第頁公司檔案管理制度為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效地為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實際情況，制定本制度。總則（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政部與總經(jīng)理統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由行政部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的文書、音響、人事、會計、實物等檔案均須由公司行政部管理，各部門不得分散保存。適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、交卷、榮譽(yù)實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。職責(zé)行政部門1、負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；2、建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3、收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4、負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全，指導(dǎo)公司的檔案管理工作；5、提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6、負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。其他各部門相關(guān)人員1、負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政部門；2、向行政部門移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3、負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；4、財務(wù)部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財務(wù)檔案資料。各部門主管人員1、批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。總經(jīng)理1、負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。工作程序（一）檔案資料的收集1、各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》；2、各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政部門移交；A、歸檔范圍及移交時間B、檔案資料的標(biāo)識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。C、檔案資料的日常管理a）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存。b）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d）公司干部任免的文件資料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e）其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料、2、定期歸檔a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；3、電子聲像檔案的歸檔a）重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸；b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成、一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管；c）每年三月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。（五）檔案交接1、部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。（六）檔案移交公司的流程1、經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；2、行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；3、檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。（七）檔案保管1、檔案編號a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊；b）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序一次排列，以便查閱；c）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用；d）檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改；e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。（八）附則：本辦法由公司行政部指定并負(fù)責(zé)解釋。公司圖書資料管理制度（備用）1、工具資料書籍的購買，由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報總經(jīng)理審批，然后由行政部統(tǒng)一訂購；2、期刊、雜志等的訂閱，由行政部匯總各部門征訂清單，報總經(jīng)理審批后向有關(guān)發(fā)行部門訂購；3、購回的圖書等資料由行政部人員負(fù)責(zé)登記、蓋章、分類編號，統(tǒng)一保管；4、凡需借用圖書資料的員工需辦理借閱手續(xù)；5、期刊、雜志等圖書資料由行政