檔案管理制度

公司檔案管理制度的制定旨在加強公司檔案管理工作，提高管理水平，更好地為各科室工作服務。以下是具體的檔案管理制度：一、檔案管理制度1.各類檔案由專（兼）職檔案員按規定整理、裝訂并統一保管。2.公司副主任為分管檔案工作的負責人，辦公室為檔案工作負責部門，并指定專人負責檔案管理工作。3.檔案一般不外借，如確因工作需要借閱檔案，應按規定在檔案室借閱。4.檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，并保持經常通風。5.檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。二、檔案歸檔制度1.歸檔范圍包括政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務會議紀要等文件材料及證書、牌匾等實物檔案，按保管期限分為永久、長期和短期。2.實行年度歸檔制度：公司在工作中形成的文件材料一律在次年第一季度內，登記存檔移交檔案室。3.歸檔的文件必須系統、齊全、完整，紙質優良、字跡耐久、書寫工整清晰。三、檔案安全保密制度1.嚴格遵守黨和國家的有關保密制度，加強管理，防止丟失、泄密。2.查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經領導批準，否則不準摘抄、復印。3.需要帶回使用的檔案，需經領導批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。4.外單位來查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續，經有關領導批準后，方可調閱。四、檔案查閱借閱制度1.外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內容或范圍。2.查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關案卷和絕密數字時，需經公司主任批準；查閱一般檔案資料時，需進行登記，經公司主任批準，方可查閱。3.檔案一般不準帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批準；查閱者必須按規定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。4、為了保護檔案的完整性，查閱檔案時應當愛護案卷，不得拆毀、拆頁、勾抹、圈點，同時要注意嚴防污染檔案。在查閱時，也應當遵守禁煙規定，不得吸煙。此外，案卷也不得轉借他人或帶回家中。5、查閱檔案并抄錄材料后，應當由檔案工作人員進行審核，確保材料的準確性。審核無誤后，方可簽字蓋章，否則將視為無效。6、借出的案卷一般不得超過七天，如需延期使用，必須補辦延期手續。7、借出或歸還案卷時，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續，并當面點清。如有差錯，應當及時追究責任，并采取相應的補救措施。五、檔案人員的職責1、檔案人員應當服從公司主任的領導，并接受上級部門的指導。同時，要按時、按質、按量地完成本崗位工作任務以及公司主任交辦的其他任務。2、檔案員的職責包括文件的整理、分類，收文登記、文件分發、領導傳閱和借閱等管理工作。3、檔案員應當及時、準確地將領導批閱的文件送到各科室，待科室領導批閱完畢后及時交由檔案人員保管。在傳送文件的過程中，應當增強保密意識，高度負責，保證文件不丟失、不損壞。4、檔案人員還應當督促各科室有關人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。5、各科室兼職檔案人員應當根據歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，并按規定向機要檔案室移交歸檔