1、會議預約管理系統系統方案目錄一、系統概述 31.1 什么是會議預約管理 31.2 會議管理趨勢 4二、系統功能 52.1 功能特點 52.2 系統優勢 62.3 系統界面 7三、系統部署 103.1 安裝示意圖 103.2 安裝實景圖 11四、會議顯示 12五、應用行業 135.1 教育行業 135.2 法律行業 135.3 醫療保健 135.4 企業 13一、系統概述為符合現代信息化的考慮，在辦公樓的底樓進出大廳設置一套多媒體信息 顯示公告系統， 用于顯示每個會議室的使用情況和正在召開會議的主題。 每個會 議室外面的走廊區域設置一套多媒體信息顯示公告系統， 用于顯示該會議的會議 內容，參與人

2、員等信息。 會議休息區設置一套多媒體信息顯示公告系統， 用于顯 示各會議室的使用情況和各種及時資訊等。該系統可以顯示各種集團內和公共的通知 / 通告，各種社會公共信息如天 氣預報、新聞等公共信息 、會議通知、會議排列情況、會議室使用情況及會議 主題等信息。同時還可以以圖片、視頻、 Flash 等形式顯示各種其它信息。1.1 什么是會議預約管理會議預約管理線下型管理：這種會議管理方式比擬集中在一些還沒有進行信息化改造的企業， 會議 安排全部依賴人工的上傳下達，還需要協調其他部門，對會議資源的使用進 行安排沒有一套有效的對人、時間、資源、過程的可以記錄管理。 線上型管理：這種會議管理方式比擬集中在

3、一些大型企事業或 500 強企業，已經有比擬完 善的辦公流程和辦公軟件的支撐，常用的軟件有LOUTS,OUTLOO等，也有一些OA或ERP中集成這類應用。這種會議管理方式對會議成員、資源、時 間等做了充分的協調，是比擬先進的會議管理方式。會議室管理粗放型管理這類管理方式對會議室和參與人員的使用不做嚴格的限制， 可以隨意在 某個會議室召開會議，會議的召集和會議資源投影設備、網絡設備、茶水 效勞、清潔效勞有召集人用傳統的 通知或人工通知方式傳達。這種方 式在會議的協調性比擬差，如果需要輔助工作配合，在安排這些工作的上傳下達所浪費的時間很多，不利于辦公效率的提高。人工型管理這類管理方式采用由專門的部

4、門或人對會議室的進行安排，所有會議的召集和訪客的管理，相關的會議資源也有此人進行協調。這種方式雖然只有一個 人或一個部門統一管理，但對整個工作流程來說，有依可尋，從而提高了會 議室的管理效率，缺點是對于工作的“痕跡管理來說，還停留在人工記錄 或簡單的電子表格記錄。1.2會議管理趨勢65%30%會議線下型管理L會議線匕型管理r會議室粗放管理會議審人工管理化化化化 路視縫能 網可無智1、系統功能為降低使用會議室所需的人力本錢、提高召開會議的效率、提供系統化的會議過程管理，特研發了這套“會議預約管理系統。該系統簡化了會議室管理, 靈活調度手段可以及時進行會議室預定，并且可以郵件或短信通知與會者確認。

5、所有用戶無需安裝和配置，因為系統就是基于B/S架構，直接通過瀏覽器使用JMm九匹="|暑昭就町社世畫用雷一希ft好二層怙社寶王律主屛jUM空I割眶剛S3'fun勺両片畫迥雯1玉班H：-J£ i!比軻更主誦T|S*K主話主SftA2.1功能特點可對操作員進行增加、刪除、修改操作，可以靈活設定操作員的管理權限。 可自定義會議室名稱，并進行增加、 刪除和修改操作。可以設定會議室的 使用時段。可以設定會議室的使用權限，讓只有擁有權限的用戶才可以預 定這個會議室的會議。可對企業的工作部門進行增加、刪除和修改操作，企業內部各部門按樹狀 列表顯示。可對企業職工進行增加、刪除、修改

6、操作。可以直接創立企業職工的系統 賬戶。可以查詢企業內所有職工的聯系信息。操作員可以創立、撤銷、恢復會議預定。系統管理員可以操作所有會議記 錄。可以在日歷上拖放創立會議，可以創立周循環會議和月循環會議。可以查詢會議室的預定信息、并以日歷的方式直觀展示出來。可以匯總本周或本月內，關于個人用戶參加的會議和預定記錄。系統支持通過E-mail、短信等方式，對參會人員進行會議信息通知及提醒的功能。可以統計會議室的無效會議占用，會議的召開效率、會議室的使用率等。 可對系統操作日志進行管理，查詢所選時間段內的操作日志；記錄系統服 務的操作日志，會議狀態、預約狀態的操作和變化信息等；可實現數據庫的備份，可修改

7、用戶登陸密碼。會議室顯示屏可以顯示當前會議室的會議內容， 也可以顯示所有會議室的 會議信息。當沒有會議召開時可以顯示其他內容，如：天氣預報、多媒體 視頻、新聞資訊等。會議顯示屏版面可以自定義，實現中英文顯示；可以發送通知到會議屏上； 可以遠程開關會議顯示屏，可以遠程監控會議顯示屏。2.2系統優勢可視優MilJDLLI l 4-吉北W-£OSK W M| wUo二 f(TtlfiL卸Mg f 腫補目制4)0桝Ulf弱作詩旦©2空覽睨St l El.-_林£1©E里握疚機打9t11 01 «0C：ll-Q 肌Bfliam YyfEj!除珈呂 軍師*

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15、安裝一臺顯示器和播放器，播放器和顯示器 之間用VGA線連接，播放器網口插入網線設置好IP地址連入效勞器。會議系統 采用B/S架構，安裝在效勞器里，網內的用戶通過自己的賬號進入系統進行會議 預約。所有的會議預約信息由播放器準時在屏幕上顯示。顯示的內容樣式可以自定義。因為采用了 B/S架構，效勞器可通過企業內的核心交換機接入互聯網，用戶可以隨時隨地的進行會議預約操作。3.1安裝示意圖3.2安裝實景圖四、會議顯示T期比間公司LOGO當苗會議信息當K會議安唧硯新聞3LH4101-06-201會諫預約管理及顯示系統匸0超H：贏3(T ：汕舅LE;簾成立于996年為經HAS 41艇A印先迪HW Si5Ti

16、Kn 工用 TJT韶tt ft 2 笈星鼻主先唯*纂矗 蛀方S5t4± t何撫恥鶉"二加 彌盤會議室空閑盤田訊* 魯* mt*+Ai®nPlftMti riQi Roorti： 2 wwdtaM iru q»iqi|iOn the meeting幽左一駟鼻M IB?oio41>n?A 11 S?l?正在召開的會議祝r釘時-e；W«旳wmyMMr件 GfIU9 L4_»*ah« ru «js3ub|*<.i9vB OF iriwlJnq: A ILW K»HH. mwllftfl. Suntaigi lim* <M mMrilir*B: AH«<Td*» ./IP Meeting Rooms 2 Wmd Odll 2? 17：S1:2hG 2022On the meetingPraviaLnn.!1T:» II WAH五、應用行業5.1教育行業利用會議預約管理系統安排會議和活 動，簡化調度和協調