1、文件管理制度1 目的為建立健全公司文件管理制度，標(biāo)準(zhǔn)文件制作、發(fā)文、收文、保 管及存檔流程，提高文件形成和使用的效率， 保證文件長期有效保存， 確保公司經(jīng)營管理活動(dòng)信息暢通， 充分發(fā)揮公文在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo) 作用，保障公司各項(xiàng)經(jīng)營管理政策的落實(shí)，特制訂本制度。2 適用范圍2.1 本制度適用于公司各種行政類文件的管理；2.2 以公司名義進(jìn)行的發(fā)文：2.3 各部門以本部門名義發(fā)出或下發(fā)的文件，以及各部門收到的外 來文件，參照本制度執(zhí)行。3 職責(zé)管理部：公司行政類紅頭文件的歸口管理部門， 負(fù)責(zé)公司級(jí)行政類文 件的校核、繕印、發(fā)文、收文等工作；3.2 科技管理部：公司制度文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司級(jí)

2、制度類 文件的校核、繕印、發(fā)文、收文等工作；3.3 各部門：負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件的草擬、組織評(píng)審、會(huì)簽、 修訂與審稿工作；3.4 各部門分管領(lǐng)導(dǎo)： 負(fù)責(zé)所分管部門文件的簽發(fā)、 外來文件的批閱 等工作。4 發(fā)文流程4.1 擬稿文件的提出部門為擬稿人，負(fù)責(zé)文件的起草；文件的草擬，應(yīng)符合公文行文標(biāo)準(zhǔn)，情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確， 文字要精煉，條理要清楚，層次要清楚，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確，篇幅要力 求簡(jiǎn)短，編輯格式要全篇統(tǒng)一；文件草擬完成，擬稿人填寫?文件擬制審批單?中相關(guān)內(nèi)容， 在擬稿人處簽字后隨文件一并轉(zhuǎn)入審稿流程。4.2 審稿由擬稿部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件進(jìn)行審稿；422審核的重點(diǎn)是行文的必要性，法規(guī)的符合性

3、，內(nèi)容是否真實(shí)可 靠、明確具體、切實(shí)可行，行文關(guān)系、公文格式是否正確，文字是否 標(biāo)準(zhǔn)；審稿完成，審稿人在?文件擬制審批單?審稿人處簽字；需要其他部門評(píng)審或會(huì)簽的文稿，須經(jīng)其他部門評(píng)審或會(huì)簽審 核通過后，由會(huì)簽人在?文件擬制審批單?會(huì)簽人處簽字。4.3 校核擬文部門應(yīng)向管理部提交電子文檔和書面文檔，由管理部對(duì)需簽發(fā)的文件進(jìn)行文字校核，檢查行文的語言和格式是否符合公文標(biāo)準(zhǔn)， 如有文字和格式上的問題，應(yīng)進(jìn)行修正；假設(shè)發(fā)現(xiàn)內(nèi)容上有不明確或 爭(zhēng)議的地方，須及時(shí)與擬稿部門進(jìn)行溝通確認(rèn)，并提出修改建議；文 稿校核完畢后，由校核人在?文件擬制審批單?校核人處簽字，并將 校核后的文稿返回?cái)M稿部門。4.4 簽發(fā)4

4、41經(jīng)過管理部校核簽字的文件，由擬稿部門報(bào)送分管擬稿部門的分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)擬制文件進(jìn)行審批簽發(fā)；審批時(shí)如有修改，由文件擬稿部門按審批意見完成修改， 審批 稿為終審稿，原那么上任何人不得再行改動(dòng)；文件通過審批或完成修改，分管領(lǐng)導(dǎo)在?文件擬制審批單?上 簽發(fā)。4.5 發(fā)文格式公司各類文件發(fā)文均須采用公司擬定的統(tǒng)一文件頭格式；須按照公司?紅頭文件格式?要求進(jìn)行的發(fā)文：公司*司對(duì)外的重要行文應(yīng)使用紅頭文件；公司對(duì)內(nèi)下發(fā)需要遵照的決定、決議、紀(jì)要、任命、通報(bào)等使用紅頭 文件；紅頭文件僅用于公司級(jí)文件，無部門級(jí)的紅頭文件；紅頭文件由管理部統(tǒng)一分配文件號(hào)，其中文件號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)+年份+序號(hào)組成序號(hào)不編虛位。4.5.

5、3 以公司名義對(duì)內(nèi)下發(fā)的須要遵照?qǐng)?zhí)行的各類制度、規(guī)定、標(biāo) 準(zhǔn)采用?管理標(biāo)準(zhǔn)文件模版?要求進(jìn)行發(fā)文，發(fā)文時(shí)需進(jìn)行文件編號(hào)、 編號(hào)由科技管理部標(biāo)準(zhǔn)化組統(tǒng)一分配， 版本號(hào)、部門號(hào)及修改次數(shù)標(biāo) 識(shí)詳見?企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系表及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)規(guī)那么?。4.5.4 以公司名義或各部門名義行文解決一般性事項(xiàng)的通知、說明 等，可使用分別以公司名義或部門名義按公司?便簽格式?要求進(jìn)行 發(fā)文。4.6 繕印461 經(jīng)過簽發(fā)的文件，由擬文單位送交管理部，管理部在?XXXX年發(fā)文總目錄?臺(tái)賬上記錄行文日期、文件號(hào)、文件名稱和擬文 部門等；4.6.2 管理部根據(jù)?文件擬制審批單?上填寫的數(shù)量對(duì)文件進(jìn)行繕 印；4.6.3 管理部

6、將繕印完畢的文件裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)認(rèn)真檢查，不得 缺頁、錯(cuò)頁或多頁。4.7 用印4.7.1 公司級(jí)文件對(duì)外發(fā)送時(shí)，須加蓋公司公章，具體要求參見公 司?印章管理規(guī)定?；部門級(jí)文件對(duì)外發(fā)送時(shí)無須加蓋印章，僅需部 門負(fù)責(zé)人簽字以表確認(rèn)即可；4.7.2 文件用印前應(yīng)檢查?文件擬制審批單?上的簽字是否齊全，不符合本制度規(guī)定流程的公文，管理部有權(quán)不予蓋章；4.7.3 文件用印須與發(fā)文單位名稱一致，并做好用印登記。加蓋印 章應(yīng)下壓在成文時(shí)間上，如遇公文恰好滿頁，發(fā)文時(shí)間和文尾局部需 另起一頁，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文 同處一頁，不得采取此頁無正文的方法解決。4.8 分發(fā)4.8.1 管

7、理部負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行分發(fā)；4.8.2 分發(fā)的范圍報(bào)：發(fā)文部門的直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門;送：發(fā)文部門的平級(jí)部門或間接責(zé)任單位；發(fā)：文件資料所及的各下屬單位；483 分發(fā)形式公司的所有行政文件，原那么上均須將文件轉(zhuǎn)換為PDF格式后以電子版 形式進(jìn)行發(fā)放，不便于形成電子版的文件或必須以紙質(zhì)形式發(fā)放的文 件仍以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行發(fā)放；所有發(fā)文的公司行政文件均須通過用戶名為“公司發(fā)文專用0A郵箱發(fā)出；4.833所有行政文件均需在公司公告欄進(jìn)行書面公示，原那么上公示 期為十個(gè)工作日；所有行政文件均以電子版PDF格式共享于公司網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)。4.8.4 擬稿部門如對(duì)紙質(zhì)文件的發(fā)文數(shù)量有特別要求，可在?文件 擬制審批單

8、?備注上說明；4.8.5 凡屬于秘密文件，應(yīng)注明“機(jī)密、秘密、絕密字樣，并確 定報(bào)送范圍，由專人印制、報(bào)送；5收文5.1 登記5.1.1 收到發(fā)給公司的外來文件，由管理部統(tǒng)一進(jìn)行登記；5.1.2 由公司各部門帶回的發(fā)給公司的外來文件，應(yīng)送管理部進(jìn)行 登記，不得自行處理；5.1.3 收文登記應(yīng)填寫?收文登記表?。5.2 擬辦521 經(jīng)過登記的外來文件，由管理部負(fù)責(zé)擬辦；522 根據(jù)來文的性質(zhì)和內(nèi)容，由管理部提出文件辦理意見，包括 呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)閱批、直接轉(zhuǎn)有關(guān)部門承辦、安排傳閱、直接存檔或必 要的其它方式等；5.2.3 來文擬辦時(shí)應(yīng)填寫?文件處理單?；5.2.4 管理部那么將附帶?文件處理單?的來

9、文按照辦理單提出的辦 理方式，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)閱批，或傳遞、分發(fā)給承辦部門辦理。5.3 辦理5.3.1 需要公司領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，由公司領(lǐng)導(dǎo)在?文件處理單?上 簽署辦理意見；5.3.2 文件承辦部門負(fù)責(zé)按領(lǐng)導(dǎo)的批示或文件的要求，對(duì)文件內(nèi)容 進(jìn)行及時(shí)處理，需要匯報(bào)、協(xié)調(diào)的，及時(shí)進(jìn)行反應(yīng)；5.3.3 管理部負(fù)責(zé)對(duì)來文的辦理進(jìn)行催促、催辦，防止積壓和漏辦；5.3.4 需要在領(lǐng)導(dǎo)之間或部門之間傳遞的文件，不應(yīng)直接橫向傳遞；傳遞應(yīng)通過管理部指定人員進(jìn)行，以防止延誤進(jìn)度或傳失；5.3.5 文件辦理完畢，承辦部門在?文件處理單?上記錄辦理情況 及結(jié)果，并將附帶?文件處理單?的文件傳回管理部。6文件管理6.1 移交所有按

10、照本制度規(guī)定的程序辦理完畢的公司的發(fā)文及收文，均移交管理部統(tǒng)一存檔保管；文件的承辦部門或主辦人員不應(yīng)自行保管文件，假設(shè)有必要，可對(duì)文件進(jìn)行復(fù)印使用，但不得違反相關(guān)保密制度。6.2 保管621 管理部應(yīng)對(duì)公司文件指定專人進(jìn)行統(tǒng)一保管；6.2.2 應(yīng)對(duì)保管的文件進(jìn)行分類、編號(hào)，分類和編號(hào)的方法由管理 部根據(jù)?非技術(shù)類檔案管理制度?執(zhí)行；6.2.3 應(yīng)對(duì)每類文件建立單獨(dú)的文件袋，文件袋上應(yīng)有文件類別和 ?卷內(nèi)文件目錄?；6.2.4 應(yīng)在每份文件首頁的右上角標(biāo)明文件編號(hào)；6.2.5 應(yīng)將保管的文件袋統(tǒng)一存放在專門的資料柜中。6.3 借用6.3.1 文件使用應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫?文件借閱登記表?；6.3

11、.2 文件使用完畢，應(yīng)及時(shí)歸還；借閱后歸還的文件應(yīng)完整，不 得有損壞、遺失、隨意涂改；6.3.3 文件借閱的方法，應(yīng)符合公司相關(guān)保密規(guī)定；復(fù)制帶有“秘 密的文件資料需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司指定人員統(tǒng)一復(fù)制并作好 登記。6.4 修改與作廢6.4.1 文件的修改，一般由原編制部門修改并填寫?文件更改單? 提出對(duì)文件修改、更改的理由，修改好的文件，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核 及相關(guān)部門會(huì)簽、校核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，才能公布執(zhí)行；6.4.2 文件經(jīng)屢次修改平均更改達(dá) 3次或文件需要進(jìn)行大幅度 修改時(shí)，應(yīng)換發(fā)新版本，但保持原編號(hào)，同時(shí)需要在文件的眉頭標(biāo)注新版次。當(dāng)新版次的文件一經(jīng)公布，以新版文件為準(zhǔn)，原老版本文件自動(dòng)失效，公司不對(duì)老版本文件回收；643 文件作廢由文件編制部門填寫報(bào)廢申請(qǐng)，提出該文件的作廢 理由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門評(píng)審、會(huì)簽，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交公 司管理部公布并備案，公布之日起該文件自動(dòng)失效，公司不對(duì)該文件 回收；6.4.3 已作廢文件的編號(hào)應(yīng)當(dāng)保存，不能被注銷或被新文件所使用。6.5歸檔應(yīng)定期對(duì)保管的文件進(jìn)行清理歸檔；每年管理部根據(jù)?非技術(shù)類檔案管理制度?要求將所管文件的 歸檔到公司非技術(shù)類檔案室。7附那么