實現會議組織的流程化管理提高會議主持的自主能力和易用性

，降低會議操作難度增加會議組織管理層次

使視頻會議系統成為真正的企業日常管理工具

概述第1頁，共73頁。系統可以提供多種會議模式：支持多臺終端召開多點的電視會議支持多組視頻會議同時召開，會議之間互不影響自助式的業務使用流程通過IE瀏覽器，用戶可以非常方便地自己創建會議、主持會議。多種會議類型立即會議、預約會議多種創建會議方式創建新的會議會議模板歷史記錄第2頁，共73頁。方便的信息查詢用戶可以查詢個人信息，可以查詢各種會議的信息和會議室的占用信息強大的會議控制/主持功能用戶通過IE瀏覽器，可以看到會議及參會的視頻會議會議室的情況，并可以通過點擊圖形化界面對會議進行靈活方便地控制分級分權管理系統對用戶、會議室進行分級管理，不同級別的用戶能召集不同級別的會議系統自動進行全網資源調度，無需用戶干預第3頁，共73頁。用戶使用總流程圖第4頁，共73頁。登錄網址：會議申請第5頁，共73頁。用戶登錄登錄網址：

操作方式：操作者身份：用戶輸入用戶帳號密碼用戶登錄成功，進入操作頁面，點擊菜單中的會議申請，進入會議申請第6頁，共73頁。第7頁，共73頁。會議列表選擇申請會議方式申請一個新會議根據歷史記錄申請一個會議根據模板創建一個會議刪除不需要的模板第8頁，共73頁。第9頁，共73頁。

填寫會議基本配置

進入會議申請導航頁面的第一頁，用戶在頁面中填寫會議名稱，日期，時間，立即，預約等信息。用戶可以選擇立即會議，審批人員審批完畢后會議立即召開；也可選擇預約會議，此時在開始日期和開始時間內選擇正確的預約時間。選擇完會議開始時間后，在持繼時間中選擇會議時長，會議的最長時間為24小時。

第10頁，共73頁。第11頁，共73頁。如果選擇一起審批，系統會自動將該例會的子會一起審批點擊某個分會場會議控制按鈕，可進入該分會場會議控制頁面在延長時間處填入延長會議時間的分鐘數，在資源許可的情況下，把會議時間延長。系統對用戶、會議室進行分級管理，不同級別的用戶能召集不同級別的會議具有會議控制權限的用戶用戶可取消修改，或返回進行其它修改。-分MCU顯示會議室對于“預約失敗”和“審批不通過”的會議，點擊其會議狀態“預約失敗”或“審批不通過”可查看具體原因。具有會議申請權限的分會場用戶點擊解除靜音圖標，所有會場的靜音都被解除。此時，所有分會場都看主席，主席可以任意查看某個分會場。系統對用戶、會議室進行分級管理，不同級別的用戶能召集不同級別的會議在會議變更列表中，點擊會議名稱可以查看會議的信息。系統對用戶、會議室進行分級管理，不同級別的用戶能召集不同級別的會議預約不成功的會議被設置為預約失敗狀態，該會議的申請人員可進入會議變更對會議的參數進行變更，重新等待審批人員進行審批。一二級全選：一二級分行全選會議：一級分行高清會議室和所有二級分行會議室參加的會議，不包括數據中心、海外分行和軟件開發中心。選擇繼續，進入會議申請導航頁面的第二頁。用戶可以選擇例會類型，并填入例會次數，同時也可以保存模板

第12頁，共73頁。選擇繼續，進入會議申請導航頁面的第三頁，用戶可以在頁面中輸入主辦單位、部門、聯系人姓名、電話、會議級別、會議類型等信息

第13頁，共73頁。預約會議室雙擊某一級別后，系統將列出該級別在會議時間內空閑的會議室。用戶也可以選擇全組，將該級別的所有會議室加入會議中。一級高清會議：一級分行高清會議室參加的會議。一二級全選：一二級分行全選會議：一級分行高清會議室和所有二級分行會議室參加的會議，不包括數據中心、海外分行和軟件開發中心。第14頁，共73頁。第15頁，共73頁。第16頁，共73頁。提交本次會議申請后，如果本次預約中有會議室已被占用，系統則會給出警告信息，此時用戶可返回修改或取消本次申請。第17頁，共73頁。申請完畢，如果用戶申請的參會會議室個數小于系統設定的參數（初始設置為10），則該會議為自動審批會議，系統直接返回預約結果信息第18頁，共73頁。申請完畢，如果用戶申請的參會會議室個數大于等于系統設定的參數（初始設置為10），則該會議為待審批會議，需要等待審批人員審批后才能召開。系統返回如下圖的信息，用戶等待審批結果。第19頁，共73頁。例會命名規范： 如果用戶在會議申請模塊申請了例會，系統會自動在會議名后加上例會類型和會議的召開日期，如：用戶在2010年10月25日申請了一個月例會，例會次數為3，則經過審批后，會議名稱會變為“原會議名_月101025”,“原會議名_月101125”和“原會議名_月101225”。第20頁，共73頁。具有審批權限的用戶進入本系統后，應首先通過系統認證，輸入正確的用戶名和密碼即可，認證通過后在系統菜單中選擇會議審批。在會議審批中有兩個選項：會議審批和更換會議室，選擇某一功能后，點擊提交紐，在下方顯示相應的結果信息。默認選中“會議審批”，下方會議列表列出了兩種狀態的會議：待審批和預約成功。例會的子會審批時，會提示是否一起審批所有例會。如果選擇一起審批，系統會自動將該例會的子會一起審批會議審批第21頁，共73頁。審批會議列表第22頁，共73頁。審批例會第23頁，共73頁。會議審批頁面第24頁，共73頁。如果預約成功，系統會返回預約成功的信息。第25頁，共73頁。如在預約過程中，系統發現MCU資源不足，則報出相應的提示信息，審批人員可點擊“返回”鈕審批其它會議。預約不成功的會議被設置為預約失敗狀態，該會議的申請人員可進入會議變更對會議的參數進行變更，重新等待審批人員進行審批。第26頁，共73頁。第27頁，共73頁。如選擇“不同意”，要求輸入審批不能通過的原因。第28頁，共73頁。審批人員可以對預約成功的會議進行修改和刪除。進入修改頁面，可以選擇修改時間，添加會議室或刪除會議室。第29頁，共73頁。修改規范：預約成功會議的開始時間必須大于系統服務器當前時間半小時以上才能修改時間。添加會議室時首先添加在本省的MCU上，如果預約成功的會議中沒有本省MCU，則添加到總行MCU。刪除會議室不能刪除主會場第30頁，共73頁。以添加會議室為例，如修改成功，則顯示下列畫面。第31頁，共73頁。如果系統計算MCU資源不足，則修改失敗。用戶可取消修改，或返回進行其它修改。

第32頁，共73頁。刪除對話框如下圖，點擊“確定”刪除會議，點擊“取消”取消刪除操作。

第33頁，共73頁。具有審批權限的用戶可以更換已經預約成功的會議中自己管轄范圍內的會議室。總行審批管理員：更換一級會議和一二級聯合會議中的總行會議室一級分行審批管理員：更換二級會議和一二級聯合會議中的本分行會議室更換會議室時必須選擇同級別空閑會議室更換會議室第34頁，共73頁。第35頁，共73頁。點擊更換會議室打開更換會議室的頁面第36頁，共73頁。選擇要更換的會議室后點擊提交，如果成功則顯示已更換成功第37頁，共73頁。如果系統計算MCU資源不足，則更換失敗。用戶可取消修改，或返回進行其它修改。

更換會議室規范：在一級或一二級聯合會議中，不允許一級分行和二級分行會議室互換第38頁，共73頁。認證通過后在系統菜單中選擇會議變更。進入會議變更后，將會看到會議列表。會議列表中列出了用戶申請的會議。會議變更第39頁，共73頁。第40頁，共73頁。提示：在會議變更列表中，點擊會議名稱可以查看會議的信息。對于“預約失敗”和“審批不通過”的會議，點擊其會議狀態“預約失敗”或“審批不通過”可查看具體原因。對于預約成功的會，用戶可以刪除會議、更換會議室，不能修改會議時間、添加/刪除會議室。第41頁，共73頁。會議變更頁面：第42頁，共73頁。第43頁，共73頁。第44頁，共73頁。第45頁，共73頁。第46頁，共73頁。變更成功：第47頁，共73頁。在系統菜單中選擇會議室查詢，查詢會議室占用及空閑情況會議查詢第48頁，共73頁。在系統菜單中選擇預約會議查詢，進入預約會議查詢第49頁，共73頁。具有會議統計權限的用戶進入本系統后，應首先通過系統認證，輸入正確的用戶名和密碼即可，認證通過后在系統菜單中選擇會議統計。進入會議統計頁面后，可以選擇統計的條件。選擇統計的起始日期，結束日期，主辦單位，部門，會議級別，會議范圍，會議類型，排序單位，升序或降序后提交，系統會列出滿足條件的累計和明細信息。會議統計第50頁，共73頁。如在預約過程中，系統發現MCU資源不足，則報出相應的提示信息，審批人員可點擊“返回”鈕審批其它會議。點擊語音激勵圖標，會議轉到語音激勵狀態。點擊此圖標可以將該會議室靜音解除。系統自動進行全網資源調度，無需用戶干預點擊刪除會議室圖標，把該會議室從本次會議中刪除。在圖標下，表示該會議室在已經斷開的狀態，點擊此圖標將重新連接此會議室。在會議變更列表中，點擊會議名稱可以查看會議的信息。在圖標下，表示該會議室在播放狀態，其它分會場可以聽見該會議室所在會場的參會人員的發言。具有會議申請權限的分會場用戶，只能查看本行所有正在參會的會議室列表。例會的子會審批時，會提示是否一起審批所有例會。用戶可以查詢個人信息，可以查詢各種會議的信息和會議室的占用信息-連接/斷開會議室*統計條件第51頁，共73頁。累計和明細信息第52頁，共73頁。點擊兩個“打印”按鈕可分別打印累計和明細信息。提示：打印時頁面設置應該為：橫向左10右20上9下18頁眉，頁腳都為空；打印時布局應為橫向。點擊“EXCEL格式輸出”,可以講明細表導入Excel表格中，如下圖所示，用戶可右擊鏈接，把Excel表格下載到本地保存。第53頁，共73頁。下載明細表第54頁，共73頁。-分MCU顯示會議室-會議室靜音/解除-廣播分會場-查看分會場-連接/斷開會議室*-改變會議室連接方式*-刪除會議室*-分會場申請發言-主席切換-延長會議時間-輪詢-添加會議室*-終止會議*-全部靜音/解除-語音激勵

-全部連接(手工/自動)-分屏-會議主持沒有此項功能主要功能：向操作員提供操作界面使之能夠對正在進行的會議進行各項控制會議控制第55頁，共73頁。三部分名稱操作員

控制功能

會議控制具有會議控制權限的用戶會議控制的所有功能會議主持會議申請時填寫的會議主持人會議控制的部分功能

分會場申請發言具有會議申請權限的分會場用戶僅分會場申請發言功能根據操作員的不同會議控制系統分為三部分：第56頁，共73頁。具有會議控制權限的總行級別的用戶，可以查看和控制所有正在召開的一級會議和一二級聯合會議；具有會議控制權限的一級分行級別的用戶，可以查看和控制所有正在召開的本省的二級會議。會議申請人可以進行會議主持。具有會議申請權限的分會場用戶，只能查看本行所有正在參會的會議室列表。第57頁，共73頁。使用中的注意事項-避免誤操作-對于不可逆操作,尤其慎重-停止會議-刪除會議室-切換主席第58頁，共73頁。-操作員通過鏈接進入到會議控制和會議主持后，能看到該操作員級別下所有正在進行的會議列表：第59頁，共73頁。-點擊某個會議控制按鈕后，即可進入到該會議控制的主頁面，缺省顯示主mcu上的會議室列表：第60頁，共73頁。-主席切換如果在會議過程中，主會場需要把主席控制功能轉交給其它分會場，點擊主席切換處的下拉框，顯示出本次會議中所有分會場的會議室名稱，選擇某一個分會場的會議室名稱，點擊主席切換圖標，完成主席控制權的轉交。-延長會議時間在延長時間處填入延長會議時間的分鐘數，在資源許可的情況下，把會議時間延長。輪詢設定論詢間隔，點擊輪詢按鈕，主會場將按照指定間隔輪流顯示各個分會場畫面。第61頁，共73頁。添加會議室可用會議室查詢點擊可用會議室查詢的圖標，可以查出當前本次會議可以添加的會議室信息添加會議室首先選擇所要輸入待添加會議室信息的類型：會議室IP地址或者會議室名稱或者會議室編碼(Alias)；然后輸入待添加會議室信息；再選擇此會議室所要添加到的MCU和服務；最后點擊添加會議室的圖標，在資源許可的情況，可以把該會議室加入到本次會議中。

第62頁，共73頁。-終止會議（會議主持沒有此項功能）點擊終止會議圖標，提前結束會議。如果用戶不主動終止會議，則會議在預定的時間結束-主席發言點擊主席發言圖標，會議轉到主席發言狀態。此時，所有分會場都看主席，主席可以任意查看某個分會場。-語音激勵點擊語音激勵圖標，會議轉到語音激勵狀態。此時，哪個會場說話的聲音大，其它會場就都看此會場。

第63頁，共73頁。-全部靜音/解除靜音點擊全部靜音圖標，所有會場的會議室都被靜音。點擊解除靜音圖標，所有會場的靜音都被解除。-手工全部連接點擊全部連接圖標，可以重新連接本次會議中所有未正常連接的會議室。-自動全部連接選中“啟用自動連接”，則系統隔一段時間檢查頁面所顯示的會議室是否有未正常連接的會議室，如果有則重新連接本次會議中所有未正常連接的會議室。第64頁，共73頁。-會議室靜音/播放在圖標下，表示該會議室在播放狀態，其它分會場可以聽見該會議室所在會場的參會人員的發言。點擊此圖標可以將該會議室靜音；在圖標下，表示該會議室在靜音狀態，其它分會場聽不見該會議室所在會議的參會人員的發言。點擊此圖標可以將該會議室靜音解除。-廣播分會場點擊廣播分會場下面的圖標，可以廣播該會議室所在會場的畫面。圖標表示此會議室正在被廣播（也即正在發言）。-查看分會場主席發言模式下點擊查看分會場圖標，主席可以查看此會議室所在的會場畫面。