1、PAGE 住房公積積金檔案案管理操操作規范范 目 錄第一章 總 則 6第二章 文書類類檔案管管理 112第三章 業務類類-歸集集檔案管管理 22第四章 業務類類-貸款款檔案管管理 51第五章 業務類類-提取取檔案管管理 59第六章 科技技類檔案案管理 665第七章 會計計類檔案案管理 772第八章 特種種載體檔檔案管理理 844第九章 檔案案綜合管管理 1000第十章 附 件件 1221住房公積積金檔案案管理操操作規范范第一章 總總 則為規范住住房公積積金檔案案管理，提提升檔案案管理水水平，根根據檔案案管理相相關規定定，對我我市住房房公積金金檔案的的收存、移交、整理、裝訂、系統錄錄入、歸歸檔、

2、修修改及查查詢等具具體工作作制定以以下操作作管理規規范。 編寫原原則住房公積積金檔案案管理是是一項集集專業性性、綜合合性、安安全性、保密性性為一體體的重要要工作，在在檔案部部門或上上級住房房公積金金監管部部門未出出臺有關關住房公公積金業業務檔案案管理標標準前，本本管理規規范只是是根據我我市住房房公積金金業務管管理需求求和新開開發的住住房公積積金檔案案管理子子系統特特點，在在遵循國國家檔案案局制定定的一系系列檔案案管理規規范（或或管理辦辦法、規規則，下下同）的的基礎上上，對我我市的住住房公積積金業務務檔案管管理制訂訂較為詳詳細的規規范。本次編制制檔案管管理操作作規程遵遵循以下下原則：一是國國家檔

3、案案部門已已制定具具體規定定，一律律按國家家檔案規規定執行行。如對對文書類類、會計計類、科科技類及及特種載載體類檔檔案，除除了對上上述檔案案的收集集、移交交、系統統錄入等等操作過過程作具具體規定定外，其其整理、裝訂、歸檔等等統一執執行國家家檔案管管理規定定；二是結結合我市市實際，對對住房公公積金業業務類檔檔案的日日常管理理作出具具體規定定，在制制訂具體體規定時時，能參參照檔案案部門有有關規定定的，盡盡量參照照執行。對于參參照部分分，本規規范只作作提示，不不詳細表表述。二、引用用標準 文件件類檔案案管理標標準：中中華人民民共和國國檔案行行業標準準-歸檔檔文件整整理規則則（DDA/TT22-200

4、00）及及歸檔檔文件整整理工作作務實（見見檔案部部門下發發文件）。其他綜綜合檔案案管理標標準：包包括會會計檔案案管理辦辦法在在內的國國家檔案案行業標標準（見見浙江省省檔案20002年77月編編制的檔檔案工作作標準匯匯集）業務類類檔案管管理標準準按以下下規定執執行：住房公公積金管管理中心心檔案管管理暫行行規定；住房公公積金業業務檔案案管理實實施細則則；住房公公積金管管理中心心檔案分分類示意意圖（見見附件11-1）；住房公公積金管管理中心心文件材材料歸檔檔范圍及及保管期期表（見見附件11-2）；住房公公積金檔檔案的日日常管理理需嚴格格遵循的的綜合檔檔案管理理12項項制度；檔案管管理人員員需遵循循檔

5、案工工作的33項管理理職責。三、綜合合檔案分分類經市檔案案局（受受省檔案案局委托托）對我我市住房房公積金金檔案管管理省級級目標達達標驗收收時認定定，住房房公積金金管理機機構的綜綜合檔案案按以下下規定分分類： 文書書類。業務類類。下設設歸集、貸款和和提取33個二類類明細： 歸集集類。為為每個繳繳存單位位設立11個案卷卷號，按按年連續續跟蹤歸歸檔，直直至該繳繳存單位位注銷或或解散為為止。提取類類。按月月按提取取單位整整理歸檔檔。貸款類類。下設設個人貸貸款檔案案、綜合合貸款檔檔案2個個三類明明細，其其中個人人貸款檔檔案根據據收存檔檔案性質質按“同一歸歸檔號兩兩地存放放”原則管管理。科技類類。下設設基

6、建、設備22個二類類明細；會計類類。下設設住房公公積金會會計、工工會會計計和管理理經費會會計3個個二類明明細；特種載載體類。下設照照片、錄錄音錄像像、實物物和光盤盤4個二二類明細細，其中中實物又又分權證證類和榮榮譽類；光盤又又分業務務光盤和和綜合光光盤。四、檔案案管理子子系統功功能介紹紹根據檔案案管理相相關規定定，結合合我市住住房公積積金管理理特點，市市公積金金中心設設計開發發了住住房公積積金檔案案管理子子系統（以以下簡稱稱“檔案管管理系統統”），作作為住住房公積積金管理理系統的的組成部部分，用用于各類類檔案整整理后的的信息錄錄入、歸歸檔、查查詢等管管理，該該子系統統具有以以下特點點。系統管管

7、理更專專業。檔檔案管理理系統根根據住房房公積金金綜合檔檔案管理理要求分分類設置置，整個個系統分分文書類類、業務務類、科科技類、會計類類、特種種載體類類及綜合合管理66大類（見見住房房公積金金綜合檔檔案管理理系統分分類示意意圖）進行管理，并根據不同業務的需要，在大類下分設不同小類，根據本單位工作特點，重點突出住房公積金的業務檔案管理。實物查查詢更方方便。在在綜合管管理中設設置了庫庫房管理理，以庫庫房內檔檔案柜安安置平面面圖為基基礎（見見市公公積金中中心綜合合檔案室室密集型型柜分布布平面圖圖，附附件1-2），采采用輸入入具體柜柜號才能能歸檔的的方式，將將每份檔檔案落實實到具體體檔案柜柜，有利利于檔

8、案案保管的的安全性性和有序序性，方方便檔案案的查詢詢與開發發利用。信息共共享更充充分。檔檔案管理理系統作作為公積積金管理理系統中中的子系系統，具具有與業業務系統統信息共共享功能能，歸檔檔資料主主要采用用手工輸輸入案卷卷目錄及及部分卷卷內目錄錄方式，在在輸入時時，充分分利用業業務系統統有關貸貸款、提提取信息息，減少少了信息息的輸入入量，特特別是減減少了文文字輸入入，加快快了錄入入速度。風險防防范更全全面。為為加強貸貸款風險險防范，在在個人貸貸款檔案案管理中中增加對對普通貸貸款及重重要憑證證信息的的復核，特特別是對對期房樓樓盤竣工工后未及及時收存存抵押權權證的催催收信息息，即能能進一步步促進貸貸款

9、系統統信息的的準確性性，又能能促使期期房抵押押早日落落實，有有效地防防范貸款款風險。系統設設計更超超前。根根據檔案案管理要要求，新新檔案管管理系統統增加了了文書類類與市檔檔案局相相關模塊塊的接口口，以及及數據的的導出（ttxt，xxls）；增加了了對老系系統數據據的導出出、導入入與銜接接功能；還增加加了瀏覽覽功能，為為今后文文書或其其他檔案案掃描作作準備，只只要能取取得系統統硬件支支持，可可直接通通過系統統瀏覽歸歸檔資料料，省去去了查閱閱紙質資資料的麻麻煩。五、文件件材料的的歸檔范范圍及保保管期限限說明 單位位文書材材料的明明細歸檔檔范圍應應參考經經市檔案案局批準準的本單單位文文件材料料歸檔范

10、范圍及保保管期表表（見見附件11-2，下下同）中中文書材材料的明明細歸檔檔范圍及及保管期期限； 住房房公積金金業務材材料的歸歸檔范圍圍需根據據本規范范各章節節中規定定的應收收存資料料執行，各各類業務務資料的的保管期期限參照照文件件材料歸歸檔范圍圍及保管管期表中中規定的的保管期期限執行行。根據住住房公積積金業務務受理收收存資料料范圍暫暫行規定定（湖湖公積金金發220088144號）要要求，本本檔案管管理規范范中進一一步明確確了各類類業務檔檔案的收收存對象象，三縣縣分中心心、南潯潯區管理理部、市市直屬業業務部在在按規定定收存的的基礎上上，也可可結合本本地管理理需要，少少量增加加其他資資料。第二章

11、文文書類檔檔案管理理文書類檔檔案管理理是指根根據中中華人民民共和國國檔案行行業標準準-歸檔檔文件整整理規則則（DAA/T222-220000）要要求，對對本單位位應歸檔檔的文件件、統計計等紙質質資料進進行收存存、移交交、整理理、裝訂訂、系統統錄入、歸檔等等具體的的日常管管理。一、文書書檔案的的收存范范圍文書類檔檔案分文文書及統統計兩塊塊。 文書書檔案的的主要收收存范圍圍1. 上上級監管管部門下下發的有有關住房房公積金金管理的的文件；2. 當當地黨委委、政府府下發的的與本單單位工作作有關的的文件； 單位位下發或或制定的的有關住住房公積積金管理理辦法、實施細細則、具具體規定定等文件件；單位與與有關

12、業業務單位位簽訂的的合同、協議等等；單位黨黨、政、工、團團、協會會在工作作中形成成的文件件材料；單位日日常工作作中形成成的各類類總結、報告、請示、批復、決定、決議、通報及及目標考考核、規規章制度度等文件件材料；單位有有關人事事管理、職工專專業技術術職稱評評定、年年終考評評、職工工培訓等等形成的的文件材材料；單位有有關安全全保衛、綜合治治理、行行政管理理等文件件材料；單位大大事記、組織沿沿革；單位下下屬部門門有關黨黨群工件件文件、材料；人民來來信及處處理、答答復材料料；非隸屬屬部門下下發的需需參照執執行的文文件、材材料等；單位編編印的簡簡報、通通訊等；下屬分分支機構構或派出出機構有有關業務務管理

13、形形成的文文件材料料等。以上僅為為收存的的主要文文件，具具體見文文件材料料歸檔范范圍及保保管期表表-文書書類（見見附件11-2，下下同）所所注明的的歸檔范范圍。文件檔案案由辦公公室負責責收存，辦辦公室需需確定專專人承擔擔文件的的收發工工作，做做好文件件收發登登記工作作。 統計計檔案的的主要收收存范圍圍上級監監管部門門要求報報送的有有關住房房公積金金歸集、使用的的各類統統計月報報、季報報、年報報與年報報說明；當地統統計部門門要求報報送的勞勞動工資資報表及及其他有有關報表表；市公積積金中心心設計并并要求報報送的有有關住房房公積金金歸集、使用年年度計劃劃表、住住房公積積金年度度財務收收支預算算表、住

14、住房公積積金度年年度歸集集、使用用計算執執行情況況表、住住房公積積金年度度財務收收支決算算表、住住房公積積金制度度擴面進進展情況況統計表表，其他他有關住住房公積積金管理理方面的的統計報報表；各縣分分中心、區管理理部、直直屬業務務部、各各管理科科室自行行設計的的各類輔輔助性統統計報表表。統計報表表由單位位的統計計部門或或負責統統計的工工作人員員負責收收存，各各科室、各部門門設計或或產生的的報表要要及時送送達統計計部門或或統計人人員保管管。二、文書書類檔案案的預立立卷預立卷指指負責收收存文件件檔案的的部門或或工作人人員對收收存的資資料進行行清理，并并將應當當移交檔檔案室歸歸檔的資資料進行行整理，編

15、編制文文件檔案案移交清清冊，已已建立文文件收發發制度的的單位（或或部門）也也可根據據收發文文件簿進進行預立立案，用用收發簿簿替代文文件檔案案移交清清冊。負責文文件檔案案和統計計報表檔檔案收存存的部門門應當于于次年33月底前前完成預預立卷工工作。三、文書書類檔案案的移交交文書類檔檔案應在在次年33月底前前移交檔檔案室，檔檔案室人人員在清清點實物物無誤的的基礎上上，在文文件檔案案移交清清冊上上簽字認認可。四、文書書類檔案案的整理理根據檔案案管理部部門對文文書類整整理歸檔檔不同時時期的要要求，檔檔案管理理系統將將文書類類人為地地分為“歸檔文文件級”及“文書文文件級”兩類。 歸檔檔文件級級的整理理指從

16、20004年年起，檔檔案室接接受移交交的文書書資料后后，及時時按新規規定對文文書資料料進行整整理，并并以件為為單位裝裝訂，裝裝訂時可可根據文文件的厚厚溥程度度，選擇擇用縫紉紉機縫合合或采取取“3孔11線”法裝訂訂，裝訂訂后要以以文件的的保管時時間（即即永久、長期、短期）為為順序各各編制一一個流水水號。 文書書類檔案案的保管管期限文書類檔檔案的保保管期限限應當嚴嚴格執行行檔案部部門有關關規定，根根據文書書內容，分分為永久久、長期期和短期期三塊，每每塊都以以收發文文件時間間按序編編制單獨獨的案卷卷號。文書類類管理系系統操作作進入“檔檔案管理理系統-文件類類-歸檔檔文件級級管理”窗口，見見下圖（下下

17、圖為兩兩窗口重重疊）：目錄信信息錄入入：點擊擊外窗口口的“增加”，跳出出內窗口口的“文書歸歸檔文件件新增”窗口，根根據提示示輸入歸歸檔文件件信息。該窗口口中如“年度”、“題名”、“文件編編號”、“形成時時間”等內容容必須錄錄入，不不能為空空；有些些內容可可根據文文件形成成情況選選擇是否否錄入，如如“問題”、“附注”、“備注”、“組織機機構”、“附件”等。提示：其其中“瀏覽”窗口是是指對掃掃描后的的文件進進行查看看，在文文件未實實行掃描描前，此此功能不不發揮作作用。文件歸歸檔：根根據檔案案管理系系統設計計，文件件歸檔分分逐筆歸歸檔和批批量歸檔檔兩種，逐逐筆歸檔檔指在錄錄入文書書的同時時輸入確確定

18、柜號號，敲“回車”完成；批量歸歸檔指完完成每年年文件錄錄入后，點點擊上方方“批量歸歸檔”欄，選選擇需要要歸檔的的資料，輸輸入確定定柜號一一次性歸歸檔。案卷目目錄打印印：通過過外窗口口右方要要素搜索索需要打打印的文文件，點點擊“全選”-“打印”，完成成打印工工作。信息查查詢與修修改：將將需要查查詢的文文件要素素，輸入入外窗口口右邊相相應框內內，屏幕幕根據輸輸入要素素顯示相相關內容容，如在在右邊“年度”中輸入入“20005”，“回車”，屏幕幕即顯示示20005年度度所有文文件；如如在右邊邊“保管期期限”中輸入入“長期”，屏幕幕即顯示示所有長長期保管管文件。查看文文件，應應先選擇擇需要查查看的文文件

19、，點點擊上方方“查看（修修改）”欄，屏屏幕顯示示該文件件的具體體要素、存放柜柜號等，即即可查找找；如要要修改文文件，按按上述方方式操作作，對需需要修改改的文件件進行修修改后保保存。 文書書文件級級資料歸歸檔。指在20003年年以前，根根據檔案案部門規規定，文文書類按按年份、問題（如如按黨群群工作、行政管管理、業業務管理理等）及及保管期期限分類類裝訂組組卷，每每年按永永久、長長期、短短期順序序排列，編編制一個個流水號號再進行行系統錄錄入。文書檔檔案錄入入。進入入“檔案管管理系統統-文件件類-文文書文件件級”窗口（與與歸檔級級文書基基本相同同，不另另顯示），點點擊上方方的“增加”欄，跳跳出“文書文

20、文件增加加”，根據據窗口內內容要求求，錄入入有關內內容，逐逐步完成成后點擊擊“保存”，將已已錄入文文件保存存。產生案案卷目錄錄、歸檔檔、查詢詢。此窗窗口案卷卷目錄歸歸檔、打打印、查查詢、修修改等功功能與“歸檔文文件級”基本相相同，不不詳細展展開。說明。此窗口口的“增加信信息”功能使使用至220033年為止止，從220044年起，文文書類按按新方法法整理裝裝訂，并并輸入到到“歸檔文文件級”類內，此此窗口的的主要功功能為查查詢調檔檔。五、需要要事項文書類檔檔案主要要著重于于日常文文件資料料的收集集完整性性，特別別是涉及及到有關關本單位位的人事事管理、勞動工工資、各各類統計計資料的的收集，都都將成為

21、為若干年年后需要要利用的的重要資資料，公公積金中中心各科科室、部部門必須須重視對對各類文文書類資資料的收收集工作作，做到到應收盡盡收、應應歸盡歸歸，才能能滿足今今后查詢詢、利用用的需要要。第三章 業務務類-歸歸集檔案案管理歸集類檔檔案是指指公積金金中心在在受理住住房公積積金繳存存單位的的賬戶設設立、人人員變動動、繳存存額變更更等業務務時留存存或系統統產生的的紙質資資料。歸集類檔檔案的收收存范圍圍歸集檔案案由承辦辦公積金金業務的的窗口（以以下簡稱稱“窗口”）和歸歸集管理理部門負負責收存存。在受受理公積積金業務務中，凡凡單位新新設立賬賬戶或發發生人員員、繳存存額變動動時，應應按規定定收存相相關資料

22、料加上在在處理賬賬戶設立立或變更更業務時時系統產產生的紙紙質憑證證一起作作為歸集集類檔案案。在受受理各項項歸集業業務時應應當收存存的資料料：單位辦辦理繳存存登記：住房房公積金金單位繳繳存登記記表；住房房公積金金匯繳結結算方式式協議書書； 單位位營業執執照或單單位設立立登記文文件復印印件；組織機機構代碼碼復印件件。個人人賬戶設設立：住房房公積金金職工賬賬戶設立立登記表表；開戶職職工身份份證明復復印件（粘粘貼在職職工賬戶戶登記表表上）；系統產產生的業業務憑證證；個人賬賬戶同城城轉移(含同姓姓名合并并):住房房公積金金同城轉轉移通知知書； 轉移移職工需需補繳住住房公積積金的，加加收住住房公積積金繳存

23、存額度調調整或補補繳清冊冊；系統產產生的業業務憑證證。單位繳繳存信息息變更住房公公積金單單位變更更繳存登登記表，變變更銀行行賬戶的的，加收收住房房公積金金匯繳結結算方式式協議書書。個人繳繳存信息息變更住房房公積金金個人賬賬戶基本本信息更更改申請請表；個人姓姓名變更更的，加加收本人人身份證證復印件件。 單位位賬戶注注銷住房房公積金金單位注注銷繳存存登記審審批表； 單位位提供的的符合單單位賬戶戶注銷條條件的有有效證明明，如單單位撤銷銷、解散散、終止止經營或或破產文文件的復復印件。 個人人補繳住房房公積金金職工補補繳清冊冊； 屬一一次性補補繳的，加加收住住房補貼貼發放清清冊；系統產產生的業業務憑證證

24、。個人賬賬戶封存存住房房公積金金封存通通知書；符合個個人賬戶戶封存條條件的有有效證明明；系統產產生的業業務憑證證。 個人人賬戶異異地轉移移住房房公積金金異地轉轉移通知知書；轉入方方住房公公積金管管理中心心出具的的個人賬賬戶設立立證明（本本市下屬屬縣、區區除外）； 轉出出人身份份證復印印件；系統產產生的業業務憑證證。個人賬賬戶轉入入公積金金中心設設立的“委托管管理賬戶戶”住房房公積金金個人托托管賬戶戶清冊；轉入職職工的身身份證復復印件；符合轉轉入托管管賬戶條條件的證證明；系統產產生的業業務憑證證。(十一) 個人人賬戶注注銷符合個個人賬戶戶注銷條條件的證證明復印印件;系統產產生的業業務憑證證（如職

25、職工辦理理提取時時注銷個個人賬戶戶的，則則需要系系統產生生單位位匯繳變變更匯總總表及及個人賬賬戶注銷銷明細表表，收存存到歸集集資料中中歸檔）。(十二) 個人人賬戶啟啟封住房房公積金金啟封通通知書；系統產產生的業業務憑證證。(十三) 繳存存額度調調整 年度度調整時時收存:住房房公積金金單位繳繳存額度度調整審審批表和和職工工繳存額額年度調調整清冊冊，開開展年度度驗審的的，加收收住房房公積金金年度驗驗審表。日常調調整時收收存：住住房公積積金繳存存額度調調整或職職工補繳繳清冊和和系統產產生的業業務憑證證；經審審批的，加加收住住房公積積金繳存存、提取取業務報報批單。(十四) 單位位降低繳繳存比例例住房房

26、公積金金降低繳繳存比例例審批表表；單位要要求降低低繳存比比例報告告；職工代代表大會會或工會會通過的的同意降降低住房房公積金金繳存比比例決議議或報告告；單位上上年（或或上季）財財務報表表復印件件。(十五) 單位位緩繳住住房公積積金住房房公積金金緩繳審審批表；單位要要求緩繳繳住房公公積金的的報告；職工代代表大會會或工會會通過的的同意緩緩繳住房房公積金金的決議議或報告告；單位上上年（或或上季）財財務報表表復印件件。(十六) 個人人免繳住住房公積積金住房房公積金金職工免免繳審批批表或或免繳職職工清冊冊（清冊冊中應包包括職工工工資收收入證明明、個人人免繳申申請等內內容）；系統產產生的業業務憑證證。(十七

27、) 補充充住房公公積金補充充住房公公積金繳繳存審批批表；單位要要求繳存存補充住住房公積積金的報報告；單位重重大事項項決策文文件或上上級主管管部門同同意繳存存補充住住房公積積金文件件；職工工繳存補補充住房房公積金金清冊；系統產產生的業業務憑證證。(十八)個人賬賬戶凍結結司法部部門出具具的個人人賬戶凍凍結通知知或法律律文件復復印件;系統產產生的業業務憑證證。二、歸集集類檔案案的收存存歸集類檔檔案是真真實反映映每個繳繳存單位位賬戶設設立、繳繳存人員員變動、繳存額額變動的的紙質憑憑證，是是住房公公積金的的重要業業務檔案案，在日日常收存存歸集類類資料時時需做到到以下事事項。 資料料收集完完整首先要保保證

28、資料料收集的的完整性性，除特特殊變更更業務外外，原則則上要求求產生11筆歸集集業務，應應當留存存3份資資料：一一是單位位填寫的的公積金金業務變變更表；二是用用以證明明此項業業務變更更的依據據證明（如如人員封封存，需需提供解解除勞動動合同或或退休等等證明）；三系統統處理業業務時產產生的紙紙質憑證證。總之之，每個個單位發發生人員員、繳存存額變更更，至少少須收存存1份紙紙質資料料放在單單位檔案案盒內，以以備單位位查詢。提示：由由于在辦辦理個人人銷戶提提取業務務時，將將提取人人提供的的資料留留存在提提取資料料中，無無法準確確反映單單位的人人員銷戶戶情況，可可采取通通過系統統打印單單位變更更匯總表表及銷

29、銷戶人員員明細表表，納入入歸集資資料中歸歸檔保管管。對以以前年度度系統未未產生單單位變更更匯總表表的，可可將系統統產生的的個人提提取憑證證的上聯聯結息息憑證（在在此表上上注明“因因原因銷銷戶提取取”），作作為單位位人員減減少的憑憑證，納納入歸集集資料保保管。 避免免重復收收存歸集資料料的收集集涉及到到全市所所有單位位，收集集量特別別大，如如某個業業務中增增加1份份資料，意意味著全全年要增增加幾千千份資料料，因此此，在收收集完整整的基礎礎上也要要避免無無為的多多收資料料，特別別是不要要與會計計憑證（或或附件）重重復，凡凡會計憑憑證（或或附件）已已保留的的，歸集集資料不不需重復復收存。及時整整理裝

30、訂訂歸集業務務資料主主要是在在窗口受受理業務務時產生生的，窗窗口人員員需對收收存的歸歸集資料料及時進進行整理理裝訂，為為方便整整理，應應將日常常業務中中產生的的歸集資資料與提提取資料料分別存存放，月月末，根根據發生生變更業業務的單單位編號號從前到到后按序序排列后后裝訂成成冊。歸集管理理業務部部門也需需注意日日常歸集集資料的的收存，并并按年或或按類進進行裝訂訂，避免免遺失。三、歸集集類檔案案的預立立卷與移移交歸集資料料由窗口口或歸集集管理部部門收存存后保管管至次年年3月，在在次年33月底前前完成歸歸集資料料的預立立案（即即編制歸歸集資料料移交清清冊）移移交檔案案室。公公積金業業務窗口口或歸集集管

31、理部部門要確確定專人人（即兼兼職檔案案員）負負責歸集集資料的的收存、保管與與預立案案工作，移移交時，檔檔案室接接收人員員在清點點實物無無誤的基基礎上，雙雙方簽字字認可。四、歸集集類檔案案的整理理裝訂 確定定每個繳繳存單位位的宗卷卷號，按按單位立立卷分檔檔管理根據市檔檔案局多多次要求求，從使使用新檔檔案管理理系統起起，住房房公積金金歸集檔檔案將按按每個單單位、每每年立卷卷建檔保保管，此此方法的的最大好好處是查查檔方便便，能夠夠完整清清楚地反反映每個個單位從從在公積積金中心心設立賬賬戶繳存存公積金金起到撤撤銷該單單位賬戶戶的若干干年中，單單位人員員、繳存存額的變變化。為方便歸歸檔與查查詢，檔檔案系

32、統統先按序序確定每每個單位位的案卷卷號，此此案卷號號將跟隨隨單位使使用到撤撤銷單位位賬戶止止，不得得更改。 按年年分單位位分類整整理先將一年年中的歸歸集資料料按單位位分類整整理，將將每個單單位一年年中發生生歸集業業務所產產生的資資料全部部歸并在在一起，再再根據賬賬戶設立立、日常常業務變變更、特特殊業務務三塊內內容分別別整理成成件，填填寫件件內目錄錄，件件內目錄錄分以以下三種種：單位位賬戶設設立登記記件內目目錄（見見附件33-1）此件內目目錄專用用于新開開戶單位位資料歸歸檔，應應將規定定收存的的新開戶戶資料按按件內目目錄內容容排列，并并將小于于A4紙紙型的資資料粘貼貼在A44紙上并并標上頁頁碼號

33、，附附在此目目錄后面面，再粘粘上件皮皮成為獨獨立件。單位位（或個個人）繳繳存業務務變更件件內目錄錄（見見附件33-2）此件內目目錄用途途最廣，除除單位辦辦理新設設立賬戶戶、降低低或提高高繳存比比例等特特殊業務務外，其其他所有有繳存變變更業務務產生的的資料均均以此目目錄所列列內容按按順序粘粘貼整理理，標上上頁碼號號，附在在此目錄錄后面，粘粘上件皮皮后裝訂訂成件，如如單位業業務量較較大，可可分別裝裝訂若干干件，每每件附此此目錄、件皮并并標明件件號。單位位降低或或增加繳繳存基數數件內目目錄（見見附件33-3）此件內目目錄專項項用于單單位降低低繳存比比例、申申請緩繳繳等特殊殊業務的的資料歸歸檔，可可按

34、發生生業務按按序粘貼貼整理、標上頁頁碼，附附在此目目錄后面面，粘上上件皮后后裝訂成成件。 立卷卷每個單單位一年年立1卷卷，將單單位當年年發生的的變更業業務件合合并成一一卷,面面上附卷卷皮（見見附件33-4）卷皮上上應當注注明發生生業務變變更的單單位名稱稱、單位位賬號（即即編號）、歸集業業務類專專用的案案卷號、產生案案卷年度度、案卷卷所包含含頁碼、件數等等要素。如一個個單位當當年發生生的變更更業務較較多，收收存的資資料裝訂訂1件太太厚，可可分訂幾幾件，并并按序在在案卷號號后面編編上件號號，如件件皮中案案卷號為為5-22，即此此件是案案卷號為為5號的的繳存單單位當年年發生的的第2件件歸集檔檔案。五

35、、歸集集類檔案案的系統統錄入進入“檔檔案管理理系統-業務類類-歸集集資料管管理”窗口，見見下圖（下下圖為兩兩窗口重重疊）：錄入：點擊外外窗口上上方“增加”欄，跳跳出“歸集資資料增加加”框，輸輸入“年度”及“單位編編號”，回車車，跳出出內窗口口的“住房公公積金歸歸集業務務案卷目目錄”，系統統已根據據單位編編號自動動產生“分類號號”、“案卷號號”、“單位名名稱”、“年度”、“期限”及備注注欄目中中的“單位編編號”等信息息。操作作員則需需根據件件皮注明明的件號號，在右右上方“累計件件號”中輸入入最終件件號，并并輸入該該卷的“頁數”、存放放“柜號”（也可可批量歸歸檔）后后回車結結束。 打印印：當一一年

36、中所所有歸集集資料全全部輸入入完成后后，點擊擊“全選”、“打印”后，打打印當年年案卷目目錄，見見下圖。 查查詢與修修改：點點擊“單位歸歸集資料料”窗口右右上方，輸輸入需查查詢檔案案的“年度”或“案卷號號”或“單位編編號”，回車車，即可可顯示需需要查詢詢的檔案案，根據據存放柜柜號查找找實物；如需修修改，則則根據修修改內容容選中后后，點擊擊上方“修改”，完成成需要修修改的內內容，回回車保存存。案卷號號查詢：按歸集集檔案保保管要求求，系統統自動產產生每個個單位的的案卷號號（根據據單位編編號按順順產生），需需要了解解單位案案卷號，可可進入“單位歸歸集資料料”窗口，點點擊右上上方“單位案案卷號”，輸入入

37、單位編編號，系系統即跳跳出該單單位的案案卷號、檔案存存放柜號號（需提提前確定定后輸入入）、單單位人數數等信息息。六、注意意事項將歸集資資料按單單位整理理裝訂成成卷，以以單位建建檔案盒盒保管是是公積金金中心業業務檔案案管理的的重點改改革之一一，工作作量大，專專業性強強，應注注意并重重視以下下事項： 檔案案盒與存存放柜的的確定。按檔案案局要求求，應當當根據案案卷號事事先編制制開戶單單位檔案案盒，原原則上要要求一個個單位編編放1個個檔案盒盒，考慮慮到公積積金中心心檔案柜柜較少，難難于放置置幾千個個單位檔檔案盒，加加上大部部分繳存存單位每每年發生生的變更更業務較較少，容容易造成成檔案盒盒空置，因因此可

38、根根據單位位規模，采采用1個個或多個個單位合合并放置置，將幾幾個規模模較少單單位的歸歸集資料料按序放放在同一一檔案盒盒中，在在盒面上上表明單單位編號號從號號-號號，案卷卷號從號-號號，即可可節約存存放面積積還便于于尋找。開始放放置時，每每個檔案案柜中留留有一定定空間，便便于今后后增加檔檔案盒。 進行行科學有有序的分分類整理理。調整整歸集檔檔案的裝裝訂方式式后，做做好整理理與裝訂訂工作很很重要。從理論論上講，包包括單位位年度調調整繳存存額在內內，一年年中所有有單位都都會產生生資料需需要歸檔檔，要求求檔案人人員先按按年將歸歸集類資資料按單單位整理理，對收收存的不不到A44面積的的資料還還應粘貼貼在

39、A44白紙上上（可兩兩張粘在在一張白白紙上，但但頁碼分分別編），再再按內容容分別不不同的三三個宗件件，填寫寫“件內目目錄”，附上上件皮，進進行裝訂訂。裝訂訂可根據據每件的的頁數選選擇兩種種方式：一是參參照文書書類裝訂訂，用縫縫紉機縫縫好后粘粘上件皮皮，此方方法適用用于頁數數少的宗宗件；二二是采用用“三孔一一線”法裝訂訂，此方方法適用用于頁數數較多的的宗件。第四章 業務務類-貸貸款類檔檔案管理理貸款類檔檔案是指指公積金金中心在在開展公公積金個個人住房房貸款業業務中形形成的紙紙質材料料，根據據收存對對象不同同，貸款款檔案分分為個人人貸款檔檔案、樓樓盤管理理檔案和和個人貸貸款貼息息檔案三三塊。一、個

40、人人貸款檔檔案管理理個人貸款款檔案是是公積金金中心重重要的業業務檔案案之一，也也是貸后后風險管管理中不不可缺少少的重要要依據，個個人住房房貸款檔檔案又分分普通檔檔案和重重要檔案案（僅指指收存的的房屋屋他項權權證及及貸款款綜合保保險單正正本）。 個人人貸款資資料的收收存范圍圍個人貸款款資料分分初次收收存和再再次收存存兩部分分，初次次收存是是指在貸貸款受理理、發放放時產生生的資料料，窗口口受理人人員在受受理貸款款業務時時，需按按規定收收存借款款人提供供的資料料和貸款款辦理過過程中產產生的資資料，裝裝入一般般檔案袋袋中保管管；再次次收存是是指在貸貸后管理理期間不不斷產生生的資料料，包括括借款人人在貸

41、款款期間發發生提前前部分還還貸或其其他需要要變更借借款合同同等行為為，需要要收存用用于證明明借款合合同發生生變更或或補充行行為所產產生的資資料等，根根據住住房公積積金個人人住房貸貸款管理理實施細細則規規定，具具體收存存范圍如如下。在受理理公積金金貸款時時應當收收存的資資料 個人人資料：借款申申請人及及配偶的的身份證證明、戶戶籍證明明和婚姻姻證明復復印件，以以共有產產權住房房申請貸貸款的，加加收共有有產權人人及配偶偶的身份份證明、戶籍證證明（如如不能證證明親屬屬關系的的，加收收親屬關關系證明明）和婚婚姻證明明復印件件。證明發發生購、建房行行為，根根據不同同行為收收存不同同資料。 購商商品房貸貸款

42、：經經房地產產管理部部門備案案的（已已取消備備案的縣縣區除外外）商品品房銷售售合同原原件、不不低于規規定比例例的首付付款稅務務憑證復復印件。購二手房房貸款：房屋評評估單原原件（已已實行未未經評估估即可納納稅的縣縣區除外外）和經經房地產產管理部部門登記記（不實實行登記記的縣區區除外）的的二手房房買賣合合同原件件、契稅稅證及土土地使用用權證復復印件。自建、翻建或或大修住住房貸款款：房屋屋評估單單原件、有關部部門同意意建造、翻建或或大修房房屋的批批準文件件、房屋屋所有權權證和土土地使用用權證復復印件。購拆遷遷安置房房貸款：拆遷安安置協議議、不低低于規定定比例的的首付款款有效憑憑證。轉公積積金貸款款收

43、存：貸款所所購房屋屋所有權權證、房房屋契稅稅證、土土地使用用權證復復印件，銀銀行個人人住房借借款合同同（包括括抵押合合同）、銀行提提供的申申請轉貸貸日前一一年的還還貸記錄錄。 受受理貸款款申請時時收存：公積積金貸款款申請審審批表、借款款合同、面談談記錄；二手房房貸款的的，加收收買賣雙雙方在貸貸款受理理現場簽簽訂的買買賣雙方方付款協協議書；置換貸貸款的，加加收借款款人、開開發商、銀行與與中心簽簽訂的置置換貸款款協議書書；以以共有產產權房貸貸款的，加加收產產權份額額劃分及及持證人人聲明；未婚的的，加收收未婚婚聲明書書；未未再婚的的，加收收未再再婚聲明明書；組合貸貸款的，加加收組組合貸款款聯系函函。

44、貸款發發放時應應當收存存的資料料委托轉轉賬扣款款授權書書，期期房貸款款的，收收存借款款人、開開發商與與中心簽簽訂的貸貸款保證證合同；組合貸貸款的，加加收組組合貸款款確認函函。重要憑憑證的收收存房屋他項項權證（現現房與二二手房在在貸款發發放時收收存、期期房在房房屋竣工工3至66個月內內收存）、貸款綜綜合保險險單（由由個人自自愿購買買）。提前還還貸時應應當收存存的資料料提前歸歸還住房房公積金金貸款申申請審批批表、借款款補充合合同、借款人人婚前購購房貸款款，配偶偶首次提提取沖還還部分貸貸款時，收收存婚姻姻證明、配偶身身份證復復印件。借款合合同變更更時應當當收存的的資料個人住住房貸款款變更申申請審批批

45、表、借款款變更合合同、用于證證實借款款變更原原因的證證明復印印件。貸后管管理中可可能收存存的資料料發生貸款款逾期的的，收存存貸款款催收通通知書、貸款催催收調查查記錄；處置逾逾期貸款款的，收收存司法法訴訟中中產生的的法律文文本及其其他需要要收存的的資料。還清貸貸款時應應當收存存的資料料提前歸歸還住房房公積金金貸款申申請審批批表、銀行出出具的貸貸款還清清證明、檔案室室出具的的同意意撤銷貸貸款抵押押登記證證明。 注注意事項項受理人人員應當當根據不不同的購購、建、修住房房的貸款款業務收收存上述述資料。除商商品房購購房合同同、房房屋買賣賣評估單單外，其其他要求求借款人人提供的的資料均均為復印印件，受受理

46、人員員應當在在與原件件核對無無誤的情情況下，在在收存的的復印件件上加蓋蓋與原原件核對對無誤印印章，確確保收存存資料的的真實性性。個人貸貸款資料料的保管管與移交交個人貸款款資料需需分別普普通資料料和重要要資料采采取不同同的保管管和移交交方式。普通資料料的保管管與移交交。受理理人員在在收件時時應當將將收存的的資料裝裝入一般般檔案袋袋內保管管，為便便于尋找找，貸款款放發前前可根據據受理時時間、劃劃款銀行行等因素素排列保保管；劃劃款后可可根據劃劃款時間間或借款款合同編編號按序序排列保保管。業業務窗口口要重視視個人貸貸款普通通資料的的收存與與保管，資資料需放放置在能能夠加鎖鎖的柜子子或抽屜屜中，確確定專

47、人人（即兼兼職檔案案員）負負責保管管，責任任到人，防防止貸款款資料遺遺失。為防范貸貸款風險險，個人人貸款普普通資料料原則上上實行“一月一一交”，即在在下月初初，窗口口兼職檔檔案員編編制移移交清冊冊，連連同實物物一起交交檔案室室，檔案案室專管管員在清清點實物物無誤的的基礎上上，雙方方簽字認認可。重要檔檔案的保保管與移移交。重重要檔案案的保管管與移交交應當視視同現金金管理，抵抵押權證證分兩種種方式收收存與移移交。現房貸貸款抵押押權證。現房貸貸款抵押押權證（包包括二手手房）由由窗口結結算人員員在劃款款前收存存，結算算人員應應當先收收存抵押押權證后后辦理劃劃款手續續，即時時將抵押押權證號號碼輸入入貸款

48、款管理系系統-個個人貸款款信息中中，下班班前編制制重要要憑證移移交清冊冊，連連同抵押押權證一一起移交交到檔案案室，重重要檔案案專管員員清點、核對抵抵押權證證，移交交雙方在在清冊上上簽字。期房貸款款抵押權權證。對對期房貸貸款抵押押權證，采采取由經經審核的的售房單單位提供供貸款擔擔保，先先發放貸貸款后收收存抵押押權證，按按規定，期期房貸款款抵押權權證需在在購房合合同注明明的房屋屋竣工33個月后后分批收收存入庫庫（即收收到一批批即時移移交，收收存期房房抵押權權證管理理制度另另訂）。負責期期房抵押押權證收收存的工工作人員員應當及及時將收收到的抵抵押權證證號碼輸輸入系統統的個人人貸款信信息，并并編制重重

49、要憑證證移交清清冊，連連同抵押押權證一一起移交交檔案室室，重要要檔案專專管員清清點、核核對抵押押權證，移移交雙方方在清冊冊上簽字字。 重要要檔案的的復核為確保重重要檔案案收存及及系統信信息的錄錄入無誤誤，重要要檔案專專管員負負有對收收到的重重要檔案案進行系系統復核核的責任任。專管員通通過“檔案管管理系統統-業務務類-貸貸款資料料管理-個人貸貸款資料料歸檔”進行核核對，見見下圖（下下圖為兩兩窗口重重疊）：系統操操作：在在外窗口口的右方方輸入借借款合同同編號，系系統顯示示該借款款人基本本情況，點點擊外窗窗口上方方的“核對”欄目，跳跳出內窗窗口，檔檔案專管管員根據據收到的的房屋屋他項權權證所所載明的

50、的“抵押人人姓名”、“房屋他他項權證證編號”、“借款合合同編號號”等信息息與系統統內信息息進行核核對，無無誤后，點點擊“核對”回車，系系統即可可顯示已已核對，表表明收存存的重要要檔案已已經檔案案專管員員核對。重要提提示：重重要檔案案核對是是對收存存的貸款款抵押資資產的復復核，特特別重要要，專管管員必須須在收到到重要檔檔案的當當天或次次日上午午完成系系統核對對工作。如在核核對中發發現窗口口人員輸輸入信息息有誤，應應立即發發出重重要檔案案信息更更正單(見附件件4-11)，交交貸款業業務人員員進行系系統信息息更正，更更正后及及時將更更正單返返回檔案案室，檔檔案專管管員再次次進行系系統復核核，直至至準

51、確。普通貸貸款檔案案整理填制住住房公積積金個人人貸款卷卷內目錄錄（見見附件44-2）此卷內目目錄所標標明內容容為貸款款發放時時應當收收存的資資料，需需根據目目錄注明明內容順順序進行行整理、對小于于16KK紙型的的資料應應當粘貼貼在166K紙上上，并編編上頁碼碼，放置置在檔案案袋內。貸款期期間產生生的檔案案需及時時放入袋袋內，并并按序添添加到卷卷內目錄錄中，如如卷內目目錄不夠夠填寫時時，需增增加空白白目錄。實行專專用檔案案袋保管管因個人貸貸款期限限較長，一一般在55年-330年之之間，在在漫長的的貸款期期間，會會因調整整貸款利利率、部部分提前前還貸或或可能產產生的逾逾期貸款款處理等等原因，事事后

52、增加加資料較較多，經經市檔案案局同意意，改變變原來先先采用“三孔一一線”裝訂，后后期增加加時再拆拆開重訂訂，反復復多次的的做法，采采取將每每筆貸款款產生的的檔案先先根據個個人住房房公積金金貸款卷卷內目錄錄所列列內容按按序整理理、并加加蓋頁碼碼章，裝裝入專用用的貸款款檔案袋袋內（見見附件44-3），在在袋面填填寫借款款合同編編號、借借款人姓姓名、案案卷號等等內容，再再將多個個檔案袋袋放入專專用檔案案盒內保保存。重要檔檔案的整整理重要檔案案同樣按按每筆貸貸款裝11個專用用的重要要檔案袋袋保管，檔檔案專管管員收到到重要檔檔案，先先完成系系統復核核，將重重要檔案案裝入特特制的重重要憑證證檔案袋袋（見附

53、附件4-4）內內，并在在袋面填填寫借款款合同編編號、抵抵押人姓姓名、抵抵押權證證編號等等內容，再再將多個個檔案袋袋放入專專用檔案案盒內保保存。個人貸貸款檔案案的立卷卷為加強貸貸款檔案案管理，采采取每筆筆貸款檔檔案“編制11個案卷卷號、放放置2個個庫房”的方式式，即11筆貸款款的普通通檔案與與重要檔檔案同為為1個案案卷號，普普通檔案案放置在在普通庫庫房內，重重要憑證證放置在在重要庫庫房內。因重要憑憑證采取取即時入入庫，一一般情況況下，其其入庫時時間均早早于普通通貸款檔檔案，因因此，重重要檔案案在入庫庫時先不不要編制制案卷號號，以借借款合同同編號按按序放置置，待普普通貸款款檔案整整理并編編制案卷卷

54、號后，再再對重要要檔案的的案卷號號進行補補編。系統操操作進入“檔檔案管理理-業務務類-貸貸款資料料管理-個人貸貸款資料料歸檔”窗口，此此外窗口口的主要要功能為為“普通柜柜號輸入入”、“貸款信信息輸入入”、“重要柜柜號輸入入”、“保存并并歸檔”等。（以以下為兩兩個窗口口重疊）：進入系系統：在在外窗口口右上方方輸入借借款合同同編號，回回車，跳跳出“貸款資資料歸檔檔”內窗口口； 輸入入普通資資料信息息：先輸輸入確定定的“普通柜柜號”（如事事先不能能確定放放置的柜柜號，在在此可不不輸入，今今后啟動動“批量歸歸檔”功能，進進行集中中歸檔），系統自動跳出該檔案的“案卷號”，再輸入實際頁數；確定重重要柜號號

55、：如發發現系統統內已顯顯示他他項權證證號碼碼或保保險單號號碼的，證證明重要要檔案已已先入庫庫，即應應輸入確確定的“重要柜柜號”，如系系統中未未顯示他他項權證證號碼碼的，則則表示該該貸款為為期房貸貸款，抵抵押物尚尚未落實實，不能能輸入“重要柜柜號”，待以以后收到到時，經經核對后后再歸檔檔；系統歸歸檔：完完成輸入入后，點點擊“保存”，系統統會提示示先作“普通檔檔案保存存”，再作作“重要檔檔案保存存”，如沒沒有“他項權權證”號碼的的，系統統會提示示“須輸入入他項權權證號”，再作作重要資資料保存存。提示11：重要要檔案包包括他他項權證證及保保險單正正本，如如已收到到，系統統應當顯顯示兩份份資料的的號碼

56、，由由于以前前有些分分中心未未輸入過過保險險單正本本號碼碼，目前前只能以以他項項權證號號碼作為為進入“重要柜柜號”的依據，以以后如發發生貸款款保險業業務的，在在收存保保險單正正本時，需需輸入保保險單正正本編號號。提示2：為確保保抵押物物收存無無誤，從從使用新新系統起起，各檔檔案管理理部門需需對收存存的他他項權證證進行行系統核核對，必必須當“貸款資資料歸檔檔”外窗口口反映的的他項項權證號號旁顯示示（已核核對）后后方能歸歸檔，如如發現未未顯示（已已核對）的他項權證出現，應及時查找原因。提示3：檔案歸歸檔系統統對個人人貸款資資料的歸歸檔，設設計了“單件”與“批量”兩個功功能，此此內窗口口為“單件”資

57、料歸歸檔，即即在輸入入信息時時，每筆筆資料已已輸入確確定的存存放柜號號，經提提示，點點擊“歸檔”后即完完成每件件貸款資資料的歸歸檔，如如重要憑憑證未收收存入庫庫，可先先完成普普通資料料的歸檔檔處理。系統增增加“個人貸貸款管理理”功能。鑒鑒于個人人貸款檔檔案管理理的重要要性與特特殊性，在在系統開開發設計計時，除除設計了了“檔案資資料歸檔檔”模塊外外，另增增加了“個人貸貸款資料料管理”模塊進進行貸款款檔案的的后期管管理，此此模塊的的主要功功能包括括“批量歸歸檔”、“打印案案卷目錄錄”、“系統信信息修改改”、“系統信信息刪除除”、“搜索未未入庫的的他項權權證”等。（見見下圖）批量資資料歸檔檔：如在在

58、輸入貸貸款資料料時，無無法確定定要存放放的柜號號，可在在上一窗窗口中先先保存信信息，在在此窗口口中對已已輸信息息進行“批量歸歸檔”。即當當一年的的貸款資資料通過過“貸款資資料歸檔檔”窗口完完成輸入入后，進進入此窗窗口，在在“年度”欄目內內輸入已已輸入資資料年度度，窗口口即反映映當年已已存入的的全部個個人貸款款資料，點點擊“全選”再點擊擊“批量歸歸檔”，跳出出內窗口口（見上上圖），輸輸入已確確定的“普通柜柜號”或“重要柜柜號”，系統統可進行行批量歸歸檔。8.打印印案卷目目錄：當當完成資資料輸入入、歸檔檔后，可可打印案案卷目錄錄，進入入此外窗窗口，在在“年度”欄目內內輸入已已輸入資資料年度度，窗口

59、口即反映映當年已已存入的的全部個個人貸款款資料，占占擊“選中”再點擊擊“打印”，可完完成案卷卷目錄打打印。系統信信息修改改：指對對已輸入入的資料料內容進進行適當當改動，可可進入此此外模塊塊，在右右上方“搜索變變更信息息”中輸入入任意11個尋找找要素，外外窗口即即跳出需需要調用用的資料料，點擊擊“修改”，對調調出的資資料進行行修改。系統信信息刪除除：指對對已輸入入的資料料進行刪刪除，可可進入此此外窗口口，在右右上方“搜索變變更信息息”中輸入入任意11個尋找找要素，外外窗口即即跳出需需要調用用的資料料，點擊擊“刪除”，即可可完成。搜索未未收到他他項權證證：指對對已發放放貸款的的抵押物物進行跟跟蹤，

60、是是本模塊塊中的重重要功能能。見下下圖（下下圖為兩兩窗口重重疊）點擊外外窗口“搜索未未收他項項權證”，跳出出內窗口口，在內內窗口右右方輸入入搜索要要素（如如需搜索索1個樓樓盤未收收他項權權證，應應輸入該該樓盤編編號或樓樓盤名稱稱；如需需搜索單單個借款款人的他項權證證，應輸輸入該借借款人姓姓名或借借款合同同編號），內內窗口即即顯示搜搜索內容容，點擊擊“打印”，即可可完成。此功能能主要用用于與與與窗口核核對未收收存他項項權證，雖雖然貸款款窗口負負責期房房管理人人員也能能通過貸貸款管理理系統“搜索未收收他項權權證”，但與與此模塊塊功能不不同，此此模塊所所搜索到的的未收他他項權證證是指未未經過檔檔案部