticipants(nameandtitles/positions) WilliamMcDougal,vicepresidentofmarketingandsales,andseveralofhisstaffProjectTeamParticipants MaryEllenGreenandJimWilliamsInterview/DiscussionWhoiseligible[符合條件]forsalescommissions?Whatisthebasisforcommissions?Whatratesarepaid?Howiscommissionforreturnshandled?Aretherespecialincentives[刺激;勉勵]?contests[論爭,競賽]?programsbasedontime?Isthereavariablescaleforcommissions?Aretherequotas[定額,配額]?Whataretheexceptions?Follow-UpImportantdecisionsoranswerstoquestions

Seeattachedwrite-up[捧場文章]oncommissionpoliciesOpen[尚無定論，未處理]itemsnotresolved[處理]withassignmentsforsolutionSeeitemnumber2and3onopenitemslistDateandtimeofnextmeetingorfollow-upsession

JULY7,,9:00a.m.第30頁

與用戶面談討論(續)未決事宜控制表編號事宜發覺日期預定處理日期責任人聯絡用戶備注1PartialShipments6-12-7-17-JimW