1、中鐵二院昆明公司EPC總承包項目工程協(xié)調(diào)溝通管理辦法為了加強EPC總承包項目工程的信息溝通、通暢，確保在施工過程中對工程進度、安全、質(zhì)量、環(huán)保、水保及對設(shè)計單位、上級單位與主管部門、地方政府的信息暢通，依據(jù)中鐵二院工程集團有限責(zé)任公司國內(nèi)工程總承包項目溝通與信息管理辦法（2017年10月）,結(jié)合公司總承包項目工程的實際情況，特制定本辦法，請參建各單位認(rèn)真遵照執(zhí)行。中鐵二院昆明公司EPC總承包工程項目部2019年10月14日第一章項目組織協(xié)調(diào)的原則與方法第一條項目溝通協(xié)調(diào)的原則項目管理小組的溝通協(xié)調(diào)管理是對項目中存在的所有活動及力量進行聯(lián)結(jié)、聯(lián)合、調(diào)和的工作。溝通協(xié)調(diào)是管理機構(gòu)管理工作的重要方面

2、，做好溝通協(xié)調(diào)管理工作應(yīng)有系統(tǒng)觀念和風(fēng)險意識，加強信息管理，不斷總結(jié)溝通協(xié)調(diào)技巧。項目管理小組做好溝通協(xié)調(diào)工作首先應(yīng)科學(xué)設(shè)置好溝通協(xié)調(diào)控制點，以預(yù)先設(shè)定的方法對有關(guān)問題進行溝通和協(xié)調(diào)。（一）完善工程項目的計劃系統(tǒng)計劃是做好溝通協(xié)調(diào)管理的基本保證。計劃的內(nèi)容主要有工期、投資（或成本）和資源三個方面，計劃與各方面的協(xié)調(diào)關(guān)系有：各級計劃之間的協(xié)調(diào)；計劃上與設(shè)計、下與控制手段之間的協(xié)調(diào)；各種內(nèi)容計劃之間的協(xié)調(diào)，如資金、材料、人力、設(shè)備以及批文的協(xié)調(diào)等。（二）掌握項目運行的節(jié)奏對于新的專業(yè)技術(shù)應(yīng)用，物資采購初期等，工程項目管理小組應(yīng)有“試驗”“檢測”的意識，應(yīng)適度控制有關(guān)工程的進度。這是基于系統(tǒng)以及風(fēng)險

3、認(rèn)識的考慮。在取得一定數(shù)據(jù)或根據(jù)后上報。（三）重復(fù)或多次保險的方法基于對風(fēng)險的認(rèn)識，對于特別重要的工作，應(yīng)在組織、技術(shù)等方面進行重復(fù)或多次保險。如多級審核，對重要參數(shù)的多次確認(rèn)等。如在物資采購、訂制中，在與供應(yīng)商簽訂合同，對方采購原材料、正式加工等各階段前，對要求提供的物資數(shù)量、規(guī)格進行多次確認(rèn)生效下，就給偶然的錯誤及可能的變更留下余地（四）避免管理中的“責(zé)任環(huán)”基于對風(fēng)險的認(rèn)識，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量避免在管理中出現(xiàn)“責(zé)任環(huán)”，即項目組織成員之間的相互責(zé)任關(guān)系形成環(huán)路的情況。（五）把握溝通協(xié)調(diào)文件中的“責(zé)任尺度”項目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)有關(guān)責(zé)任的分權(quán)性原則，對各種工作選擇合理與適當(dāng)?shù)奈募问竭M行協(xié)調(diào)。除了

4、合同條款外，可將協(xié)調(diào)文件按責(zé)任大小做如下排序：單獨設(shè)計或者提供參數(shù)，以及會議記錄的整理方，承擔(dān)全部責(zé)任；共同簽署類，如共同設(shè)計、會簽等，各方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；通知、會議記錄的接收方，承擔(dān)有條件責(zé)任：即使根據(jù)合同接收文件一定期限內(nèi)不提出異議，可視為認(rèn)可。（六）避免“跨合同”管理合同關(guān)系是溝通協(xié)調(diào)的最基本依據(jù)。基于對風(fēng)險的考慮，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量避免自己“跨合同”管理行為。嚴(yán)防因“跨合同”管理而造成“責(zé)任環(huán)”。（七）對合同風(fēng)險的全面控制項目負(fù)責(zé)人對合同風(fēng)險應(yīng)做全面的評估與控制。例如合同中關(guān)于工期的獎懲條款（包括設(shè)備供應(yīng)商供貨期限）其設(shè)置的目的在于對方的違約不致使項目總工期以及項目總體效益受到影響。（八）

5、發(fā)揮“信息中心”的職能項目負(fù)責(zé)人對信息的輸入、輸出、處理和存儲的管理，應(yīng)做到程序化、制度化。為使項目參與者在項目起始就清楚應(yīng)從何處取得信息，清楚組織內(nèi)由誰負(fù)責(zé)信息的處理和存儲，清楚誰需要自己提供信息和控制點。第二章組織協(xié)調(diào)的方法第二條項目管理協(xié)調(diào)的主要方法：召開會議項目負(fù)責(zé)人和工程項目各部門之間除了正式和非正式會談外，為保證溝通的連續(xù)性并為以后作好記錄，應(yīng)在合同的執(zhí)行全過程中舉行經(jīng)常性的正式會議。可計劃在任何時間召開會議，以解決問題。重要會議應(yīng)定期舉行，并在合同開始后確定。主要會議如下：（一）項目啟動會主持：項目負(fù)責(zé)人（建設(shè)單位）。與會：工程部、市場部、安質(zhì)部、試驗室、業(yè)務(wù)部門、分包單位、材料

6、設(shè)備供應(yīng)單位。內(nèi)容：項目情況介紹；項目編號確認(rèn)；澄清項目中可能存在的問題；協(xié)調(diào)各方。（二）周例會（月度例會）時間：（每周五（每月）下午16點）。主持：項目負(fù)責(zé)人。與會單位：項目各部門。內(nèi)容：工程進度說明；采購進度情況說明；包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題、定期進度審查議題和業(yè)務(wù)部門/承包單位協(xié)調(diào)議題等。（三）質(zhì)量控制和審查會議（定期或不定期）主要議題是針對工程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進行討論，根據(jù)施工規(guī)范、驗收標(biāo)準(zhǔn)，提出解決的方案；對業(yè)務(wù)部門/承包單位提交的施工方案進行審查批準(zhǔn)。（四）業(yè)務(wù)部門/承包單位協(xié)調(diào)會（不定期）承包單位協(xié)調(diào)會議將按要求安排，以討論需要承包單位協(xié)調(diào)的問題。（五）定期進度審

7、查（每周）該會議將著重討論并解決業(yè)務(wù)部門/承包單位施工過程面臨的問題，審查承包單位的工作，評估工作進度和計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)各方的活動。通常這些會議要求用最小的投入獲得最大的產(chǎn)出。（六）安全會議主要議題是針對施工中發(fā)現(xiàn)的安全問題提出警示，要求相關(guān)部門及時做出改進。（七）特殊會議（不定期）特殊會議將按要求安排，以討論非正常問題等。視問題的性質(zhì)確定參加人員，會議形成紀(jì)要或報告歸檔。（八）合同收尾會議（不確定時間）當(dāng)合同工作完成或其后不久，項目負(fù)責(zé)人及其他項目各部門負(fù)責(zé)人和承包單位應(yīng)舉行合同收尾會議。此會議的目的是對所有遺留問題，如合同變更、最終支付數(shù)額等達(dá)成協(xié)議。（九）其他會議可能需要召開的與工程相關(guān)的

8、會議（如與當(dāng)?shù)卣毮軝C關(guān)舉行的協(xié)調(diào)會議、設(shè)計交底會等）（不確定時間）。通常會議將安排在現(xiàn)場，但是，如需要承包單位應(yīng)參加在其它地點召開的會議。業(yè)務(wù)部門/承包單位出席各類工程會議的代表必須是承包單位項目經(jīng)理或其授權(quán)的相關(guān)人員。（十）會議紀(jì)要項目負(fù)責(zé)人將為上述所有會議準(zhǔn)備會議紀(jì)要。會議紀(jì)要將記錄會中所有重要議題并盡快送項目施工單位確認(rèn)。項目施工單位確認(rèn)后將被正式印發(fā)。第三條文檔控制的方法項目負(fù)責(zé)人和工程項目各部門之間除了會談、會議外，為保證溝通的連續(xù)性和易評估性，應(yīng)在合同的執(zhí)行全過程中用文檔作為輸出作為控制項目的一種方法。主要以項目推進計劃、周報、總結(jié)、問題清單等信息資料為媒介，以合理規(guī)范推進項目

9、進程。主要文檔輸出如下：（一）項目推進計劃：（項目啟動階段輸出）。主持：項目負(fù)責(zé)人。內(nèi)容：項目開始及結(jié)束時間確定；項目各階段任務(wù)確定；項目合作方式確定；項目可能存在的問題澄清；解決問題的方式確定；項目各階段各部門輸出文件確定。（二）項目周報：（每周五下午3點輸出）。主持：項目負(fù)責(zé)人。內(nèi)容：對上周安全、質(zhì)量、進度方面、上周采購進度、上周工程其他問題、上周業(yè)務(wù)方面（項目承擔(dān)情況；項目承擔(dān)情況）、風(fēng)險管理情況、包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題等按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格進行輸出（三）項目總結(jié)（項目結(jié)束階段輸出）主持：項目負(fù)責(zé)人。內(nèi)容：項目信息說明（項目目標(biāo)、環(huán)境信息）；項目實現(xiàn)情況與目標(biāo)對比（質(zhì)量、時間控

10、制、成本支出、業(yè)主反饋）；工程項目評審情況；項目經(jīng)驗總結(jié)；項目建議。（四）文檔審批項目負(fù)責(zé)人將輸出上述所有文檔。并由項目部審評批準(zhǔn)通過。第四條技術(shù)會簽的方法對項目實施過程中提出的技術(shù)參數(shù)或設(shè)計文件，組織有關(guān)部門、單位進行會簽的方法，此方法是避免部門間扯皮和單位間索賠的很實用的協(xié)調(diào)方法。第五條項目溝通協(xié)調(diào)的主要控制點（一）項目預(yù)審工程項目各個環(huán)節(jié)的審批，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及實際情況評估等的溝通協(xié)調(diào)。（二）開票回款對工程項目開票回款情況方面與各單位之間協(xié)調(diào)和溝通。（三）材料、設(shè)備采購其規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、到場時間等參數(shù)由物資、工程技術(shù)、項目管理及監(jiān)理等綜合、協(xié)調(diào)確定。（四）質(zhì)量事故處理其性質(zhì)的判

11、定、處理方案、審批以及處理結(jié)果的認(rèn)定，以設(shè)計意見為依據(jù)，改變項目使用功能的，應(yīng)以使用人意見為導(dǎo)向。（五）聯(lián)合驗收對于技術(shù)復(fù)雜專業(yè)程度較高的分部分項工程，如設(shè)備基礎(chǔ)、單體調(diào)試、單系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試，應(yīng)組織所有有關(guān)部門和單位參加，以減少多次重復(fù)驗收或坐失整改時機。（六）對于變更、變動的管理項目系統(tǒng)中任何元素的變化，例如項目管理體系、項目組織、項目目標(biāo)及行為的變化，必然導(dǎo)致相應(yīng)的一系列變化。項目管理小組在變更的確立、變更中的一系列調(diào)整過程中，要采取系統(tǒng)的管理方法。第二章項目組織協(xié)調(diào)、溝通的范圍第六條與工程部門協(xié)調(diào)項目負(fù)責(zé)人首先要理解工程總目標(biāo)、理解工程部門運行項目流程機制。對于未能參加項目決策過程的項目管

12、理人員，必須了解項目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點，否則可能對項目管理目標(biāo)及完成任務(wù)有不完整的理解，會給他的工作造成很大的困難。（一）與市場部門的協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)市場部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系。（二）與安質(zhì)部門的協(xié)調(diào)要求安質(zhì)部門全面負(fù)責(zé)工程項目安全質(zhì)量監(jiān)督管理、檢驗設(shè)備材料質(zhì)量、督促按計劃落實工程進度、監(jiān)督項目違紀(jì)行為，每月底報送項目工程月報。（三）與業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)堅持原則，實事求是，嚴(yán)格按規(guī)范、規(guī)程辦事，講究科學(xué)態(tài)度。（四）與物資部門的協(xié)調(diào)項目管理人員在管理工作中應(yīng)強調(diào)各方面利益的一致性和建設(shè)工程總目標(biāo)1 .項目管理人員應(yīng)鼓勵承包單位將建設(shè)工程實施狀況、實施結(jié)果和遇到的困難和意見向物資部匯報，以尋求對目標(biāo)控

13、制可能的干擾。雙方了解得越多越深刻，管理工作中的對抗和爭執(zhí)就越少。2 .協(xié)調(diào)不僅是方法、技術(shù)問題，更多的是語言藝術(shù)、感情交流和用權(quán)適度問題。有時盡管協(xié)調(diào)意見是正確的，但由于方式或表達(dá)不妥，反而會激化矛盾。而高超協(xié)調(diào)能力則往往能起到事半功倍的效果，令各方面都滿意。第三章施工階段協(xié)調(diào)的工作第七條與工程項目經(jīng)理關(guān)系協(xié)調(diào)從工程部門及其工程師的角度來說，他們最希望從項目負(fù)責(zé)人員處得到明確而不是含糊的指示，并且能夠?qū)λ麄兯儐柕膯栴}給予及時的答復(fù)；希望項目負(fù)責(zé)人員的指示能夠在他們工作之前發(fā)出。一個既懂得堅持原則，又善于理解工程部門項目經(jīng)理的意見，工作方法靈活，隨時可能提出或愿意接受變通辦法的項目管理人員肯

14、定是受歡迎的。第八條進度問題的協(xié)調(diào)由于影響進度的因素錯綜復(fù)雜，因而進度問題的協(xié)調(diào)工作也十分復(fù)雜。實踐證明，有兩項協(xié)調(diào)工作很有效：一是總承包和業(yè)務(wù)部門雙方共同商定計劃，并由雙方主要負(fù)責(zé)人簽字，作為工程合同的附件；二是設(shè)立提前竣工獎，由監(jiān)理工程師按一級網(wǎng)絡(luò)計劃節(jié)點考核，分期支付階段工期獎，如果整個工程不能保證工期，由項目管理人從工程款中將已付的階段工期獎扣回并按合同規(guī)定予以罰款。第九條質(zhì)量問題的協(xié)調(diào)在質(zhì)量控制方面應(yīng)實行安置部門工程師質(zhì)量簽字認(rèn)可制度。對沒有出廠證明、不符合使用要求的原材料、設(shè)備和構(gòu)件，不準(zhǔn)使用；對工序交接實行報驗簽證：對不合格的工程部位不予驗收簽字，也不予計算工程量，不予支付工程款。在建設(shè)工程實施過程中，設(shè)計變更或工程內(nèi)容的增減是經(jīng)常出現(xiàn)的，有些是合同簽訂時無法預(yù)料和明確規(guī)定的。對于這種變更，安質(zhì)工程師要認(rèn)真研究，合理計算價格，與有關(guān)方面充分協(xié)商，達(dá)成一致意見。項目負(fù)責(zé)人員履行復(fù)查、監(jiān)督職責(zé)。第十條合同爭議的協(xié)調(diào)對于工程中的合同爭議，項目管理小組應(yīng)先通過相關(guān)部門采用協(xié)商解決的方式，協(xié)商不成時才由當(dāng)事人向合同管理機關(guān)申請調(diào)解。只有當(dāng)對方嚴(yán)重違約而使自己的利益受到重大損失且不能得到補償時才采用仲裁或訴訟手段。如果遇到非常棘手的合同爭議問題，不妨?xí)簳r擱置等待時機，另謀良策。第十一條對分包單位的管理主要是對分包單位明確合同管理范圍，分層次管理。將總承包合同作為一個