1、L o g oL o g o 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o第五節第五節 辦公室的印信管理辦公室的印信管理會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o 情景案例情景案例 案例案例1： 李強是宏利公司總經理助理，管著公司大大小小十幾個公章，平時就堆放在辦公室的抽屜里，因為這個企業的注冊公司有N家，有的是業務需要形式上注冊的，有的是性質不一樣，實實在在的。一個公司又分業務專用章、合同專用章等，于是管理這堆公章也成了李強的責任。最開始的時候，李強對管公章這樣的事情不怎么上心，覺得無所謂，但后來出了幾個差錯，令李強小心起來。 那

2、次是宏利公司收購某家企業，談了很久了，后來進入實質性階段。某天，負責項目談判的經理跑來找李強蓋章，那是一份“補充協議”，李強每天接觸的蓋章文件實在太多了，也沒有怎么在意，雖然這份文件上沒有我方代表人簽字，這個經理解釋說不用簽字，李強猶豫了片刻，還是蓋上去了。過了幾天，他和公司的律師一起又過來，拿著上次蓋章的文件，說要交給老總簽字，李強覺得奇怪，明明事先說好不用簽字的，怎么又變了。于是李強還是把已經加蓋公章的文件送給老總。老總看了文件后把經理叫去問了情況，然后老總說，這個我不簽，你們自行解決事情到這里，李強還沒有警覺，任他們2人把文件帶走，也沒有要回那份文件。直到后來，李強才明白事情的來龍去脈，

3、也才知道自己糊里糊涂做了什么。很簡單的真相： 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o 情景案例情景案例 宏利公司和他們收購的企業談判條件，對方見索高價已經不可能，就附加一些比較苛刻的收購條款（為此宏利公司要多付款上百萬元）項目經理求勝心切，主張同意。文件蓋了章就有法律效力，但財務部門不同意付款，認為這次收購不合理，于是才有要老總補簽一事。公司后來做了相應的處罰，李強挨了個不大不小的處分，損失了一個月的工資。 禍不單行，這事沒多久，有一天，公司另外一個部門，要給大量的文件蓋章，就把公司公章借走了，李強忙著有事外出，也沒催他們還。就這樣過了好幾天，老板拿著文件來

4、找李強蓋章，李強手忙腳亂地找了半天，后來才想起來被借走了，搞得老板好幾天沒給李強好臉色。 后來又有一次，辦公室被盜，辦公桌的鎖很容易就被打開了。值得慶幸的是，只丟了幾百元的現金，公章一個沒少。但李強還是驚出了一身冷汗，想想就后怕。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o 情景案例情景案例 案例案例2： 汪華是科慶公司經理秘書，某日他高中時的一位老同學林某找到他，告訴汪華說自己有一筆好買賣，但他是個人身分，不如公司簽合同方便，想借用科慶公司的名義，讓汪華給他出具一份科慶公司的業務介紹信，等合同簽完后就還給科慶公司，并給汪華數目可觀的報酬。汪華應允后，林某利用從

5、科慶公司借用的業務介紹信，以科慶公司業務經理的身份和科慶公司的名義與東信公司簽訂了一份鋼材購銷合同，騙取了東信公司價值一百萬元的鋼材。林某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。這一事件給科慶公司造成了信譽和財產上的損失。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o項目任務項目任務 1、如果你是宏利公司的總經理助理李強，你將在辦公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改進？ 2、汪華在辦公室介紹信的管理工作中要吸取什么樣的教訓？會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o任務分析任務分析 經過了這幾件事后，宏利公司的經理助理李強在辦公室印章的保管、使

6、用等管理工作中應該要吸取教訓，做一些改進，如單位的公章應該要放置在保險柜里，這樣比放在辦公桌的抽屜里相對來說要安全些；對于公司的合同章，李強應堅守一個原則：必須要有財務和法律顧問的親筆簽名，否則，無論如何也不給蓋章，蓋公司章，一定要認真審核內容，不符合蓋章條件的，應堅持原則，無論如何也不能蓋章；如果單位領導不在，就應讓申請蓋章者當著自己的面電話請示領導，領導發指令同意后，才能蓋章。如果確因工作需要，別的部門借公章，李強應讓他們履行嚴格的手續，并提醒他們按時歸還，穩妥起見，還可以印發一些用印申請章，來提醒自己不要疏忽，申請單應復印一份，留作存檔。 認真負責的工作態度，是單位公章管理者必須具備的職

7、業道德，李強在以后的工作中，應不斷強化這個職業素養，保證印章的管理工作不出差錯。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o任務分析任務分析 科慶公司經理秘書汪華因一己之貪欲，私開公司介紹信加蓋公章后交給林某使用，結果造成公司重大經濟損失，汪華的教訓是深刻的。在一般情況下，介紹信由單位印章管理人員負責掌管。介紹信與用印緊密相連，只有加蓋印章的介紹信才能起到憑證的作用，因此，介紹信的管理與印章的管理同樣重要，來不得半點馬虎，否則，出了事故，當事人要負責任。在介紹信的管理中，一定要堅持原則，不為利誘，不為情動，按公司相關規定辦事。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事

8、會做人會做人L o g oL o g o印章的管理和使用印章的管理和使用會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人 1、印章的概念 印章，向下代表著一種權力，是機關職能的合法代表，向上則要代表責任，凡是有公章或簽章的文件，領導要負一定的責任，機關發文、發函、簽署合同、訂立協議、出具證明等，均要用印才合法有效。因此，印章是單位組織權力的象征和職責的標志。 2、印章的種類 印章按其性質和作用劃分有多種，現列簡表如下： L o g oL o g o印章的管理和使用印章的管理和使用 2007年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人 名稱名稱 釋義釋義 適

9、用范圍適用范圍 公章是一個企業的正式印章，標明企業法定名稱，是企業的標志和象征，具有法定的權威和效力 多用于正式文件和介紹信、證明信等 專用章是指企業為開展某一類專門性業務而使用的印章，這類印章在印文中除刊有企業的法定名稱外，還應刊有專門的用途，如“財務專用章”、“合同專用章”等 這類印章不代表整個企業，只代表企業下屬某一專門部門的職權 法定代表人私章 又稱為手章或領導人簽名章。它是根據企業主要負責人用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其基本作用是以蓋章代替手寫簽名。它代表法人，象征職權，因此具有權威性 銀行支票、財務預算或決算、簽訂合同或協議等，除蓋公章和專用章外，還須蓋法定代表人私章才能生效

10、套印章是指按照正式印章的原樣制版而成的印章 專門用于印制大批量文件，它與正式印章具有同等的法定效力。 鋼印不用印色，利用壓力凹凸成形 一般用于證明性公文或證件 戳記 是為標志特定信息而使用的印章 如保密章、急件章、注銷章等 縮印 是按照正常比例縮小用于印刷的專用公章。 只能用在小型票證上，如稅務發票及其他專用票等。不能作為正式印章用于介紹信或出具證明等。 L o g oL o g o印章的管理和使用印章的管理和使用會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人 L o g oL o g o印章的管理和使用印章的管理和使用-刻制與啟用的步驟刻制與啟用的步驟正式行文通告公司全體員工或有關客戶、機構

11、、部門 準備刻章申請開業通知等相關材料 到注冊所在地公安局辦理手續到其指定或授權的刻字社刻制。將印模交原審批的公安部門備案會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o印章的管理和使用印章的管理和使用會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人4、印章的使用 蓋用單位印章，必須由單位主要負責人審核簽名批準。但為了方便工作，對于一些一般性事務的用印，企業的領導也可授權部門負責人或印章管理人員審簽； 秘書用印前，必須認真審核，明確了解用印的內容和目的，確認符合用印的手續后，在用印登記簿上逐項登記，方可用印 L o g oL o g o印章的管理和使用印章的管理和使用

12、會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人編號用印時間用印部門 用印內容份數批準人經辦人簽名 備注L o g oL o g o印章的管理和使用印章的管理和使用會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人 對需留存的材料應在加蓋印章前，留存一份，立卷歸檔； 企業秘書在用印時應嚴格按照上司要求，親自把握和使用，絕不能委托他人代為用印，更不能以印謀私，損害企業利益； 用印時應注意蓋印位置正確、端正、清晰，一次成功。L o g oL o g o 印章蓋在文末落款處，應上不壓正文，下要印章蓋在文末落款處，應上不壓正文，下要“騎年蓋月騎年蓋月”，帶有存根的公函、介紹信等用印時，帶有存根的公函、介紹信

13、等用印時，除在規定處用印外，還應加蓋除在規定處用印外，還應加蓋“騎縫章騎縫章”，即印章，即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備查考。蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備查考。 2007年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o印章的管理和使用印章的管理和使用5、印章的管理、印章的管理 印章的保管工作一般由秘書擔任，按照保密要求，印章的保管工作一般由秘書擔任，按照保密要求，管印者不得委托他人代取代用印章，印章應放在專管印者不得委托他人代取代用印章，印章應放在專門的保險柜內，隨用、隨取、隨鎖。門的保險柜內，隨用、隨取、隨鎖。

14、 做好印章保養工作，蓋印下面要襯墊一定彈性的硬做好印章保養工作，蓋印下面要襯墊一定彈性的硬橡膠或厚紙等，防止印泥在堅硬的物體上使用造成橡膠或厚紙等，防止印泥在堅硬的物體上使用造成碰損，印章應及時清洗，確保印跡清晰。碰損，印章應及時清洗，確保印跡清晰。 如果因工作需要，別的部門需借用單位公章，須嚴如果因工作需要，別的部門需借用單位公章，須嚴格履行相關手續，可制作用印申請單。格履行相關手續，可制作用印申請單。 2007年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o印章的管理和使用印章的管理和使用 用印申請單用印申請單 會說會說 會寫

15、會寫 會做事會做事 會做人會做人文件標題 發往機關份數用印日期用印申請人（簽字）批準人（簽字）備注L o g oL o g o介紹信的管理和使用介紹信的管理和使用 1、介紹信的概念、介紹信的概念 介紹信是介紹企業成員出外辦理有關公務并證介紹信是介紹企業成員出外辦理有關公務并證明其身份的一種書面憑證。它具有介紹和證明的雙明其身份的一種書面憑證。它具有介紹和證明的雙重作用。重作用。 2、介紹信的種類、介紹信的種類 從文面格式來看，介紹信有兩種：從文面格式來看，介紹信有兩種： 書信式書信式 是用一般公文用紙（或印有單位名稱的信箋）是用一般公文用紙（或印有單位名稱的信箋）書寫的介紹信書寫的介紹信 20

16、07年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o介紹信的管理和使用介紹信的管理和使用例文例文1 1 介紹信介紹信 公司：公司： 今介紹我公司今介紹我公司、兩位同志前往貴兩位同志前往貴公司洽談有關公司洽談有關產品銷售的具體事宜，請予接洽產品銷售的具體事宜，請予接洽為盼。為盼。 此致此致 敬禮敬禮 （印章）（印章） 年年月月日日（有效期（有效期天）天）2007年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o介紹信的管理和使用介紹信的管理和使用 印刷式 是單位正式介紹信

17、，先設計好固定的格式，然后大批量印刷，使用時只需在相關條項內填上相應的內容即可。印刷式介紹信一般都由持出聯和存根兩部分組成。 2007年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o介紹信的管理和使用介紹信的管理和使用No 公司介紹信（存根） 介字第號 ： 茲介紹我公司 等 位同志前往你處聯系 事宜。 年月日(有效期天)No 公司 介紹信介紹信 ： 茲介紹我公司 等 位同志前往你處聯系 事宜，請予接洽。 此致敬禮 （印章） 年月日(有效期天)2007年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做

18、人L o g oL o g o介紹信的管理和使用介紹信的管理和使用 3、介紹信的使用 凡領用介紹信者須經有關領導批準，秘書不得擅自開具發放； 開具介紹信時應由秘書自己填寫介紹信欄目內各項內容，要求真實、完整，存根內容應與持出聯內容一致。書寫要工整，不得涂改，如果必須修改，要加蓋更正章，或在修改處加蓋公章； 介紹信上應加蓋企業公章，分別在右下方日期欄和存根線上（騎縫章）方為有效； 秘書不得將空白介紹信或單位信箋加蓋公章后交給領用人，不得委托他人或讓領用人自己填寫蓋章，否則，出了事故，秘書要負責任；2007年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o

19、g oL o g o 介紹信的文字要簡潔明確，使接洽單位介紹信的文字要簡潔明確，使接洽單位一看便知派出人員前去的目的。不要含糊籠一看便知派出人員前去的目的。不要含糊籠統地僅僅寫上統地僅僅寫上“前去聯系工作前去聯系工作”、“商洽有商洽有關事項關事項”等等。等等。2007年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o介紹信的管理和使用介紹信的管理和使用 4、介紹信的管理 介紹信一般和公章由同一人（秘書）保管并使用，與公章須同等重視，不得缺頁或丟失； 發放介紹信要進行登記，領用人要履行簽字手續。印刷式介紹信可在存根上簽字，書信式介紹信

20、在專用登記表上簽字 2007年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o介紹信的管理和使用介紹信的管理和使用 介紹信發放登記表介紹信發放登記表會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人編號發放時間 用途 前往單位有效期限使用人批準人領取人 備注L o g oL o g o 介紹信開出后，如因故沒有使用，應說明原因，介紹信開出后，如因故沒有使用，應說明原因，立即退回，并將其粘貼在原存根處。立即退回，并將其粘貼在原存根處。 介紹信不得隨意放置，要妥善保管，防止丟失被介紹信不得隨意放置，要妥善保管，防止丟失被盜。盜。（三）辦公室

21、印信管理注意事項（三）辦公室印信管理注意事項 1、秘書在保管和使用印信時應極其認真負責，講、秘書在保管和使用印信時應極其認真負責，講原則，不循私情；原則，不循私情； 2、建立和規范印信管理制度，一切按規定辦事；、建立和規范印信管理制度，一切按規定辦事； 3、印信若遺失，應立即通過新聞媒介公告作廢，、印信若遺失，應立即通過新聞媒介公告作廢，同時采取緊急補救措施，以避免造成任何損失。同時采取緊急補救措施，以避免造成任何損失。2007年長沙民政職業技術學院ISAS競賽選題會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o相關鏈接 印章小知識印章小知識 印章是印章是“印印”和和

22、“章章”的合稱。的合稱。“印印”和和“章章”都是信物。在都是信物。在古代，帝王所用的稱為古代，帝王所用的稱為“璽璽”，官吏所用的才稱為，官吏所用的才稱為“印印”，而私人，而私人使用的則稱為使用的則稱為“私印私印”。而就目前來說，各級各類國家機關、社會。而就目前來說，各級各類國家機關、社會團體、企事業單位用的都稱為團體、企事業單位用的都稱為“印印”，相應的領導人則用，相應的領導人則用“章章”。涉外單位和涉外單位和“三資三資”企業也一樣。所以從某種意義上來說，印章是企業也一樣。所以從某種意義上來說，印章是權力的象征和職能的標志。權力的象征和職能的標志。 我國古代官印依品級高低分別用金、銀、銅等金屬

23、鑄成，帝王我國古代官印依品級高低分別用金、銀、銅等金屬鑄成，帝王則用珍貴的玉質，象征其地位。現代印章則多用橡膠和塑料刻制。則用珍貴的玉質，象征其地位。現代印章則多用橡膠和塑料刻制。我國機關單位的公章一律為正圓形，外資企業則有圓形和橢圓形或我國機關單位的公章一律為正圓形，外資企業則有圓形和橢圓形或方形之分。橢圓形或方形為國際公章。公章的印文按規定使用國務方形之分。橢圓形或方形為國際公章。公章的印文按規定使用國務院公布的規范簡化漢字，字形為宋體，自左向右環行排列。一般用院公布的規范簡化漢字，字形為宋體，自左向右環行排列。一般用全稱，如法定名稱字數太多，為印文清晰可見，也可用簡稱。全稱，如法定名稱字

24、數太多，為印文清晰可見，也可用簡稱。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o相關鏈接 國際公章印文應用外文，也可中外文并刻，如并刻中外文印章，國際公章印文應用外文，也可中外文并刻，如并刻中外文印章，一般是外文居右上方，中文居下方，且須有繁體字。民族自治機關一般是外文居右上方，中文居下方，且須有繁體字。民族自治機關的公章應并列刊有漢字和當地民族文字。國內公章有三種圖案，縣的公章應并列刊有漢字和當地民族文字。國內公章有三種圖案，縣以上政府機關、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國以上政府機關、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國微；黨的各級機關印

25、章刊有黨微；企事業單位公章則刊有五角星圖微；黨的各級機關印章刊有黨微；企事業單位公章則刊有五角星圖案。圓形公章的規格有明確規定，國務院的公章，直徑為案。圓形公章的規格有明確規定，國務院的公章，直徑為6厘米；厘米；省、部級政府機關的公章，直徑為省、部級政府機關的公章，直徑為5厘米；縣市一級政府機關的公厘米；縣市一級政府機關的公章，直徑為章，直徑為45厘米；其他企事業單位公章，直徑一律為厘米；其他企事業單位公章，直徑一律為42厘厘米。國家行政機關和企事業單位、社會團體的其他專用印章（包括米。國家行政機關和企事業單位、社會團體的其他專用印章（包括經濟合同章、財務專用章等），在名稱、式樣上應與單位正式

26、印章經濟合同章、財務專用章等），在名稱、式樣上應與單位正式印章有所區別，經本單位領導批準后可以刻制。有所區別，經本單位領導批準后可以刻制。 會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o實踐訓練實踐訓練（一）課堂討論 1、單位專用公章能代替公章使用嗎？為什么？ 2、印章使用的規范過程中有何要求？ 3、帶存根的介紹信上要蓋幾次章方為有效？會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o實踐訓練實踐訓練 （二）案例分析（二）案例分析 1、某公司新聘的秘書小徐，剛到任的第一件事就使她不能聽命。原、某公司新聘的秘書小徐，剛到任的第一件事就使她不能聽

27、命。原來是公司總經理要她馬上到街上去刻一枚公司改換名稱后的新印章，來是公司總經理要她馬上到街上去刻一枚公司改換名稱后的新印章，并要求她把原來這枚舊印章立即就地銷毀。并要求她把原來這枚舊印章立即就地銷毀。 2、新達公司鞏秘書因公出差，臨走時把印章交給了分管業務的熊科、新達公司鞏秘書因公出差，臨走時把印章交給了分管業務的熊科長代為保管。第二天，新達公司與一外商就聯合開發的項目達成協議，長代為保管。第二天，新達公司與一外商就聯合開發的項目達成協議，熊科長為提高工作效率，在雙方意見基本一致的情況下，就在合同上熊科長為提高工作效率，在雙方意見基本一致的情況下，就在合同上蓋了章。五天后，鞏秘書回到公司，看

28、完合同大吃一驚，該合同讓新蓋了章。五天后，鞏秘書回到公司，看完合同大吃一驚，該合同讓新達公司損失了達公司損失了50多萬元。面對這樣的后果，鞏秘書癱在椅子上，半天多萬元。面對這樣的后果，鞏秘書癱在椅子上，半天沒回過神來。沒回過神來。 3、小李因公出差，需開具介紹信，找到辦公室秘書小賀辦理此事。、小李因公出差，需開具介紹信，找到辦公室秘書小賀辦理此事。小李要求小賀為其多開幾份空白介紹信并在事先準備好的空白信箋上小李要求小賀為其多開幾份空白介紹信并在事先準備好的空白信箋上蓋上單位公章，說是外出方便一些，以備急用。為此，小賀感到有些蓋上單位公章，說是外出方便一些，以備急用。為此，小賀感到有些為難，但經

29、不起小李的再三懇求與保證，還是按小李的要求做了。為難，但經不起小李的再三懇求與保證，還是按小李的要求做了。會說會說 會寫會寫 會做事會做事 會做人會做人L o g oL o g o實踐訓練實踐訓練 4、 金芬是公司的總經理秘書，平時工作積極認真，很得總經理信金芬是公司的總經理秘書，平時工作積極認真，很得總經理信任。總經理把公司的公章交給她保管，從來沒出過差錯。一天，小任。總經理把公司的公章交給她保管，從來沒出過差錯。一天，小金正在做事，一個久違的老朋友打電話過來了。小金知道總經理不金正在做事，一個久違的老朋友打電話過來了。小金知道總經理不在，就放心地跟朋友聊起來。正聊得開心，一位部門經理秘書小柳在，就放心地跟朋友聊起來。正聊得開心，一位部門經理秘書小柳拿著文件來找她蓋章。她舍不得放下電話，就隨手從抽屜里拿出公拿著文件來找她蓋章。她舍不得放下電話，就隨手從抽屜里拿出公章，讓小柳自己蓋章。小柳走到旁邊的沙發旁，在茶幾上蓋上了公章，讓小柳自己蓋章。小柳走到旁邊的沙發旁，在茶幾上蓋上了公章；見她用完了，小金隨口說，你先放在那兒吧。于是小柳把公章章；見她用完了，小金隨口說，你先放在那兒吧。于是小柳把公章放在茶幾上自己回去了。這時有個工人搬著一箱稿紙進來，小張讓放在茶幾