1、 2020春辦公室管理期末復習簡答與設計題練習第一章練習題一、簡答題1.簡述辦公室的普遍含義。1.簡述辦公室的主要特點。2.談談你對辦公室人員應具備的職業素質中“善謀”的理解。二、設計題幾位領導同時布置任務怎么辦？ X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經濟工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關市場經濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領導幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設計一個合理的應

2、對之策。參考答案：一、簡答題1.參考答案：（1）辦公室是泛指一切機關、學校、企業等單位辦理行政性事務的辦公場所。（2）辦公室是機關企事業單位正常運行不可或缺的機構。（3）辦公室是組織內部辦文、辦公、辦事、辦會的主要平臺。2.參考答案：（1）輔助性 （2）綜合性 （3）服務性3.參考答案：（1）辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務；要“參”到點子上、“謀”到關鍵處、注重諫言技巧。（2）辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領導”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領導，于公于己都不利；三是出

3、“餿主意”，幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動局面。要避免以上誤區，就要求秘書人員用良好的職業道德規范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。二、設計題參考答案：（1）辦公室的一項基本職能是為領導（政務）服務，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應當承擔下來。（2）李助理接受任務后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協商，由他人完成楊副市長交辦的事項。（3）李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務。（4）他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字講一下。第二章練習題一、簡

4、答題1.簡述常用辦公設備使用規范。2.簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。二、設計題設計一份A4打印用紙庫存控制卡。庫存參考號為C3，最大庫存量為120令，最小庫存量為20令，再訂貨量為35令。一令為500頁。參考答案：一、簡答題：1.參考答案：(1)必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。(2)必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的。(3)注意安全，注意節電，注意衛生，注意定期保養，注意每次使用的極限。 (4)未經上司允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務。(5)辦公設備的使用環境溫度為5至3

5、5，相對濕度為20至85，過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設備5米左右有效影響距離。(6)如果不處于工作狀態，使用完畢應切斷電源。2.參考答案：（1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全。（2）儲藏需要的面積取決于單位的大小。（3）合理擺放。例如在柜中和儲藏室放置物品，必須清楚地加標簽，以迅速找到物品和表明新物品應放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等。（4）儲藏辦公用品應有良好的照明，以便容易找到。（5）辦公用品應保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環境中，將導致紙張不能正常的送入打印機或復印機中。二、設計題參考答案： 庫存參考號 C3項目 A4打印用紙 最大庫存量 120令 最小

6、庫存量 20令單位 令（1令=500頁） 再訂貨量 35令日期接收發放接收數量發票號供應商發放數量申請號個人/部門余額第三章練習題簡答題1.簡述調查研究的三個階段及其主要任務。2.簡述辦公室督查工作的方式。參考答案：簡答題1.參考答案： （1）準備階段，主要包括確定調研課題、成立調研小組、明確調研任務及要求。（2）實施階段，主要包括確定調查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調研成果。（3）完成階段，主要是撰寫調研報告。2.參考答案：（1）現場督查 （2）會議督查 （3）書面督查 （4）電話督查 （5）互聯網督查第四章練習題一、簡答題1.簡述辦公環境的含義并按照由遠及近的順序列舉環境類別。2

7、.簡述剪彩儀式需要準備的材料及其程序。3.簡述第三代時間管理的ABCD法則及其內容。二、設計題1.設計一份電話記錄表。2.設計一份開業典禮的籌備工作流程。3.設計一份新聞發布會的籌備流程。參考答案：一、簡答題1.參考答案：（1）辦公環境或稱辦公室環境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。（2）按照由遠及近的順序將辦公環境分為辦公活動社會環境、辦公活動職能環境和辦公活動工作環境。2.參考答案：（1）剪彩的準備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。（5分）（2）剪彩的程序：請來賓就位宣布儀式正式開始奏國歌進行發言進行剪彩進行參觀。（5分）3.參考答案：第三代時間優先級管理

8、，講求優先順序的觀念，即把要做的事情區分輕重緩急，又叫ABCD法則。A.重要且緊急必須立刻做。B.緊急但不重要（如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你，有人突然打電話請你吃飯等）只有在優先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。C.重要但不緊急（如學習、做計劃、與人談心、體檢等）只要是沒有第一類事的壓力，就應該將其當成緊急的事去做，不要拖延。D.既不緊急也不重要（如娛樂、消遣等）有閑工夫再說。二、設計題1.參考答案：電話記錄表來電人姓名： 單位部門： 職務： 電話號碼： 來電時間 年 月 日 時 分通話地點來電人地點： 受話人地點： 通話要點1. 2. 3. 結束時間 年 月 日 時 分處理要點1.

9、交由 進行處理2.請 盡快回電3.約定 再來電話記錄人2. 參考答案：開業典禮籌備工作的流程：開業典禮的輿論宣傳工作（可運用傳播媒介在報紙、電臺、電視臺廣泛發布廣告或在告示欄中張貼開業告示）要做好來賓邀請工作發放請柬現場的布置準備開幕詞、致答詞要做好接待服務工作要做好禮品饋贈工作擬定典禮程序做好各種物質的準備工作。3.參考答案： 主題的確定時間的選擇地點的確定人員的安排材料的準備發送請柬準備胸卡和名簽準備好視聽設備制定預算計劃。第五章練習題簡答題1.簡要回答公文寫作的五部曲。2.簡要回答起草請示的“五步棋”。參考答案：簡答題1.參考答案：第一步，領悟領導意圖：要求：準確、全面、提煉。增加“貼近

10、度”。第二步，站在領導角度考慮問題。第三步，把握常用思維方法：模式化思維；對象化思維；辯證思維；散點思維；求同存異思維。第四步，牢記擬寫公文要素及要求第五步，符合國家公文格式標準2.參考答案：（1）因為什么請示對于原因、目的的說明。（2）請示什么問題提出請示的主題內容。（3）怎樣解決問題提出解決問題的建議或方案。（4）請求上級回復結尾用語的使用。（5）有無附件需要說明根據需要確定附件的使用與否。第六章練習題一、簡答題1.簡述公文校對工作要求。2.簡述電子公文處理過程的五個環節。二、設計題設計一份歸檔文件目錄參考答案：一、簡答題1.參考答案：（1）校正、補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、

11、格式等；（2）解決統行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題；（3）進一步審核定稿中的疏漏，發現問題及時提交有關領導人或撰稿人處理；（4）需要使用標準校對符號；（5）對于重要的或者大量印制的公文，應實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯。2.參考答案：（1）創建 ：根據一定的規則建立電子公文。（2）辦理：通過計算機系統對電子公文進行收發、批閱等相關操作。 （3）交換 ：按始發者意圖進行跨系統的公文傳遞。 （4）歸檔 ：依據國家或本部門檔案管理規定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。 （5）銷毀 ：依據有關規定將電子公文從存儲介質上物理刪除。 二、設計題歸檔文件目錄參考答

12、案件號 責任者文號題名日期頁數備注第七章練習題一、簡答題1.衡量會議質量的會前主要標準有哪些？2.簡述會議的積極作用。3.簡述會務管理中對會務工作人員的要求。4.簡述制作會議證件的注意事項。二、設計題設計大型會議會中進程服務工作的主要環節。參考答案：一、簡答題1.參考答案：（1）會議是否確有召開的客觀必要性；（2）會議目的和會議風氣是否端正；（3）會議時機是否已經成熟；（4）會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位；（5）各項準備工作是否已經準備充分，包括軟件和硬件。2.參考答案：（1）交流信息，互通情報；（2）發揚民主，科學決策；（3）增強友誼，促進團結；（4）統一認識，協調行動；（5）帶動消

13、費，促進經濟。3. 參考答案：（1）會前的最后檢查（工作認真負責、細心、耐心）；（2）組織簽到和登記（任勞任怨，能連續作戰）；（3）做好聯絡協調（溝通協調能力強）；（4）會議記錄與保密（業務素質強，有原則）；（5）會議后勤保障（服從分配，具有協作意識）。4.參考答案：（1）重要的大中型會議，會議證件和姓名卡片要正規。內容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼（先生、女士、小姐等）、身份（職務、職稱等）、組織或公司的名稱。（2）重要的、具有保密性質的會議要在會議證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章。（3）會議證件的形式應反映出會議的內容，設計要盡量經濟實用、美觀大方。（4）大型會議應區分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務人員等不同身份參加者的會議證件的樣式。（5）應注意根據單位不同的文化理念設計會議證件和姓名卡片。二、設計題參