1、把握時間管理技巧，提高工作效率認識時間障礙 分析如何運用時間掌握各種有效控制時間的工具訂出行動方案課程目標時間管理的錯誤觀念時間管理只是常識只要我把工作做好， 我的時間管理應該還不錯我在壓力下表現較好， 時間管理會令我失去我的優勢我有使用計事本和行事歷，這還不夠嗎？這個課程帶給大家最重要的訊息是.不是教給你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎樣可以不眠不休明白自己問題所在, 你們需要作出怎樣的決定, 及你可以做些什么和要做些什么認識時間障礙時間管理的障礙障礙一：我的時間安排的挺好，我是一 個有序的人障礙二：時間管理有什么用，計劃趕不上變化障礙三：時間掌握在別人手里障礙四：時間管理太麻煩障礙五：時

2、間管理各人有各人的習慣，我的習慣就這樣，不好改工作效率不高的的根源?缺乏明確的目標拖延缺乏優先順序想做的事情太多，而且有頭無尾缺乏條理與整潔不懂授權不會拒絕別人的請求倉促決策懶惰與心理消極行動緩慢做事拖拉 會議很長不速之客闖入 電話干擾 經常加班加點 窮于應付突發事件漫談、聊天 交待不清，事情做錯 不敢拍板，等指示 考慮事情過于復雜 管事必親躬 完美主義辦事 憑記憶辦事 主辦人員遲到分類分類人最容易掉進的時間陷阱工作欠目標， 優先次序不明確危機管理能力薄弱多項工作須同時進行自我組織問題外界騷擾無力拒絕要求不能有效授權拖延工作會議你是否有這樣的一些習慣工作效率低、辦事拖拉時間觀念差，工作時磨磨蹭

3、噌工作時眉毛胡子一把抓，經常找不到主次經常被電話、不速之客干擾上班時間不緊湊，晚上加班干什么事情都愿意管，認為自己很忙才好沒有目標、沒有計劃、人云亦云零碎時間都被隨意打發掉，不會利用零碎時間沒有時間安排表，由別人來安排不會休息、不會娛樂、沒有空閑要懂得管理自己，首先要認識自己要管理好自己嗎? 拋棄惡習, 引進新的工作方式和生活習慣 訂立目標妥善計劃分配時間權衡輕重權力下放自我約束持之以恒訂立計劃訂立計劃以掌握時間 運用企劃的概念- 擬定計劃 訂好長期目標, 以及的短期目標 根據目標的輕重, 安排優先次序 搞清楚個人活力周期表, 再根據最有效 的工作時間, 勾勒出“ 理想工作時間表” 以目標,

4、優先次序, 理想工作時間表表示這三塊積木為基礎, 想好一天的計劃 目標是行動的導航燈!為什么需要目標？哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調查：對象是一群智力、學歷、環境都差不多的年輕人，調查發現 ：27%的人沒有目標60目標模糊10有清晰但較短期的目標3有清晰且長期的目標為什么需要目標？25年后調查發現 ：27%的人沒有目標 60目標模糊 10有清晰但較短期的目標 3有清晰且長期的目標 為什么需要目標？社會的最底層，抱怨整個世界社社會的中下層面安穩地生活與工作成為各行業的專業人士成為社會各界的頂尖人士長期目標:個人目標- 是否有關于健康, 休閑和營養等的目標?事業目標長期的目標應該是可以鼓勵自

5、己和推動自己!短期目標項目計劃日常運作計劃每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目標應該是現實的!命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 沒 有 目 標一、明 確 的 目 標二、工 作 排 列 優 先 次 序你是怎樣編排時間計劃？一、年度計劃二、周計劃執行事項清單執行事項清單執行事項清單每天做每天同一時間做將優先次序寫下由最重要的事情寫下區分優先工作有多少做的總是緊急而不重要的？規劃做馬上做授權做放棄做營銷經理如何安排這一天邀請總經理共進午餐（1-1.5小時）處理積壓過多的公文（1-1.5小時）與業務經理討論上個月的業績情況（4 小時 ）處理急待回復的若干信件（1小時）瀏覽相關的行業雜志（0.

6、5小時）為下個月的業務會議準備口頭匯報（2小時）為客戶撰寫項目建議書（2-3天）回復總經理分派的工作（0.5小時）辭退小李，與其談話（15分鐘）參加公司下午兩點召開的主管會議，但議題不明（1小時）聆聽下屬關于項目進展情況的報告（0.5小時）13小時，如何安排？每人2分鐘的時間案例研討帕累托時間管理原則（80/20法則）在一堆任務中，20的任務起到80的作用。20/80時間管理法用80%的時間和精力照顧好能給你帶來80%的銷售額的20%的優質客戶；用80%的時間和精力學習能給你產生80%的效果的20%的最基本的理論和方法（成功者已證明的）；用20/80定律從你要做的一大堆事中選出最重要的事優先做

7、； 80/20法則80%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時間20%的時間來自花去重要的事情是找出什么是重要的事去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領域集中精力解決少數重要問題,而不是解決所有問題80/20法則理想的工作時間表1/ 要有正面的工作態度2/ 留意自己的表現曲線3/ 預留自己安靜的時間4./利用工作日志看看你的工作日志, 然后問自己:幾點開始目標? 能不能早點開始? 有沒有任何讓你分心,以致無法完成目標的事情?, 能不能早點開始? 你完全不受干擾的最長時段有多久? ( 不要把午飯也放進去)你最有效率和最沒有效率是什么時候? 你將當天的主要目標完成到什么程度? 你會照著

8、優先次序的書面計劃做事嗎? 你在適當的時間做適當的事嗎?你在怎么處理不應該做的事? 可不可以授權? 手邊的工作要如何做得更有成效, 更為簡化, 并減少細節? 你花的時間與你的優先次序是否相稱?以行動配合計劃將目標寫下來- 是什么目標? 要達致什么的成果? 行動 要做些什么? 次序 - 哪些應該先做/ 哪些為后? 訂下完成 日期及排列優先次序時間估計 每項的行動需要多長時間? 靈活性 有沒有預留時間給不可估計的突發事情時間表 甚么時候處理甚么事項？立 即 行 動 ! 1/改 變 你 的 習 慣 行為科學研究表明：一個人一天的行為只有5是屬于非習慣性的，而95的行為都是習慣性的。江山易改，本性難移

9、 !羅曼羅蘭名言：性情即命運 ! 立 即 行 動 ! 2/ 修 正 你 的 態 度 時光對有些人像張滿的風帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。怎樣可以增加你的生產力? 有效地利用時間是高效率的工作的基礎把時間用于重要的事情上，而不只是緊急的事情上要能夠區分什么是重要的，什么是緊急的結果而非方法是時間管理策略的重點有理由在必須說“不”的時候不感覺內疚時間管理的關鍵不在于是否懂得講師們所說優先排序之類的那些方法，而在于個人習慣的知覺與克服，即:個人事務的管理。1. 你的辦公桌你的工作環境是怎么樣? 有什么方法令你的辦公環境可以令你感到愉快和增加效率? 改善工作環境將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每

10、天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會作出反應的信件拋棄 利用文件夾來將不同的文件歸檔改善工作環境2. 歸檔所有的文件和書信應只分成三類: 馬上處理只作參考歸檔歸檔系統一些你需要今天馬上完成的事情 一些你需要這個星期完成的工作 一些你需要歸檔的文件 有空才閱讀的書本 需要傳閱的文件 一些文件需要等待資料完成3. 如何處理電話如果找不道要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴重性, 以確保對方回電打電話之前, 要把事情重點寫下來 要談比較復雜的事情, 可以先

11、將文件傳真給對方先看, 減少詳細解釋的時間備有有關文件 自設時限4. 處理會議每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點: 我是否一定要出席這個會議 會議之前應派發議程 說明開會的目的 如果你是主席, 你應 鼓勵發言和要求言之有物 , 要避免發言同事偏離主題 最好設定一個時限, 以方便各人安排工作5. 授權授權的定義和原因委派授權是一個向下級分配工作的過程, 它通常與一個經理的責任以及決策權利有關 委派授權可以幫助你節約時間的有力武器 委派授權可以增強一個經理的聰明才智 授 權 應 有 的 心 態 ? 把工作授權給下級, 應該存在一個給下屬發展的機會 它不是用來懲罰下級 不是讓經理擺脫自己不喜歡

12、做的事情授權的形態主要可以分成兩種形態： 下達指令 充分信任委派授權技巧預期的成果解釋所分配工作的重要性訂出需要的結果詢問下屬的意見及疑問應守的規則訂出下屬的權利范圍及規定達到完成工作限期的共識訂出跟進時間表肯定成就, 提高士氣如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應該做, 但有些人可以幫助你你可以做, 但如果其他人有機會也可以做其他人應該做, 但情況緊急時你可以幫他其他人必須做委派授權技巧解釋所分配工作的重要性訂出需要的結果訂出下屬的權利范圍及規定達到完成工作限期的共識詢問下屬的意見及疑問訂出跟進時間表肯定成就, 提高士氣6. 要懂得說不 說不應該是有禮貌 要給對方的清晰的解釋 給對方另外的選

13、擇和建議 7. 處理拖延心態為什么我們會拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做? 不喜歡去處理 個人情緒及健康問題 缺乏獎勵沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后改善拖延方法問題文件洗牌著手工作時間行動每次只處理一項工作- 即時去做- 交付下屬去做- 把工作分成若干部分- 訂出工作時間改善拖延方法建立自信 - 跟自己說 “ 我一定可以做到”設立目標找出與自己相關的地方- 對自己的好處儲蓄時間全力再戰自我獎勵設立完工期限時刻提醒自己事情的重要性有充分的準備, 才會把事情做好時間就是金錢我們可以怎樣贏得每一分秒? 利用交通時間 與運動同行 避開繁忙時間 車上觀察構思 車上看書出差外游 收集情報 計劃構想 寓工作于娛樂總結 希望你能夠: 看到自己的問題在那里 要改變生活的習慣和工作方式 訂立目標, 策略, 行動去應付每一個挑戰 在自己所能控制的情況下, 把握每分鐘