1、辦公用品的分類與使用一、日常用具1.日常用具的定義日常用具指企業(yè)日常工作及業(yè)務(wù)操作所使用的家具、工具、器具等。例如規(guī)尺、剪刀、裁紙刀、訂書機(jī)等文具，電子計(jì)算器、算盤、計(jì)算機(jī)、筆記本電腦等辦公設(shè)備。2.日常用具的配備及使用要求(1)為使圖表等文件制作快速且漂亮，所使用的文具包括規(guī)尺、樣板、剪刀、裁紙機(jī)、繪圖用具等。(2)文書化也有謄寫、打印、印刷、修改文書的工作。平時(shí)，就要使用文字處理機(jī)、微機(jī)、桌面印刷機(jī)等辦公設(shè)備。(3)制作文書也需要復(fù)印。復(fù)印室需要復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、文件打孔機(jī)、三孔機(jī)、裁紙機(jī)、垃圾箱等日常用具。需要大量印刷時(shí)，應(yīng)該使用附帶排序功能的高速?gòu)?fù)印機(jī)。有的復(fù)印機(jī)可進(jìn)行彩色復(fù)印。碎紙機(jī)是

2、切碎文書用的。機(jī)密文件復(fù)印錯(cuò)誤或需要銷毀機(jī)密文件時(shí)，可放人碎紙機(jī)切碎。(4)文件打孔機(jī)和三孔機(jī)等是使用活頁(yè)封面裝訂紙張時(shí)給紙張打孔用的。(5)裁紙機(jī)用來(lái)裁斷復(fù)數(shù)文書的一頁(yè)頁(yè)的復(fù)印件。(6)日常辦公工作除文書化外還有計(jì)算。企業(yè)所做的銷售分析、投資分析、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的制作、技術(shù)設(shè)計(jì)等都需要快速準(zhǔn)確的計(jì)算。計(jì)算用具為電子計(jì)算器。作為長(zhǎng)時(shí)間使用的業(yè)務(wù)用計(jì)算用具，一般使用具備所必需的位數(shù)和計(jì)算功能稍大的電子計(jì)算器。(7)如果是電子計(jì)算器無(wú)法進(jìn)行的高難度計(jì)算，或者數(shù)據(jù)量較多，或者需要制作生產(chǎn)計(jì)劃的數(shù)值表格時(shí)，可使用微機(jī)。微機(jī)需要具備以下幾種功能的軟件，如數(shù)據(jù)保管功能、制表功能、科技計(jì)算功能、統(tǒng)計(jì)計(jì)算功能等業(yè)務(wù)

3、所必需的功能。(8)日常業(yè)務(wù)中包括通信業(yè)務(wù)。通信工作使用電話、終端傳真機(jī)等通信電子設(shè)備。使用時(shí)通過(guò)電話總機(jī)、內(nèi)線、外線雙方都可實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)送功能，如按鍵式電話，即使人不在也可以轉(zhuǎn)送到移動(dòng)點(diǎn)或所到達(dá)的地方。(9)會(huì)計(jì)和教育培訓(xùn)等需要投影機(jī)、電視、VTR等日常用具。為提高信息傳達(dá)的效率，有時(shí)需要給語(yǔ)言配上適當(dāng)?shù)膭?dòng)態(tài)畫面、靜止畫面或插圖等圖像。開會(huì)時(shí)則使用語(yǔ)言和投影機(jī)進(jìn)行說(shuō)明。二、辦公設(shè)施附件1.辦公設(shè)施附件的定義辦公設(shè)施附件指的是為設(shè)施配置的物品。設(shè)施指辦公室、會(huì)議室、招待室、圖書室、培訓(xùn)室、復(fù)印室、電腦房、展示廳等等。辦公室內(nèi)最基本的辦公設(shè)施附件，有桌椅、文件框等，此外還有信箱、雜志架、布告牌、衣柜、

4、掛外套的衣架等。2.辦公設(shè)施附件的配備及使用要求(1)辦公桌需要每人一臺(tái)。辦公桌大多為鋼板制品且附帶有抽屜。結(jié)束工作回家時(shí)，桌子不要放置任何東西。特別是不要將機(jī)密文件及重要文件等留在桌上。會(huì)議室及接待室等處使用涂有沉色的大桌子。桌子上附帶有抽屜及擺放物品用的擱板等。OA設(shè)備使用較多的事務(wù)所在位置工作站時(shí)選用便于工作的辦公桌。一般工作站所使用的桌子有的呈L字型。這可便于事務(wù)工作與OA設(shè)備的操作同時(shí)進(jìn)行。(2)椅子也有各種各樣的。椅子關(guān)系到事務(wù)工作的坐姿，能左右事務(wù)工作者的疲勞程度。可選用可以上下調(diào)節(jié)座高的并改變靠背角度的辦公用椅。(3)為了提高辦公室事務(wù)工作的效率，需要放置文件柜。將文件放入做成

5、桌子抽屜的文件柜時(shí)，需將文件縱向堆疊、文件的脊部橫放。放入拉門式文件柜時(shí)，同書架一樣，需讓文件背部豎放。拉門式文件柜與書架一樣保管活頁(yè)封面及文件等都比較方便。抽屜式文件柜保管文件夾比較方便。企業(yè)需要置備兩種不同方式的文件柜。需要置備個(gè)人辦公專用和放置企業(yè)公用文件夾的文件柜。(4)辦公室里應(yīng)有放置郵件及傳閱資料等的信箱。信箱為抽屜式的收放箱。為防止夜間機(jī)密泄露，信箱應(yīng)有暗鎖。(5)放置雜志架以供閱覽報(bào)紙、雜志用。雜志架上通常放置最新一期的雜志及報(bào)紙，舊雜志、舊報(bào)紙則被放在書架上。(6)辦公室所必需的辦公設(shè)施附件要有供員工保管衣物的衣柜、掛外套的衣架、放傘的傘架、供應(yīng)茶水或其他飲料的供給熱水設(shè)備，

6、丟棄垃圾的垃圾箱等。在選擇這些用品時(shí)，應(yīng)選擇實(shí)用的。(7)會(huì)議室、培訓(xùn)用的教室、放映幻燈片或投影的工作室需要白板、黑板等會(huì)議用的辦公設(shè)施附件，麥克風(fēng)及錄像機(jī)等音像放映設(shè)備，聽眾用桌椅，講演用的衣架等等。新型會(huì)議室、培訓(xùn)用教室等處大多使用白板。聽眾用桌椅須采用可以使聽眾在會(huì)議或培訓(xùn)期間保持心情舒暢、精神集中的樣式。若使用接待室里的柔軟的椅子，可能會(huì)使其緊張感松弛，坐姿不端正，會(huì)造成精神無(wú)法集中。(8)復(fù)印室需要放置分類整理復(fù)印紙的保管箱，將文書用訂書機(jī)裝訂并整理的工作臺(tái)、保管原件及復(fù)印件的擱板、復(fù)印機(jī)的保養(yǎng)工具、藥品柜、大垃圾箱等等。這些東西最好是物美價(jià)廉的。三、易耗品1.易耗品的定義易耗品指的

7、是會(huì)因使用而減少的物品。比如，辦公用的鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮等筆記工具；公司信紙、方格紙、活頁(yè)紙、復(fù)印紙、傳票、留言條等紙張；筆記本、賬簿、軟盤等OA易耗品；文件夾及活頁(yè)封面歸檔用具等等。2.易耗品管理要求為提高事務(wù)工作的效率，并削減事務(wù)工作的成本，必須經(jīng)常保管一定品質(zhì)、適量的易耗品。其要求及類別如下：(1)預(yù)先估計(jì)單位時(shí)間的事務(wù)工作需要花費(fèi)多少費(fèi)用，以便準(zhǔn)備易耗品時(shí)可以設(shè)法削減費(fèi)用。(2)事務(wù)工作需要花費(fèi)的費(fèi)用有業(yè)務(wù)員的勞務(wù)費(fèi)、建筑物、辦公設(shè)施附件及日常用具的使用費(fèi)，相當(dāng)于易耗品的消費(fèi)量的那部分金額等。(3)企業(yè)所使用的易耗品中有與文書化相關(guān)的東西。例如筆記用具包括鉛筆、鋼筆、圓珠筆、簽字

8、筆、記號(hào)筆、黑板用粉筆、白板用水性萬(wàn)能墨水筆以及用于會(huì)議用活動(dòng)掛圖的油性萬(wàn)能墨水筆等。還有繪圖鉛筆、有色鉛筆等。(4)文書化用紙采用信紙大小的或畫線的A4、B5紙。畫圖或制作圖表時(shí)使用印有方格的紙張。會(huì)議使用無(wú)花紋的模造紙或印有方格的活動(dòng)掛圖。(5)公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)或各種申報(bào)需準(zhǔn)備格式固定的專用紙張，例如交通費(fèi)的支付申請(qǐng)書之類。(6)筆記本按不同主題分別制作，因此可以使用不同大小的筆記本，用來(lái)記錄會(huì)議或培訓(xùn)等的內(nèi)容。(7)企業(yè)內(nèi)簡(jiǎn)單聯(lián)絡(luò)使用留言條。留言條還包括電話留言等專用紙。(8)整理文書或在會(huì)議上對(duì)議題進(jìn)行分類時(shí)，經(jīng)常使用的是拍紙。拍紙可以貼在其他物品上，又很容易撕下來(lái)，整理時(shí)使用很方便。(9

9、)發(fā)送文書可使用公司內(nèi)部信封和公司外部信封。信封有橫寫式、豎寫式、大小不等，顏色各一。公司外部信封有社交用和貿(mào)易用兩大類。公司內(nèi)部應(yīng)有郵件專用信封。(10)復(fù)印紙有A4、B4、B5、信紙大小的以及帶有3孔的復(fù)印機(jī)。(11)文件夾、活頁(yè)封面、透明文件袋、隔斷用紙等是用于保管文書的易耗品。(12)磁盤也可視為易耗品，使用文字處理機(jī)或微機(jī)制作的文書保存在磁盤上。(13)橡皮、修正液、修正紙帶等是用于訂正文書的易耗品。修正液用于修改圓珠筆的文字，修正紙帶用于擦去用萬(wàn)能墨水筆寫在橫寫式紙上的文字。(14)裝訂時(shí)使用的訂書訂、魚尾夾、回形針、糨糊、膠帶紙等是用于對(duì)文書進(jìn)行分類的易耗品。頁(yè)數(shù)較少的文書用小號(hào)

10、訂書釘裝訂，報(bào)告書等數(shù)十頁(yè)的文書用大號(hào)訂書訂，更大的則用魚尾夾裝訂。對(duì)文書進(jìn)行隔離時(shí)使用回形針。要將文書貼在襯底或其他文書上時(shí)使用糨糊或膠帶紙。四、辦公設(shè)備1.打字機(jī)打字機(jī)是辦公室中用得很廣泛的一種機(jī)器，有許多種式樣和型號(hào)。從手動(dòng)的、電動(dòng)的到電子的，有的帶記憶功能，有的可進(jìn)行文章編輯。打字機(jī)的使用能大大提高書寫的工作效率。2.傳真機(jī)傳真機(jī)是專為和自動(dòng)文本處理機(jī)一起使用而設(shè)計(jì)的國(guó)際電子通訊網(wǎng)絡(luò)，因而無(wú)須把數(shù)字信號(hào)轉(zhuǎn)換為穿孔帶的形式。通常被稱作“傳真”的傳真電報(bào)設(shè)備，使用電話傳輸，在若干秒鐘之內(nèi)，將任何形式的印刷、打印或手抄材料、繪圖、圖表和照片從一個(gè)地方傳輸?shù)搅硪粋€(gè)地方。它能將文件復(fù)制品完全準(zhǔn)確

11、地傳送到任何距離，既有電話的速度，又具有辦公室內(nèi)復(fù)印機(jī)的復(fù)印功能。傳真電報(bào)與電傳相比，一個(gè)突出特點(diǎn)是，輸入端的材料無(wú)須打印，而且復(fù)雜和詳盡的定貨單可以完全準(zhǔn)確地發(fā)送出去。3.電傳機(jī)用電傳機(jī)電傳給用戶提供快速的書面通信手段，既有電話的速度，又有書面文字的權(quán)威性。配備電傳設(shè)備的用戶收發(fā)雙方都可以得到一份打印的電文副本。這對(duì)很多商業(yè)業(yè)務(wù)是十分理想的。它使外語(yǔ)更加容易地翻譯成書面語(yǔ)言。此外，下班后電傳機(jī)還能接收信息。它能傳遞電子計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)。如用戶電報(bào)電傳機(jī)的操作程序如下：(1)操作人員撥打?qū)Ψ诫妭魈?hào)碼。(2)對(duì)方的應(yīng)答電碼(用一個(gè)縮寫的名字)必須顯示在電傳機(jī)上以后才采取下一步驟。(3)操作人員打字輸

12、入他自己的應(yīng)答電碼。(4)操作人員打出電文或把儲(chǔ)存在存儲(chǔ)器中的信息發(fā)送出去。(5)操作人員重復(fù)他的應(yīng)答號(hào)碼。(6)對(duì)方的應(yīng)接電碼應(yīng)再次出現(xiàn)在電傳機(jī)上以證實(shí)全部信息已發(fā)送完畢。4.復(fù)印機(jī)用復(fù)印機(jī)印刷原件副本的最大優(yōu)點(diǎn)之一，是通過(guò)該法能夠獲得一份在復(fù)制過(guò)程中不出文字錯(cuò)誤的原件副本。該機(jī)器是電動(dòng)的，而且對(duì)需要用作復(fù)印的原件不需要做什么特殊準(zhǔn)備。通常一次復(fù)印的份數(shù)是無(wú)限量的，而且印刷質(zhì)量也不會(huì)逐漸下降，改動(dòng)或改錯(cuò)工作可以毫無(wú)困難地進(jìn)行。(1)復(fù)印的基本方法復(fù)印機(jī)根據(jù)使用的光敏材料不同，用紙不同，顯影方式(干法或濕法)不同，分為氧化鋅復(fù)印機(jī)、硒靜電復(fù)印機(jī)以及硫化復(fù)印機(jī)等。但在設(shè)計(jì)原理上，幾乎都是通過(guò)控制

13、電路的繼電器、微動(dòng)開關(guān)、光源、馬達(dá)等部件將充電、曝光、顯影、轉(zhuǎn)印、定影一直到復(fù)印品的整個(gè)過(guò)程，有機(jī)地組織成為一個(gè)自動(dòng)化過(guò)程。由于感光材料不同、組織結(jié)構(gòu)不同、性能不同，構(gòu)成了各種類型的復(fù)印機(jī)。但它們復(fù)印的操作方法一般都是相同的：原稿的放置利用復(fù)印機(jī)的頂蓋，需復(fù)印的原稿一面面向下緊貼在玻璃板上，并根據(jù)稿臺(tái)上的定位標(biāo)尺，把原稿放在正確的位置上，然后把原稿壓板輕輕放下，壓在原稿上。將復(fù)印紙放入供紙盤。復(fù)印紙的規(guī)格尺寸根據(jù)原稿的尺寸而定，復(fù)印紙要成疊放入供紙盤之內(nèi)，應(yīng)使復(fù)印紙松散，使紙張互相分開。復(fù)印紙一定要平整，否則容易出現(xiàn)紙路故障。按開機(jī)鍵，接通整體電源。此時(shí)機(jī)內(nèi)定影器開始加熱。調(diào)節(jié)定影溫度。當(dāng)復(fù)印

14、紙較厚、室溫較低時(shí)，可調(diào)高定影溫度。當(dāng)復(fù)印紙較薄，室溫較高時(shí)，可調(diào)低定影溫度。調(diào)好復(fù)印數(shù)。將預(yù)印計(jì)數(shù)旋鈕轉(zhuǎn)到所需復(fù)印張數(shù)的位置上。復(fù)印。當(dāng)復(fù)印機(jī)預(yù)熱達(dá)到溫度后，“待機(jī)”指標(biāo)燈滅，“復(fù)印”指示燈亮，此時(shí)可按“復(fù)印”鍵，開始復(fù)印。調(diào)光圈和色粉量。根據(jù)第一次復(fù)印品的反差和墨色濃淡情況，調(diào)節(jié)復(fù)印機(jī)的光縫或光圈大小和色粉置的多少。關(guān)機(jī)。復(fù)印結(jié)束后，等最后一張復(fù)印品送進(jìn)接紙盤，按“停機(jī)”鍵。待定影器冷卻，即可關(guān)掉電源開關(guān)。工作過(guò)程。復(fù)印機(jī)的工作過(guò)程則可分為充電、曝光、顯影、轉(zhuǎn)印、定影、消電和消刷幾部分。(2)特殊文件的復(fù)印方法增大反差法在文書處理過(guò)程中，往往有許多文件已不是原始打印件。這些文件有鋼筆、鉛筆

15、、圓珠筆的字跡符號(hào)。紅藍(lán)鉛筆和硬質(zhì)鉛筆的字跡較淺，復(fù)印后效果較差。復(fù)印這類文件可以采用增大復(fù)印曝光量的辦法來(lái)彌補(bǔ)，以增大黑白反差。原稿如已是復(fù)制品，也常采用上述辦法復(fù)印。輕壓法當(dāng)原稿是書本或立體物時(shí)，就需用手輕輕按住，使要復(fù)印的一頁(yè)緊貼玻璃板，否則會(huì)影響成像的清晰度，使復(fù)印品局部影像模糊。用紙襯托法當(dāng)原稿兩面都有字，而且又比較薄時(shí)，反面的字就會(huì)出現(xiàn)在復(fù)印品上，這時(shí)可在原稿的背面放一張與原稿字跡顏色相同的紙。如原稿兩面都是白底黑字時(shí)，通常放上一張中性顏色的紙，原稿兩面都是白底藍(lán)字，通常就放一張藍(lán)色的紙。夾紙復(fù)印或剪貼復(fù)印法。在復(fù)印無(wú)法拆開的厚本文件或書籍時(shí)，往往會(huì)有一條很空的黑痕留在復(fù)印件上，甚

16、至還可能印上旁邊另一行字。這時(shí)要在兩頁(yè)間夾一張厚白紙，遮住暫不印的一頁(yè)及中縫。若仍不能達(dá)到要求，也可以采用二次復(fù)印，最后剪貼再?gòu)?fù)印的方法。減少曝光量法在復(fù)印彩色圖片、照片、選票、會(huì)議證以及年代久遠(yuǎn)的歷史檔案材料時(shí)，字跡或圖像與紙張的反差較少，復(fù)印后容易發(fā)黑，通常可以采用減少曝光量的方法。部分復(fù)印法當(dāng)復(fù)印文件原稿超出復(fù)印機(jī)稿臺(tái)的范圍時(shí)，可以將原稿分成若干部分復(fù)印，每一部分都多印一些，復(fù)印完畢，將重疊部分剪去或遮去，然后粘好。多次循環(huán)法為便于處理和保存文件，需將大幅原稿縮印成小幅復(fù)印件時(shí)，可以采用多次縮印的方法，直到達(dá)到要求為止。(3)復(fù)印機(jī)的保養(yǎng)與維修復(fù)印機(jī)在使用前，應(yīng)詳細(xì)閱讀該復(fù)印機(jī)的說(shuō)明書，

17、并對(duì)該復(fù)印機(jī)各部件進(jìn)行認(rèn)真的檢查，搞清楚所使用的復(fù)印機(jī)的型號(hào)、功能，各種按鈕和指示燈的作用，紙張紙格等等，并且在操作時(shí)，嚴(yán)格按照說(shuō)明書上的操作程序進(jìn)行操作。復(fù)印機(jī)要經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)，以保證復(fù)印效果和延長(zhǎng)使用壽命。對(duì)復(fù)印機(jī)的基本要求如下：復(fù)印機(jī)在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，如遇意外情況應(yīng)立即關(guān)掉總開關(guān)，使盤機(jī)停止工作。復(fù)印機(jī)在復(fù)印五千次以后，應(yīng)進(jìn)行一次全面的清潔和維修工作。每天復(fù)印工作完成后，要進(jìn)行清潔工作。a.每天復(fù)印完成后，要用干凈的布或脫脂棉輕輕擦去稿臺(tái)玻璃板上的灰塵和指紋。b.玻璃板上的污物可以用脫脂紗布蘸乙醚擦去。c.如果橡皮壓板上有污物，可以用脫脂棉蘸清潔劑擦拭干凈。注意保養(yǎng)好光敏鼓(板)：a.在裝配或

18、卸下光敏鼓(板)時(shí)，要求輕拿輕放，否則劃傷和紙紋都會(huì)反映到復(fù)印品上。b.在安裝光敏鼓時(shí)，要檢查鼓和軸是否同心，防止其表面受損。c.擦洗光敏鼓時(shí)可用脫脂棉輕輕擦去粉塵，再用脫脂棉蘸乙醚或丙酮擦拭。d.擦光敏鼓時(shí)應(yīng)朝一個(gè)方向，直到棉花上沒有黑色為止。要經(jīng)常清洗復(fù)印機(jī)，包括復(fù)印機(jī)的屏蔽殼和電極絲。要定期清除吸塵箱粉管內(nèi)的粉末和盛粉盒中的墨粉。鏡頭、反光鏡上有灰塵或其他污物，可用氣球吹去，若吹不掉，可用鏡頭紙或用脫脂砂布蘸3:1的酒精乙醚混合液擦拭。應(yīng)經(jīng)常檢查清潔刮板或清潔毛刷是否老化、變硬，以免損傷光敏鼓。復(fù)印機(jī)不宜在潮濕、不通風(fēng)、灰塵大及溫度高的環(huán)境下工作。用復(fù)印機(jī)復(fù)印時(shí)，最好使用標(biāo)準(zhǔn)復(fù)印紙，不要

19、隨便使用其他紙張，尤其是過(guò)薄或過(guò)厚的紙張，以免發(fā)生卡紙或損壞機(jī)器。靜電復(fù)印機(jī)的操作雖簡(jiǎn)單，但使用維護(hù)就相對(duì)困難。這要求操作者不僅要懂得靜電復(fù)印基本原理，而且要注意積累日常工作經(jīng)驗(yàn)，做好復(fù)印機(jī)的使用和維護(hù)工作。5.電子計(jì)算機(jī)(1)電腦在工作中的用途漢字的文書處理主要是利用微型計(jì)算機(jī)(或終端設(shè)備)、文字處理機(jī)等設(shè)備進(jìn)行公文起草、修改、排版、印刷等。打印輸出有：打印機(jī)打印輸出、激光打印輸出、激光照排系統(tǒng)輸出等，既快速又方便。計(jì)算機(jī)信息檢索是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有效存儲(chǔ)和快速查找的能力發(fā)展起來(lái)的一種計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。這種系統(tǒng)是信息檢索使用的硬件資源、系統(tǒng)軟件和檢索軟件的總合。它能存儲(chǔ)大量的信息，并對(duì)信息條目進(jìn)

20、行分類、編目或編制索引。它可以根據(jù)用戶要求從已存儲(chǔ)的信息集合中抽取出特定的信息，并且有插入、修改和刪除某些信息的能力。計(jì)算機(jī)信息檢索系統(tǒng)可分為：一次性信息檢索系統(tǒng)和二次性信息檢索系統(tǒng)。電子郵件正在各類辦公室逐步得到應(yīng)用。它是一種用電子技術(shù)傳送聲音、圖像、數(shù)字、文字或其他混型信息技術(shù)，它包括簡(jiǎn)單的電話機(jī)、傳真機(jī)到復(fù)雜的計(jì)算機(jī)網(wǎng)。發(fā)展高密度存儲(chǔ)技術(shù)也是辦公室自動(dòng)化的重要內(nèi)容，將各種文件、資料、檔案等信息存儲(chǔ)在盡可能小的空間內(nèi)，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行高速檢索。以高密度、大容量磁盤存儲(chǔ)器為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)是計(jì)算機(jī)信息檢索系統(tǒng)應(yīng)用最廣的技術(shù)。可用于信息存儲(chǔ)的介質(zhì)磁帶、微縮膠卷等。遠(yuǎn)程通信會(huì)議也是辦公室自動(dòng)化常用的技術(shù)

21、。位于不同地點(diǎn)的人可以通過(guò)長(zhǎng)途電話或計(jì)算機(jī)網(wǎng)舉行會(huì)議。遠(yuǎn)程通信會(huì)議包括交換行政和技術(shù)情報(bào)的行政會(huì)議、記者招待會(huì)、遠(yuǎn)程疾病診斷或會(huì)診、遠(yuǎn)程教學(xué)等。(2)計(jì)算機(jī)病毒防范目前世界上已知的計(jì)算機(jī)病毒已達(dá)數(shù)千種之多，并且還在不斷增加。對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的侵?jǐn)_，已經(jīng)找到了一些防范措施，主要有以下幾種：提高警惕。計(jì)算機(jī)用戶應(yīng)盡量使用原裝軟件而不用復(fù)制軟件。不要與別人交換軟件，也不要讓外人在自己的計(jì)算機(jī)上用其自帶的軟盤進(jìn)行操作。對(duì)于配備有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的機(jī)房，不能輕易讓外人出入，如因維修確需外人進(jìn)入機(jī)房時(shí)，事先要采取安全措施，現(xiàn)場(chǎng)必須始終有人陪同。加強(qiáng)法制。對(duì)于“埋設(shè)”病毒和病毒散布者嚴(yán)加懲處。現(xiàn)

22、在，美國(guó)已有48個(gè)州通過(guò)了禁止故意破壞計(jì)算機(jī)的法律，這對(duì)病毒散布者起到一定震懾和遏制作用。使用“計(jì)算機(jī)疫苗”的基本原理。在病毒最易藏匿的某些計(jì)算機(jī)軟件控制部位設(shè)下保護(hù)性程序。當(dāng)有來(lái)源不明的信息企業(yè)通過(guò)這些部位時(shí)，“疫苗”便會(huì)出來(lái)阻擋，同時(shí)發(fā)出警告信號(hào)，以提醒“計(jì)算機(jī)用戶注意”。清除病毒。計(jì)算機(jī)一旦受到病毒侵害，可以運(yùn)用一種特殊的“審查程序”來(lái)找出病毒之所在，然后加以消除。最簡(jiǎn)便的消除方法就是把計(jì)算機(jī)關(guān)掉，以清除所有資料信息，然后再重新建立資料信息庫(kù)，但要注意，在重新建立資料信息庫(kù)時(shí)一定要使用原廠出品的新軟盤，并且在新軟盤使用之前要先掃描一遍，看其中是否有來(lái)歷不明的信號(hào)。6.電話機(jī)輔助工具(1)

23、交換臺(tái)交換臺(tái)用于接收所有來(lái)話呼叫并通過(guò)內(nèi)部通信開關(guān)和信號(hào)將其轉(zhuǎn)送各總經(jīng)辦或其他部門。(2)電話應(yīng)答機(jī)接電話人不在時(shí)，可使用電話應(yīng)答機(jī)接電話，即把電話應(yīng)答機(jī)和電話接通，以便能不斷回答電話呼叫并提供錄音服務(wù)。每個(gè)打來(lái)電話的人都可以聽到預(yù)先錄好的歡迎，把信息錄下來(lái)的說(shuō)明。接受到的電話內(nèi)容可由錄音機(jī)錄下來(lái)寫在留言紙上，交給有關(guān)工作人員看。7.口授錄音設(shè)備口授錄音設(shè)備指各種記錄講話的錄音機(jī)器。它可以記錄下任何信息，并且通過(guò)回放錄音，在打字機(jī)上將口授內(nèi)容復(fù)制下來(lái)。使用錄音機(jī)器，可以節(jié)省口授人、記錄人的時(shí)間，而且通過(guò)錄音打字或記錄整理，避免了速記工作，既省事又省力。8.信封啟口機(jī)信封啟口機(jī)有兩種：一種靠壓桿

24、操縱，像一臺(tái)切紙機(jī)似的；另一種是自動(dòng)啟信機(jī)用手或電力操縱。自動(dòng)啟信機(jī)使用方法是，將信封放入機(jī)內(nèi)，由傳送帶一一送到切割部位。信封的上沿切掉后，自動(dòng)退出機(jī)器，掉到接收箱內(nèi)，自動(dòng)啟信機(jī)一般適用于數(shù)量較多的信件。9.信封封口機(jī)信封封口機(jī)可濕潤(rùn)信封口上的膠水，封好信封口。信封可自動(dòng)送入封口機(jī)。使用封口機(jī)可將大量信件封口，而且封得很牢。10.信件折疊機(jī)如有大量信函、發(fā)票、聲明、價(jià)目表等待發(fā)郵件需要及時(shí)折疊，可使用信件折疊機(jī)。信件折疊機(jī)通常是自動(dòng)的，可自動(dòng)將信件送入，折疊好，并堆放整齊。只需調(diào)整標(biāo)尺上的一個(gè)旋鈕，就可改變折疊的部位，將信件單折或雙折。折好的信件會(huì)自動(dòng)彈出，經(jīng)一活動(dòng)的傳動(dòng)系統(tǒng)，按嚴(yán)格的順序堆積

25、好。該機(jī)還可以在需要撕掉一部分的函件上打出一條可撕的孔來(lái)。還要用輪式切刀切掉信件的多余部分。11.蓋郵資已付印記的自動(dòng)郵資蓋印機(jī)如用自動(dòng)郵資蓋印機(jī)，就不用再貼郵票，只需在信封上印上已付郵資的戳記即可(用戶應(yīng)向郵局預(yù)付部分信用郵資款)。自動(dòng)郵資蓋印機(jī)可用于任何郵件，包括國(guó)內(nèi)平信、明信片、掛號(hào)信、包裝以及發(fā)往國(guó)外的信。這種蓋印機(jī)的操作方法如下：將轉(zhuǎn)輪或旋鈕調(diào)到所需郵資數(shù)字上，當(dāng)郵件經(jīng)過(guò)蓋印機(jī)時(shí)，標(biāo)明發(fā)信時(shí)間、郵局和郵資的圖章就會(huì)印在郵件上。12.訂書機(jī)訂書機(jī)是用來(lái)訂文件的小機(jī)器。電動(dòng)訂書機(jī)速度快一些，因?yàn)槲募环湃耄斪泳蜁?huì)自動(dòng)訂好。長(zhǎng)柄訂書機(jī)，長(zhǎng)約一英尺，用來(lái)訂雜志、手冊(cè)等折疊式文件的中間部分。

26、使用訂書機(jī)應(yīng)選用性能好的，這樣能使工作順利不費(fèi)勁。實(shí)驗(yàn)證明，用大頭針或曲別針裝訂文件需7秒鐘，而用訂書機(jī)只需3秒鐘。第二節(jié)辦公用品的采購(gòu)管理一、采購(gòu)前的準(zhǔn)備辦公用品通過(guò)購(gòu)入置辦。購(gòu)置辦公用品時(shí)必須首先決定購(gòu)買何物和從何處購(gòu)買的問(wèn)題。作為辦公用品負(fù)責(zé)人，必須選擇最適合的辦公用品和最合適的購(gòu)貨處。1.掌握辦公用品的有關(guān)知識(shí)。2.充分理解各個(gè)部門對(duì)辦公用品的要求。3.辦公用品負(fù)責(zé)人需要將企業(yè)全體共同使用的辦公用品和特定部門用于特殊目的的辦公用品分開，將采購(gòu)部全體共同使用的物件作為主要目標(biāo)和中心。4.特定部門用于特殊目的的辦公用品，則在需要時(shí)向特定部門詢問(wèn)所必需的重要物件。二、購(gòu)入辦公用品的要求1.辦

27、公用品負(fù)責(zé)人根據(jù)辦公用品知識(shí)決定購(gòu)入的辦公用品(1)對(duì)市場(chǎng)上的辦公用品進(jìn)行調(diào)查，把握其性能、功能及價(jià)格。(2)然后選擇最適合企業(yè)的物件。(3)辦公用品負(fù)責(zé)人需要經(jīng)常對(duì)新產(chǎn)品加以注意，以便尋找符合組織要求的物品。(4)需要經(jīng)常接觸辦公用品供應(yīng)商以取得商品目錄，或者經(jīng)常出入展覽會(huì)場(chǎng)等。(5)一旦發(fā)現(xiàn)好的辦公用品便介紹給企業(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人以促其使用。2.辦公用品負(fù)責(zé)人提出購(gòu)買要求，由購(gòu)貨負(fù)責(zé)人訂貨(1)購(gòu)貨負(fù)責(zé)人就購(gòu)貨處價(jià)格及交貨期進(jìn)行協(xié)商。(2)購(gòu)貨處的選擇由提出購(gòu)買要求的辦公用品負(fù)責(zé)人決定，或者由購(gòu)貨部門決定。(3)同一物品存在多處購(gòu)貨處時(shí)，大多由購(gòu)貨部門決定購(gòu)貨處。(4)辦公用品負(fù)責(zé)人在制作購(gòu)買

28、計(jì)劃時(shí)，必須決定購(gòu)入數(shù)量與交貨期。(5)若購(gòu)入數(shù)量過(guò)多，作為存貨積壓的東西會(huì)增多，從而導(dǎo)致資金無(wú)法被有效地運(yùn)用。(6)購(gòu)入數(shù)量過(guò)少會(huì)造成庫(kù)存中斷，使業(yè)務(wù)停止。(7)決定購(gòu)入數(shù)量和交貨期的依據(jù)是辦公用品的需要計(jì)劃和該年度的預(yù)算。(8)易耗品的供給工作應(yīng)做到下一批物品在存貨將盡前購(gòu)入并到貨。(9)存貨沒有的日期只需用現(xiàn)在的存貨量除以每日計(jì)劃需要量即可算出。(10)要向訂貨處提出待物品快要用完時(shí)馬上交貨的要求。(11)訂貨是可通過(guò)每日計(jì)劃需要量乘以訂貨間隔天數(shù)算出。第三節(jié)辦公用品的發(fā)放使用與分配管理一、辦公用品的發(fā)放對(duì)辦公用品的發(fā)放管理，要建立正常的發(fā)放和使用制度。要嚴(yán)格掌握辦公用品的發(fā)放范圍，根據(jù)

29、實(shí)際需要進(jìn)行發(fā)放，避免浪費(fèi)。對(duì)經(jīng)費(fèi)已經(jīng)超支的部門，要限制領(lǐng)用。在辦公用品領(lǐng)取和發(fā)放工作中，保管員要堅(jiān)守工作崗位，服務(wù)要熱情周到。對(duì)不符合領(lǐng)取規(guī)定的，要做好解釋工作，使之能夠理解。二、辦公用品的使用辦公用品的使用，一般應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)化、有效化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的原則。1.經(jīng)濟(jì)化原則經(jīng)濟(jì)化原則，要求工作人員消耗辦公用品的數(shù)量，必須和其工作成就的價(jià)值等值，如果不等值，消耗量大于價(jià)值量，則造成辦公用品和經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)，違反了節(jié)約的原則。2.制度化原則制度化原則，是指要從本企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，公開制定辦公用品的使用原則與方法，嚴(yán)格執(zhí)行，絕對(duì)遵守，形成穩(wěn)定的制度。屬于工作人員按慣例需用的辦公用品，實(shí)行定期定量的發(fā)放

30、，各使用人自行領(lǐng)用并實(shí)施登記。屬于工作人員非慣例使用的物品，應(yīng)填報(bào)領(lǐng)物單或借用單，由主管人員審核批準(zhǔn)，交保管人發(fā)放。領(lǐng)物單表格中應(yīng)包括物品名稱，請(qǐng)發(fā)數(shù)量、實(shí)發(fā)數(shù)量、用途、批準(zhǔn)者、審核者和領(lǐng)物者等項(xiàng)目。保管人發(fā)放時(shí)，應(yīng)備簿登記，每月統(tǒng)計(jì)一次，送主管人員查閱，使其了解企業(yè)辦公用品消耗情況，改進(jìn)工作。3.有效化原則有效化原則，是指行政工作中直接消耗的辦公用品，雖然不能任意浪費(fèi)，也不應(yīng)一概簡(jiǎn)縮，只要使用得當(dāng)，即使花費(fèi)多也不能吝惜，以使辦公用品發(fā)揮出最大作用。企業(yè)所需的辦公用品種類繁多，用量較大，對(duì)其進(jìn)行管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，要注意協(xié)調(diào)采購(gòu)、保管和使用的關(guān)系，采購(gòu)要保證及時(shí)供應(yīng)，又不能積壓浪費(fèi)。因此

31、，購(gòu)置前要了解辦公用品的使用情況，同時(shí)檢查庫(kù)存，找出各種物料的最佳庫(kù)存量。使用時(shí)，要對(duì)庫(kù)存情況、行政經(jīng)費(fèi)實(shí)力以及市場(chǎng)供應(yīng)心中有數(shù)，以免辦公用品使用中有浪費(fèi)或中斷供應(yīng)的現(xiàn)象。所以，采購(gòu)部門、保管部門要緊密聯(lián)系，互通信息，共同做好辦公用品的管理工作。4.標(biāo)準(zhǔn)化原則標(biāo)準(zhǔn)化原則，是指為了把有效原則和經(jīng)濟(jì)化原則統(tǒng)一起來(lái)，應(yīng)力求辦公用品的使用合乎辦公的特殊需要，并和辦公地點(diǎn)、建筑等相適應(yīng)。三、辦公用品的分配1.分配的責(zé)任人辦公用品的分配由辦公用品負(fù)責(zé)人從其管理的保管庫(kù)配用給各部門。2.分配的方法與要求(1)配用的辦公用品被放在各部門的辦公用品保管柜。(2)各部門的辦公用品負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的要求，從辦公

32、用品保管庫(kù)中支給辦公用品。(3)物品為廉價(jià)的易耗品且大量使用時(shí)，負(fù)責(zé)人可根據(jù)所需從保管柜中任意采取。比如，復(fù)印紙等就放在復(fù)印室的擱板上，負(fù)責(zé)人可隨意使用。(4)磁盤等昂貴的東西則由部門辦公用品負(fù)責(zé)人放入帶鎖文件柜等保管箱進(jìn)行保管，按工作要求配用。(5)物資負(fù)責(zé)人算出各部門及人員辦公用品使用量，同時(shí)與平均使用量進(jìn)行比較并實(shí)行統(tǒng)一管理，可以達(dá)到削減的目的。(6)辦公用品使用量在與預(yù)算比較后實(shí)行統(tǒng)一管理。為避免辦公用品的總體費(fèi)用超過(guò)預(yù)算，辦公用品需要按計(jì)劃進(jìn)行消費(fèi)。即將超過(guò)預(yù)算時(shí)，應(yīng)向各有關(guān)人員發(fā)出指示，提醒其節(jié)約使用辦公用品。(7)部門辦公用品負(fù)責(zé)人應(yīng)以提高負(fù)責(zé)人的工作效率為原則供給辦公用品。(8

33、)對(duì)辦公用品進(jìn)行整理、整頓后加以保管并實(shí)行管理，以便隨時(shí)迅速提供，辦公用品的保管箱為文件柜及帶抽屜的收放箱等。(9)大規(guī)模辦公用品保管在帶鎖的專用保管庫(kù)。保管庫(kù)可對(duì)辦公用品進(jìn)行整頓后加以保管。(10)一般辦公用品負(fù)責(zé)人可以自由分配廉價(jià)且大量的易耗品。回形針、橡皮及鉛筆之類無(wú)需記錄。(11)部門辦公用品負(fù)責(zé)人需要定期整理散亂的物品，按規(guī)定的形式擺放整齊并且調(diào)查這些辦公用品的余額。(12)存貨即將不足時(shí)，需向企業(yè)總體的辦公用品負(fù)責(zé)人申請(qǐng)配用辦公用品。(13)部門辦公用品負(fù)責(zé)人，任務(wù)在于整頓辦公用品并及時(shí)要求分配辦公用品。(14)昂貴辦公用品的配用基本上按計(jì)劃進(jìn)行。例如：對(duì)磁盤等使用業(yè)務(wù)范圍及使用量

34、作出計(jì)劃并按計(jì)劃配用。由何人因何工作配用給何人等要記在臺(tái)賬上。為不致丟失配用的辦公用品，可將其保管于帶鎖的保管場(chǎng)所。(15)歸屬于總務(wù)部門等處的辦公用品負(fù)責(zé)人按照部門辦公用品負(fù)責(zé)人提出的配用要求來(lái)配用辦公用品。辦公用品負(fù)責(zé)人從購(gòu)貨處購(gòu)入辦公用品。然后，負(fù)責(zé)人配用給部門辦公用品負(fù)責(zé)人。辦公用品負(fù)責(zé)人進(jìn)行收授。第四節(jié)辦公用品保管與維護(hù)管理一、辦公用品保管與維護(hù)的目的辦公用品的保管與維護(hù)，主要指辦公用品的登記、收藏、分配、使用責(zé)任的簽認(rèn)以及盤點(diǎn)、交換和養(yǎng)護(hù)等，目的是保持辦公用品的效能。二、辦公用品保管要求1.保管(1)辦公用品的保管一般要設(shè)專門的庫(kù)房和專人進(jìn)行管理。(2)保管員對(duì)采購(gòu)員購(gòu)入的辦公用品

35、，按照規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，認(rèn)真驗(yàn)收、登記、上賬、入庫(kù)、精心保管。庫(kù)房?jī)?nèi)的各種物品要擺放合理，并做到整齊、美觀。(3)要經(jīng)常檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的物品，防止損壞、變質(zhì)、變形，并對(duì)存貨量進(jìn)行整理、整頓以使其得到有效利用，以及進(jìn)行修理以使其經(jīng)常處于使用狀態(tài)等。(4)在保管工作中，要及時(shí)登記保管賬卡，定期(季度或半年)清理庫(kù)存，做到賬物相符。(5)保管員還要根據(jù)庫(kù)存和需求情況，定期提出采購(gòu)計(jì)劃。在做計(jì)劃時(shí)，要注意防止物資的積壓，努力壓縮庫(kù)存，做到節(jié)約資金。(6)對(duì)庫(kù)房還要注意加強(qiáng)安全防范工作，經(jīng)常進(jìn)行安全檢查，防止各種意外事故的發(fā)生。2.提高辦公用品的利用率提高辦公用品的利用率是辦公用品負(fù)責(zé)人的責(zé)任。辦公用品的利

36、用率，是指辦公用品的利用量與可能利用的存貨量之比。提高辦公用品的利用率可使企業(yè)用少量資金進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的設(shè)想成為可能：(1)為提高企業(yè)總體辦公用品的利用率，辦公用品負(fù)責(zé)人需要準(zhǔn)備利用率高的物資，減少利用率低的辦公用品。(2)為提高辦公用品的利用率就必須防止辦公用品的丟失破損，除企業(yè)的使用目的以外不作他用。(3)必須確認(rèn)辦公用品沒有丟失和破損。三、保管與維護(hù)的具體工作1.盤點(diǎn)為確認(rèn)其使用符合企業(yè)的目的，可以對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)：(1)盤點(diǎn)是調(diào)查易耗辦公用品的存貨量。(2)可在特定時(shí)日使用辦公用品一覽表對(duì)存貨量進(jìn)行檢查。(3)在工作人員自由拿取辦公用品的地方把握存貨數(shù)值。與過(guò)去的存貨實(shí)際業(yè)績(jī)比較，若數(shù)

37、值過(guò)小，則需要調(diào)查大量分配的原因所在。(4)若辦公用品是由辦公用品負(fù)責(zé)人進(jìn)行配用的，則將存貨量與賬簿上的存貨量作比較。(5)辦公用品負(fù)責(zé)人將辦公用品的收支記在臺(tái)賬上，并努力使其與實(shí)際的存貨量保持一致。(6)辦公用品若為日常用具和辦公設(shè)施附件，則盤點(diǎn)時(shí)需要調(diào)查辦公用品所在和破壞狀況，并且明確辦公用品的管理負(fù)責(zé)人、使用部門等。(7)為方便盤點(diǎn)，必須在各辦公用品上貼上管理序號(hào)。2.整理為了有效靈活利用辦公用品就需要對(duì)辦公用品進(jìn)行整理：(1)部門辦公用品負(fù)責(zé)人必須使辦公用品處于隨時(shí)可供使用的狀態(tài)。(2)將使用與不使用的辦公用品分開，并將不使用的辦公用品可向上返還到特定場(chǎng)所。(3)將物品放到該放的地方，

38、并且擺放時(shí)要注意今后便于拿取。(4)辦公用品的維護(hù)管理需要確立及早發(fā)現(xiàn)故障、進(jìn)行修理的體制：要從使用者手中確實(shí)收取辦公用品的使用報(bào)告，時(shí)常把握有關(guān)辦公用品的信息。要制定一定的修理制度，以便發(fā)現(xiàn)故障時(shí)按故障程度及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系。當(dāng)工作人員開始使用辦公用品后，若初次發(fā)現(xiàn)辦公用品有故障，要與辦公用品負(fù)責(zé)人聯(lián)系。由辦公用品負(fù)責(zé)人決定對(duì)工作影響最小的對(duì)策：a.可使用代替品。b.或由辦公用品負(fù)責(zé)人修理。c.或由生產(chǎn)廠家的修理負(fù)責(zé)人修理。d.或交由修理業(yè)者修理。e.或者廢棄。對(duì)于可能給工業(yè)造成重大影響的，需要定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)以免發(fā)生故障。若有必要可事先準(zhǔn)備代替品。為了工作人員有效利用辦公用品，特殊的用品

39、必要時(shí)可由辦公用品負(fù)責(zé)人指導(dǎo)其辦公用品的使用方法。管 理 工 具 1公司事務(wù)用品管理規(guī)定第一章  購(gòu)買第一條  主管為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，所有事務(wù)用品的購(gòu)買，都由事務(wù)用品管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第二條  訂購(gòu)數(shù)量根據(jù)事務(wù)用品庫(kù)存量情況以及消耗水平，向主管科長(zhǎng)報(bào)告，確定訂購(gòu)數(shù)量。如果事務(wù)用印刷制品需要調(diào)整格式的話，或者未來(lái)某種事務(wù)用品的需求量將發(fā)生變化的話，也一并向主管科長(zhǎng)提出。調(diào)整印刷制品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請(qǐng)，經(jīng)企劃部門審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量；然后，去專門商

40、店采購(gòu)，選購(gòu)價(jià)格合適、格式相近的印刷制品。第三條  采購(gòu)方法如果事務(wù)用品庫(kù)存不多，或者有關(guān)部門提出特殊需求，在這種情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購(gòu)買，或者訂購(gòu)的方式。第四條  訂購(gòu)單各部門申請(qǐng)的事務(wù)用品中，如果包含著需要訂購(gòu)的事務(wù)用品的話，申請(qǐng)部門還必須另填一份訂購(gòu)單，經(jīng)事務(wù)用品管理部門確認(rèn)后，直接向有關(guān)商店訂購(gòu)。事務(wù)用品管理部門，必須依據(jù)訂購(gòu)單，填寫“訂購(gòu)進(jìn)度控制卡”，寫明訂購(gòu)日期、訂購(gòu)數(shù)量、單價(jià)，以及向何商店訂購(gòu)等等。第五條  追蹤按訂購(gòu)單以及訂購(gòu)進(jìn)度控制卡，檢查所訂購(gòu)事務(wù)用品在預(yù)定日期送到與否，實(shí)施追蹤。第六條

41、0; 接貨所訂購(gòu)事務(wù)用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，如果沒問(wèn)題，就在送貨單上加蓋印章，表示收到。進(jìn)而，在訂購(gòu)進(jìn)度控制卡上作好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等等。第七條  支付收到事務(wù)用品后，對(duì)照訂貨單與訂購(gòu)進(jìn)度控制卡，開具支付傳票，經(jīng)主管科長(zhǎng)簽字蓋章，作好登記，轉(zhuǎn)交出納科負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。第八條  分發(fā)事務(wù)用品原則上由總公司統(tǒng)一采購(gòu)、分發(fā)給各分事業(yè)單位和部門。如果有特殊情況，允許各營(yíng)業(yè)所或分廠、分店，在提出“事務(wù)用品購(gòu)買申請(qǐng)書”的前提下，就近采購(gòu)。在這種情況下，事務(wù)用品管理部門有權(quán)進(jìn)行審核，并且把審核結(jié)果連同申請(qǐng)書一起交付監(jiān)督

42、檢查部門保存，以作為日后使用情況報(bào)告書的審核與檢查依據(jù)。第二章  申請(qǐng)與分發(fā)領(lǐng)用第九條  申請(qǐng)手續(xù)各科的申請(qǐng)書必須一式兩份，一份用于分發(fā)事務(wù)用品；另一份用于分發(fā)領(lǐng)用事務(wù)用品臺(tái)賬登記。在申請(qǐng)書上寫明所要物品、數(shù)量與單價(jià)金額。第十條  分發(fā)手續(xù)(1)接到各分事業(yè)單位的申請(qǐng)書（兩份）之后，進(jìn)行核對(duì)，并在申請(qǐng)受理冊(cè)上作好登記，寫上申請(qǐng)日期、申請(qǐng)單位、用品規(guī)格與名稱以及數(shù)量；再填寫一份用品分發(fā)傳票給發(fā)送科。(2)發(fā)送科進(jìn)行核對(duì)后，把申請(qǐng)所要全部用品備齊、打包，通過(guò)郵局寄給分事業(yè)單位。(3)用品寄出后作好登記，寫明寄送日期、品名與數(shù)量等。一份申請(qǐng)

43、書連同用品發(fā)出通知書，轉(zhuǎn)交用品管理科記賬存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同寄出包裹一起返回各分事業(yè)單位。第十一條  報(bào)廢處理對(duì)決定報(bào)廢的事務(wù)用品，要作好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理有關(guān)事項(xiàng)。第三章  保管第十二條  填寫臺(tái)賬所有入庫(kù)事務(wù)用品，都必須一一填寫臺(tái)賬（卡片）。第十三條  保管必須清楚地掌握事務(wù)用品庫(kù)存情況，經(jīng)常整理與清掃；必要時(shí)要實(shí)行防蟲等保全措施。第十四條  盤存事務(wù)用品倉(cāng)庫(kù)一年盤點(diǎn)兩次（6月與12月）。盤點(diǎn)工作由科長(zhǎng)負(fù)責(zé)；盤點(diǎn)要求做到賬物一致，如果不一致必

44、須查找原因，然后調(diào)整臺(tái)賬，使兩者一致。第十五條  印刷品與紙張管理印刷制品與各種用紙的管理，按照盤存的臺(tái)賬為基準(zhǔn)，領(lǐng)發(fā)多少，隨時(shí)記賬，進(jìn)行加減，計(jì)算出余量。一旦某批消耗品用完，即寫成書面報(bào)告遞交主管。第十六條  持有量調(diào)查必須對(duì)總公司各部科所擁有的事務(wù)用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品，作出調(diào)查。調(diào)查方式是，每月5日就前一月領(lǐng)用量、使用量以及余量（未用量），作出統(tǒng)計(jì)，向上報(bào)告。事務(wù)用品管理科對(duì)報(bào)告進(jìn)行核對(duì)，檢查各部科所報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，是否與倉(cāng)庫(kù)的各部科領(lǐng)用臺(tái)賬中的記錄相一致。最后把各報(bào)告分部科進(jìn)行編輯保存。第四章  監(jiān)督與調(diào)查第十七條

45、  調(diào)查科職責(zé)(1)對(duì)總公司各科室進(jìn)行調(diào)查。核對(duì)用品領(lǐng)用傳票與用品臺(tái)賬。核對(duì)用品申請(qǐng)書與實(shí)際使用情況。核對(duì)用品領(lǐng)用臺(tái)賬與實(shí)際用品臺(tái)賬。(2)對(duì)分事業(yè)單位調(diào)查（同前）。第十八條  部長(zhǎng)職責(zé)(1)核對(duì)收支傳票與用品實(shí)物臺(tái)賬。(2)核對(duì)支付傳票與送貨單據(jù)。第十九條  科長(zhǎng)職責(zé)(1)核對(duì)各類科目收支臺(tái)賬。(2)檢查各類科目實(shí)物臺(tái)賬。管 理 工 具 2公司事務(wù)消耗品管理規(guī)定第一條  事務(wù)消耗品是指文具、紙張、賬本及其他印刷物品。由于這些物品多用于企業(yè)事務(wù)運(yùn)營(yíng)，所以稱作事務(wù)消耗品，另外，這些物品經(jīng)

46、常使用并消費(fèi)掉，價(jià)值較低，屬于低值易耗品。第二條  事務(wù)消耗品在任何情況下只能粗略管理，只能在總體上大致規(guī)定一年×萬(wàn)元總額；各部門及有關(guān)人員必須自律，避免浪費(fèi)。為此，制定本規(guī)定，對(duì)事務(wù)消耗品進(jìn)行管理。第三條  事務(wù)消耗品的購(gòu)買與管理，由工程科負(fù)責(zé)，下設(shè)保管員處理領(lǐng)用事務(wù)；各主管領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格把關(guān)。第四條  工程科必須把握事務(wù)消耗品在正常情況下，每月平均消耗量，以及各種消耗品的市場(chǎng)價(jià)格、消耗品的最佳采購(gòu)日期。在此基礎(chǔ)上，確定采購(gòu)量與采購(gòu)時(shí)間，以最小的采購(gòu)量，滿足日常事務(wù)運(yùn)營(yíng)在消耗品上的基本需求。第五條  對(duì)于特殊

47、場(chǎng)合所用的特殊事務(wù)用品，使用部門必須先提出書面申請(qǐng)，工程科據(jù)此進(jìn)行必要的調(diào)查后準(zhǔn)予采購(gòu)。如果一次采購(gòu)價(jià)格總額超過(guò)×萬(wàn)元，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，有時(shí)必須請(qǐng)示總裁。第六條  在訂制各種賬票時(shí)，如果需要改動(dòng)原格式，或者重新設(shè)計(jì)新格式，使用部門的主管必須起草正式文件或方案，若有相關(guān)部門，則需要一式多份，送交工程科，并附上委托訂制或訂購(gòu)申請(qǐng)單。在這種情況下，工程科必須在其責(zé)權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審核，包括審核新格式是否合適，訂購(gòu)數(shù)量是否合適，以及新格式的適用性與時(shí)效性等等。如果通過(guò)審核，還必須就是否由本公司自行復(fù)制或復(fù)印，還是委托外部進(jìn)行印刷等問(wèn)題，與申請(qǐng)部門進(jìn)行進(jìn)一步協(xié)商。如果總額超

48、過(guò)×百元，或者事關(guān)重要或重大，有必要請(qǐng)示部門經(jīng)理、乃至總裁作出抉擇。第七條  向事務(wù)科領(lǐng)取事務(wù)消耗品時(shí)，必須填寫“申請(qǐng)書”，寫明申請(qǐng)年月日，使用場(chǎng)所（部科名稱）以及物品名稱與數(shù)量。同時(shí)申請(qǐng)者以及主管必須加蓋印章或簽字。即便是一支鉛筆也必須填寫“申請(qǐng)書”，否則不予領(lǐng)用。另外，特殊事務(wù)消耗品的申請(qǐng)，必須填寫用途。第八條  局部使用或特殊用途的賬簿傳票的訂購(gòu)與領(lǐng)用，統(tǒng)一由工程科調(diào)控與管理。使用部門或申請(qǐng)者必須按特殊的程序提出申請(qǐng)。第九條  工程科必須在填寫事務(wù)消耗品購(gòu)進(jìn)登記簿的基礎(chǔ)上，對(duì)照各申請(qǐng)采購(gòu)傳票，在每月末進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，向部門經(jīng)

49、理作出報(bào)告。管 理 工 具 3公司文具用品管理辦法第一條  為使辦公文具用品管理合理化，滿足工作需求又節(jié)省費(fèi)用，特制定本辦法。第二條  本辦法將辦公文具分為消耗品、管制消耗品及管制品三類，分列如下：消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、口取紙、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、便條紙、信紙、橡皮、夾子、印油、圓珠筆、釘書釘?shù)取９苤葡钠罚汉炞止P、白板筆、螢光筆、修正液、電池、橫格紙等。管制品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、日期章、計(jì)算器、米尺、印泥、印臺(tái)等。第三條 

50、 文具用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。“個(gè)人領(lǐng)用”是應(yīng)由個(gè)人使用保管的用品，如鉛筆、膠水、橡皮、米尺。“部門領(lǐng)用”是本單位共同使用的用品，如打孔機(jī)、大型釘書機(jī)、打碼機(jī)。第四條  消耗品可依據(jù)年領(lǐng)用量，經(jīng)驗(yàn)估算等設(shè)定領(lǐng)用限制基數(shù)，并可隨部門或人員工作性質(zhì)的改變適時(shí)調(diào)整。第五條  管制消耗品應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊換新，但純消耗品（如橫格紙）不在此列。第六條  管制品應(yīng)由各使用單位造冊(cè)登記，建立保管人和移交手續(xù)，如有損壞，可以舊品換新品，如遺失應(yīng)由責(zé)任人或部門自購(gòu)賠償。第七條  每月25日由各

51、部門提出“文具用品請(qǐng)領(lǐng)單”交管理部統(tǒng)一采購(gòu)，次月1日發(fā)放。但請(qǐng)領(lǐng)管制性文具不以上述時(shí)間為限。第八條  由管理部為每單位設(shè)立“文具用品領(lǐng)用記錄卡”統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，于領(lǐng)用文具時(shí)分別登記，以控制文具消耗。第九條  文具是為公務(wù)活動(dòng)提供，嚴(yán)禁取回家私用。第十條  文具由管理部向文具批發(fā)商采購(gòu)。有采購(gòu)不易或耗用量大者，可酌予庫(kù)存。特殊文具經(jīng)管理部同意，可由使用單位自行采購(gòu)。第十一條  新進(jìn)人員到職時(shí)由各單位向管理部提出“文具申請(qǐng)單”領(lǐng)文具，并列入領(lǐng)用卡。人員離職時(shí)，應(yīng)將剩余文具及列管文具一并繳交管理部。第十二條 &#

52、160;印刷品（如信紙、信封、表格）除特殊用項(xiàng)者外，其印刷、保管均由管理部承擔(dān)。管 理 工 具 4公司辦公用品發(fā)放制度第一條  公司各處、室應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品。第二條  各處、室指定專人管理辦公用品。第三條  各處、室于每月28日前將下月所需辦公用品計(jì)劃報(bào)辦公室。辦公室于每月6日前一次性發(fā)放各處、室所需辦公用品。第四條  采購(gòu)人員根據(jù)計(jì)劃需要采購(gòu)、進(jìn)貨、保證供應(yīng)。第五條  辦公用品入庫(kù)和發(fā)放應(yīng)及時(shí)記賬，做到賬物相符。第六條  任何

53、人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品庫(kù)房，不得挪用辦公用品及其他物資。庫(kù)房要做到類別清楚、碼放整齊。第七條  加強(qiáng)管理和消防工作，防止失盜、失火。管 理 工 具 5申購(gòu)辦公設(shè)備工作規(guī)范一、辦公設(shè)備日常管理的要點(diǎn)1.根據(jù)部門現(xiàn)有人員數(shù)量、業(yè)務(wù)量及性質(zhì)、現(xiàn)有同類資產(chǎn)數(shù)量及使用情況，判斷所提出申購(gòu)請(qǐng)求是否合理，并為主管審批提供參考意見。2.跟蹤采購(gòu)過(guò)程，保證采購(gòu)的正確性和到貨的及時(shí)性。3.所有領(lǐng)用的物品(包括申購(gòu)和調(diào)撥物品)，都應(yīng)及時(shí)錄入“辦公設(shè)備管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于固定資產(chǎn)類還應(yīng)妥善保存“固定資產(chǎn)卡片”底聯(lián)。4.要對(duì)辦公設(shè)備的存放地點(diǎn)及存放方式進(jìn)行不定期的檢查

54、，避免出現(xiàn)火災(zāi)、盜竊等事故。5.對(duì)于貴重資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移行為需判斷是否必要、合理，并將實(shí)物與原始記錄相核對(duì)，保證其配置完整、狀態(tài)良好。6.檢查“資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表”填寫是否完整、是否經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)。妥善保存紙面的轉(zhuǎn)移表，并在“辦公設(shè)備管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行相應(yīng)地更改。7.對(duì)于閑置資產(chǎn)，應(yīng)主動(dòng)退庫(kù)，以便調(diào)撥使用，提高資產(chǎn)利用率。8.辦理資產(chǎn)清退手續(xù)之前，應(yīng)首先核對(duì)原始記錄，找齊所有配件。對(duì)于丟失、損壞的現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)報(bào)相關(guān)部門處理。退庫(kù)后，妥善保存原始憑證，并在數(shù)據(jù)庫(kù)中做相應(yīng)地修改。二、根據(jù)需求，申購(gòu)辦公設(shè)備1.公司現(xiàn)有的申購(gòu)種類一般(非生產(chǎn)物料)申購(gòu)、框架采購(gòu)、自行采購(gòu)、應(yīng)急庫(kù)存申購(gòu)。2.“編碼查詢”數(shù)據(jù)

55、庫(kù)的操作(略)3.填寫非生產(chǎn)物料申購(gòu)電子流時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)(1)如果申購(gòu)物品有項(xiàng)目編碼，不要改變各欄目?jī)?nèi)的原值。(2)若無(wú)項(xiàng)目編碼，直接填寫項(xiàng)目描述，保持該項(xiàng)目編碼為“無(wú)”。(3)如果要求交貨地點(diǎn)不是申購(gòu)人辦公地點(diǎn)，請(qǐng)務(wù)必在備注欄注明交貨地點(diǎn)。(4)辦公設(shè)備非生產(chǎn)申購(gòu)的主要流程(申購(gòu)人)填單(部門計(jì)劃員)匯總(部門主管)審核(計(jì)劃處)計(jì)劃審核(采購(gòu)部)分單(采購(gòu)員)認(rèn)證(申購(gòu)人/計(jì)劃員)確認(rèn)(計(jì)劃員)生產(chǎn)PR(采購(gòu)員)生產(chǎn)PO(庫(kù)房)到貨三、跟蹤申購(gòu)請(qǐng)求的執(zhí)行情況1.辦公設(shè)備申購(gòu)的監(jiān)控點(diǎn)填寫單據(jù)、申購(gòu)匯總、認(rèn)證跟蹤、到貨查詢。2.申購(gòu)問(wèn)題反饋/投訴方法行政采購(gòu)中心特成立了“投訴受理中心”，并設(shè)立

56、了“投訴熱線”和“投訴電子郵箱”。受理中心受理人：×××(ID：×××)；投訴熱線：888×××；投訴電子郵箱：行政采購(gòu)中心、采購(gòu)文件投入處，E-mail：××.××。管 理 工 具 6領(lǐng)用辦公設(shè)備工作規(guī)范一、及時(shí)查詢到貨信息到貨查詢一般可查詢“收貨管理系統(tǒng)”電子流，其中的“到貨公告內(nèi)容”內(nèi)可查詢到近期到貨公告、領(lǐng)貨信息以及應(yīng)急物品庫(kù)存信息。二、領(lǐng)取及發(fā)放辦公設(shè)備1.領(lǐng)貨主要流程(秘書)查詢到貨(秘書)填寫相關(guān)單據(jù)(秘書)簽字確認(rèn)(申購(gòu)

57、人)憑單領(lǐng)貨。2.領(lǐng)貨操作的主要監(jiān)控點(diǎn)(1)定期查看到貨信息。(2)正確填寫相關(guān)單據(jù)。(3)相關(guān)人員簽字確認(rèn)。(4)親自領(lǐng)取，委托代領(lǐng)。(5)領(lǐng)用核對(duì)，問(wèn)題反饋。(6)及時(shí)錄入資產(chǎn)臺(tái)賬。3.非生產(chǎn)申購(gòu)電子流申購(gòu)的辦公用計(jì)算機(jī)提貨注意事項(xiàng)通過(guò)非生產(chǎn)申購(gòu)電子流申購(gòu)的辦公用計(jì)算機(jī)、便攜機(jī)、工作站、服務(wù)器、軟件等物品，在收貨過(guò)程中由行政部核對(duì)物品包裝標(biāo)識(shí)和送貨單的一致性，沒有經(jīng)過(guò)開箱通電驗(yàn)收，因此請(qǐng)?zhí)嶝浫嗽谔嶝洉r(shí)須注意以下事項(xiàng)：(1)到庫(kù)房提貨時(shí)提貨人必須在現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)物品數(shù)量及附屬物品的正確性，因提貨人未開箱清點(diǎn)導(dǎo)致少貨時(shí)，責(zé)任由提貨人自負(fù)。特殊情況如屬批量性申購(gòu)，原包裝物品可不進(jìn)行開箱驗(yàn)收，提貨后再組

58、織使用人開箱驗(yàn)收，并將驗(yàn)收異常反饋行政部發(fā)貨人員。(2)如行政部組織供應(yīng)商或自己送貨到申購(gòu)部門時(shí)，收貨部門資產(chǎn)管理員須在收貨后3個(gè)工作日內(nèi)組織使用人按照提貨單的配置進(jìn)行配置和性能驗(yàn)收，并將驗(yàn)收異常郵件反饋行政部發(fā)貨人員。 4.公司行政用電腦驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(xiàng)(1)包裝箱外觀檢查：外包裝箱無(wú)嚴(yán)重破損；上下封口沒有被開啟過(guò)的跡象。(2)封箱膠帶檢查：封箱膠帶無(wú)破損或被撕開痕跡。(3)主機(jī)箱的檢查：主機(jī)后的激光防偽標(biāo)簽無(wú)破損或被撕開痕跡，螺釘齊全。如用戶在領(lǐng)用電腦時(shí)，發(fā)現(xiàn)包裝箱封箱膠帶有破損或被開啟過(guò)痕跡，請(qǐng)不要自行打開包裝，而應(yīng)通知相關(guān)人員，待工作人員前來(lái)判斷。三、建立資產(chǎn)臺(tái)賬，及時(shí)更新數(shù)據(jù)固定資產(chǎn)卡片回收應(yīng)注意：1.資產(chǎn)使用部門領(lǐng)用資產(chǎn)后，必須于5個(gè)工作日內(nèi)將固定資產(chǎn)卡片填寫完整投遞給資產(chǎn)核算處。2.如果領(lǐng)用部門未能在5個(gè)工作日內(nèi)填寫好固定資產(chǎn)卡片，則資產(chǎn)核算處以郵件形式通知提貨人和資產(chǎn)管理員后暫以資產(chǎn)管理員為資產(chǎn)使用人做賬務(wù)處理，待收到固定資產(chǎn)卡片或資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表后再辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移。3.各部門的資產(chǎn)管理員需及時(shí)了解資產(chǎn)的使用狀況，填寫固定資