1、采購(gòu)及報(bào)銷流程規(guī)定范文一、目的 為了加強(qiáng)公司采購(gòu)及報(bào)銷業(yè)務(wù)工作的管理，做到有章可循， 預(yù)防采購(gòu)及報(bào)銷過程中的各種弊端，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)及 報(bào)銷業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)定。二、范圍 本規(guī)定適用于公司所有物品（固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用 品、節(jié)日慰問品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購(gòu)。三、職責(zé)（一）各部門對(duì)辦公用品或勞務(wù)需求應(yīng)根據(jù)需求物品或勞務(wù) 的性質(zhì)和權(quán)屬，定期由部門提交采購(gòu)申請(qǐng)單于行政部，行政 部每月定期匯總各部門的申購(gòu)內(nèi)容，提交一份 年 月采購(gòu)需求 申請(qǐng)總表由公司決策層進(jìn)行批復(fù)；對(duì)于已批準(zhǔn)的申購(gòu)內(nèi)容，財(cái) 務(wù)部根據(jù)申購(gòu)需求撥款或提供采購(gòu)金額預(yù)算，行政部進(jìn)行協(xié)調(diào)及 完成采購(gòu)。1. 行政

2、部在處理采購(gòu)內(nèi)容時(shí)應(yīng)以資源最優(yōu)化和成本合理化為 原則，通過合適的渠道完成采購(gòu)任務(wù)，如遇特殊情況或任務(wù)，需 其他部門或人員參與采購(gòu)，可于 年 月采購(gòu)需求申請(qǐng)總表內(nèi) 標(biāo)注。2. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)遵從勤儉節(jié)約的原則，妥善處理部門內(nèi)提 交的采購(gòu)需求，對(duì)公司財(cái)產(chǎn)的使用和保存做好監(jiān)督工作；各位員 工有義務(wù)妥善保管辦公用品及合理使用消耗類辦公品，避免揮霍 與浪費(fèi)。董事長(zhǎng)有權(quán)對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)采購(gòu)、固定資產(chǎn)購(gòu)置、維修等計(jì) 劃做最終批復(fù)和調(diào)整。（二）采購(gòu)經(jīng)辦人在采購(gòu)過程中需負(fù)責(zé)發(fā)票的收集和辦理結(jié) 算，并對(duì)發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)；所有票據(jù)齊全后于公司規(guī) 定期限內(nèi)向財(cái)務(wù)部提交審核和報(bào)銷。（三）行政部負(fù)責(zé)按照本制度第二條所涉

3、及的內(nèi)容對(duì)所有公 司財(cái)產(chǎn)及物品做好登記備案，以及協(xié)調(diào)完成對(duì)各類固定資產(chǎn)的日 常維護(hù)和定期檢修。四、采購(gòu)作業(yè)操作流程（一）物資采購(gòu)的申請(qǐng)與審批1. 各部門根據(jù)工作計(jì)劃、 實(shí)際需要以及庫(kù)存情況于每月 日前 上報(bào)次月的采購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單 ，由部門負(fù)責(zé)人簽字后 交由行政部匯總。2. 經(jīng)行政部初審后，由行政部填寫 年 月采購(gòu)需求申請(qǐng)總 表，將月度采購(gòu)計(jì)劃提交公司決策層核準(zhǔn)后執(zhí)行。3. 未列入當(dāng)月采購(gòu)計(jì)劃或超出計(jì)劃的臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)需先向行 政部確認(rèn)庫(kù)存為零，且對(duì)實(shí)際工作產(chǎn)生即時(shí)影響的情況下，可根 據(jù)實(shí)際情況填寫特殊情況采購(gòu)申請(qǐng)單 ，由部門負(fù)責(zé)人簽字并與 行政部溝通后，提交公司決策層審批，批復(fù)后告知行政

4、部執(zhí)行采 買。除不可預(yù)計(jì)的特殊用途外，原則上不受理普通辦公用品的臨 時(shí)申請(qǐng)。（二）采購(gòu)比價(jià)1. 行政部在采購(gòu)前須對(duì)所需采購(gòu)物品的渠道進(jìn)行了解和多方 選擇，根據(jù) 年 月采購(gòu)需求申請(qǐng)總表中注明預(yù)算，對(duì)預(yù)采購(gòu) 物品提供至少兩家或以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)和聯(lián)系方式，如有需要可 聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。2. 所有采購(gòu)及報(bào)銷業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部物價(jià)審查后方可報(bào)公司決 策層簽批，后方可進(jìn)行采購(gòu)和報(bào)銷。（三）采購(gòu)實(shí)施及物資驗(yàn)收1. 公司的采購(gòu)及報(bào)銷業(yè)務(wù)統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)辦理，其他部門 或人員不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下自行采購(gòu)。2. 采購(gòu)物資運(yùn)到本公司時(shí)，先由行政部對(duì)照核對(duì)采購(gòu)計(jì)劃， 經(jīng)確認(rèn)無誤后進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)， 檢驗(yàn)合格的物資由行

5、政部登記入庫(kù)， 檢驗(yàn)不合格的物資不得辦理入庫(kù)。（四）物資分配1. 采購(gòu)物資分配以收到當(dāng)月各部門申請(qǐng)的先后順序，并根據(jù) 實(shí)際采購(gòu)物資數(shù)量進(jìn)行合理分配。由各部門申請(qǐng)人簽字領(lǐng)取。領(lǐng) 取記錄由行政部門負(fù)責(zé)留存?zhèn)洳椤?. 對(duì)庫(kù)存物資應(yīng)及時(shí)更新清點(diǎn)，不出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)買或因分配不 均而導(dǎo)致的重復(fù)支出。3. 對(duì)分配的固定資產(chǎn)需由部門負(fù)責(zé)人簽字驗(yàn)收，行政部門應(yīng) 及時(shí)完成公司固定資產(chǎn)的登記備案。五、報(bào)銷（一）采購(gòu)發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，必須索取增 值稅發(fā)票；不能取得的，應(yīng)向供應(yīng)商索取普通發(fā)票。行政部應(yīng)避 免向不能提供發(fā)票的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，如遇特殊情況，應(yīng)向供應(yīng) 商索要收據(jù)并附帶有供應(yīng)商名稱的付款憑證截圖。（二

6、）在報(bào)銷時(shí)需由行政部提交 年 月采購(gòu)入庫(kù)單，連同 有關(guān)憑證報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，并經(jīng)公司決策層批準(zhǔn)后，出納人員方 可予以報(bào)銷。（三）財(cái)務(wù)部在對(duì)采購(gòu)物品報(bào)銷時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核采購(gòu)清單 及相關(guān)票據(jù)，對(duì)賬目結(jié)算不清、不符合本制度規(guī)定以及不符合稅 務(wù)制度規(guī)定的報(bào)銷憑證財(cái)務(wù)部不得辦理相關(guān)報(bào)銷手續(xù)。六、責(zé)任（一）不按規(guī)定程序及未經(jīng)審批采購(gòu)的，由行政部或請(qǐng)購(gòu)部 門人員自行負(fù)責(zé)處理；已經(jīng)與供方簽訂購(gòu)銷合同，導(dǎo)致公司因不 能履約而發(fā)生的損失由相關(guān)人員承擔(dān)全部責(zé)任及賠償。（二）經(jīng)審批的采購(gòu)計(jì)劃和申請(qǐng)，行政部應(yīng)在采購(gòu)期限內(nèi)采 購(gòu)到位，因非人為原因未能采購(gòu)到位的部分應(yīng)及時(shí)與需求部門溝 通解決方案。（三）經(jīng)查實(shí)為未經(jīng)比價(jià)導(dǎo)致采

7、購(gòu)價(jià)格明顯高于正常采購(gòu)渠 道價(jià)格的情況（除有正當(dāng)理由解釋外），價(jià)格高出部分由采購(gòu)人員 自行承擔(dān)。提交供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)，與供應(yīng)商串通抬高價(jià)格，從中謀取私利；經(jīng)查實(shí)后由采購(gòu)人員承擔(dān)相應(yīng)損失并接受公司處分。（四）物品使用部門必須依據(jù)實(shí)際需要， 填寫采購(gòu)申請(qǐng)單 因填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認(rèn)請(qǐng)購(gòu)物資必要信息的，行政部有權(quán) 拒絕采購(gòu)。采購(gòu)計(jì)劃及申請(qǐng)必須由請(qǐng)購(gòu)部門指定專人提交行政部 審批。對(duì)貪圖省事、亂報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，造成本公司流動(dòng)資金使用浪 費(fèi)的，依照采購(gòu)物品實(shí)際價(jià)值的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對(duì)有關(guān)責(zé)任人處以罰款。（五）財(cái)務(wù)部必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對(duì)審核把關(guān)工作 不嚴(yán)、不及時(shí)向公司決策層匯報(bào)采購(gòu)有關(guān)事實(shí)，并造成公司經(jīng)濟(jì) 損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分。（六）行政部必須對(duì)所有運(yùn)抵本公司的采購(gòu)物品，依照采購(gòu) 合同規(guī)定的質(zhì)量要求進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時(shí)，必須及 時(shí)報(bào)告公司決策層進(jìn)行處理。嚴(yán)禁品質(zhì)不符的外購(gòu)物品入庫(kù)。因驗(yàn)收人員玩忽職守造成經(jīng)濟(jì)損失的， 給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分。（七）行政部對(duì)驗(yàn)收合格的外購(gòu)物品辦理入庫(kù)手續(xù)，并對(duì)入 庫(kù)采購(gòu)物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司決 策層報(bào)告，同時(shí)妥善保管該批采購(gòu)物品等待處理。