檔案員業務培訓

全宗介紹的編寫

瓦房店市檔案局業務指導科孫波電話：85691003全宗介紹全宗：一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。全宗介紹：就是介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。一、《全宗介紹》的結構和內容

全宗介紹結構：首列全宗名稱及全宗號

如：瓦房店市檔案局全宗號：30

全宗名稱和全宗號之下，全宗介紹的內容一般由三部分組成：

1、立檔單位歷史沿革簡介；

2、全宗歷史概況；

3、全宗檔案內容和成分介紹。（一）立檔單位歷史沿革簡介

1、立檔單位名稱、成立時間（如已撤銷單位，應注明撤銷時間）、地點及相關的歷史背景。

2、立檔單位性質、隸屬關系及變化、主要職能、任務、職權范圍。

3、內部機構設置及演變情況。其中單位主要職能是重點。全宗介紹范例瓦房店市勞動和社會保障局全宗號：12

一、歷史沿革簡介

瓦房店市勞動和社會保障局前身是復縣勞動科（成立于1951年4月20日），1962年先后并入縣民政科和縣計劃委員會。1979年4月28日成立復縣勞動局。1985年1月17日，撤縣建市，更名為瓦房店市勞動局。2002年1月1日更名為瓦房店市勞動和社會保障局。局辦公地址在大寬街二段56號。1、性質、職能與任務

瓦房店市勞動和社會保障局是瓦房店市人民政府綜合管理全市勞動和社會保障工作的職能部門。行政上接受瓦房店市人民政府領導，黨組織接受瓦房店市委領導。負責貫徹執行上級人民政府、勞動和社會保障部門的路線、方針、政策，依照法定的權限和程序領導和管理瓦房店市管轄行政區域內勞動和社會保險工作。依法加強對勞動力資源管理，工資總額調控，勞動關系調節，職業安全衛生監察（2001年6月其職能劃歸有關單位），城鎮社會保險管理，全市勞動事業的統籌規劃、組織協調、法制建設、政策引導及提供服務和監督、檢查等工作。服務于各種經濟成分的經濟組織與之形成勞動關系的勞動者，綜合管理全市的勞動和社會保障事業，積極促進、推動建立統一、開發、有序的勞動力市場。2、機構設置

1951年4月20日成立復縣勞動科。1962年撤銷復縣勞動科，先后將其并入縣民政科和縣計劃委員會。1979年4月28日成立復縣勞動局，內設3個組，局直屬單位1個。1985年1月1日，撤縣建市，復縣勞動局更名為瓦房店市勞動局，局直屬單位3個。1986年增設信訪仲裁科。1992年內設科室9個，局直屬單位4個。1995年內設科室5個。1997年內設科室6個。1999年局屬單位6個。2001年局直屬單位7個。2002年1月1日瓦房店市勞動局更名為瓦房店市勞動和社會保障局，內設科室5個，局直屬單位5個。2004年內設科室7個。到2007年11月末，瓦房店市勞動和社會保障局內設科室7個，局直屬單位7個。（二）全宗歷史概況

一般由建檔時間，檔案來源、數量、排架長度，整理分類的原則，檔案所屬年度，進館前和進館后整理、鑒定、移交情況，編目情況和檢索工具情況等內容構成。

機關檔案形成于1958年，檔案主要來源于各業務部門工作形成的文件材料及上級下發的關于勞動保障工作方面的文件及黨支部、工會、團支部工作形成的文件材料。檔案室現保存1996年至2000年文書檔案432卷，其中永久26卷，長期278卷，短期128卷，2001年至2006年歸檔文件8131件419盒。1991至2005年會計檔案537卷，其中會計帳簿161卷，會計憑證376卷。勞動爭議仲裁檔案532卷，其中正卷264卷，副卷255卷，不予受理案卷13卷。實物檔案獎杯1個，獎旗（授帶）15面，獎狀48個。聲像檔案13卷，其中照片檔案7卷，錄像檔案6卷，電子檔案15卷?？傆?544卷、8180件，排架長度為26延長米。1958年至1995年文書檔案永久192卷、長期2097卷已移交給瓦房店市檔案館。全宗歷史概況文書檔案整理主要是年度結合問題進行分類；會計檔案是按名稱進行分類；基建檔案是按照工程項目分類。文書檔案、聲像檔案，由文書部門整理立卷，于下一年6月末以前向機關檔案室移交；會計檔案由會計人員整理立卷，其檔案在會計部門保存一年后，于下年6月末以前向機關檔案室移交；勞動爭議仲裁檔案由勞動爭議仲裁院整理立卷，于下一年6月末以前向機關檔案室移交?；窘ㄔO檔案在工程結束一個月后由負責基建工程人員整理立卷，向機關檔案室移交。設備檔案在設備開箱后由辦公室整理立卷向機關檔案室移交。機關檔案室編制的檢索工具有：案卷目錄、歸檔文件目錄、文件分類目錄、人名索引、字號索引、立卷說明、全宗介紹等檢索工具，基本上滿足了利用需要。

（三）全宗內檔案內容

和成分介紹

這是《全宗介紹》的主體和核心。常見的是按專題分為文書檔案、科技檔案和專門檔案三類，在類下對全宗內相關的內容和成分分別進行介紹。成分介紹一般涉及檔案的來源、作者、形成時間和檔案形式等。三、檔案內容與成分

全宗內檔案主要有文書檔案、會計檔案、科技檔案、實物檔案、勞動爭議仲裁檔案、聲像檔案、電子檔案等七部分組成。檔案內容：

1、文書檔案主要有：黨委會議記錄、黨員代表大會材料、黨內報表。局長辦公會議記錄、局務會議記錄、工作會議文件材料、年度工作計劃總結、機構編制、干部任免、表彰先進，財務管理、會計決算報表；業務部門召開的各類專業工作會議及勞動調配、勞動工資、工人退休審批、工傷、社會保險等業務方面文件材料。

2、會計檔案會計檔案由會計憑證、會計帳簿、會計報表等三部分構成。會計帳簿主要由現金日記帳、銀行存款日記帳、總帳和各類明細帳等組成。會計憑證由原始憑證和記帳憑證兩部分組成。會計報表主要有會計預算報表、會計決算報表、工資表等組成。

3、科技檔案科技檔案由設備儀器檔案組成。

4、實物檔案實物檔案主要由獎杯、獎旗（授帶）和獎狀、證書等部分組成。

5、勞動爭議仲裁檔案勞動爭議仲裁檔案由勞動爭議仲裁案件的正卷、副卷和不予受理的案卷三部分組成。

6、聲像檔案聲像檔案由照片檔案和錄像檔案二部分組成。

7、電子檔案電子檔案影像文件和文本文件組成。

8、檔案完整程度

現存檔案基本上達到了齊全完整，能反映出本機關的主要職能和工作任務。在檔案整理上做到了規范化、標準化，滿足了機關各項工作查考利用的需要，為勞動用工、工資待遇、職工調轉、工傷認定、勞動爭議仲裁、社會保險等方面提供了可靠依據，解決了實際問題，為我市勞動和社會保障事業的發展、為兩個文明建設做出了貢獻。從總體上講文字材料基本上是齊全、完整的，但也存在應歸檔文件材料未歸檔的問題，如：歷年黨內統計報表、業務統計報表、會計月季報表和科技檔案未歸檔以及工傷認定材料、聲像檔案、勞動爭議仲裁檔案歸檔不齊全等問題。存在的這些問題，有待于今后進一步建立健全各項規章制度，加強文件處理部門對文件材料形成的監督和對應歸檔文件材料日常收集工作，并將文件材料形成、收集、歸檔等工作納入有關科室、有關人員崗位責任制之中，進行考核，以確保應歸檔文件材料齊全完整。二、《全宗介紹》編寫

要求和注意問題

1、編寫全宗介紹，要建立在對整個全宗材料及相關材料充分占有的基礎上進行。

2、立檔單位歷史沿革簡介和全宗歷史概況兩部分，應力求精練簡明

3、內容上要保證重點，兼顧一般。

4、行文上要注意詳略結合，繁簡得當。

5、適當述評。

6、切忌千篇一律。

7、謹防泄密。全宗介紹范例

瓦房店市勞動和社會保障局全宗號：12

一、歷史沿革簡介

瓦房店市勞動和社會保障局前身是復縣勞動科（成立于1951年4月20日），1962年先后并入縣民政科和縣計劃委員會。1979年4月28日成立復縣勞動局。1985年1月17日，撤縣建市，更名為瓦房店市勞動局。2002年1月1日更名為瓦房店市勞動和社會保障局。局辦公地址在大寬街二段56號。

1、性質、職能與任務

瓦房店市勞動和社會保障局是瓦房店市人民政府綜合管理全市勞動和社會保障工作的職能部門。行政上接受瓦房店市人民政府領導，黨組織接受瓦房店市委領導。負責貫徹執行上級人民政府、勞動和社會保障部門的路線、方針、政策，依照法定的權限和程序領導和管理瓦房店市管轄行政區域內勞動和社會保險工作。依法加強對勞動力資源管理，工資總額調控，勞動關系調節，職業安全衛生監察（2001年6月其職能劃歸有關單位），城鎮社會保險管理，全市勞動事業的統籌規劃、組織協調、法制建設、政策引導及提供服務和監督、檢查等工作。服務于各種經濟成分的經濟組織與之形成勞動關系的勞動者，綜合管理全市的勞動和社會保障事業，積極促進、推動建立統一、開發、有序的勞動力市場。

2、機構設置

1951年4月20日成立復縣勞動科。1962年撤銷復縣勞動科，先后將其并入縣民政科和縣計劃委員會。1979年4月28日成立復縣勞動局，內設3個組，局直屬單位1個。1985年1月1日，撤縣建市，復縣勞動局更名為瓦房店市勞動局，局直屬單位3個。1986年增設信訪仲裁科。1992年內設科室9個，局直屬單位4個。1995年內設科室5個。1997年內設科室6個。1999年局屬單位6個。2001年局直屬單位7個。2002年1月1日瓦房店市勞動局更名為瓦房店市勞動和社會保障局，內設科室5個，局直屬單位5個。2004年內設科室7個。到2007年11月末，瓦房店市勞動和社會保障局內設科室7個，局直屬單位7個。

二、全宗歷史概況

機關檔案主要來源于各業務部門工作形成的文件材料及上級下發的關于勞動保障工作方面的文件及黨支部、工會、團支部工作形成的文件材料。檔案室現保存1996年至2000年文書檔案432卷，其中永久26卷，長期278卷，短期128卷，2001年至2006年歸檔文件8131件419盒。1991至2005年會計檔案537卷，其中會計帳簿161卷，會計憑證376卷。勞動爭議仲裁檔案532卷，其中正卷264卷，副卷255卷，不予受理案卷13卷。實物檔案獎杯1個，獎旗（授帶）15面，獎狀48個。聲像檔案13卷，其中照片檔案7卷，錄像檔案6卷，電子檔案15卷?？傆?544卷、8180件26延長米。1958年至1995年文書檔案永久192卷、長期2097卷已移交給瓦房店市檔案館。

文書檔案、聲像檔案，由文書部門整理立卷，于下一年6月末以前向機關檔案室移交；會計檔案由會計人員整理立卷，其檔案在會計部門保存一年后，于下年6月末以前向機關檔案室移交；勞動爭議仲裁檔案由勞動爭議仲裁院整理立卷，于下一年6月末以前向機關檔案室移交。基本建設檔案在工程結束一個月后由負責基建工程人員整理立卷，向機關檔案室移交。設備檔案在設備開箱后由辦公室整理立卷向機關檔案室移交。

機關檔案室編制的檢索工具有：案卷目錄、歸檔文件目錄、文件分類目錄、人名索引、字號索引、立卷說明、全宗介紹。并編寫了機關大事記、組織沿革、文件匯編、基礎數字匯編、會議簡介、文摘、成果簡介等編研材料。

三、檔案內容與成份

1、文書檔案主要有：黨委會議記錄、黨員代表大會材料、黨內報表。局長辦公會議記錄、局務會議記錄、工作會議文件材料、年度工作計劃總結、機構編制、干部任免、表彰先進，財務管理、會計決算報表；業務部門召開的各類專業工作會議及勞動調配、勞動工資、工人退休審批、工傷、社會保險等業務方面文件材料。

2、會計檔案會計檔案由會計憑證、會計帳簿、會計報表等三部分構成。會計帳簿主要由現金日記帳、銀行存款日記帳、總帳和各類明細帳等組成。會計憑證由原始憑證和記帳憑證兩部分組成