1、電子文件管理與歸檔暫行辦法為適應現代化辦公的要求，加強公司系統內網絡環境下電子文件、聲像文件（資料）的科學管理，更好地服務經濟發展，服務企業，防范各類風險，提高經濟效益，根據中華人民共和國檔案法和電子文件歸檔 與管理規范的有關規定，結合公司工作實際，制定如下暫行辦法。1. 有關規定具有保存價值的電子文件是公司檔案資料的一部分，必須納入歸檔范 圍，經過收集、鑒定和整理后移交歸檔至檔案管理部門保存并提供利用， 以維護公司檔案的齊全、完整和系統。電子文件歸檔和電子檔案管理以真 實、可靠、完整、可用為目標，貫徹全過程管理和統一管理的原則。（1）電子文件， 指在數字設備及環境中生成， 以數碼形式存儲于磁

2、帶、 磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡 上傳送的文件。（2）歸檔電子文件，指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文 件。（3）背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、 辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。（4）元數據，指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編 排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符 集等數據。5）邏輯歸檔，指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案室移交的過程。（6）物理歸檔，指把計算機網絡中的電子文件集中傳輸至獨立的或可 脫機保存的載

3、體（磁帶、磁盤、光盤等）上，向檔案室移交并由檔案室集 中管理的過程。2. 管理職責（1）檔案管理部門制定電子文件歸檔規章制度和標準規范，對本單位各部室在業務工作 中形成的電子文件接收歸檔，對電子檔案進行保管、統計、提供利用等管 理工作，定期對電子檔案進行真實可讀性檢查，對存在持續可讀風險的電 子檔案進行長期保存管理。公司檔案管理部門對所屬各單位電子文件歸檔和電子檔案管理工作進 行指導、監督和檢查。各單位檔案部門定期向公司檔案管理部門備份重要 文件電子檔案目錄。（2）信息化部門職責負責在業務系統規劃、設計、開發、實施、運維等過程中落實電子文 件歸檔要求，將電子文件歸檔要求在業務系統中予以實現。為

4、電子文件歸 檔及電子檔案管理提供信息技術支持。負責檔案信息化管理軟件系統的運 行維護。（3）各業務部室職責協助檔案管理部門編制本部室形成的電子文件歸檔范圍，負責本部室 形成的電子文件收集、整理并及時移交歸檔。3. 電子文件的歸檔范圍和保管期限電子文件的歸檔范圍應包括各業務活動中形成的各種結構化和非結構 化數據及以獨立文檔形式存在的具有保存價值的信息記錄，其來源包括但 不限于公司0A辦公自動化系統、財務管理系統等。應歸檔的不同類型的電子文件：（1）文本文件用文字處理技術形成的文字文件、表格文件等。（2）圖像文件采用掃描儀、 數碼相機等設備獲得的靜態圖像文件。（3）影像文件用數碼攝像機等視頻設備獲

5、得的動態圖像文件。（4）音頻文件用音頻電子設備獲得的文件。（ 5）圖形文件采用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的靜態圖 形。（6）文件媒體文件由計算機媒體技術制作的文件，其中包括前五 種信息類型中的兩種以上的信息形式。（7）程序文件公司組織開發的計算機應用程序軟件文件（數據庫 備份文件）。（8）其它應歸檔的重要電子文件。 電子檔案保管期限可參照企業文件材料檔案保管期限中的規定執行。綜合考慮電子檔案占用庫房等物理空間相對較少的特點，其保管期限可在 紙質檔案保管期限的基礎上適當延長。4. 電子文件的歸檔時間（1）0A平臺中流轉的電子公文辦理完畢后的第二年上半年歸檔。電子公文的打印文本隨紙質文件歸檔時

6、間完成2）業務系統形成電子文件歸檔時間可根據業務的特點、電子文件數量確定歸檔時間。形成數量少的電子文件歸檔時間可適當延長，但最長不 得超過一年；形成數量大的電子文件應將歸檔時間設置為季、月或周。5. 電子文件的歸檔要求（1） 選擇合適的電子文件存儲格式。電子公文建議使用 PDF格式，數 碼照片使用JPG格式，電子音視頻文件使用 WAV/MP、AVI/MPEG2格式，以 利于向電子檔案存儲格式轉換。（2）業務系統與檔案管理系統可實現銜接，業務系統中形成的電子文 件、可通過業務系統和檔案管理系統的接口實現邏輯歸檔。無系統接口的 數據，可進行物理歸檔（離線移交） ，即把電子文件集中下載到可脫機保存

7、的載體上，向檔案部門移交。特殊存儲格式需一并移交相應系統軟件，確 保電子檔案可讀。（ 3 ）電子文件在收集、歸檔傳遞的過程中必須安全可控，防止傳遞過 程中電子文件丟失、信息損失或發生非法篡改，以保證電子文件的真實性。1 ）提交歸檔的電子文件應屬于歸檔范圍并已辦理完畢。2）電子文件歸檔前應確定電子文件的原始性、真實性、完整性及有效 性，確定電子文件來源可靠。3）業務系統和檔案管理系統實現邏輯歸檔的，應確認電子文件在傳遞 過程中不會被非法截獲或篡改，在到達電子檔案管理系統后不會被非法篡 改、丟失、替換等。4）通過載體移交、拷貝、郵件發送等方式收集的，應通過現場多人監督等方式確保移交過程中電子文件不

8、被非法篡改。(4) 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應 在內容、相關說明及描述上保持一致。(5) 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等 拷貝件，必須制成紙質或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、 紙質版本或縮微品。(6) 把應歸檔的電子文件集中制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體 上，完成物理歸檔。(7) 歸檔電子文件載體可以為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫 光盤、硬磁盤等。禁用軟磁盤、 U盤作為歸檔電子文件保存載體。(8) 存儲歸檔電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編 號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件。(9) 將相應的電子文

9、件機讀目錄、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子 文件登記表。(10) 歸檔時要檢查歸檔電子文件載體有無劃痕、是否清潔；有無病 毒；核實歸檔電子文件的完整性和有效性；核實登記表、軟件、說明資料 等是否齊全。( 1 1 )歸檔電子文件移交手續驗收合格后，收集保管部室部門(人員) 在歸檔電子文件入庫登記表上簽字或蓋章。一式兩份，一份交歸檔電子文 件形成部室，一份由檔案室保存。6. 歸檔電子文件的整理編目1)同一全宗內的電子檔案按照“類別 -年度 -保管期限”分類整理2)關系密切的文書類電子檔案應排列在一起，電子文件號采用“類別年度-保管期限-機構-件號子件號”的方法標識，并確保編號的唯一 性。( 3)關

10、系密切的數碼照片應排列在一起，每張數碼照片應編寫文字說 明，包括時間、地點、人物、事由和拍攝者等要素。照片類電子檔案的電 子文件號采用“類別年度-保管期限-照片組號張號”的方法標識，并 確保編號的唯一性。7. 歸檔電子文件的保管歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。歸檔電子文件的單片載體應裝盒，豎立存放，避免擠壓。歸檔電子文件的載體應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。 當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措 施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存 儲于能夠脫機保存的載體上。歸檔電子文件的形成單位和檔案室每年應對電子文件的讀取及處理設 備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設 備的兼容性，如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保 留時間不得少于 3 年。期滿后，廢棄的載體做好銷毀工作，防止資料外泄。對歸檔電子文件磁性載體每滿 2 年，光盤每滿 4 年進行一次抽樣機讀 檢驗，抽樣率不低于 10%，如發現問題應及時采取措施。對磁性載體上的歸檔電子文件，每 4 年應轉存一次。原載體同時保留 時間不少于 4 年。期滿后，廢棄的載體做好銷毀工作，防止資料外泄8. 歸檔電子文件的利用電子文件的使用參照紙質文件的管理要求，