1、湘西公司-九段工作九段秘書2目錄 一、工作困境 二、概念 三、事例 四、人力資源經(jīng)理（HR）3工作困境1、人員更換頻繁，育人成本高。2、工作事務(wù)繁雜，執(zhí)行效果差。 完成任務(wù)結(jié)果，執(zhí)著于結(jié)果，將帶來質(zhì)的不同。任務(wù)只是一個執(zhí)行的假象，是因為我們絕大多數(shù)的人在實際工作中，當你認為自己是在執(zhí)行的時候，其實是在完成任務(wù)，而不是執(zhí)行，因為沒有結(jié)果。3、管理要求增高，應(yīng)無為而治。 員工的腦子中都有這樣一個思想，你安排我做這件事（任務(wù)），我就做了這件事（任務(wù)），我只對任務(wù)負責(zé)，而不去對為什么有這樣一個任務(wù)，做這件事（任務(wù)）要的結(jié)果是什么？4、自我價值要求，應(yīng)按質(zhì)取酬。 為什么辛苦工作老總還不滿意？ 買西紅柿的

2、故事。4概念1、什么是九段秘書？本質(zhì)上講就是提高執(zhí)行力的思路。5事例（會議組織）2、一段秘書 發(fā)通知用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準備相關(guān)會議用品，并參加會議。 6事例（會議組織）3、二段秘書 抓落實發(fā)通知后，再打一通電話與參會的人確認，確保每個人被及時通知到。 7事例（會議組織）4、三段秘書 重檢查發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知熟缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。 8事例（會議組織）5、四段秘書 勤準備發(fā)通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、

3、電腦等工具是否工作正常，并在會議門上貼上小條：系會議室明天幾點到幾點有會議。 9事例（會議組織）6、五段秘書細準備發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個會議的性質(zhì)是會？總裁的議題是什么？然后給與會者發(fā)去過去與這個議題相關(guān)的資料，供他們參考。 10事例（會議組織）7、六段秘書做記錄發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份）。 11事例（會議組織）8、七段秘書重檢查發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在

4、會前知熟缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。 12事例（會議組織）9、八段秘書定責(zé)任將會議上確定的各項任務(wù)，一對一的落實到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當事人確認后，形成書面?zhèn)渫洠唤o總經(jīng)理與當事人一人一份，并定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時匯報總經(jīng)理。 13事例（會議組織）10、九段秘書做流程把上述過程做成標準化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以按照這個流程把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系。14事例（會議組織）11、手冊要點（1）、標準流程說明。（2）、標準會議議程。（3）、標準會議通知。（4）、標準會議需知。（5）、標準歡迎歡迎辭、節(jié)目單、桌號牌、

5、責(zé)任狀、會議紀要等。（6）、標準會議預(yù)算清單。（7）、標準實物檢查清單。（8）、標準追蹤流程。（9）、標準報帳樣本。（所有資料齊全、注意事項、會議費用結(jié)算清單等）（10）、專人負責(zé)事項。15事例（湘西中心支公司會議組織湘西中心支公司會議組織“九段秘書九段秘書”工作手冊工作手冊）段位段位項項 目目工工 作作 標標 準準備備 注注一段發(fā)通知用電子郵件、黑板發(fā)通知。準備相關(guān)會議用品電腦、投影、筆、筆記本、黑板、黑板筆、黑板刷、水果、衛(wèi)生、座號牌、歡迎辭、節(jié)目單、附件一事項等、二段抓落實在一段基礎(chǔ)上，打電話與參會人確認，保證每人都通知到。三段重檢查在二段的基礎(chǔ)上，在會前30分鐘提醒參會人參加會議。對于

6、臨時不能參加人員，立即向主持人匯報，由主持人確定擬缺席人應(yīng)參加會議。四段勤準備在三段的基礎(chǔ)上，會前測試會議設(shè)備，并在會議室門上留條：此會議室什么時間有什么會議安排。落實視頻、聲音等五段細準備在四段的基礎(chǔ)上，了解會議性質(zhì)、議題，向與會者提供相關(guān)資料。資料提前擺放或固定地點自由取用。六段做記錄在五段的基礎(chǔ)上，做好詳細會議記錄（在取得主持人許可的情況下做一個錄音、錄像）。記錄本分為公司會議記錄本、總經(jīng)理會議記錄本、經(jīng)理會議記錄本、綜合會議記錄本。七段理記錄在六段的基礎(chǔ)上，整理好會議記錄交主持人，按主持人要求發(fā)各人員。樣本:湘西2008年12月21日經(jīng)理會議紀要八段定責(zé)任將會議中確定的工作，一對一地落

7、實到相關(guān)責(zé)任人，經(jīng)責(zé)任人確認后，形成書面?zhèn)渫?，交主持人與當事人，并追蹤完成情況報主持人。利用公司論壇做好責(zé)任人確認和追蹤。九段流程化將會議組織工作流程化，讓每一位新手用九段秘書工作手冊就能完成各類會議。附件1：16測試17HR九段九段九段HR ： “做流程、做傳承做流程、做傳承”。一段一段HR： “發(fā)信息，等消息發(fā)信息，等消息”。二段二段HR : “緊跟蹤，做分析緊跟蹤，做分析”。四段四段HR ： “做標準，嚴考核做標準，嚴考核”。三段三段HR ： “憑經(jīng)驗，做判斷憑經(jīng)驗，做判斷”。五段五段HR ： “做交底、給推薦做交底、給推薦”。六段六段HR ： “做培訓(xùn)、做監(jiān)督做培訓(xùn)、做監(jiān)督”。七段七

8、段HR ： “做文化、做推動做文化、做推動”。八段八段HR ： “做戰(zhàn)略、做梯隊做戰(zhàn)略、做梯隊”。18一段一段HR經(jīng)理做的事情是經(jīng)理做的事情是“發(fā)信息，等消息發(fā)信息，等消息”。把招聘信息發(fā)出去，然。把招聘信息發(fā)出去，然后等待應(yīng)聘的簡歷或消息，發(fā)布的渠道也許是網(wǎng)站、也許是人才市場，后等待應(yīng)聘的簡歷或消息，發(fā)布的渠道也許是網(wǎng)站、也許是人才市場，也許是獵頭公司，反正是發(fā)出去了，把發(fā)出去當成結(jié)果，那么，這樣也許是獵頭公司，反正是發(fā)出去了，把發(fā)出去當成結(jié)果，那么，這樣的的HR經(jīng)理一個月你給多少錢？經(jīng)理一個月你給多少錢？1000元差不多了。所以，發(fā)出信息元差不多了。所以，發(fā)出信息不是結(jié)果，有效簡歷或消息的

9、回復(fù)才是結(jié)果。不是結(jié)果，有效簡歷或消息的回復(fù)才是結(jié)果。一段HR： “發(fā)信息，等消息”。19二段二段HR經(jīng)理發(fā)出信息，還要經(jīng)理發(fā)出信息，還要“緊跟蹤，做分析緊跟蹤，做分析”。每天搜索網(wǎng)上應(yīng)聘。每天搜索網(wǎng)上應(yīng)聘的簡歷，注意收集來的招聘信息數(shù)量多少，質(zhì)量高不高，以判斷招聘的簡歷，注意收集來的招聘信息數(shù)量多少，質(zhì)量高不高，以判斷招聘渠道的有效性，如果投遞簡歷的很少，質(zhì)量不高，就應(yīng)當立即采取措渠道的有效性，如果投遞簡歷的很少，質(zhì)量不高，就應(yīng)當立即采取措施，立即做出調(diào)整。同時，要主動出擊，親自到人才市場調(diào)查，與人施，立即做出調(diào)整。同時，要主動出擊，親自到人才市場調(diào)查，與人力資源專家、同行了解人才招聘的特定

10、渠道，直到找適合本公司、本力資源專家、同行了解人才招聘的特定渠道，直到找適合本公司、本崗位的快速渠道，最大程度地獲得高質(zhì)量的應(yīng)聘信息；對公司重要人崗位的快速渠道，最大程度地獲得高質(zhì)量的應(yīng)聘信息；對公司重要人才的招聘，要到這些人才聚集的地方或通過與獵頭公司合作，親自去才的招聘，要到這些人才聚集的地方或通過與獵頭公司合作，親自去招聘招聘,二段二段HR經(jīng)理將高質(zhì)量的應(yīng)聘量作為自己的結(jié)果。所以，回復(fù)不經(jīng)理將高質(zhì)量的應(yīng)聘量作為自己的結(jié)果。所以，回復(fù)不是結(jié)果，高質(zhì)量、有速度的回復(fù)才是結(jié)果。二段是結(jié)果，高質(zhì)量、有速度的回復(fù)才是結(jié)果。二段HR經(jīng)理給多少月薪經(jīng)理給多少月薪呢？呢？3000元可以了。元可以了。二段

11、HR ： “緊跟蹤，做分析”。20三段三段HR經(jīng)理經(jīng)理“憑經(jīng)驗，做判斷憑經(jīng)驗，做判斷”。沒有標準、沒有方案、沒有流程，。沒有標準、沒有方案、沒有流程，大致有個面試提綱或領(lǐng)導(dǎo)的要求，然后就去面試應(yīng)聘者，與應(yīng)聘者大致有個面試提綱或領(lǐng)導(dǎo)的要求，然后就去面試應(yīng)聘者，與應(yīng)聘者隨心所欲地聊天、談話，然后憑借自己豐富的經(jīng)驗，做出是否可以隨心所欲地聊天、談話，然后憑借自己豐富的經(jīng)驗，做出是否可以推薦的結(jié)論。面試過程本身成了結(jié)果，面試的質(zhì)量卻無法保證，面推薦的結(jié)論。面試過程本身成了結(jié)果，面試的質(zhì)量卻無法保證，面試的方法也不可能傳承。所以，面試本身不是結(jié)果，保證質(zhì)量并且試的方法也不可能傳承。所以，面試本身不是結(jié)果

12、，保證質(zhì)量并且質(zhì)量穩(wěn)定才是結(jié)果。三段質(zhì)量穩(wěn)定才是結(jié)果。三段HR經(jīng)理給多少月薪呢？經(jīng)理給多少月薪呢？5000元不少了。元不少了。三段HR ： “憑經(jīng)驗，做判斷”。21 四段四段HR經(jīng)理經(jīng)理“做標準，嚴考核做標準，嚴考核”。根據(jù)崗位要求，與用人部門共同。根據(jù)崗位要求，與用人部門共同制定崗位應(yīng)試標準、招聘方法和流程，提出資格、文化與業(yè)務(wù)考核制定崗位應(yīng)試標準、招聘方法和流程，提出資格、文化與業(yè)務(wù)考核操作方案，當有一定數(shù)據(jù)積累時，組織開發(fā)出本公司人才招聘信息操作方案，當有一定數(shù)據(jù)積累時，組織開發(fā)出本公司人才招聘信息化系統(tǒng)，做招聘的工業(yè)化。但是，這樣做的結(jié)果是用人部門見到的化系統(tǒng)，做招聘的工業(yè)化。但是，這

13、樣做的結(jié)果是用人部門見到的只是一張看上去很合格的報告，而對應(yīng)聘者了解并不深刻。所以，只是一張看上去很合格的報告，而對應(yīng)聘者了解并不深刻。所以，提交報告不是結(jié)果，讓下一道程序的考核人了解應(yīng)聘者才是結(jié)果。提交報告不是結(jié)果，讓下一道程序的考核人了解應(yīng)聘者才是結(jié)果。四段四段HR經(jīng)理月薪經(jīng)理月薪8000元蠻可以的。元蠻可以的。四段HR ： “做標準，嚴考核”。22五段五段HR經(jīng)理經(jīng)理“做交底、給推薦做交底、給推薦”。對于通過面試的應(yīng)聘者，特別是。對于通過面試的應(yīng)聘者，特別是特殊人才或重點人物，特殊人才或重點人物，HR經(jīng)理在提交面試報告之后，要向用人部經(jīng)理在提交面試報告之后，要向用人部門領(lǐng)導(dǎo)做面對面門領(lǐng)導(dǎo)

14、做面對面“招聘交底招聘交底”，對，對面試報告面試報告中記載的事實與數(shù)中記載的事實與數(shù)據(jù)，做一個細致的講解，結(jié)果是讓部門領(lǐng)導(dǎo)對要參加復(fù)試的人員有據(jù)，做一個細致的講解，結(jié)果是讓部門領(lǐng)導(dǎo)對要參加復(fù)試的人員有一個更加深刻的了解，提高下一步招聘考核的質(zhì)量。對于特別重要一個更加深刻的了解，提高下一步招聘考核的質(zhì)量。對于特別重要的應(yīng)聘者，的應(yīng)聘者，HR經(jīng)理應(yīng)當參加部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)主持的復(fù)試，并經(jīng)理應(yīng)當參加部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)主持的復(fù)試，并在復(fù)試后結(jié)合初試結(jié)果提出參考意見。但是，新員工入職不是結(jié)果，在復(fù)試后結(jié)合初試結(jié)果提出參考意見。但是，新員工入職不是結(jié)果，新員工成為公司需要的人才，通過試用期才結(jié)果。五段新員

15、工成為公司需要的人才，通過試用期才結(jié)果。五段HR經(jīng)理月經(jīng)理月薪薪12000元相當可以了。元相當可以了。五段HR ： “做交底、給推薦”23六段六段HR經(jīng)理經(jīng)理HR經(jīng)理的結(jié)果不是把人送到部門就算完成了，通過開經(jīng)理的結(jié)果不是把人送到部門就算完成了，通過開展系統(tǒng)性的培訓(xùn)，讓新員工盡快地適應(yīng)公司的文化、業(yè)務(wù)、工作節(jié)展系統(tǒng)性的培訓(xùn)，讓新員工盡快地適應(yīng)公司的文化、業(yè)務(wù)、工作節(jié)奏，幫助新員工能夠經(jīng)受住試用期的考驗，努力成為正式員工；同奏，幫助新員工能夠經(jīng)受住試用期的考驗，努力成為正式員工；同時，要把培訓(xùn)當成重點的考核機制，把定期監(jiān)督新員工在各部門的時，要把培訓(xùn)當成重點的考核機制，把定期監(jiān)督新員工在各部門的表

16、現(xiàn)當成平時考核機制，對于試用期間不合格、不合適的員工，要表現(xiàn)當成平時考核機制，對于試用期間不合格、不合適的員工，要建議用人部門立即采取措施，盡快解除勞動合同，以避免公司與員建議用人部門立即采取措施，盡快解除勞動合同，以避免公司與員工最后的結(jié)果是雙輸。所以，員工培訓(xùn)與考核不是結(jié)果，通過培訓(xùn)工最后的結(jié)果是雙輸。所以，員工培訓(xùn)與考核不是結(jié)果，通過培訓(xùn)與考核留下合格的員工才是結(jié)果。六段與考核留下合格的員工才是結(jié)果。六段HR經(jīng)理經(jīng)理18000元不為過。元不為過。六段HR ： “做培訓(xùn)、做監(jiān)督”。24七段七段HR經(jīng)理經(jīng)理“做文化、做推動做文化、做推動”。七段。七段HR經(jīng)理不是將自己定位于招經(jīng)理不是將自己定

17、位于招聘主管，陷入具體的招聘業(yè)務(wù)之中，而是要將自己定義為公司文化的聘主管，陷入具體的招聘業(yè)務(wù)之中，而是要將自己定義為公司文化的主要推動者之一，協(xié)助總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)做公司文化的建設(shè)與推動，主要推動者之一，協(xié)助總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)做公司文化的建設(shè)與推動，把員工的成長放在首位，幫助員工做個人戰(zhàn)略規(guī)劃、提高職業(yè)化水平把員工的成長放在首位，幫助員工做個人戰(zhàn)略規(guī)劃、提高職業(yè)化水平的，樹立公司提倡的價值觀，為團隊輸入強大的精神動力等。所以，的，樹立公司提倡的價值觀，為團隊輸入強大的精神動力等。所以，留下合格的員工不是結(jié)果，讓員工在公司中成長進來，為客戶、為公留下合格的員工不是結(jié)果，讓員工在公司中成長進來，為客戶

18、、為公司、為自己創(chuàng)造更大的價值才是結(jié)果。七段司、為自己創(chuàng)造更大的價值才是結(jié)果。七段HR經(jīng)理經(jīng)理22000元的月元的月薪當之無愧。薪當之無愧。七段HR ： “做文化、做推動”。25八段八段HR經(jīng)理經(jīng)理“做戰(zhàn)略、做梯隊做戰(zhàn)略、做梯隊”。八段。八段HR經(jīng)理不是經(jīng)理不是“救火隊長救火隊長”，每天被各部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)摧著要人；八段每天被各部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)摧著要人；八段HR經(jīng)理首先對公司戰(zhàn)經(jīng)理首先對公司戰(zhàn)略理解透徹，并能夠根據(jù)公司戰(zhàn)略，制定出符合總經(jīng)理要求的人才略理解透徹，并能夠根據(jù)公司戰(zhàn)略，制定出符合總經(jīng)理要求的人才規(guī)劃戰(zhàn)略，并執(zhí)行到底，不但要做到規(guī)劃戰(zhàn)略，并執(zhí)行到底，不但要做到“要人用時有人用要人用時有人用”，還要做，還要做到到“能人走時有人頂能人走時有人頂”， 為公司戰(zhàn)略實施提供強大的人力資源的支為公司戰(zhàn)略實施提供強大的人力資源的支持。所以，一個階段的招聘成功不是結(jié)果，把招聘當成一種日常業(yè)持。所以，一個階段的招聘成功不是結(jié)果，把招聘當成一種日常業(yè)務(wù)，做戰(zhàn)略性人才儲備，形成人才競爭機制，優(yōu)化員工隊伍才是結(jié)務(wù)，做戰(zhàn)略性人才儲備，形成人才競爭機制，優(yōu)化員工隊伍才是結(jié)果。八段果。八段HR經(jīng)理給經(jīng)理給25000元月薪