大連恒智科技發展有限公司http://www.dlhzsoft.大連恒智科技發展有限公司/《數字檔案室》建設方案適用于機關單位、團體及其他社會組織大連恒智科技發展有限公司大連恒智科技發展有限公司/目錄一、背景二、建設原則三、建設目標及內容（一）建設目標（二）建設內容四、建設方案（一）數字檔案室系統建設方案（二）檔案數據資源建設方案（三）應用及存儲體系建設方案 大連恒智科技發展有限公司/大連恒智科技發展有限公司/一、背景機關檔案工作是國家檔案事業的組成部分，也是機關提高工作效率和工作質量的必要條件。隨著檔案信息化建設的逐步深入，傳統機關檔案工作面臨著機關辦公自動化應用、數字檔案館建設以及用戶多樣化需求的嚴峻挑戰，是檔案信息化建設中亟需強化的重要節點。2015年國家檔案局針對機關檔案室發布了《數字檔案室建設指南》要求逐步實現對數字檔案信息資源的網絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。國家檔案局局長李明華在部署工作中強調各地區各部門要依據數字檔案館（室）的建設標準繼續推進國家級數字檔案館（室）示范點建設。數字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”，是管理機關檔案信息、聯結機關辦公自動化與數字檔案館建設的關鍵一環。2017年，我公司多次協同各機關檔案室建立數字檔案室示范單位且贏得了上級主管單位的一致好評。建設符合國家和社會信息化發展要求的數字檔案室，有利于提高機關檔案工作水平，維護機關檔案信息的真實、完整、可用和安全，提升機關行政效率和公共服務能力；有利于促進國家核心信息資源建設，實現信息資源總量增加、質量提高和結構優化，為數字檔案館的最終實現奠定基礎，以推動全國檔案信息化工作全面、健康、均衡發展。二、建設原則數字檔案室建設應當遵循“資源為先，標準規范，整體推進，確保安全”的原則，統籌規劃，積極實施，務求實效。1.1資源為先。資源建設是數字檔案室建設的根本。數字檔案室應堅持“資源為王”，著眼于數字檔案資源建設，著重于非數字檔案的數字化和數字檔案的及時、完整、有效歸檔，規劃設計以最大限度保證數字檔案資源建設質量為根本出發點。數字檔案室的建設應該有助于保障數字檔案資源的齊全、完整，有利于數字檔案資源的有效管理和方便利用。大連恒智科技發展有限公司/大連恒智科技發展有限公司/1.2標準規范。數字檔案室建設應統籌協調文件管理與檔案管理、業務工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關系，嚴格遵循既有標準和規范進行系統設計、建設，實現文檔一體、館室一體。1.3整體推進。應將數字檔案室建設與機關電子政務和信息化建設密切結合起來，統籌考慮數字檔案室系統功能、文件格式要求等因素，整體推進數字檔案室實施方案。1.4確保安全。數字檔案室建設應建立健全安全管理制度，按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，完善災難恢復應急機制，確保數字檔案室建設和運行的安全。三、建設目標及內容（一）建設目標通過數字檔案館（室）的建設，實現檔案工作提質增效與創新發展，全面提升檔案管理、開發共享服務能力，促進機關單位提高管理水平，為未來持續健康發展提供有力支撐。（二）建設內容1、建設數字檔案室系統數字檔案館（室）將檔案管理業務流程固化在檔案管理系統中，實現數字檔案資源的自動化管理，檔案的收、管、存、用通過信息技術手段來實現。2、建設檔案數據資源庫通過對各類信息系統中形成的電子文件歸檔和對紙質等傳統載體檔案進行數字化加工，以數字形式存儲各種檔案信息，并應用于電子檔案管理系統中。3、建設應用及存儲體系檔案管理系統的建設需要網絡環境、掃描設備、服務器、存儲和應用軟件等基礎設施來實現。因此，在這個系統的建設中，應用及存儲建設也是不可缺少的一環。大連恒智科技發展有限公司/大連恒智科技發展有限公司/四、建設方案（一）數字檔案室系統建設方案第一節系統管理一）系統登錄1.用戶名和密碼登錄為了防止無關人員進入系統對文件或數據訪問，系統對用戶進行身份驗證，系統使用用戶密碼驗證。如果驗明他為合法用戶，可接受他進入系統對相關的業務訪問，如果驗證不合格，該用戶就會被拒之系統門外。系統針對用戶的密碼實行加密。2.角色界面劃分登陸后顯示的個人門戶，根據用戶角色不同，顯示不同。3.登錄痕跡系統對用戶的每次登錄的時間和IP都會有記錄。二）用戶管理用戶信息支持與用友NC系統用戶信息同步，需提供接口規范。用戶是檔案的最終管理、使用與利用者，因此有效的管理用戶對檔案的安全起到了關鍵的作用。系統提供了角色/用戶的管理方式。系統支持新建系統用戶信息，能對用戶信息進行修改、刪除等操作，能查詢所有用戶信息，包括用戶角色等。1.角色擁有一定數量的權限，可以包含用戶(以實現權限的繼承)，角色內用戶繼承角色的權限。即一個用戶屬于角色之中，一個角色可以包括多個用戶。其權限級別低于用戶具體權限。2.用戶權限的擁有者或主體大連恒智科技發展有限公司http://www.d大連恒智科技發展有限公司/系統提供一個默認角色：超級管理員，也可以根據自己需要添加修改角色。通過角色/用戶體系完成對用戶的分組分類，在賦予檔案權限時將提供更加靈活方便的設置。三）角色功能管理因為檔案是具有保密性，所以權限的管理就是即要保證檔案的利用，又要保證相關密級的檔案受到訪問限制。權限體系的建立是通過超級管理員的身份賦予各個非檔案主管用戶檔案利用權限。權限根據用戶與角色來分配。分為四個權限體系：1.功能權限功能權限完成檔案員檔案業務權限設置。例如錄入、刪除、統計等功能權限。2.檔案權限檔案權限是用來建立檔案利用用戶對具體檔案庫的著錄項/條目/原文的查看權限。條目/原文權限包括讀寫目錄、只讀目錄、只讀原文、讀寫原文、禁讀原文，同時也可以定義具體的著錄項權限。受控文件，用戶設置檔案文件狀態為受控，此類文件將不參加權限體系，任何用戶都必須通過借閱/審批機制進行瀏覽。開放文件，用戶設置檔案文件狀態為開放，此類文件將不參加權限體系，任何用戶都能直接進行瀏覽。記錄集/原文集權限的定義使利用人受到更加嚴格的權限控制。3.文件權限文件權限是賦予用戶檔案文件的操作權限。4.網站權限網站權限是賦予用戶利用平臺欄目的訪問權限。四）部門管理提供無限次層次的部門設置，可設置部門的排列順序。大連恒智科技發展有限公司/大連恒智科技發展有限公司/五）崗位管理可自定義崗位名稱，為用戶設置相應崗位。六）個人桌面包含：公告通知板塊代辦事項板塊系統消息提醒板塊系統設置板塊七）公告管理1、可添加公司公告，并可以有指定人自行編輯公告內容。2、可選擇公告讀者，指定發送給需要的發送人。第二節檔案收集一）檔案目錄用戶可以根據檔案的不同類型自定義無限層級樹形目錄結構，實現檔案集中存儲。1.檔案庫管理體系提供靈活的檔案庫管理體系，用戶可以自定義多級檔案室管理體系與自定義多級錯層檔案類別管理體系，以適應多變的檔案管理業務與檔案管理制度的更新。（1）多級檔案管理方式可將檔案管理分散到各檔案室管理，集中控制，也可以合成一級，完全根據實際情況而定。（2）多級多層次的檔案類別管理可以根據需要對檔案類別進行定制，形成多級別錯層次的檔案類別。完全根大連恒智科技發展有限公司/大連恒智科技發展有限公司/六）音視頻文件檔案收集1、建立視音頻條目，并將原文件收錄到系統、對重要的視頻內容進行關鍵詞著錄。2、支持導入音頻MP3、MP4主流格式文件。3、支持導入視頻MEPG、RMVB、AVI等主流格式文件。4、支持對導入文件進行關鍵詞設置。七）檔案收集進度監控1、檔案擔當可實時監控和督導各部門的檔案收集情況，確保檔案的完整性。2、支持下達郵件提醒，催促檔案收集進度情況。第三節檔案整理一）檔案整理1.對一文一件整理支持撤件、調件、插件、系統批量整理。檔案經過收集進入系統后，要對形成的各檔案進行整理歸檔。檔案整理分兩種方式，一種是傳統立卷，一種是一文一件整理方式。（1）歸檔文件整理對已經收集錄入的檔案進行一文一件歸檔，選擇要歸的檔案與所歸的檔案目標庫，將檔案歸到需要的檔案里，形成歸檔文件。歸檔時可根據要求自己定義檔號規則，自動生成檔號。支持預歸檔處理流程，流程由用戶自定義。（2）一文一件文件整理對已經按照一文一件歸檔方式歸檔的文件重新進行調整，包括整理斷號、撤件、調整件號。（3）傳統立卷按照傳統立卷方式，對檔案進行立卷，根據要求自動生案卷級與文件級記錄，用戶可以自定義檔號生成規則。支持預歸檔處理流程，流程由用戶自定義。（4）傳統立卷檔案調整對已經按照傳統立卷方式歸檔的檔案案卷、檔案文件進行整理，包括案卷整大連恒智科技發展有限公司/大連恒智科技發展有限公司/理、案卷撤卷、案卷調整及文件整理、文件撤件、文件調整、文件移卷、頁數轉頁號。2.支持單文件操作，支持多文件批量操作。二）檔案保管1、針對檔案類型、檔案產生部門，系統自動生成保管期限和分類號。2、支持檔案類型設定3、支持檔案保管期限規則設定，并且檔案類型與保管期限有對應關系4、支持分類號規則設定，并且檔案類型與分類號有對應關系三）檔案統計通過多種統計模式進行檔案數據統計，并以圖形進行展現打印。圖形化統計，支持EXCEL表導出及打印。可以按規定要求制作并打印出各種的檔案統計報表，檔案利用情況統計。1、檔案分類別統計按照單位名稱、年度、檔案類別、目錄、統計出一個保存檔案單位、一個類別一個目錄一年年度的檔案統計項目、單位、年度、檔案全宗號、類別號、目錄號、案卷號、年度累計，也可以一個類別累計。2、一個單位檔案統計按照單位名稱、檔案類別、統計出一個保存檔案單位的全部檔案統計項目單位、檔案類別。本年增加、本年減少、實有數、逐年累計數。3、全檔案統計統計出計算存儲的全檔案數，按照檔案保存單位類別年度統計出每個年度的檔案數，及逐年累計的檔案數，形成年度檔案統計報表。第四節檔案管理一）檔案利用統計對檔案利用者、檔案利用時間、利用次數、利用目的進行利用統計，利用人、大連恒智科技發展有限公司/大連恒智科技發展有限公司/庫里同時檢索，為此跨庫檢索為用戶方便的從各個檔案庫中快速檢索提供了方便。用戶輸入想要的條件，可選擇一個或多個庫查詢，或者直接檢索，系統自動從所有的檔案庫里檢索出用戶需要的檔案。（4）目錄檢索用戶在利用檔案的時候，常需要快速準確的從網上找檔案，系統提供了目錄檢索的方式讓利用檔案的人快速找到需要的檔案。用戶可以輸入將要查找內容的關鍵字后，系統便會自動從檔案庫里找出相匹配的所有檔案來。這樣就給用戶查找檔案縮小了范圍，檢索檔案也準確。系統支持多關鍵字檢索。二）檔案文件瀏覽在系統中集成office、音頻和視頻播放器等插件，提供在線瀏覽檔案文件的功能。三）檔案授權1、電子檔案的“瀏覽”、“下載”、“打印”分離授權。2、支持角色分配，支持功能權限分配。四）檔案發布檔案信息發布，支持信息發布，支持消息分發。五）檔案簽批簽字審批可提前在檔案管理系統中申請，支持配置審批流程，支持郵件審批和系統界面審批。第六節檔案借閱一）檔案借閱申請在系統中提出檔案借閱的申請，包括借閱用途，借閱的檔案類型（電子、實體），借閱時間、是否打印或下載等要求。大連恒智科技發展有限公司/大連恒智科技發展有限公司/管理員記錄每次的借閱人姓名、借閱文件的有關信息、借閱時間以及設置借閱人的借閱期限。另一方面，還能用歸還管理對已借出的文檔進行歸還管理，利用催還管理檢索到期未歸還的文檔，利用借閱統計查看所有借閱已歸還和未歸還的文檔情況。工作人員不需要再像以往那樣手工整理大量借閱卡，而是在計算機上指定應歸還日期，便可檢索出所有當日應歸還的文件的信息和借閱人的情況，因此，通過借閱功能，將大大提高了工作人員的效率。對于實體借閱的登記表和效果簿用戶可以自定義報表。同時可以根據借閱目的對利用次數進行統計，用戶可以自定義打印的統計表。二）檔案借閱審批根據審批流的節點，進行檔案借閱的審批，審批人可對借閱人的需求進行修改，包括借閱的時間，打印和下載等需求。三）檔案收回電子檔案借閱到期后，自動收回，實體檔案借閱到期后，系統以消息方式進行提醒歸還。四）實體檔案借出和歸還實體檔案借出和歸還時都通過條碼掃描的方式進行。第七節審批流管理一）自定義審批流程系統支持用戶根據自身需要，自定義業務流，流程的數量和節點可由用戶自由制定。二）消息提醒業務流進入節點后，系統自動發送即時消息給節點的響應辦理人。大連恒智科技發展有限公司/大連恒智科技發展有限公司/?支持SCSI、USB或IEEE1394等接口?支持JPEG圖片輸出格式參數型號見表1：設備類型技術參數高拍儀掃描設備產品型號M1360:掃描類型:雙平臺掃描：ADF自動送稿掃描+平板掃描掃描技術:雙面彩色光敏傳感器（CIS）光學分辨率:600DPI光源:LED掃描模式:黑白、灰階、彩色三種掃描輸出掃描區域:ADF最大：216x356mm（A4加長）ADF最小：50x63.5mm平板最大：216×297mm（A4）掃描速度:30ppm/60ipm(A4,黑白模式,300dpi)30ppm/60ipm(A4,灰度模式,300dpi)30ppm/60ipm(A4,彩色模式,300dpi)平板：A4幅面、200dpi黑白、灰度、彩色5秒日掃描量:建議2000張ADF容量50張（80克標準打印紙）輸出文件格式:支持jpg、多頁tiff、多頁pdf格式重張檢測:超聲波重張檢測、長度重張檢測影像特性:TWAIN驅動帶有智能化處理的完美頁面掃描功能，自動糾偏、自動裁剪，可同時得到掃描稿件的黑白、灰度、彩色三種影像輸出接口方式:高速USB2.0接口驅動接口:TWAINDriver支持系統:WinXP/Win2K/Vista/Win7隨機附贈配件:隨機提供USB2.0接口線，一個ADF分紙墊片大連恒智科技發展有限公司/大連恒智科技發展有限公司/