WelcometoPracticalBusinessWritingMeetingMinutesUnit3,Task4Whataremeetingminutes

GeneralIntroduction會議記錄是一種將開會時與會者的發言和會議內容記錄下來的文字材料。由于一次會議的決議不一定當場通過，所以需要記錄下來以備將來參考與修改。會議記錄用途廣泛，內容往往涉及政府、公司、學校等場合的會議。會議記錄與報告的書寫不同，它只是如實記錄會議情況，不需要像寫報告書那樣加入自己的分析與建議。

GeneralIntroduction會議記錄一般采取過去式。最后往往經主持人和記錄人簽字后保存。會議記錄一般有兩種形式：摘要記錄和全文記錄。

GeneralIntroduction摘要記錄即將發言的概要、發言人的基本觀點、問題的主要事實、會議的結論等記錄下來。

SummaryMinutes

摘要記錄全文會議記錄即將與會者的發言與設計的問題完整的記錄下來。全文記錄只需按照發言順序將發言完整記錄整理即可，無需添加自己的評價或觀點。

VerbatimMeetingMinutes

全文會議記錄會議記錄的內容1.會議記錄的名稱2.開會的具體日期、時間和地點3.參加會議的人員及主持人4.對會議流程及內容的詳細描述以及最終決議的記錄5.會議結束的時間和下次會議時間的確定

GeneralIntroduction

BeforetheMeeting...Createatemplateforrecordingyourmeetingminutesandmakesureyouleavesomeblankspacetorecordyournotes.

GeneralIntroduction

BeforetheMeeting...Gatherasmuchinformationfromthehostasyoucan.Askforalistofattendees,aswellassomeinformationonthepurposeofthemeeting.Thiswayyouwon’tneedtoscrambletounderstandwhat’sgoingonwhileyou’rerecordingnotes.

GeneralIntroduction

BeforetheMeeting...Decidehowyouwanttorecordyournotes.Ifyouaren’tcomfortablerelyingonyourpenandnotepad,tryusingataperecorderor,ifyou’reafasttypist,takealaptoptothemeeting.

GeneralIntroduction

GeneralIntroduction

Howaremeetingminuteslaidout會議記錄的格式較為正式，通常分為：

Title

會議名稱

Time

開會時間

Place

地點

Personspresent

出席人

Personsabsent

缺席人

Resolution

通過決議

Recordingsecretary

記錄人

GeneralIntroduction

記錄名稱一般標于文章開頭部分，可以居中，也可以按時下流行的書寫格式一律居左

GeneralIntroduction日期、時間和地點部分往往用一兩句話表達清楚。為確保準確性以便以后引用或查找，會議記錄中的時間常常準確到年、月、日，甚至到幾時幾分。例如：Ameetingwasheldon24March2012at9:00a.m.toevaluatetheeducationsystemofcollegeswhichistobecarriedoutinJanuaryofnextyear.

GeneralIntroduction會議記錄中的地點如沒有特殊要求可以不予交代。如有必要，也要寫清楚開會地址。例如：

…willbeheldintheConferenceRoom108oftheCompany…GeneralIntroductionMinutesofMeetingon…

Time,place&natureofthemeetingPresent:Apologiesforabsence:Summaryofthemeeting:1)…2)…3)…DateofnextmeetingAdjournment:

Signature

GeneralIntroduction

Sample1

MinutesofSchoolMeeting

CaseStudiesWhendidthemeetingtakeplace?Dideveryoneattendthemeeting?Whatwerethemainissues?

Whenwastheconclusionofthemeeting?

Questions

adjourn

[?'d??:n]

v.（使）延期,

中止Themeetingadjournedtillfiveo’clock.

會議延至五點召開。

GlossarySample2

MinutesoftheManager’sMeeting

SampleReadingWhatdidthesecretarydoafterthedeclarationofthemeeting?DidanyoneapproveofSueCHEN’sproposal?WhosepresentationwasagainstbySueCHEN&DavidYOUNG?

Questions

preside

vi.

(+at/over)

主持，主管

Mr.Smithwillpresideatthenextmeeting.

史密斯先生將主持下一次會議。

Glossaryattendant

n.

出席者，參加人

stimulate

vt.

刺激，激勵

Ihopedmywarningwouldstimulate

hertogreaterefforts.

我希望我的告誡會促使她作出更大的努力。

Glossaryinterflow

n.

交流，互通

Througheverymoveandactofdancersfromthesetwocountries,thetwoculturesachievedperfectinterflow.

兩國演員的舉首投足之間，兩種文化達成了完美的交流。

Glossary

second

vt.

支持，贊成，附和

Isecondedthenomination.

我贊成這一任命。

unanimously

adv.

一致同意地，無異議地

Theresolutionwasaccepted

unanimously.該項決議得到與會者一致的認可。

Glossaryallowance

n.

津貼，補貼turnover

n.

營業額

GlossaryAfterthemeetingwasdeclaredopen,reportonthestateofthecompany’sbusinesswasreadbythesecretary.會議開始后，……宣讀了有關……的報告。

UsefulExpressionsMr.

AlanSmithsuggestedtechnicalexpectsgoaroundbranchofficestostimulatetheinterflowoftechniquesandexperience.

......建議技術專家走訪各分支辦事處，以促進技術和經驗的交流。UsefulExpressions

ThemotionwassecondedbyMr.DavidYoungandcarriedunanimously.該項提議得到......的支持和與會者一致的通過。UsefulExpressionsXingfaImportsandExportsCompanyMinutesoftheMonthlyMeeting

SampleReadingSample3Whowasabsentatthemeeting?What’sthemainsubjectofthemeeting?Didthepresentagreetoreports?

Questions

ItwasagreedthattheminutesoftheJanuary9,201