1、企業管理信息系統報告關于XX集團費控系統項目的實踐報告 TOC o 1-5 h z 前 言-3 - HYPERLINK l bookmark2 o Current Document .XX集團簡介-3- HYPERLINK l bookmark4 o Current Document .行業競爭分析-3- HYPERLINK l bookmark6 o Current Document .實施費控系統必要性-4- HYPERLINK l bookmark8 o Current Document .實踐內容及項目目標-4- HYPERLINK l bookmark10 o Current Doc

2、ument (1)實踐內容-4- HYPERLINK l bookmark12 o Current Document (2)項目目標-4- HYPERLINK l bookmark14 o Current Document .費控系統設計開發過程-5- HYPERLINK l bookmark16 o Current Document (1)需求確認-5- HYPERLINK l bookmark24 o Current Document (2)系統分析與設計-8- HYPERLINK l bookmark34 o Current Document .費控系統項目過程與成果 -9- HYPER

3、LINK l bookmark36 o Current Document (1)項目上線過程-9- HYPERLINK l bookmark40 o Current Document (2)項目成果-10 - HYPERLINK l bookmark42 o Current Document (3)項目成功因素-10- HYPERLINK l bookmark44 o Current Document .費控系統項目問題及建議 -11 - HYPERLINK l bookmark46 o Current Document (1)項目風險-11 - HYPERLINK l bookmark48

4、o Current Document (2)系統功能缺陷 -11 - HYPERLINK l bookmark50 o Current Document (3)關于系統建設的建議 -12- HYPERLINK l bookmark52 o Current Document .總結-12 -隨著財務共享模式在國內的逐漸流行，特別是在產品業務相對簡單但組織架構復 雜的金融行業，已有多家知名企業建立了財務共享服務中心，已成為服務行業財務管 理模式的趨勢；而建立財務共享，一般優先實現的是最簡單的費用共享，因而上線一 套智能的費用報銷與預算管控系統就變得尤為重要，它是支撐財務共享服務建設的基 石，也是一

5、個企業降本增效、提高市場競爭力的關鍵因素；所以我此次主要以某金融 行業集團企業（以下簡稱人集團）開發實施費控系統為主要實踐研究課題。.XX集團簡介XX集團成立于2010年，是一家快速發展的集團化、綜合性的專業金融服務機構， 總部位于廣東，業務涉及普惠金融、消費金融、財富管理、投資管理，在全國27個 省市開設了 300多家分支機構，境外業務輻射迪拜、澳洲、倫敦、紐約等國際金融中心。.行業競爭分析本著兼容創新的原則，近幾年XX集團已發展成為互聯網金融行業的領頭企業之 一，但隨著集團組織機構的快速擴展，公司各類費用成本居高不下，集團對異地機構 的費用管控愈發困難，加之2015年起國家對互聯網金融行業

6、發展的扶持，全國順勢 涌現出大量網貸金融企業，競爭越來越激烈，迫切需要人集團全面降本增效；.實施費控系統必要性XX集團面臨的競爭壓力和監管壓力越大，企業要想生存，就必須全面降本增效， 必須強化對預算和費用報銷的管控，并使內部日常管理合規化；但當前企業各類報 銷僅通過。人進行簡單流程審批，存在三項大問題使用A集團迫切需要上線一套費控 系統來支撐管理： 舊OA報銷審批未進行任何預算管控，企業預算管理體系形同虛設，企業事后 必須承擔各類已經發生的費用成本；財務花費大量人力在報銷單據的審批和手工記賬上，很難從事更有價值的財 務分析工作，無法發揮財務應有的價值； 舊OA系統功能局限已無法支撐集團組織架構

7、的快速擴展及頻繁變更，系統各 類工作流均受影響；財務中心高層領導初步有實施財務共享管理模式的想法，而前提是必須有財 務系統支持，企業組織變革前必須要系統建設先行；經過公司財務與IT管理團隊認真評估與分析后，決定替換企業OA系統并實施費 控系統；而經過多輪系統選型，最終選擇一家國內優秀的OA廠商，在OA系統上擴展 預算與報銷模塊；.實踐內容及項目目標(1)實踐內容我在公司負責公司項目管理工作，并有技術背景及管理經驗，所以參與本次費控 系統開發實施項目的整個過程；(2)項目目標在專業供應商的協助下，成功替換掉舊OA系統，以支撐全集團各類辦公流程的 審批；實施該供應商的費控系統模塊，實現系統報銷預算

8、管控及報銷標準管控的自動 化，并對接財務核算系統自動記賬與付款，解放財務基礎核算人力；.費控系統設計開發過程因人集團選擇的費控系統為OA擴展模塊，非專業的費控系統，功能模塊搭建過 程基本上為定制開發，由財務部門提出具體需求，財務、IT、供應商共同設計后，由 供應商在OA系統框架上進行開發；其中11部門開發經理擔任甲方項目經理，集團財 務中心系統經理擔任產品經理，IT運維工程師兼任測試經理；(1)需求確認項目啟動會召開后，由集團財務中心的財務系統經理統籌，并在供應商費控專家 的引導下，經過一周的焦點小組訪談，財務團隊將系統選型階段的核心需求進行細化 與完善，并完成表單格式及業務流程初步設計，關鍵

9、功能需求如下：系統預算模塊需提供的預算導入功能，按月度進行管控，支持預算月度清零 及滾動兩種模式，預算導入后經集團審批才會生效；提供預算調整審批單，支持預算 變更及預算追加；系統報銷模塊需提供的借款單、還款單、差旅費報銷單、對外付款單、預付 款單、普通報銷單，所有報銷單據提交時經過預算校驗，無預算不能提交，單據審批 完成后扣減預算；借款與還款不關聯預算，支持報銷時同步核銷借款；所有單據審批流程均支持按不同金額或特殊字段配置不同審批流程，具體流 程按各公司提供的權簽表配置；報銷單據審批完成后對接軟件自動生成記賬憑證與付款單，再由出納提交銀 企互聯系統付款；支持移動端審批，支持多種瀏覽器；自動計算

10、報銷標準及控制，支持報銷單據部分關鍵字段可由部分審批節點修 改，支持批量審批與批量記賬等等；A集團系統表單格式設計樣例:差旅費報銷單差旅費報銷單NO：NO：自動提交日期：年 月 日提交人：自動提交人部門：自動費用歸屬部門（成本中心）*提交日期：年 月 日提交人：自動提交人部門：自動費用歸屬部門（成本中心）*:自動出差人：（默認為提交人，含工號）出差人職位：自動出差人公司：自動（顯示全路徑）出差人部門：自動出差事由:是否借款：口收款人賬戶名：自動申請總額：自動 是否借款：口收款人賬戶名：自動申請總額：自動 金額單位：元借款金額：手輸收款人開戶行：自動收款人賬號：自動核準金額：會計手輸預計還款日：

11、手輸No開始 日結束 日出差天 數出 發 地目 的 地出行方式是 否 自 訂出 差 目 的城 際 交 通 費住 宿 費市 內 交 通 費補 助其 它合 計1日期 控件 選日期 控件 選自動算，可改飛機、高 鐵、火車、 汽車、船、 自駕口機 票 口酒 店手 輸手 輸手 輸手 輸自 動 算手 輸自 動 算收款人開戶行：自動收款人賬號：自動收款人賬戶名：自動收款人開戶行：自動收款人賬號：自動實際付款備注： 附件*取消提交取消A集團報銷付款業務系統流程設計:會計出納(2 )系統分析與設計單據界面設計按財務提供的需求文件進行系統單據字段設計與排版；復雜功能開發按財務要求的字段邏輯及管控需求，對關鍵字段進

12、行開發，如差旅補貼按地域、 職級、出差時間自動進行計算，預算調整時金額合計字段必須等于0，以及單據上各 類金額之間的邏輯關系等；系統對接費控單據部分字段或功能涉及到第三方對接：A、各類系統單據上的公司、部門/成本中心、供應商、職員及銀行賬戶均需從其 他系統獲取；B、費控系統報銷審批完成后自動向會計核算系統拋轉憑證及付款單，并且將核算 系統生成的記賬憑證與付款單號、付款狀態反填寫至費控系統；經過項目經理全力協調會計核算系統、HR系統供應商進行多輪溝通、獲取字段設 計與聯調，成功完成三方系統對接；完成的系統對接與數據交互圖如下：流程設計因人集團屬于新興金融公司，架構擴張或重組幅度非常大，人員與崗位

13、變動頻繁， 新OA與費控系統標準功能對A集團的流程支持仍有限，經過整個項目團隊(含HR) 全面評估與精心與設計，最后決定流程節點配置采用角色線模式，即所有流程審批節 點不按人員或崗位配置，而是另外配置一套角色線，流程按角色線層級進行流轉；費 控系統與OA系統共用一套角色線和流程體系；為配合新OA與費控系統上線，全集團全面開展業務流程與人力角色線梳理工作；注：以上各類功能設計開發細節，均記入需求開發文檔，并由乙方項目經理及時 更新；.費控系統項目過程與成果(1)項目上線過程為了既保證項目進度，又保證系統上線質量，整個項目按計劃采用分步實施方法：各公司系統分步測試與上線：按集團本部-其他單體公司-

14、多組織公司進行上線試運行，但系統功能設計時已包含所有公司的需求；從首家新OA報銷流程上線， 到所有公司費控全部功能上線，歷時4個多月； 上線系統功能分步上線：第一步：先上線基礎報銷審批流，即先用將梳理后的報銷流程在新OA里使用， 僅為流程審批，不涉及預算及各種復雜管控，新舊OA并行逐步切換；第二步：費控功能開發完成后，上線報銷功能但不強控預算，將OA流程復制使 用；將報銷系統生成的憑證對接到核算系統測試環境，以對系統報銷功能全面檢測；第三步：上線預算功能進行預算強控，以及正式對接核算系統生產環境；(2)項目成果經過精心系統設計與規劃，A集團所有公司全部成功上線費控系統，全集團費控管控力度及財務

15、工作效率有質的飛躍：全集團實現了報銷預算管控，即無預算無法報銷，促進了公司預算管理體系 的優化，強化費用的財務管控力度，促使各基本管理單元(部門)對各類費用支出提 前規劃與控制，全面推進集團降本增效工作的開展，提升企業競爭力；強大的報銷功能，不僅加快了普通用戶的提單效率，更提升了財務人員的審 批和管理效率，減少財務對借款與費用的人為管控，節省溝通與人力成本，釋放的勞 動力可用于從事更多和更有價值的工作；實現自動記賬與提交付款，不僅極大提高財務費用記賬的效率，更能保證財 務數據的準確性與易查性，促進財務管理合規化；為配合上線系統而進行了全集團業務流程梳理與相關制度更新，促進公司及 財務管理規范化

16、、精細化，從另一角度提升企業的競爭力；(3)項目成功因素回顧整個項目過程，人集團系統成功上線的原因分析有以下幾點：整個項目由集團執行總裁親自掛帥，IT、財務及各相關部門高層領導積極參與， 各類資源及效能得到充分保障，這也IT界普遍認可的大型項目成功的必備因素；產品經理為集團財務部門的系統建設負責人，對財務業務及IT架構的理解較 透徹，較好的指導供應商開發人員對系統進行功能開發；財務團隊在需求調研、多輪測試、系統功能宣導等整個項目過程中全力支持費 控項目，并且團隊關鍵用戶非常穩定，無工作交接情況，并在上線前期增加了人員投 入；IT團隊配備了優秀的運維支持人員，在各公司系統上線后，各類潛在問題爆

17、發時，運維人員能及時響應與受理，保障系統正常運行；供應商也本著打造行業標桿案例的目的，在該項目投入其公司費控方面最優 秀的資源，全力保障本系統的開發與上線；系統功能經多輪測試，并分批次、分功能上線，都極大降低上線失敗風險；-10 -7.費控系統項目問題及建議雖然A集團費控系統經過整個項目組的共同努力，成功推進上線并完成驗收，但 回顧整個項目過程，卻仍可發現風險和困難重重，甚至中途出現兩次項目中斷的局面， 財務、IT、供應商三方團隊核心成員均反饋心力憔悴，并且目前系統功能仍存在較大 缺陷，具體表現如下：(1)項目風險項目進度要求過急，導致開發實施過程不夠規范，項目文件不齊全，對需求 及其實現方案

18、缺乏詳細的評估，增加了項目風險；一部分財務管控需求配套的制度建 設滯后，系統推廣與宣導存在困難，屬于強推；選型階段收集的費控需求不夠細化，并且隨公司發展財務管控要求強化，實 施需求與選型需求有差異，加之合同簽訂條款有遺漏，導致在實施過程中雙方出現需 求邊界分歧，項目中斷；IT團隊在開發與實施過程對費控項目的支持力度不夠，并且兩次更換仃項目 經理，無法深入了解財務需求和開發實現過程，缺少對項目風險的把控，并增加了與 供應商團隊的磨合成本；公司內部未培養起功能開發人才，當前費控系統所有的功能開發均須由廠商 完成(仃內部僅能承接報表開發)，這不僅增加財務和時間成本，并且后期功能優化 存在一定風險；(2)系統功能缺陷系統選型期間因業務需求不夠細化，項目團隊對系統功能及擴展性評估不充分， 并更注重系統的整合，因而未選擇專業的費控系統而是在。人上進行擴展，導致費控 系統可配置性較差，大量細化的需求均需做開發實現，基本上為定制開發系統，為后 期的功能優化埋下隱患；目前主要問題是系統不支持復雜的預算邏輯，財務部門新增的“在事前申請單環-11 - 節進行預算管控”(系統預算管控提前)需求實現困難，開發成本非常高并且數據邏 輯改造風險大；而財務