1、會議組織與管理辦法（試行）（東理200473號）為進(jìn)一步加強我院會議的組織與管理工作，使之逐步規(guī)范化、制度化，提高會議質(zhì)量和工作效率，結(jié)合我院實際，特制定本辦法。一、召開會議的原則1 .堅持精簡、務(wù)實、高效的原則。減少不必要的會議，力求最短的時間和最少的人力、物力、財力，達(dá)到會議的最佳效果。2 .堅持計劃性的原則。要嚴(yán)格執(zhí)行會議日程表制度，學(xué)院和各部門召集的跨部門會議，應(yīng)在會議召開前一周提交會議計劃，上交學(xué)院會議與活動一周安排表，一般情況下要盡量減少安排臨時性會議。3 .堅持超前準(zhǔn)備的原則。要加強會議的基礎(chǔ)工作，從會前準(zhǔn)備、議題收集到會中服務(wù)、會后總結(jié)等，都要制定工作程序，使會務(wù)工作納入規(guī)范化

2、、科學(xué)化軌道。4 .堅持主題突出的原則。要緊緊圍繞會議的主要議題，從日程安排、材料組織等各方面保證會議目標(biāo)的實現(xiàn)。對需要重點研究解決的問題，安排充裕的時間，提供詳實的材料，對與會議主題關(guān)系不大的問題，不過多安排，以免沖淡主題。5 .堅持節(jié)儉辦會的原則。要嚴(yán)格控制會議經(jīng)費開支，不講排場，控制會議時間和參會人員，壓縮會議服務(wù)人員；一般中、小型會議，不搞形式主義的開幕式和閉幕式。學(xué)院辦公室是我院會議組織與管理的總協(xié)調(diào)單位，具體負(fù)責(zé)各類會議的總體協(xié)調(diào)與安排。二、會議的種類及負(fù)責(zé)部門學(xué)院的會議就會議性質(zhì)而言，有學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)例會、綜合性會議、部門業(yè)務(wù)會議及單位內(nèi)部會議。1 .學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)例會（指黨委會、黨

3、政聯(lián)席會和院長辦公會）由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)組織。2 .綜合性會議由學(xué)院辦公室牽頭組織，相關(guān)部門配合。綜合性會議指：以黨委或?qū)W院名義召開的會議；要求學(xué)院黨政幾位領(lǐng)導(dǎo)參加的綜合性會議；需要各部門、各單位黨政主要負(fù)責(zé)人參加的會議；全院黨員、教職工或?qū)W生大會。3 .各種業(yè)務(wù)會議由各業(yè)務(wù)主管部門牽頭組織，學(xué)院辦公室協(xié)助。4 .各單位內(nèi)部會議由各單位自辦。5 .為解決各種緊迫問題的現(xiàn)場辦公會由院領(lǐng)導(dǎo)指定部門負(fù)責(zé)組織。相關(guān)部門配合，牽頭部門草擬會議紀(jì)要，并監(jiān)督?jīng)Q定的落實。紀(jì)要及落實的結(jié)果要及時送學(xué)院辦公室備案。上述會議的各牽頭單位，負(fù)責(zé)會議通知的草擬、會議場所的布置，督促和檢查會議決定（精神）的落實情況。三、會

4、議召集的基本程序及責(zé)任1 .確定會議議題：全院綜合性會議議題一般由學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)例會確定，業(yè)務(wù)會議由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)解決問題的實際需要提出并由主管院領(lǐng)導(dǎo)審定。各部門在確定會議議題時，務(wù)必本著精簡、高效和節(jié)約的原則，可開可不開的會議盡量不開。必須召開的會議,要精心安排，保證會議開得緊湊，達(dá)到預(yù)期的目的。2 .確定會議議程、日程和確定主持人程序安排。3 .確定與會人員名單。綜合性會議與會院領(lǐng)導(dǎo)名單由學(xué)院辦公室進(jìn)行安排；召開各種業(yè)務(wù)會議，除安排主管院領(lǐng)導(dǎo)出席外，一般不安排其它院領(lǐng)導(dǎo)參加，尤其是一些應(yīng)酬性的會議，各單位出席人數(shù)也應(yīng)控制在最低限度，力爭選派最有代表性的人員出席，一般情況下院系一級黨政領(lǐng)導(dǎo)不必

5、同時出席同一業(yè)務(wù)性會議。4 .草擬會議通知召開學(xué)院綜合性會議時，由學(xué)院辦公室根據(jù)黨政領(lǐng)導(dǎo)例會的決定或?qū)W院黨政負(fù)責(zé)人的指示，草擬會議通知；職能部門召開會議時，由各職能部門草擬會議通知。會議通知應(yīng)含以下要素：會議議題內(nèi)容、應(yīng)參加會議的人員、會議召開的時間、會期、會議地點、攜帶的材料等。5 .辦理會議報批手續(xù)由黨政職能部門主持召開的全院專業(yè)性會議、牽頭召開的跨部門的會議，各單位承辦的在學(xué)院召開的全國、全省性學(xué)術(shù)會議，要求院領(lǐng)導(dǎo)出席的會議以及需借用學(xué)院公共會議場所召開的各種會議（集會），均需提前一周報學(xué)院辦公室，以便統(tǒng)籌安排，進(jìn)行備案。學(xué)院辦公室在接受各單位的會議申報計劃時，要對會議的內(nèi)容和有關(guān)材料進(jìn)

6、行必要的審核。審核內(nèi)容包括：（1）是否符合黨和國家有關(guān)法律、法規(guī)和政策(2)是否有召開的必要，能否通過其它形式達(dá)到會議的目的。(3)領(lǐng)導(dǎo)出席人數(shù)是否過多，領(lǐng)導(dǎo)有無時間出席。(4)相關(guān)會議可否合并召開。(5)會期能否縮短，規(guī)模可否縮小。(6)要求召開的會議在時間、地點、與會人員等方面是否與其它已安排的會議沖突。(7)會議材料是否齊備。(8)會議經(jīng)費是否落實，會議經(jīng)費來源渠道是否合理，開支情況是否符合財務(wù)紀(jì)律。6 .發(fā)布正式會議通知學(xué)院辦公室在對所有申報材料進(jìn)行審核后，進(jìn)行統(tǒng)一安排。會議承辦單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，并于每周四下午5:00前報學(xué)院辦公室登記。未及時辦理申報手續(xù)的會議，原則上不再臨時安排。會議通

7、知由學(xué)院辦公室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)的分工范圍分送有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)審閱通過后，正式下發(fā)會議通知。根據(jù)具體情況確定會議通知的落款。綜合性會議由學(xué)院辦公室獨立發(fā)布通知，專業(yè)性會議由學(xué)院辦公室與相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門聯(lián)合發(fā)布會議通知。未經(jīng)學(xué)院辦公室協(xié)調(diào)、審核的會議，各單位可以不參加。7 .會議材料的準(zhǔn)備綜合性會議材料由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)；業(yè)務(wù)會議材料由牽頭部門負(fù)責(zé)。材料準(zhǔn)備包括材料撰寫、材料打印、裝訂、發(fā)放。所有材料應(yīng)按文件所要求的規(guī)格尺寸，做到盡量保持裝訂精美，不得有漏頁、錯頁、錯字、污漬。業(yè)務(wù)部門在邀請院黨政領(lǐng)導(dǎo)出席時，還應(yīng)負(fù)責(zé)擬寫領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言材料，會后整理領(lǐng)導(dǎo)講話并送學(xué)院辦公室編發(fā)簡報。8 .會場布置綜合性會議的會場布置由學(xué)

8、院辦公室負(fù)責(zé)，相關(guān)部門協(xié)助；業(yè)務(wù)會議的會場布置，由主持召開的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。會場布置包括：橫幅、主席臺座次排定、音響、投影、花盆、會場座位擺置、分組討論會場等。涉外綜合性會議及大型業(yè)務(wù)會議召開時，主席臺領(lǐng)導(dǎo)或來賓座次排定方案，必須提前交學(xué)院辦公室審定。9 .會場服務(wù)所有大、中型會議，開會前必須進(jìn)行簽到，決策內(nèi)容較多以及需要作較長時間考慮的方案，一般應(yīng)至少提前兩天發(fā)給會議代表；其它會議的材料可在簽到時發(fā)給；比較嚴(yán)肅的會議，還應(yīng)分發(fā)會議證件。10 .會后工作各會議牽頭單位，應(yīng)督促有關(guān)人員盡快整理會議記錄，編寫會議紀(jì)要，同時將院領(lǐng)導(dǎo)重要的即席講話整理成文稿，連同會議紀(jì)要，一并送學(xué)院辦公室備案。各會議牽

9、頭單位還應(yīng)負(fù)責(zé)檢查會議決議、決定的執(zhí)行與落實情況。四、學(xué)院黨政例會的組織辦法（一）黨委會、黨政聯(lián)席會的議事范圍及組織辦法1 .議事范圍主要討論學(xué)校重大（方向性、全局性、戰(zhàn)略性）問題，如貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策的重要事項；學(xué)院建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和年度計劃；學(xué)院的重大改革措施；機構(gòu)設(shè)置和調(diào)整；干部的推薦、任免和獎懲；年度財政預(yù)決算；國內(nèi)外重要合作交流協(xié)議的審定；院辦產(chǎn)業(yè)中重大項目的審定；涉及群眾利益的重大問題等。2 .組織辦法由黨委書記或院長提出議題，學(xué)院辦公室提前一周進(jìn)行安排，包括安排會議記錄、會后發(fā)布黨委會議紀(jì)要或黨政聯(lián)席會議紀(jì)要等。（二）院長辦公會議的議事范圍及組織辦法1 .議事范圍對學(xué)院教

10、學(xué)、科研、行政管理、產(chǎn)業(yè)、后勤等工作進(jìn)行決策。2 .組織辦法學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)院長辦公會的具體組織由學(xué)院辦公室提前一周收集議題。各業(yè)務(wù)部門提交的議題必須符合以下要求：第一，已交主管院領(lǐng)導(dǎo)閱過，并有傾向性意見；第二，材料必須打印，一式兩份交學(xué)院辦公室。學(xué)院辦公室至少提前兩天將材料交到院領(lǐng)導(dǎo)手中。會中派人記錄，會后根據(jù)需要整理記錄擬寫院長辦公會議紀(jì)要。（三）會議注意事項會議前除書面通知外，還應(yīng)電話告知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；如有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)缺席，會后應(yīng)交會議紀(jì)錄給院領(lǐng)導(dǎo)閱覽；對提出的議題，主管部門必須有較成熟的方案。五、對參加會議人員的要求1 .參加會議人員要遵守會場紀(jì)律，禁止私下談話、喧嘩、遲到和早退等，會議進(jìn)行中要關(guān)閉（或調(diào)為振動）手機等通訊設(shè)備。2 .參加會議人員不得無故缺席，如有事不能參會要事先請假，并委托他人代替參加會議。業(yè)務(wù)性會議，不能參加會議人員向會議承辦單位領(lǐng)導(dǎo)請假；中層干部會等全院綜合性會議向?qū)W