第三章會計電算化基本要求第一節會計電算化法規制度第二節會計核算軟件的要求第三節會計電算化崗位及其權限設置的基本要求第四節計算機替代手工記賬的基本要求第五節會計電算化檔案的基本要求從宏觀和微觀兩個方面對會計電算化工作加強管理。微觀管理是指實施會計電算化的單位自身對該項工作所制定的管理辦法、措施和制度。宏觀管理則是指國家或地區為保證會計電算化的順利開展所制定的法律、法規、規章和制度。第一節會計電算化法規制度1999年的《中華人民共和國會計法》就以法律的形式規定“使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及其生成的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料，也必須符合國家統一的會計制度的規定”，“用電子計算機進行會計核算的，其會計賬簿的登記、更正，應當符合國家統一的會計制度的規定”。所以，對會計電算化相關規定的理解應以會計制度為依據。

會計電算化法規制度按照《會計法》規定，財政部先后制定發布了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》、《會計電算化工作規范》、《會計基礎工作規范》、《會計檔案管理辦法》等一系列相關的國家統一的會計制度?！径噙x題】1．財政部制定并公布了（）一系列國家統一的會計制度。A．《會計電算化工作規范》B．《會計核算軟件基本功能規范》C．《會計電算化管理辦法》

D．《會計檔案管理辦法》【答案】ABCD第二節會計核算軟件的要求會計電算化法規制度對會計軟件提出了基本要求，并從會計數據輸入、會計數據輸出、會計數據處理三個方面提出了具體的要求學習方法：看書、做題，力求有印象?？荚嚂r是選擇題或判斷題，沒有簡答題，所以覺得合理的就選，不需要死記硬背。一、會計核算軟件的基本要求根據《會計法》和國家統一的會計制度規定，會計核算軟件設計、應用、維護應當符合以下基本要求：1、設計符合法律法規及標準，信息披露真實合法、準確、完整。2、劃分會計期間，分期結算賬目和編制會計報表。3、必須提供中文輸入及輸出，可以提供少數民族或外文對照。4、提供人員崗位及操作員權限設置的功能。5、符合GB/T19581-2004《信息技術-會計核算軟件數據接口》國家標準的要求。6、在設計性能允許使用范圍內，不得由軟件自身原因造成死機或非正常退出7、提供數據恢復功能8、使用單位修改升級軟件、改變運行環境，需建立審批手續等9、軟件銷售單位需提供培訓維護升級的服務【例題·判斷題】會計核算軟件具有在機內會計數據被破壞的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能?！敬鸢浮繉Α窘馕觥繉儆跁嫼怂丬浖幕疽蟆！纠}·單選題】會計核算軟件必須提供人員崗位及（）的功能，以實現會計電算化環境下的財務分工。A.數據備份 B.數據恢復C.操作權限設置 D.維護審批手續【答案】C【解析】屬于會計核算軟件的基本要求。二、會計數據輸入功能的基本要求（概念的學習建立在會操作的基礎上）（一）初始數據輸入（把通用會計軟件變為專用軟件：初始數據、準備工作）1．輸入會計核算所必需的期初數據及有關資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數、累計發生額及有關數量指標等；2．輸入需要在本期進行對賬的未達賬項3．選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內應當有相應的記錄；4．定義自動轉賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等；5．用戶設置，輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權限、操作密碼等；6．必須提供必要的方法對輸入的初始數據進行正確性校驗。此外，會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編號方法，必須符合國家統一會計制度的規定。【例題·多選題】會計核算軟件必須進行初始化設置的內容包括（）。A.輸入會計核算所必需的期初數據及有關資料B.輸入需要在本期進行對賬的未達賬項C.選擇會計核算方法D.明確操作人員的崗位分工情況【答案】ABCD（二）對記賬憑證輸入的基本要求會計核算軟件必須具備輸入記賬憑證的功能，輸入項目包括；填制憑證日期、憑證編號、經濟業務內容摘要、會計科目或編號、金額、輔助核算信息等。輸入的記賬憑證的格式和種類應當符合國家統一會計制度的規定。（三）對記賬憑證的控制功能（憑證填寫）1、記賬憑證的編號是否重復2、以編號形式輸入會計科目的，提示編號所對應的會計科目名稱3、會計科目及金額提示：有借必有貸，借貸必相等4、憑證類別提示：收、付、轉賬憑證的相關定義【例題·多選題】記賬憑證的輸入項目包括填制憑證日期、經濟業務內容摘要、（）等。A.憑證編號B.會計科目或編號C.輔助核算信息D.金額【答案】ABCD【解析】從憑證的結構便能回憶起相關內容。【例題·多選題】下列（）數據輸入應有必要的提示功能A.記賬憑證編號是否重復B.借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額C.有貸方科目而無借方科目D.不能以編號形式輸入會計科目【答案】ABC【解析】ABC選項都沒問題，D的話在做憑證的時候往往可以直接輸入科目編碼，系統可以自動根據編碼提示會計科目（三）對記賬憑證的控制功能（修改與審核）5、提供修改和審核的功能：對于已審的不能再直接修改，對于已記賬的，不允許再撤銷審核。若已經記賬的憑證要修改，應采用紅字憑證沖銷或補充憑證法進行更正，紅字可以用負號“-”表示。6、對同一張憑證，對審核、輸入、修改功能的使用權限進行控制：審核與輸入憑證不能是同一人。

（四）對原始憑證輸入的基本要求1、輸入方式：與記賬憑證同時輸入或提前輸入2、對原始憑證進行審核，保證與記賬憑證的一致性3、應當提供對已經輸入但未被審核的原始憑證進行修改和審核的功能，記賬憑證已經審核或記賬，相應原始憑證不能修改4、由總賬模塊以外的其他業務模塊根據原始憑證產生記賬憑證傳遞到總賬模塊的，記賬憑證不能直接修改，從哪兒來的到哪兒去改。（逆操作，原路返回）【例題·判斷題】輸入的記賬憑證登賬后，對輸入的相應原始憑證可以直接修改。（）【答案】錯【解析】記賬憑證登賬后，因為已經確定了記賬憑證的正確性，當然不能再修改記賬憑證的依據即原始憑證。三、會計數據輸出功能的基本要求會計數據輸出包括屏幕查詢輸出、打印輸出、保存到存儲介質以及利用網絡傳輸輸出等形式。查詢和打印是最基本形式。（一）屏幕查詢的基本要求：科目賬戶、各種余額、發生額、憑證、賬簿、票據及往來賬的結算情況、會計報表（二）打印輸出的基本要求：各種憑證、賬簿、報表、明細賬可以有三欄賬、多欄賬、數量金額賬等多種形式【例題·多選題】會計數據輸出包括的形式有（）A．打印輸出B．保存到存儲介質C．屏幕查詢輸出D．利用網絡傳輸輸出【答案】ABCD【解析】ABCD選項都沒問題打印輸出時的細節要求：1、在總賬和明細賬的直接記賬依據完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發生額、余額對照表替代2、在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少3、對于業務量較少的賬戶，會計軟件可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能4、打印輸出的會計賬簿、會計報表，如果是根據未結賬數據生成的，應當在打印輸出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示區別；5、根據機內會計憑證和相應賬簿生成的各種機內會計報表數據，會計核算軟件不能提供直接修改功能；6、會計年度終了進行結賬時，軟件應提供結賬強制備份功能。四、會計數據處理功能的基本要求（記賬、結賬和報表生成）1．會計核算軟件應當具有根據審核通過的機內記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。2．會計核算軟件應當具有自動進行銀行對賬的功能，根據機內銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當的手工輔助，自動生成銀行存款余額調節表。3．會計核算軟件應當具有機內會計數據按照規定的會計期間進行結賬的功能。4．結賬前，會計核算軟件應當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記人賬，尤其要檢查由計算機自動生成的機制轉賬憑證(如折舊計提憑證等)是否已生成和人賬，全部登記入賬后才能結賬。5．結賬后，不允許再處理當期的會計憑證。6．會計核算軟件應當具有自動編制符合國家統一會計制度規定的會計報表功能。通用會計核算軟件應提供會計報表的自定義功能。7．會計核算軟件應當具有確保會計數據安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除功能。【判斷題】發現已經輸入并審核通過的記賬憑證，或者已經記賬的記賬憑證有錯誤的，可以重新結賬進行更正。（）【答案】錯【解析】已經審核通過的記賬憑證或者已經記賬的記賬憑證，不能直接修改，如當月已經結賬，則不能再對當月數據進行修改。第三節會計電算化崗位及其權限設置的基本要求總體而言，會計電算化崗位可以下分為基本會計崗位和電算化會計崗位兩大類。基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等?；緯嫻ぷ鲘徫?，可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，但應當符合內部牽制制度的要求，出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作?；緯媿徫坏臅嫻ぷ魅藛T還應當有計劃地進行輪換，以促進會計人員全面熟悉業務，不斷提高業務素質。一、會計電算化崗位的劃分及職責會計電算化崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統的工作崗位。電算化崗位分為：電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析、會計檔案保管等崗位?！纠}·多選題】電算化會計崗位可設置如下：電算主管、（）、會計檔案保管和數據分析A.審核記賬B.軟件操作C.電算維護D.電算審查『正確答案』ABCD一、會計電算化崗位的劃分及職責（選擇、判斷）（一）電算主管：負責協調計算機及會計軟件系統的運行工作（宏觀調控）。1、負責電算化系統的日常管理工作，監督并保證電算化系統的正常運行，達到合法、安全、可靠、可審計的要求。在系統故障時，應及時組織有關人員盡快恢復系統的正常運行。2、協調各類人員的工作，負責考評、任免，進行財務分工，設置和調整權限。3、負責計算機輸出賬表、憑證的數據正確性和及時性檢查工作。4、建立電算化系統各種資源（硬件資源和軟件資源）的調用、修改和更新的審批制度并監督執行。5、完善管理制度，保證數據安全【例題·單選題】下列（）人員負責規定會計軟件系統各類使用人員的操作權限。A.系統維護員B.系統操作員C.軟件編程人員D.電算主管『正確答案』D（二）軟件操作：負責會計核算軟件具體使用操作。（1）負責所分管業務的數據輸入、數據處理、數據備份和輸出會計數據（包括打印輸出憑證、賬簿、報表）的工作。（2）嚴格按照操作程序操作計算機和會計軟件。（3）數據輸入完畢，應進行自檢核對工作，核對無誤后交審核記賬員復核記賬。對審核員提出的會計數據輸入錯誤，應及時修改。（4）每天操作結束后，應及時做好數據備份并妥善保管。（5）注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，定期更換自己的密碼。（6）離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件。（7）操作過程中發現問題，應記錄故障情況并及時向系統管理員報告。（8）每次操作軟件后，應按照有關規定填寫上機記錄。（9）出納人員應做到“日清月結”，現金出納每天都必須將現金日記賬的余額與庫存現金進行核對；銀行出納每月都必須將銀行存款賬戶的余額與銀行對賬單進行核對。（10）在由原始憑證直接錄入計算機并打印輸出的情況下，記賬憑證上應有錄入員的簽名或蓋章；收付款記賬憑證還應由出納人員簽名和蓋章。【例題·多選題】在電算環境下，軟件操作員的崗位責任有（）A.輸出會計報表B.數據輸入操作完成后應進行自檢核對C.操作過程中發現問題應及時處理D.及時審核憑證與記賬『正確答案』ABC（三）審核記賬：負責憑證的審核記賬。（1）審核原始憑證的真實性、正確性，對不合規定的原始單據不作為記賬憑證依據。（2）對不真實、不合法、不完整、不規范的憑證退還給各有關人員更正修改后，再進行審核。（3）對操作員輸入的憑證進行審核并及時記賬，并打印出有關的賬表。（4）負責憑證的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規范性、會計科目和會計數據的正確性，以及附件的完整性。（5）對不符合要求的憑證和輸出的賬表不予簽章確認。（6）審核記賬人員不得兼任出納工作。（7）結賬前，檢查已審核簽字的記賬憑證是否全部記賬。（四）電算維護：負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據。要求具備較高的計算機、網絡通訊和會計知識，不對會計數據進行操作。1、定期檢查軟、硬件的運行情況2、及時對軟、硬件的故障進行排除3、負責電算化系統升級換版的調試工作，與軟件開發人員或開發商聯系，進行軟件功能的改進4、負責電算化系統的維護【例題·多選題】（）屬于軟件維護員的職責A.定期檢查軟件、硬件的運行情況B.負責軟件的安裝和調試工作C.對系統進行功能完善、欠缺的改善D.負責會計數據的錄入『正確答案』ABC（五）電算審查：對電算化系統運行進行監督，防范利用電算化系統的舞弊。（與審核人員區別）1、負責監督計算機及會計軟件系統的運行，防止利用計算機進行舞弊。2、審查電算化系統工作崗位設置是否合理，內控是否完善，各類人員是否越權使用軟件3、發現系統問題或隱患時，及時反映（六）數據分析：負責對計算機內的會計數據進行分析。制定分析方法、模型，對歷史信息進行分析，提供預測分析報告等（七）會計檔案保管：負責會計電算化數據和程序備份，打印的賬表、憑證和各種會計檔案資料的保管。1、按規定期限，索要會計備份數據和紙質會計檔案資料2、數據、軟件存儲介質及紙質資料的存檔保管工作3、做好安全保密工作。對經過批準借閱的會計檔案資料進行借閱登記軟件操作崗位與審核記賬、電算維護、電算審查崗位為不相容崗位?；緯媿徫慌c電算化會計崗位，可在符合內部控制原則前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩定。會計電算化崗位及其權限設置一般在系統初始化時完成，平時根據人員的變動可進行相應調整。電算主管負責定義各操作人員的權限；具體操作人員只有修改自己口令的權限，無權更改自己和他人的操作權限。電算主管：組織管理經驗可由會計主管兼任軟件操作：電會初級基本會計崗位的會計人員兼任審核記賬：電會初級可由主管會計兼任電算維護：電會中級不對實際會計數據進行操作電算審查：電會中級可由會計稽核人員兼任數據分析：電會中級可由主管會計兼任【例題·多選題】下列各項中屬于電算化會計崗位中的基本崗位的是（）。A.系統管理員B.系統操作員C.檔案管理員D.系統維護員『正確答案』ABCD二、中小企業實行會計電算化的崗位設置實行會計電算化后，其崗位應根據實際需要進行設置，有時一人可以兼任多個工作崗位。設置的電算化會計崗位應該注意滿足內部控制制度的要求，如出納和記賬審核不應是同一人，軟件開發人員不能操作軟件處理會計業務等；【例題·單選題】下列職責中，（）崗位是不相容職責。A.電算主管與審核B.憑證錄入與修改C.憑證錄入與審核D.電算化主管與記賬『正確答案』C【例題·判斷題】在中小企業中可以一人兼任多個工作崗位，如由會計人員兼任軟件操作員和出納?！赫_答案』錯『答案解析』軟件操作崗位與審核記賬、電算維護、電算審查崗位為不相容崗位。第四節計算機替代手工記賬的基本要求替代手工記賬的任務和條件替代手工記賬的過程一、替代手工記賬的任務和條件

（一）替代手工記賬是會計電算化的目標之一

從廣義上講，替代手工記賬，即采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬這一過程。替代手工記賬包括兩個方面內容，即部分會計核算業務采用計算機替代手工記賬和全面會計核算業務采用計算機替代手工記賬。狹義地講，即脫離手工會計核算工作的過程（俗稱甩賬）。

替代手工記賬是一個單位會計電算化工作的起點。其主要任務是完成數據整理、初始化、計算機與手工并行和甩賬驗收等工作。（二）計算機替代手工記賬的基本條件1.配有適用的會計軟件和相應的計算機硬件設備從企業對會計信息的要求和計算機技術的發展來看，可分為單機環境下的硬件選擇和網絡環境下的硬件選擇。2．配備相應的會計電算化工作人員

開展會計電算化崗位培訓主要有三種形式：（1）財政部組織全國開展的普及型培訓及會計人員后續教育。無論本單位是否使用會計軟件都可以接受培訓；（2）軟件公司提供的針對購買的會計軟件的培訓。一般只能培訓會計軟件的操作員；（3）由企業自己組織的培訓。3.建立嚴格的內部管理制度

會計電算化的內部管理制度主要包括崗位分工制度、操作管理制度、會計檔案管理制度、會計數據與軟件管理制度等。二、替代手工記賬的過程根據規定，完全甩掉手工賬之前，計算機與手工會計核算至少并行三個月以上（一般不超過六個月），初始時間最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會計時期，時間跨度最好能跨年。在計算機運行穩定并且數據結果與手工核算數據結果一致后，甩掉手工帳?！纠}·多選題】從手工會計方式轉換為電算會計方式最好在（）時進行A.隨時B.跨月C.跨年D.跨季度【正確答案】CD替代手工記賬的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，是會計電算化工作中非常重要環節，具體工作內容包括：（一）整理手工會計業務數據1.重新對賬2.整理各賬戶余額（年初建賬和年中建賬）3.清理往來賬戶和銀行賬戶（二）建立會計賬戶體系并確定編碼建立會計賬戶體系從一級會計科目開始，逐級設置明細科目。設置會計科目時應遵循以下原則：

1.符合財政部規定（一級會計科目按財政部統一規定，新會計制度規定為四位編碼）；

2.滿足本單位要求；3.滿足會計報表的要求，報表所用數據需要從賬務處理模塊中取數，須設立相應科目；4.保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目（科目編碼），會計科目編碼采用全編碼方案：即本級科目全編碼=上級科目全編碼+本級科目編碼；5.保持科目相對穩定；6.要考慮與核算模塊的銜接。（三）規范各類賬證表格式和會計核算方法與過程會計核算程序變更1.確定數據傳遞次序；同一模塊要事先確定錄入、審核、記賬次序不同模塊間，如材料核算、賬務處理、成本核算等模塊預先確定。2.會計部門還要結合計算機特點，重新確定各種會計核算方法，如成本計算方法、折舊計提方法、工資分類匯總口徑等。在電算化方式下，能夠很方便地單項計算固定資產的折舊額，因此可以采用個別折舊率分別進行計算，以便提高計算的精確度。3.信息輸入量增大。涵括了金額信息和非金額信息，例如憑證信息除了基本信息，還有特殊信息。憑證賬簿格式變更電算化環境下，采用的是統一的記賬格式和編碼。（四）會計核算軟件初始化會計軟件初始化是確定會計軟件核算規則與輸入基礎數據的過程。根據使用單位的業務性質，對會計軟件進行的具體限定以及輸入基礎數據等一系列準備工作，用來完成將通用會計軟件轉化為適合本單位實際情況的專用會計軟件，以及從手工處理方式轉換成會計電算化方式。(五)計算機與手工并行試運行時間應在年初、年末、季初、季末等特殊時期，并行期可以用計算機打印輸出的記賬憑證代替手工填制的記賬憑證，原始憑證應附于背面，裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據以登記手工賬簿。人工與計算機數據對比工作：（1）檢驗各種核算方法；（2）檢查會計科目體系有效性；（3）考查操作準確性；（4）糾正會計軟件程序錯誤或業務處理錯誤。第五節會計電算化檔案的基本要求遵循《會計法》的基本要求，結合會計電算化的特點來進行會計數據的主要表現形式有（存儲介質）：（1）記載會計業務的原始憑證、會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）；（2）會計電算系統開發過程或會計電算化系統實施過程中的各種開發實施資料（3）其他會計資料，如客戶、供應商資料等【例題·多選題】會計電算化檔案包括（）。A.機內會計數據B.軟盤等備份的會計數據C.會計軟件使用手冊D.打印輸出的會計賬表數據『正確答案』ABCD一、應當保存打印的紙質會計檔案

已經實現計算機進行會計核算的單位，其會計檔案必須打印輸出，以紙質的形式按《會計檔案管理辦法》的規定進行保管。（一）現金日記賬和銀行日記賬要求每天打印輸出，做到日清月結。如果每天業務較少，也可以按旬打印輸出。對于日記賬通常采用定期對計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊進行保存。（二）明細賬要求每年打印一次或在需要時進行打印。（三）會計電算化后，在所有記賬憑證數據和明細賬數據都存儲在計算機內的情況下，總賬一般用“總分類科目余額發生額對照表”替代，“總分類科目余額發生額對照表”一般要求每月打印一次。（四）會計報表每月打印一次進行保管。會計數據量大的企業，賬、證、表的打印工作量極大，在具備采用磁帶、磁盤、光盤和微縮膠片等存儲介質保存檔案的條件下，可以用以上存儲介質保存會計檔案。必須定期復制，并且其保存期限同打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表一樣。【例題·判斷題】電算化后，對于現金日記賬，可以采用計算機打印輸出活頁賬后再裝訂成冊，而不一定要有訂本式賬簿（）。『正確答案』對二、系統開發資料和會計軟件系統也應視同會計檔案保管會計電算化系統開發過程中的資料一般有：系統分析說明書、系統設計說明書、軟件測試報告、各種編碼說明、代碼清單、各種解決方案等，這些都應視為會計檔案保管，保管期截止到該系統停止使用或有重大更改之后的5年。會計軟件系統也應視為會計檔案進行保管，在保管過程中要特別注意版本的升級管理?！纠}·單選題】會計電算化系統開發的全套文檔資料，其保存期限截至該系統停止使用或有重大更改后（）。A.一年B.二年C.三年D.五年『正確答案』D【例題·單選題】采用會計電算化軟件的單位，