ICS3524001

L73..

中華人民共和國國家標準

GB/T31914—2015

電子文件管理系統建設指南

Guidelinesfordesigningandimplementingof

electronicrecordsmanagementsystem

2015-09-11發布2016-05-01實施

中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局發布

中國國家標準化管理委員會

GB/T31914—2015

目次

前言

…………………………Ⅴ

引言

…………………………Ⅵ

范圍

1………………………1

規范性引用文件

2…………………………1

術語和定義

3………………1

總則

4………………………2

的作用

4.1ERMS………………………2

系統建設原則

4.2………………………3

業務需求驅動原則

4.2.1……………3

標準化原則

4.2.2……………………3

用戶參與原則

4.2.3…………………3

開放性原則

4.2.4……………………3

靈活性原則

4.2.5……………………3

可擴展性原則

4.2.6…………………3

銜接性原則

4.2.7……………………3

安全性原則

4.2.8……………………4

系統建設過程

4.3………………………4

概述

4.3.1……………4

系統規劃

4.3.2………………………4

系統分析

4.3.3………………………4

系統設計

4.3.4………………………5

系統實施

4.3.5………………………5

系統維護

4.3.6………………………5

系統更新

4.3.7………………………5

系統建設的保障

4.4……………………5

概述

4.4.1……………5

項目管理

4.4.2………………………5

組織建設

4.4.3………………………6

培訓

4.4.4……………6

可行性研究

5………………6

初步調查

5.1……………6

調查目的

5.1.1………………………6

調查內容

5.1.2………………………6

調查方法

5.1.3………………………7

調查結果的評審和利用

5.1.4………………………7

系統定位

5.2……………7

管理對象

5.2.1………………………7

實施范圍

5.2.2………………………8

Ⅰ

GB/T31914—2015

實現方式

5.2.3………………………8

的開發方式

5.2.3.1ERMS…………8

與業務系統的關系

5.2.3.2ERMS…………………8

和電子文件長期保存系統的關系

5.2.3.3ERMS…………………9

跨機構的部署模式

5.2.3.4ERMS………………9

業務分析

6…………………10

業務分析的目的

6.1……………………10

業務分析的方法

6.2……………………10

方法概述

6.2.1………………………10

層次分析法

6.2.2……………………10

順序分析法

6.2.3……………………11

規范制定

7…………………11

管理規范

7.1……………11

文件分類方案

7.1.1…………………11

文件保管期限與處置表

7.1.2………………………13

元數據方案

7.1.3……………………14

信息利用規定

7.1.4…………………14

電子文件題名擬制規范

7.1.5………………………14

電子文件編號規則

7.1.6……………15

技術規范

7.2……………15

文件管理需求分析

8………………………15

角色及其操作權限

8.1…………………15

捕獲登記需求

8.2………………………15

概念理解

8.2.1………………………15

捕獲對象

8.2.2………………………16

捕獲主體

8.2.3………………………16

捕獲方式

8.2.4………………………16

元數據的捕獲

8.2.5…………………17

分類組織需求

8.3………………………17

概念理解

8.3.1………………………17

分類組織主體

8.3.2…………………17

分類方案的配置

8.3.3………………18

文件歸類方式

8.3.4…………………18

案卷管理

8.3.5………………………18

類目管理

8.3.6………………………18

信息組織

8.3.7………………………19

鑒定處置需求

8.4………………………19

概念理解

8.4.1………………………19

鑒定處置主體

8.4.2…………………19

鑒定方式

8.4.3………………………19

處置行為的觸發和記錄

8.4.4………………………19

處置行為移交

8.4.5———……………20

處置行為銷毀

8.4.6———……………20

Ⅱ

GB/T31914—2015

處置行為續存

8.4.7———……………21

存儲保管需求

8.5………………………21

概念理解

8.5.1………………………21

存儲設備

8.5.2………………………21

存儲格式

8.5.3………………………21

存儲管理

8.5.4………………………22

檢索利用需求

8.6………………………22

概念理解

8.6.1………………………22

檢索范圍與對象

8.6.2………………22

檢索策略

8.6.3………………………22

利用方式

8.6.4………………………22

結果顯示與打印

8.6.5………………23

安全管理需求

8.7………………………23

概念理解

8.7.1………………………23

實施分級保護和等級保護制度

8.7.2………………23

認證技術的應用

8.7.3………………23

審計跟蹤管理

8.7.4…………………23

系統實施

9…………………24

實施準備

9.1……………24

實施方法

9.2ERMS……………………24

備選方法

9.2.1………………………24

方法選擇

9.2.2………………………24

軟件配置

9.3……………25

管理規范配置

9.3.1…………………25

系統默認功能設置

9.3.2……………25

可用性配置

9.3.3……………………25

系統測試

9.4……………25

系統遷移

9.5……………25

組織建設

10………………26

組建項目團隊

10.1ERMS……………26

獲得機構對建設的廣泛支持

10.2ERMS……………26

獲得管理層支持

10.2.1……………26

提升相關人員對的認知程度

10.2.2ERMS………26

與用戶建立持續的溝通渠道

10.2.3………………26

監控和審查實施效果

10.2.4ERMS………………27

將電子文件管理納入相關人員的績效考核

10.2.5………………27

適時開展組織變革

10.3………………27

培訓

11……………………27

高端培訓

11.1…………………………27

系統人員培訓

11.2……………………27

用戶培訓

11.3…………………………27

參考文獻

……………………29

Ⅲ

GB/T31914—2015

前言

本標準按照給出的規則起草

GB/T1.1—2009。

本標準由國家密碼管理局提出并歸口

。

本標準起草單位國家電子文件管理部際聯席會議辦公室中國人民大學信息資源管理學院

:、。

本標準主要起草人劉越男錢毅姚思遠馬林青譚嘯宇張靜程主劉芳張喜波

:、、、、、、、、。

Ⅴ

GB/T31914—2015

引言

電子文件是指機關團體企事業單位和其他組織在處理公務過程中通過計

(ElectronicRecords)、、,

算機等電子設備形成辦理傳輸和存儲的文字圖表圖像音頻視頻等不同形式的信息記錄電子文

、、、、、、。

件的管理最終將依靠以計算機系統為中心的綜合方法體系在電子文件生命周期中電子文件管理系

,。,

統具有重要的作用它負責從產生電子文件的業務

(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS),

系統中捕獲電子文件實施維護利用處置并將具有長期保存價值的電子文件移交給電子文件長期保

,、、,

存系統

。

電子文件管理系統的成效主要取決于應用軟件的質量和用戶單位系統建設的水平為提升商業現貨

。

產品的質量引導應用軟件的研發年底國家標準化管理委員會發布了

(COTS),,2012,GB/T29194—2012

電子文件管理系統通用功能要求為指導電子文件管理系統在用戶單位的實施維護電子化的業務憑

《》。,

證強化其對業務活動的信息支撐全面保護機構的信息資產特制定本標準

,,,。

Ⅵ

GB/T31914—2015

電子文件管理系統建設指南

1范圍

本標準規定了電子文件管理系統建設的過程

(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS)、

方法和要求

。

本標準主要適用于實施的機關團體企業事業單位和其他社會組織以下稱機構以及為

ERMS、、(),

機構提供服務的咨詢研發和實施單位為其設計實施使用和評估提供方法和具體指

ERMS、,、、ERMS

導也可供相關主管部門科研教學機構參考

,、。

2規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,(