公文寫作與處理

李湘云一、什么是公文是一種具有法定效力和規范體式的文書，是機關依法行政和各企事業單位、社會團體進行公務活動的重要工具。二、公文的分類：法定性公文：

命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、函、會議記要、決議、指示、意見、公報、條例、規定。黨的機關公文國家行政機關公文處理依據中國共產黨機關公文處理條例國家行政機關公文處理辦法用紙規格16開型或A4型A4型種類14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要緊急程度文件：特急、加急電報：特急、加急、平急文件：特急、急件電報：特提、特急、加急、平急密級位置份號下方（首頁左上角）右上角成文日期無規定，多用阿拉伯數字漢字非法定性公文：規章、細則、簡報、計劃、調查報告、會議記錄、講話稿等。此件所選擇的文種為“計劃”此件所用文種為：“工作要點”。三、公文的行文關系下行文：上級向下級行文，如命令、批復、指示等

行文方式：逐級行文、多級行文。上行文：下級向上級行文，如請示、報告等。行文方式：逐級行文、不得越級行文。

平行文：不相隸屬的同級機關或部門之間的行文，如函。

注意：

1、部門行文規則：政府各部門可以相互行文；可以向下一級政府的相關部門行文；一般不得向下一級政府正式行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

3、請示的行文規則：一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。4、受雙重領導機關的行文：向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。四、公文的格式

眉首+主體+版記（一）眉首:（二）主體：

標題主送機關正文附件成文時間印章附注關于標題：公文標題中除法規、規章可加書名號外，一般不用標點符號.關于主送機關：受理機關、執行機關上行文：一般是一個主送機關；不報送領導個人。下行文：常為兩個或以上主送機關；有時直接使用泛稱。一些公布、通告性公文可以不標主送機關。關于正文：

開頭+主體+結尾開頭：制發文件的原因、目的、依據。

主體：闡述公文的具體事項。

結尾：套語式，也可沒有。

關于附件：1、在正文下空一行、左空2字標識“附件”，后標冒號和名稱。2、附件如有序號使用阿拉伯數碼（如：附件：1．×××××）。3、附件名稱后不加標點符號。4、附件應與公文正文一起裝訂。關于成文時間：1、以領導人簽發的時間為準。2、成文時間一般表明生效時間，文中標有生效時間除外。3、聯合行文成文時間以最后簽發機關領導人的簽發日期為準。4、標法：用漢字將年、月、日標全；零寫為“○”，如“二OO三年九月十六日”5、成文時間右空4個字。

關于印章：1、除會議紀要外，法定性公文都應加蓋印章。2、印章一定要與發文機關一致。3、單一機關制的公文在落款處往往不署發文機關名稱，只標識成文時間，加蓋印章。4、聯合行文印章有兩種情況：兩個印章：三個以上印章：（三）版記：

主題詞抄送機關印發機關和日期

關于主題詞：類別+類屬+文種公文格式：A4型公文用紙頁邊及版心尺寸天頭（上白邊）為：37mm±1mm訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm

烏市一中校發〔2008〕1號關于XXXXXXX市教育局：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX二○○八年三月二十五日版心主題詞：教育XXXX

烏魯木齊市第一中學辦公室2008年3月24日印發眉首主體版記紅色反線37mm

28mm烏市一中校發〔2008〕1號簽發人：XXX空2行標題小標宋體2號關于XXXXXXX請示市教育局：為了進一步提高學生的XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX仿宋3號空4mm正文仿宋三號空兩行空一行簽發人姓名用三號楷體三號仿宋小標宋體修改題：

××市政府文件

×政發〔2005年〕第11號

關于表彰市××廠實現“安全生產年”的通報

市各屬企業為了確保企業生產和人民生命財產的安全，我市××廠在2004年……。為此，市政府決定給予市××廠通報表揚，并獎勵3萬元……。市政府號召全市各企業學習市××廠的先進經驗……。特此通報。

主題詞：關于表彰通報

××市政府（印）二00五年五月五、公文正文的寫作模塊關于表彰袁漢輝同學和華師大附中等單位的決定各市、縣人民政府，省府直屬單位：袁漢輝同學在第34屆國際數學奧林匹克競賽中獲得金牌，為廣東省爭了光①。為表彰袁漢輝同學及華師大附中等單位的突出成績，為促進我省的數學奧林匹克競賽活動，培養青少年熱愛科學、勇于進取的精神②，省人民政府決定③：一、給予袁漢輝同學頒發獎狀和獎金一萬元。二、給予華師大附中和中山市教委頒發獎狀和獎金各五千元。三、給予省數學學會和廣東省數學奧林匹克業余學校頒發獎狀和獎金各五千元。④希望袁漢輝同學和受表彰的單位，戒驕戒躁，再接再厲，爭取更大成績。⑤廣東省人民政府（印）二OO三年八月十五日

公文正文的基本內容模塊一般來說有五個，即“依據”、“目的”、“文種承啟語”、“事項”、“要求”。在上例中，①所標的內容為依據；②所標的內容為目的；③所標的內容為文種承啟語；④所標的內容為事項；⑤所標的內容為要求。實際上也是三大塊：開頭（依據、目的或原因）、主體（事項、要求或希望）、結尾（可省略）

正文寫作的基本模塊：

依據→目的→文種承啟語→事項→要求開頭+正文+結語例：

根據省人民政府僑務辦公室、省統計局、省財政廳《關于××省首次僑情普查的通知》精神，為進一步做好我市僑務工作和對臺工作，把僑、臺工作重點轉移到為經濟建設服務上來，促進我市對外開放和外向型經濟的發展，擬在全市開展僑、臺情況普查工作。現將有關工作安排請示如下：一、××××××××××××××××。二、××××××××××××××××。三、××××××××××××××××。以上請示，當否，請批復。六、主要文種介紹（一）決定決定的寫法：

標題：一般為完全式標題

正文：原因（依據、由于）+經研究決定（為此，特作如下決定）：+內容（條款式）

結語：

總結（以上決定，要求各地區、各部門認真貫徹執行）（二）報告

報告是向上級匯報工作、反映情況、提出意見、報送資料使用的一種文種。屬上行文。1、工作報告：例：××省關于清理整頓公司工作的報告2、情況報告：例：鐵道部關于193次旅客快車發生重大顛覆事故的報告

3、建議報告：例：無錫市保密局關于加強全市保密工作建設的報告報告的寫法：標題：一般采用完全式標題正文：1、工作報告：（做了什么、怎么做的）

基本情況+主要成績（經驗體會）+存在問題+今后意見

基本情況：情況介紹。主要成績及經驗體會：結果和成績。概括出規律性的經驗。存在問題及原因：工作中存在的缺點及原因。今后意見：提出今后開展工作的建議。3、建議報告：開頭：本建議報告的依據。主體：具體闡述所提出的幾點建議，用條款式，逐條列出。結尾：“如無不妥，請批轉各地各部門執行”。

注意：不能在報告中夾帶請示事項（三）通知通知寫法：標題：可省發文機關。1、轉發通知中“關于”的使用問題例：

無錫市政府辦公室關于轉發市交通局關于在全市開展車輛超限超載治理工作的實施意見的通知→

無錫市政府辦公室轉發市交通局關于在全市開展車輛超限超載治理工作實施意見的通知正文:事由+承接句（特作如下通知）+事項（一句話式、條款式）

1、有些批轉通知可不寫事由，直接將某文件批轉。例：市各委、辦、局，市各直屬單位：市交通局等部門制定的《關于┅┅實施意見》已經市政府同意，現轉發給你們，請認真貫徹執行。無錫市人民政府年月日

關于在全市開展車輛超限超載治理工作的實施意見

……

注意：原文件附在后面，也是正文一個重要部分。

3、會議通知：原因+開會的有關事項（主辦單位、會議名稱、起止時間、地址、議事內容、參會人員、報到地點、所帶材料、經費）結語：特此通知。以上通知請認貫徹執行。本通知從下發之日起開始執行。注意：要一事一通知目的、事項表達一定要簡練、明確練習：根據公文內容擬寫標題：1、某市勞動和社會保障局為了加強對城鎮下崗失業人員的管理，進一步做好勞動就業工作，經市人民政府同意，決定對全市城鎮下崗失業人員統一進行登記，為此，行文告知全市各級勞動和社會保障部門及有關單位。××市勞動和社會保障局關于對全市城鎮下崗失業人員統一進行登記的通知（四）通報

是機關、企事業單位表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況時所使用的一種公文。1、重要情況通報：

××縣人民政府關于*條高速公路籌資工作的情況通報寫法：

1)敘述情況（是什么）2)原因分析（為什么）3)提出處理意見（怎么做）結語（希望要求）

改錯：

表彰通報

市××產業集團采取有力措施，切實貫徹《安全生產條例》，建立安全生產崗位責任制，實現全年生產無事故。成為市第一個安全生產年企業，為此，政府決定對××產業集團通報表彰。

××市政府2005年1月20日

問題：(1)標題不規范。應由事由和文種組成。(2)表彰事項不具體。文中只寫“對×產業集團通報表彰，具體獎什么未寫明。(3)未寫明產業集團是哪年實現安全生產年的，影響了本文的嚴肅性和真實性。(4)正文內容殘缺。應補寫上號召和要求。(5)標點不當。“事故”后的句號應改為逗號，以免割斷其內在緊密聯系。(6)發文機關應寫全稱并標明印章。(7)成文時間應用漢字書寫。改為：關于對市××產業集團實現安全生產年的表彰通報

市××產業集團采取有力措施，切實貫徹《安全生產條例》，建立安全生產崗位責任制，2004年實現全年生產無事故，成為我市第一個安全生產年優秀企業。為此，市政府決定對××產業集團給予通報表揚，并獎給錦旗一面，獎金××萬元。市政府號召全市各企業以××產業集團為榜樣，層層建立健全安全生產崗位責任制，扎扎實實抓好安全生產，爭創安全生產年企業，把我市安全生產推上一個新臺階。

××市人民政府（印）二OO五年一月二十日通知與通報的區別1、告知的內容不同。通知：告知的主要是工作的情況，以及共同遵守執行的事項。通報：告知正反面典型，或有關重要的精神或情況。

2、目的要求不同。通知：要求受文機關了解要辦什么事，該怎樣辦理，要求遵照執行。通報：主要是交流、了解情況，起教育宣傳作用。

3、表現方法不同。通知：主要是敘述，告知人們做什么，怎樣做，敘述具體。通報：兼用敘述、分析和議論，有較強的感情色彩。

4、其他。通知：事實尚未發生：通報：以事實作前提。通報事情的性質、范圍大于通知。（五）請示請示的寫法：標題：三部分或兩部分構成，不能寫成請示報告主送機關：只能有一個正文：請示緣由+請示事項+結語結語：以上請示，當否，請指示（批復）。以上請示，請予批準。要求：

1．一文一事。

2．單頭請示。一份請示，只送一個上級領導機關。3．不越級請示。4．不得抄送下級機關。請示與報告的不同之處：(1)行文目的上。請示重在呈請，報告重在呈報。(2)行文時間上。請示事前行文，報告事后或者工作過程中行文。(3)主送機關數量上。請示一個主送機關，報告可多個主送機關。(4)受文機關處理上。請示須及時批復，報告多屬閱件。(5)寫作側重點上。雖然都要陳述，請示重點是請示事項，而不是敘述請示原因，報告的重點在敘述、匯報工作情況，（六）函

函是平級機關或不相隸屬機關之間相互商恰工作、詢問和答復問題；向有關同級主管機關請求批準的公文。商恰函：詢問函：答復函：請批函：知照函：函的寫法標題：（發文機關）+事由+文種（請批函復函）關于擬錄用××××屆大中專畢業生的函關于批準錄用×××等××名同志為國家公務員的復函正文：開頭+商恰事項（答復事項）去函的開頭：根據上級精神敘述實際需要、疑惑或困難復函的開頭：引敘來文+收悉

引敘（來文日期、標題、發文字號）結尾：

請予支持請予復函特此復函專此函告修改練習：

××市第七變壓器廠抓緊歸還勞動服務公司借款的函市第七變壓器廠：你廠于二○○五年一月，從我廠借去資金三萬元，作為你廠勞動服務公司開辦費，當時雙方講好年內一定償還。目前已經是二○○六年一月了，我廠正在編制去年的財務決算，為使我們能及時搞好各類款項的清理結算，要求你廠務必將所借之款于二十日前歸還我廠，切不要一拖再拖，給我廠財務工作的順利進行帶來不應有的困難。此致敬禮！××市第一變壓器廠二○○六年一月十日（１）標題寫法不規范，而且用語強硬。（２）語言不夠謙和，這是函的大忌。比如此文中的“當時雙方講好年內一定償還”、“要求你廠務必……”、“切不要一拖再拖，給我廠……困難”等語，顯得過硬，咄咄逼人，不得體。（３）公函不寫“此致敬禮”、“順致敬意”、“祝君安康”等敬祝詞語。（4）文中的數字和日期表述錯誤，用阿拉伯數字。正文開頭不對。關于歸還勞動服務公司開辦費借款的函市第七變壓器廠：

貴廠2005年1月為籌集勞動服務公司開辦經費，曾從我廠借去資金3萬元，貴廠當時曾承諾在當年內歸還。目前，我廠正在編制去年的財務決算，為及時搞好各類款項的清理結賬，望貴廠能將所借款項于1月20日前歸還我廠。

××市第一變壓器廠

二OO六年一月十日（七）會議紀要用于記載和傳達會議情況和議定事項的法定公文。特點：1．內容的紀實性會議后期或會后根據會議記錄及各種會議材料整理而成。2．表述的紀要性只是對會議結果的擇要歸納。3．作用的受限性只對與會單位、與會人員有一定的約束力，有些重要會議，可以用決議、決定等公文發布，或以“通知”的附件下發。

標題：1、會議名稱+文種例：《農村愛國衛生經驗交流會紀要》

2、正標+副標例：以十六大精神為指導，開創農民就業工作新局面——××地區農民就業工作會議紀要正文：導言：即會議組成情況（時間、地點、出席人員、中心議題和議程等）。主體：主要精神（成果和議定的事項）（綜述式和分項式）

主體部分各段的開頭語可以使用：“會議認為”、“會議提出”、“與會者一致認為”、“會議決定”、“會議要求”、“會議希望”等。結語：（號召展望）可使用“會議號召”

關于協調解決沙面大街56號首層房屋使用權問題的會議紀要

xx年2月2日上午，市政府辦公廳xxx主任主持召開會議，協調解決沙面大街56號首層房屋使用權問題。參加會議的有省政府辦公廳交際處、市國土房管局、市外輪供應公司等有關部門的負責同志。

會議認為，沙面大街56號首層房屋使用權的問題，是在過去計劃經濟和行政決定下形成的歷史遺留問題。早幾年曾多次協調，雖有進展，但未有結果。最近，按照省、市領導同志“向前看”、“了卻這筆歷史舊賬”的批示精神，在辦公廳的協調下，雙方本著尊重歷史，面對現實，互諒互讓的原則，合情合理地提出解決這宗矛盾的方案。

經過協商、討論，雙方達成了一致的認識。會議決定如下事項：

一、

二、三、

四、會議強調，雙方在房屋使用權移交中要各自做好本單位干部群眾的工作，團結協作，增進友誼，保證移交工作順利進行。

XX市政府辦公廳

XX年X月X日注意：

1、重要的會議紀要常在標題下注明生效時間

2、會議紀要不用公章

（八）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。

作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理，多經上級批轉。（一個主送機關）作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。（多個主送機關）

作為平行文，提出的意見供對方參考。（九）計劃

是反映單位一定時期、一定工作安排打算的公文。標題：

單位+時間段+計劃內容+文種

例：

××市財政學校2004年招生工作計劃

××公司新職工培訓指導計劃

正文：前言+三要素

前言：為什么（做計劃）

計劃“三要素”

①做什么（目標）②怎么做（措施）③做得如何（要求）公文結構層次序數：第1層為“一、”，第2層為“（一）”，第3層為“1.”第4層為“（1）”（十）總結總結是單位、部門或個人對前一段的實踐活動進行回顧、檢查、分析和研究，從中找出經驗教訓和規律性的認識，以指導今后實踐而寫成的應用文書。即：已經做了什么，如何做的，做到了什么程度，今后怎么做。標題：1、公文式：××機關2005年度工作總結（綜合總結）2、文章式：股份制使企業走上成功之路（專題性總結）3、雙標題式：售后服務是企業的命根子——聯想陽光服務中心2005年度工作總結

正文：前言+主體前言：指導思想+取得的成績（概括性的）主體：①基本情況（完成的任務和取得的成績）②經驗體會③存在的問題（教訓和失誤）④今后工作打算（簡單）

團市委2005年工作總結一年來，團市委按照“服務青年、服務社會、服務大局”的總體工作思路，團結帶領廣大團員青年為我市三個文明建設而不懈努力。一、以經濟建設為中心，穩步推進青年創業工程。（略）二、以道德建設為重點，著力促進青年文明工程。（略）三、以奉獻社會為己任，廣泛實施青年服務工程。（略）四、以提高素質為核心，深入推進青年成才工程。（略）回顧一年來的工作實踐，我市共青團各項工作欣欣向榮，蓬勃發展。但我們的工作仍存在著許多的不足，在整合團的資源，服務青年方面，存在著整合力度不夠，配置效率不高，手段不多、渠道不多、方式方法創新不夠等等問題。明年我市共青團和青年工作的總體思路是：……團結帶領全市團員青年為推進“兩個率先”目標而努力。

述職報告的寫法與總結相似，不同的是它更突出個人的工作能力和成績，以及給自己工作的評價，從而給人深刻印象。計劃與總結的區別：1、計劃是在工作之前制定的；總結則是在工作到一定階段或計劃完成后進行的。2、計劃的內容是為完成一任務設想的步驟、方法和措施，重在敘述說明；總結則是對一定階段的工作做出的總分析、總評價，重在抽出有規律性的東西，做出理論概括。3、計劃所要回答的問題是做什么，怎樣做，做到什么程度；總結要回答的問題則是做了什么，做得怎樣，有何工作規律。（十一）調查報告

是帶著一定的目的，對一種情況、問題、經驗進行實地調查，從中找出規律，引出正確結論。社會情況的調查報告：總結經驗的調查報告：研究問題的調查報告：調查報告的寫法標題：①公文式：關于××廠轉換經營方式的調查②文章式：錦江集團的崛起③雙行式：同一地區的農村經濟為什么發展有快有慢——廊坊市郊區二百個村的調查正文：前言+主體前言：交待調查的目的、時間、地點、對象、范圍和方式。

主體：①調查得來情況（事實和數據）——是什么②分析原因和實質（靈魂部分）——為什么③意見（提出解決問題的方法）——怎么做（十二）講話稿

講話人在群眾集會或其它會議上所作講話的書面文字材料。它是公務活動中實用性很強的一種文體。

格式：標題+稱謂+正文

標題：①姓名（身份）+場合+主題+文種例：

××同志在市警校2004屆學員畢業典禮上的講話②雙標例：

加快少數民族地區發展把民族團結進步事業推向新世紀——朱镕基在中央民族工作會議閉幕時的講話稱謂：同志們各位代表先生們、女