1、北京首信股份有限公司檔案 管管理文書歸檔工工作程序序工作工作標準工 作 內 容工作程序工作程序各 業 務 部 門總 裁 辦 公 室各 業 務 部 門總 裁 辦 公 室平時歸卷準備平時歸卷準備1、熟悉公司的機構設置及職能、歸檔文件的范圍。21、熟悉公司的機構設置及職能、歸檔文件的范圍。2、購置必要的裝具。3、擬制當年歸卷類目表。每年一月份完成當年文件材料歸卷的準備工作，類目齊全。根據本部門的業務情況及上年形成文件情況，準備好本部門平時歸卷的類目卷夾。文件管理員將本部門的各類文件分類歸入相應的類目卷盒。合同、協議簽完一周內向總裁辦歸檔。指導本部門做好賬外文件的平時歸卷工作。平時歸卷將審批完的呈批件

2、及時退各部門文件管理員。文件管理員將本部門的各類文件分類歸入相應的類目卷盒。合同、協議簽完一周內向總裁辦歸檔。指導本部門做好賬外文件的平時歸卷工作。平時歸卷將審批完的呈批件及時退各部門文件管理員。將以股份公司名義的發文分類歸入卷盒。上級文件分類歸卷歸卷準確及時。每季有檢查。發文正件與底稿齊全。文件材料的整理按公司檔案分類原則和整理方法，對平時歸卷的文件進行檢查和調整。文件材料的整理按公司檔案分類原則和整理方法，對平時歸卷的文件進行檢查和調整。剔除不需歸檔的文件和重份文件。排列卷內文件，對卷內文件太多的卷，進行適當分卷(每卷在150頁以內)。按卷內文件排列順序編寫件號和每件的頁號。5、拆除文件上

3、的金屬物。6、對無裝訂線的窄邊文件進行加寬。7、修復破損文件。8、取齊文件右側和下沿，按單份文件進行裝訂。填寫案卷標題。調整后的案卷符合質量要求(調整后的案卷符合質量要求(詳見質量標準)。11、計算機打印卷內目錄。2、填寫備考表（填寫方法參見“案卷質量要求” ）。3、將整理好的案卷裝盒。11、字跡清晰、準確無誤。2、卷內目錄、備考表各欄填寫齊全。3、卷內目錄與文件相符無誤。擬寫案卷題名擬寫案卷題名根據卷內文件內容擬寫案卷題名，題名包括文件的制發機關、主題內容、文種。標題結構完整，概括全面、簡明扼要，能充分揭示卷內文件的主題內容，便于查閱。根據卷內文件內容擬寫案卷題名，題名包括文件的制發機關、主

4、題內容、文種。標題結構完整，概括全面、簡明扼要，能充分揭示卷內文件的主題內容，便于查閱。移交歸檔1、填寫移交清單一式兩份，向總裁辦移交。移交歸檔1、填寫移交清單一式兩份，向總裁辦移交。2雙方履行簽字手續，各保存一份。按時移交，清點無誤，手續完備。填寫案卷封皮按規定逐項填寫封面欄目。2填寫案卷封皮按規定逐項填寫封面欄目。2、填寫卷內文件的案卷號、目錄號。封面各欄及卷內文件的案卷號、目錄號填寫準確無誤、無漏。編制案卷目錄移交歸檔排列案卷與編號按檔號編制案卷目錄 。在公司保存一年后，向首信集團總部移交歸檔。交接雙方清點無誤后，履行簽字手續，各保存一份案卷目錄。1案卷排列符合規定。2、檔號編制準確無誤

5、。1編制案卷目錄移交歸檔排列案卷與編號按檔號編制案卷目錄 。在公司保存一年后，向首信集團總部移交歸檔。交接雙方清點無誤后，履行簽字手續，各保存一份案卷目錄。1案卷排列符合規定。2、檔號編制準確無誤。1、按郵電工業企業檔案實體分類辦法進行排列案卷。2、編制檔號。案卷目錄清晰無誤。移交手續完備。附件二 關于歸檔案案卷的質質量要求求 總的質質量要求求: 遵遵循文件件材料的的形成的的規律和和特點,保持文文件之間間的有機機聯系,區別不不同價值值, 便便于保管管和利用用。具體體應做到到以下幾幾點: 一、 歸歸檔文件件必須齊齊全完整整。凡是是在職能能活動中中形成的的對今后后有查考考利用價價值的文文件材料料,

6、 均均應收集集歸檔。歸歸檔文件件材料種種類、份份數及每每份文件件的頁數數, 均均應齊全全完整。 二、 遵遵循文件件的形成成規律和和特點, 層次次分明。在在歸檔的的文材料料中,應應當將每每份文件件的正件件與附件件、印件件與定稿稿、請示示與批復復、轉發發文件與與原件、多多種文字字形成的的同一文文件分別別組在一一起, 不得分分開；一一個項目目的材料料, 要要把項目目從立項項到結束束形成的的材料組組在一起起, 準準確地反反映企業業生產、科科研、基基建和經經營管理理等各項項活動的的真實內內容和歷歷史過程程,盡量量做到一一事一卷卷。 中中國最大大的資料料庫下載載三、 卷內內文件的的排列: 卷內內文件材材料

7、應保保持文件件之間的的有機聯聯系,區區別不同同情況進進行排列列, 密密不可分分的文件件材料應應依序排排列在一一起, 即:批批復在前前, 請請示在后后； 正正件在前前, 附附件在后后； 印印件在前前, 定定稿在后后； 會會議記錄錄依會議議時間順順序排列列, 會會議文件件要按文文件的重重要程度度順序排排列, 重要的的在前；一般工工作形成成的材料料, 結結論性的的文件在在前,依依據性的的文件在在后； 產品銷銷售合同同應按銷銷售產品品種類組組卷, 再按供供貨時間間依序排排列；上上級政策策性規定定的普發發文件按按問題單單獨組卷卷, 卷卷內文件件依其重重要程度度排列。科科技文件件的排列列執行GGB/TT1

8、18822-89國國家標準準。四、 區分分不同價價值: 各類文文件根據據其不同同的內容容都有不不同的保保存價值值。組卷卷過程中中盡量根根據不同同的保管管期限分分別組卷卷。文件件數量很很少或一一件事密密不可分分的文件件，可不不必因價價值不同同而拆開開組卷。 五、 跨跨年度材材料的處處理: 除產品品、項目目、設備備、儀表表、基建建項目檔檔案外,不同年年度的文文件不能能放在一一起立卷卷, 但但跨年度度的請示示與批復復, 放放在批復復年立卷卷； 沒沒有批復復放在請請示年立立卷, 跨年度度的規劃劃放在針針對的第第一年立立卷, 跨年度度的總結結放在針針對的最最后一年年立卷； 跨年年度的會會議放在在開幕年年

9、立卷。 六. 具具有長期期保存的的案卷, 卷內內文件有有圓筆和和鉛筆字字跡, 要用藍藍黑墨水水或碳素素墨水筆筆重抄或或復印, 連同同原件一一同歸檔檔。七. 卷內內文件的的編號：每一本本案卷的的卷內文文件按“件”編號，每每件文件件用鉛筆筆編寫頁頁號，在在文件首首頁的右右上角蓋蓋“件號章章”, 并并將件號號和每件件文件的的頁數填填寫清楚楚。（“件號章章”的其它它項，由由總裁辦辦檔案人人員填寫寫）。圖圖紙在右右下角編編寫頁號號。 八、 裝裝訂與裝裝盒：卷卷內文件件以“件”為單位位，采取取三孔一一線的方方式進行行裝訂。然然后，按按“件”號順序序排列裝裝盒，一一盒為一一卷。九、卷內目目錄的填填寫: 凡是

10、組組成的案案卷, 都應填填寫卷內內目錄。卷卷內目錄錄表的各各項要填填寫齊全全。序號：填寫寫文件的的件號。文號：填寫寫文件制制發機關關的發文文字號,合同可可填寫合合同號。責任者：應應填寫文文件形成成的部門門或以印印章為準準。題名：填寫寫文件標標題，一一般應照照實抄錄錄，不要要隨意更更改和簡簡化；沒沒有標題題或不能能說明文文件內容容的標題題，應根根據文件件內容自自擬標題題，外加加；會會議記錄錄應在卷卷內目錄錄的文件件題名下下寫明會會議的主主要內容容。合同同、協議議在此欄欄內填寫寫合同內內容及對對方單位位。日期：填寫寫文件形形成的時時間，填填寫時可可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒沒有責

11、任任者、年年、月、日日的文件件要考證證清楚責責任者和和年、月月、日。頁號：填寫寫每份文文件的頁頁數。十、 備考考表的填填寫: 每個案案卷必須須附有備備考表。卷卷內文件件的情況況說明, 都應應填在備備考表內內, 若若無情況況可說明明,也應應將立卷卷人姓名名填上, 檢查查人由單單位領導導或案卷卷質量審審核者簽簽名。十一、案卷卷題名的的擬寫：每份案案卷都應應根據卷卷內文件件內容擬擬寫題名名。題名名主要由由三個部部分組成成：文件件的主要要制發機機關、案案卷內文文件主題題（文件件中心內內容）和和文種。也也可突出出年代特特征，即即：在制制發機關關后加文文件形成成的年代代。用印印有“北京首首信股份份公司”卷

12、盒的的股份公公司內部部文件，可可以省略略文件制制發機關關。十二、 歸歸檔照片片、錄像像片、錄錄音帶要要寫清載載體的攝攝制時間間、地點點、所反反映事情情的內容容, 攝攝制人。照照片要連連同底片片一起歸歸檔。十三. 歸歸檔的電電子文檔檔要附有有標簽，標標簽內應應填寫編編號、套套別、名名稱、密密級、保保管期限限和軟、硬硬平臺等等。 股份公司檔檔案實體體體系圖圖首信股份有限公司檔案全宗首信股份有限公司檔案全宗黨群工作類(A)經營管黨群工作類(A)經營管理類(C)生產技術管理類(D)產品類(E)會計檔案類(I)設備儀器類(H)基本建設類(G)科學技術研究類(F)行政管理類(B)紙質檔案聲、像檔案（錄音、

13、錄像、照片）(Y、X、Z)紙質檔案聲、像檔案（錄音、錄像、照片）(Y、X、Z)電子檔案（光盤、軟盤）（G、R）實物檔案（獎品、證件）（SW）說明：股份份公司的的黨群工工作類檔檔案主要要是各種種協會的的管理、其其它方面面由集團團總部管管理。附件三檔案實體分分類編號號辦法 1 總 則 1.1 為了了貫徹執執行國家家檔案局局頒發的的工業業企業檔檔案分類類試行規規則和和郵電電工業檔檔案實體體分類編編號辦法法,提提高檔案案管理的的科學化化、規范范化和標標準化水水平, 更好地地為企業業經營生生產、管管理工作作服務、特特制定本本辦法。 1.2 檔檔案分類類原則, 是以以公司全全部檔案案為對象象, 根根據管理

14、理職能,結合檔檔案內容容和形成成特點, 保持持檔案之之間的有有機聯系系,便便于科學學管理和和開發利利用。 2 檔案類類別的設設置 2.1 檔案的的類別共共設置十十個大類類, 即即: 黨黨群工作作類、行行政管理理類、經經營管理理類、生生產技術術管理類類、產品品類、科科學技術術研究類類、基本本建設類類、設備備儀器類類、會計計檔案類類、干部部職工檔檔案類。 2.2 根據職職能活動動和檔案案形成的的特點, 每個個大類下下設置若若干個二二級類目目( 屬屬類 ), 不不設置三三級類目目( 詳詳見附表表 )。 2.3 錄音、錄錄像、照照片、計計算機軟軟盤( 磁盤 )和其其它非紙紙質載體體形式的的檔案, 其形

15、形成和反反映的內內容、作作用與紙紙質載體體檔案有有著不可可分割的的聯系, 不單單獨設置置類目, 視其其內容特特征同紙紙質載體體檔案對對應分類類編號。 2.4 各部門門根據分分類辦法法組織整整理案卷卷, 以以利于分分類標識識和管理理。 3 分類標標識方法法 3.1 企業檔檔案實體體分類的的標識符符號采用用英文字字母順序序標識一一級類目目( 大大類 )； 采采用阿拉拉伯數字字“ 雙位位制”標識二二級類目目( 屬屬類 )。 3.2 檔案實實體排架架和編號號要反映映十個基基本大類類, 從從實際出出發, 做到科科學合理理, 經經濟實用用, 保保證利用用檔案的的系統性性、有效效性。 3.2.11黨群工工作

16、類（AA）、行行政管理理類（BB）、經經營管理理類（CC）、生生產技術術管理類類（D）的的案卷排排架, 按大類類一年度度一屬類類進行排排列, 不區分分保管期期限特征征(但但同一屬屬類內按按照永久久、長期期、短期期順序排排列 )，案卷卷順序號號按大類類流水編編號,流流水號編編制到“9999”時, 重新從從“1” 另行行編號, 并用用案卷目目錄號加加以區別別。 檔檔案編號號( 檔檔號 )由全宗宗號、目目錄號、分分類號、案案卷順序序號構成成 (全全宗號是是檔案館館給企業業的編號號，故企企業暫不不標識 )。 檔案編編號( 檔號 )標識識舉例示示意: A11. A122. 0100 案卷順順序號 分類類

17、二級類類目( 屬類代代號 ) 分類類一級類類目( 大類代代號) 目錄號號（A類類的第一一本目錄錄） 33.2.2 產品類類（E）、科科研類（FF）、基基本建設設類（GG）、設設備儀器器類（HH）的案案卷排架架 aa) 根根據公司司產品特特點, 產品檔檔案原則則上按大大類一屬屬類一項項目進行行排列, 案卷卷順序號號按屬類類流水編編號（適適用于手手機產品品）, 同樣將將順序號號編制到到“9999” 時重重新從“1” 另行行編號。對對于項目目少的產產品,可可以將多多種屬類類混合流流水編號號, 用用分類號號加以區區別，流流水編號號辦法同同前。b)設備儀儀器類，按按設備類類、儀器器類分別別排架, 各按按

18、技術性性文件和和管理性性文件分分別流水水編號, 不同同屬類用用分類號號區別, 流水水號編制制辦法同同前類。 c)產品品、基建建、設備備儀器類類檔案的的編號由由目錄號號、分類類號、項項目( 型號 )代號號、案卷卷順序號號構成。 舉例示意意: EE1. E221. C220000. 0001 案卷順順序號 產品品型號( 項目目代號 ) 分分類號二二級類目目( 屬屬類 ) 分分類號一一級類目目( 大大類 ) 目目錄號（產產品檔案案第一本本目錄）3.2.33 科學技技術研究究類按大大類分科科研課題題排列, 案卷卷順序號號按大類類流水編編號, 流水編編號辦法法同前四四大類編編制辦法法。檔號( 檔檔案編號

19、號 )由由目錄號號, 分分類號, 課題題代號, 案卷卷順序號號構成。3.2.44 會計檔檔案的排排架編號號, 按按大類一一屬類一一年度進進行排列列, 案案卷順序序號按屬屬類流水水編號, 流水水編制到到“9999” 時, 重新新從“1” 另行行編號,用目錄錄號加以以區別。 檔號( 檔案編編號 )由目錄錄號、分分類號、案案卷順序序號構成成。3.2.55 干部職職工檔案案類, 按干干部檔案案工作條條例的的有關規規定，分分干部、工工人順序序編號。 3.2.66 特殊載載體檔案案，按載載體類別別分別編編號。即即：按照照片、錄錄音帶、錄錄像片、軟軟盤、光光盤、實實物分別別編號，用用特殊載載體（TTZ） 類

20、別照片（ZZ）、錄錄音帶（Y）、錄像帶（X）、軟盤（R）光盤（G）、實物（SW）順序號標識。 示示例：TTZR0011； TZZ0011。 4 附 則 本本辦法由由總裁辦辦負責實實施并解解釋。 附表：檔檔案實體體分類編編號表 檔 案 實 體 分 類 編 號 表一級類目名稱二 級類 目名 稱分類號基 本本 范 圍黨群工作類（A）黨務綜合A11黨委綜合性性工作，黨黨委有關關會議，黨黨員代表表大會，黨黨委辦公公室及其其他黨務務性工作作等。組織工作A12黨的組織建建設，整整黨建黨黨，黨員員及黨員員中層干干部管理理，黨費費管理，統統戰工作作等。宣傳工作A13理論教育，各各種工作作活動宣宣傳，思思想政治治

21、工作，精精神文明明建設等等。紀檢工作A14黨風治理，黨黨紀檢查查，案件件審理工工作等。工會工作A15職工代表大大會，職職工民主主管理，勞勞動競賽賽，勞動動福利，女女工工作作，文體體活動，組組織建設設，會費費管理，先先進職工工管理，技技術比賽賽。 共青團 工工作A16組織建設，思思想政治治工作，團團員大會會，團員員管理，團團費管理理，青少少年工作作等。協會工作A17協會業務綜綜合性管管理工作作，各專專業學會會，協會會工作，各各群眾團團體活動動工作等等。行政管理類（B）政務工作B11綜合性工作作，政策策法規，司司務會議議，經理理辦公室室工作，文文秘機要要保密工工作，干干部會議議，信息息工作，機機構

22、設置置。人事管理B12人事業務綜綜合管理理，干部部、職工工管理，干干部考核核任免、聘聘用，職職稱評定定、聘任任，獎懲懲、出國國政審，勞勞務出口口，離退退休管理理工作等等。 勞動管理B13勞資綜合管管理，定定編定員員、勞動動調配，勞勞動工作作計劃與與統計，工工資管理理，勞動動保護等等。教育工作B14教育業務綜綜合管理理，普通通教育，中中專和職職業教育育，職工工在職業業務技術術教育和和培訓等等。審計監察B15審計業務綜綜合管理理，專項項審計工工作活動動，法律律事務，政政紀監察察，違紀紀案件審審理工作作等。檔 案 實 體 分 類 編 號 表一級類目名稱二 級類 目名 稱分類號基 本本 范 圍行政管理

23、類（B）武裝保衛B16社會治安，民民兵工作作，槍支支彈藥管管理，消消防、交交通管理理，刑事事案件審審理，人人防工作作等。行政事務B17職工生活福福利，房房產管理理，食堂堂，商店店，幼兒兒園，第第三產業業管理工工作，醫醫療衛生生，衛生生監督與與管理職職工防病病治病，計計劃生育育工作等等。外事工作B18外事業務綜綜合管理理，企業業涉外活活動（出出訪，考考察，外外賓接待待，商務務意向談談判，）等等。經營管理類（C）綜合管理C11企業改革，企企業發展展規劃，經經營戰略略決策，經經營方針針、目標標管理，企企業改制制、投資資管理，承承包合同同，市場場預測，經經營法規規，企業業管理制制度，工工作標準準等。計

24、劃統計C12綜合計劃管管理，企企業中、長長期經營營計劃，年年（季）度度計劃，各各項專業業計劃，各各種計劃劃、統計計報表，綜綜合性統統計分析析，進出出口計劃劃管理工工作等。 財務管理C13財會業務綜綜合管理理，資金金固定資資產產權權管理，成成本管理理，價格格管理，財財務計劃劃、會計計管理，稅稅務、外外匯、關關貿、信信貸和優優惠政策策管理等等，資產產評估物資管理C14物資綜合業業務管理理，物資資供應，倉倉庫管理理，廢舊舊物資處處理、進進口物資資合同等等。產品銷售C15市場分析，用用戶調查查，商務務洽談，產產品銷售售合同（包包括出口口合同）、協協議，用用戶工程程設計、安安裝、開開通，售售后服務務、廣

25、告告宣傳等等。生產技術管理類（D）生產調度D11生產組織，調調度指揮揮工作，外外協加工工等。能源管理D12能源消耗定定額管理理，節能能降耗工工作等。安全管理D13安全生產管管理，工工傷事故故處理，職職工安全全教育等等。環境保護D14環境保護檢檢測與控控制，污污染治理理等。 案 實 體 分 類 編 號 表一級類目名稱二 級類 目名 稱分類號基 本本 范 圍生產技術管理類（D）科技管理D15科技綜合管管理，新新產品、新新技術綜綜合開發發，科技技成果管管理，技技術革新新、技術術改造、合合理化建建議，工工藝管理理，專利利管理，技技術體制制，技術術引進，技技術轉讓讓、技術術合作合合同、協協議等。質量管理

26、D16全面質量管管理，貫貫徹isso20000標準準體系管管理、產產品質量量檢測與與控制工工作等。計量管理D17計量綜合管管理，各各種計量量檢測工工作，計計量晉級級與復查查工作等等。標準化工作 D18企業技術標標準化管管理工作作，各種種技術標標準檔案案等。 檔案和信息息管理D19企業檔案管管理工作作，各類類基本數數據管理理，計算算機信息息系統管管理性工工作，技技術情報報、圖書書、資料料管理，各各種專業業會議、出出國考察察帶回的的文件資資料。產品類（E）基本范圍內內每項產產品（型型號）應應包括從從產品立立項開發發、設計計、試制制、鑒定定；工藝藝工裝、加加工制造造生產、檢檢驗、包包裝、商商標、廣廣

27、告、產產品技術術成果創創優、獎獎勵等全全過程及及OEMM產品的的文件材材料。電話機E21各種類型各各種制式式電話機機。電報、電傳傳機打印印機E22收、發報機機，各種種類型的的電傳機機、打印印機傳真機E23各種用途各各種類型型傳真機機。綜合業務數數字網終終端機E24ISDN終終端機及及配套設設備。辦公自動化化終端機機E25辦公自動化化終端機機及配套套設備。檔 案 實 體 分 類 編 號 表一級類目名稱二 級類 目名 稱分類號基 本本 范 圍產品類（E）載波通信設設備E31明線、電纜纜、微波波用載波波通信設設備，特特定用途途載波通通信設備備，各種種配套設設備等。數字通信設設備E32脈碼調制復復用、

28、復復接、終終端，再再生中繼繼，增量量調制，轉轉換設備備等各種種配套設設備。特高頻 （含短短波）通通信設備備E33特高頻通信信機，倒倒換架，無無人中繼繼機，數數字特高高頻通信信機，各各種配套套設備，短短波通信信設備等等。微波通信設設備E34各種頻段模模擬數字字微波通通信設備備，各種種配套設設備等。光纖通信設設備E35光端機、光光中繼、光光電合一一通信設設備，各各種光纖纖傳輸設設備，各各種配套套設備等等。衛星通信設設備E36地球站主設設備，衛衛星通信信各種配配套設備備。移動通信設設備E37模擬數字移移動通信信系統基基臺、移移動臺及及配套設設備，尋尋呼系統統尋呼臺臺，尋呼呼器及配配套設備備等。電報通

29、信設設備E38載波機，轉轉換設備備，用戶戶電報集集中器，轉轉報系統統，調度度架，配配線架及及各種配配套設備備等。數據通信設設備E39數據復用，數數據轉接接，調制制解調，數數傳，數數碼通信信數據復復接交換換及各種種配套設設備等。電 纜E41各種電纜（含含非通信信電纜）及及配套產產品光 纜E42各種光纖電電纜及配配套產品品電 桿E43長途電話交交換設備備E51各種人工、半半自動、全全自動長長途電話話交換設設備及其其配套設設備。檔 案 實 體 分 類 編 號 表一級類目名稱二 級類 目名 稱分類號基 本本 范 圍產品類（E）局用電話交交換設備備E52市內電話交交換設備備（縱橫橫縱制、準準電子、程程控

30、交換換機）及及其配套套設備，長長市農電電話交換換設備及及其配套套設備，會會議匯接接調度電電話設備備等。用戶電話交交換設備備E53各種用戶電電話交換換機及其其配套設設備等。非話業務交交換設備備E54電報交換機機、傳真真匯接交交換臺等等非話交交換設備備及其配配套設備備等。通信電源E61整流器，配配電屏，組組合電源源，變換換器，逆逆變器遠遠供電源源，穩壓壓器，變變壓器等等及其配配套設備備。通信儀表E71傳輸測試，數數字通信信設備測測試，光光通信測測試，微微波測試試，電報報、傳真真測試，線線路檢測測及通用用測試儀儀器儀表表等。元器件E81電子元件，機機電元件件，電子子器件等等產品。制版設備E91照排機（圖圖文、平平面式激激光、地地圖、激激光照排排機），圖圖片輸入入機等產產品。非通信 產產品E92各種非通信信用產品品（含民民用產品品）科學技術研究類（F）按科研課題題（或科科研課題題代號）F11每個科研課課題應包包括課題題立項、研研究準備備、研究究試驗、總總結鑒定定、成果果報獎、推推廣應用用全過程程的文件