1、案例導入分析案例導入分析 20102010年中國第九屆國際摩托車博覽會管理規定年中國第九屆國際摩托車博覽會管理規定 2010年10月2124日 本規定是展位訂購合同的附件，所有展商均有義務遵守。 規定規定1 1：展會時間，地點：展會時間，地點 規定規定2 2：允許的展品：允許的展品 規定規定3 3：價格所包含的各種服務：價格所包含的各種服務 規定規定4 4：報名與預付款：報名與預付款 規定規定5 5：付款條件及取消：付款條件及取消 規定規定6 6：展品和撤展證明：展品和撤展證明 規定規定7 7：義務和禁止：義務和禁止 規定規定8 8：技術規定：技術規定 規定規定9 9：保險：保險 規定規定10

2、10：展位分配：展位分配 規定規定1111：參展商證件和專業觀眾門票：參展商證件和專業觀眾門票 規定規定1212：會刊：會刊 規定規定1414：其他：其他（1）“第九屆中國國際摩托車博覽會第九屆中國國際摩托車博覽會”的現場管理包括哪的現場管理包括哪些內容？些內容？（2）優秀的展會現場管理人員應該注意展會的哪些環節？）優秀的展會現場管理人員應該注意展會的哪些環節？【分析】【分析】展會的管理者是展會現場的協調者，在主辦單位和政府各部門之間進行溝通，從而提供服務、對現場進行管理。現場發生的問題往往刻不容緩，身為現場管理者，首先必須要盡快解決最亟待解決的事情，同時也能使他更加重視外部世界-展會現場，而

3、不是內部-現場管理處。只有外部世界才是產生成果的地方。展會現場管理工作安排展會現場管理工作安排展會現場管理與服務內容展會現場管理與服務內容展覽期間相關活動策劃展覽期間相關活動策劃會展危機管理與關系恢復會展危機管理與關系恢復 撤展管理撤展管理展中現場展中現場管理管理展前布置展前布置管理管理展前布置階段展前布置階段1 1設立場地前臺接待設立場地前臺接待 （1）負責參展企業報到登記。（2）根據參展報名情況落實參展證的派發和展品進入場地確認。 （3）派發參展企業在參會期間的參會指南。（4）進行一些相關企業的咨詢活動，介紹展場的大體安排情況。 2 2酒店接待處酒店接待處 （1）設立前臺接待處。（2）進行

4、參展商住宿登記。（3）住宿表要求：企業名稱、房間號碼、酒店聯系電話、房主姓名。 展前布置階段展前布置階段3 3場館現場協調工作場館現場協調工作 （1）負責監督現場施工，即根據參展企業要求進行裝修的展位施工。（2）對現場工作中注意防火、防電、防盜等工作。（3）為企業協調現場租賃業務。 （4）根據企業報名表，布置安排會場外的廣告宣傳（一般為參展企業 根據要求而設立的）。4 4交通運輸安排及搬運工作交通運輸安排及搬運工作 （1）企業運輸展品的接待及裝卸。 （2）搬運工作協調。展中現場階段工作展中現場階段工作1 1展覽會的開幕式組織工作展覽會的開幕式組織工作（1）確定邀請參加展覽會開幕式貴賓名單。（2

5、）確定邀請參展企業的記者名錄。（3）開幕式的場地搭建要求。（4）開幕式主持人講話內容的審定及參加嘉賓講話內容的審定。（5）開幕式結束后，帶領嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會后的安 排工作。 展中現場階段工作展中現場階段工作2 2展會召開期間展會召開期間（1）做好大會的參觀人數的統計、分類。（2）發放大會的展覽會刊（每天定時發放，要根據參觀對象的身份發 放）。（3）協調展會期間研討會會議組織安排工作，做到研討會與展覽會有 機結合。（4）做好最后的中間人形象，積極為企業牽線搭橋，為企業服務。（5）統計大會的成交額，做好記錄。（6）積極聽取參會代表對大會的意見和建議。（7）根據參會信息，再次邀請參會

6、企業參加下一屆的展會。 撤展階段管理撤展階段管理 當展會按計劃的天數進行展覽完畢以后，展會就要準備閉幕，展會閉幕標志著本屆展會正式結束。然而，展會閉幕并不意味著展會現場工作就此結束。展會的撤展工作還需要辦理機構的大力介入和進行必要的管理。展會的撤展工作主要包括展位的拆除、參展商租賃展具的退還、參展商展品的處理和回運、展場的清潔和撤展安全保衛等工作。展會現場管理內容與措施展會現場管理內容與措施1 1展會觀眾管理展會觀眾管理2 2展會現場廣告管理展會現場廣告管理3 3參展商行為管理參展商行為管理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐飲管理餐飲管理7 7證件管理證件管理8

7、8參展商和觀眾投訴處理參展商和觀眾投訴處理9 9新聞管理新聞管理1010知識產權保護工作知識產權保護工作1111現場保潔現場保潔1212展覽會布展和撤展管理展覽會布展和撤展管理展會現場管理內容與措施展會現場管理內容與措施展會現場管理內容與措施展會現場管理內容與措施展覽現場配套服務展覽現場配套服務1 1展會觀眾管理展會觀眾管理2 2展會現場廣告管理展會現場廣告管理3 3參展商行為管理參展商行為管理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐飲管理餐飲管理7 7證件管理證件管理8 8參展商和觀眾投訴處理參展商和觀眾投訴處理9 9新聞管理新聞管理1010知識產權保護工作知識產權保

8、護工作1111現場保潔現場保潔1212展覽會布展和撤展管理展覽會布展和撤展管理所謂布展，從參展商的角度看，是指參展商為準備展覽而在展會開幕前對展位進行搭裝、布置和將展品陳列在展位上的系列工作；從辦展機構的角度看，是指對展會現場環境進行布置和對參展商有關工作進行的協調和管理展臺搭建管理展臺搭建管理展會開幕式和其他相關現場布置展會開幕式和其他相關現場布置 展會開幕式場所的選擇和搭建展會展館序幕大廳布置嘉賓休息室的布置設置“聯絡咨詢服務中心”設置“新聞中心”。設置“專業觀眾登記柜臺” 閉幕閉幕/ /撤展撤展展示展示/ /交流交流開幕儀式開幕儀式布展布展/ /預展預展三、三、展展覽覽期期間間三、三、展

9、展覽覽期期間間會展作為一種特殊的重大經貿活動，人流、物流、會展作為一種特殊的重大經貿活動，人流、物流、信息流高度集中，是一個對危機較為敏感的行業。信息流高度集中，是一個對危機較為敏感的行業。會展危機是指影響參展商、專業觀眾、相關媒體等會展危機是指影響參展商、專業觀眾、相關媒體等利益相關主體對會展的信心或擾亂會展組織者繼續利益相關主體對會展的信心或擾亂會展組織者繼續正常經營的非預期性事件。正常經營的非預期性事件。1 1社會因素社會因素2 2運作因素運作因素3 3自然因素自然因素4 4安全因素安全因素會展危機管理會展危機管理 第一階段：危機的預防第一階段：危機的預防第二階段：行動準備第二階段：行動

10、準備 第三階段：危機的識別第三階段：危機的識別第五階段：危機的解決第五階段：危機的解決第四階段：危機的控制第四階段：危機的控制 危機預防也可稱為“危機預警”，即展會組織者對可能發生的危機事件進行預測并根據各種危機發生的概率采取相應的預防措施。 建立一支組織者須擁有危機管理團隊，團隊人員需熟悉業務流程，并能夠制定具體、有針對性、可操作性強的危機管理行動計劃、建立內外部溝通機制、開展模擬訓練及建立重要關系等 這個階段的關鍵是找出危機的本質和真正的根源。這樣才能幫助展會組織者科學、合理、迅速采取危機的處理和援救方案。 危機管理的最后一個階段其實就是總結經驗教訓，這也是危機管理的最高境界 解決危機，速

11、度是關鍵，一旦時間蔓延到更廣的范圍便難以處理。因此，一旦危機發生，展覽會組織者就應該迅速啟動危機管理機制，并盡快采取正確的處理措施。第六階段：危機的提升第六階段：危機的提升/評估評估 安排專項人員從事危機的處理和控制工作，將危機損失降至最小的基礎。 及時、準確地與自己的組織成員及客戶通報相關信息 指定一個人作為展覽會主辦方的發言人會展危機管理的基本程序會展危機管理的基本程序展會宣傳與展會宣傳與推廣的內容推廣的內容1 1建立會展建立會展危機管理預警危機管理預警機制機制3 3會展保會展保險的適當險的適當投入投入2 2構建危構建危機預控系機預控系統統 （1 1）成立會展危機管理委員會，對會展危機）成

12、立會展危機管理委員會，對會展危機進行預測分析；進行預測分析；（2 2）制定會展危機應急計劃）制定會展危機應急計劃/ /方案；方案；（3 3）事先和媒體建立聯系；）事先和媒體建立聯系；（4 4）確定會展危機組織對外發言人；）確定會展危機組織對外發言人；（5 5）建立處理會展危機關系網；）建立處理會展危機關系網；（6 6）做好會展組織內部人員培訓工作。）做好會展組織內部人員培訓工作。 在危機管理的角度而言，在危機管理的角度而言，保險是一種風險轉移，通保險是一種風險轉移，通過這一機制，眾多的經濟過這一機制，眾多的經濟單位結合起來，建立保險單位結合起來，建立保險基金，共同對付意外事故基金，共同對付意外

13、事故。（1 1）組建）組建“虛擬的虛擬的”危機管理小危機管理小組；組；（2 2）制定危機預案；）制定危機預案；（3 3）開展人員培訓，危機管理全）開展人員培訓，危機管理全真模擬；真模擬；（4 4）落實危機預防措施崗位，防）落實危機預防措施崗位，防范于未然范于未然 要進行雙向溝通；要強化媒體管理，正確發揮大眾傳媒的作用；做好危機傳播方案。（1）以客戶利益為首位（2）掌握對外信息發布的主動權（3）執行統一的行動方案在危機預防階段建立的“虛擬”危機管理小組在得到充分授權的前提下，可以立即轉變為專門的危機管理機構，代表企業走到危機處理的第一線，形式危機管理職能，確定危機處理策略，制定處理方案，采取各種危機處理措施。（1）預警(Readiness)（2）溝通(communication)（3）反應(Response)（4）恢復(Recovery) 24【三維度【三維度6+66+6實訓項目實訓項目1313】會展現場志愿者服務實訓會展現場志愿者服務實訓25【三維度