1、采購與付款流程業務范例1 采購與付款業務流程1.1 采購業務流程1 請購。業務部門或倉庫管理部門提出采購申請，請購權的分配方式會隨著企業經營性質發生變化，企業本著提高效率的原則安排請購活動。（ 1 ）原材料或低值易品請購。由生產或使用部門根據生產計劃、生產訂單及通知單提出請購單。倉管收到請購單與庫存核對，確定實際需采購數量。（ 2 ）日常物料或勞務請購。由使用部門直接提出，由本部門主管和財務資金預算主管人員審批，由采購部門采購。（ 3 ）例外事項的請購。不定期發生設備或價值較大資產的采購，經過特別授權指定專門人員提出采購申請。請購中要編制采購申請單，一式三份，本部門一份，一份財務部門，作為編制

2、采購資金預算的依據，另一份傳遞給采購部門，作為編制采購實物預算的依據。采購申請單傳遞中要審核批準。2 采購實施。采購部門首先進行詢價，初步確定供應商的選擇范圍。然后安排競標投標事項，確定供應商。再一步與供應商簽訂采購合同。最后由采購人員編制采購訂單，確認采購業務。同時采購人員將商品分批運回企業，并監督運輸過程。3 驗收。驗收部門根據采購訂單及采購合同執行驗收，對商品質量、數量等考察，形成驗收單，驗收單一式三份，驗收部門一份，倉管部門一份，作為入庫和保管的依據，會計部門一份，作為采購業務核算的原始憑證。4 會計處理。采購人員將請購單、采購訂單、采購合同和有關憑證及時傳遞給會計人員，驗收部門、倉庫

3、部門和使用部門將驗收單、入庫單交轉會計部門，會計人員編制記賬憑證，復核后交會計主管根據復核和審核后的憑證編制匯總表，并登記總賬和明細賬。1.2 付款業務流程付款業務程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。采購部門提出付款申請，會計部門從兩條線處理該業務，一是出納人員的付款流程，二是會計人員的核算流程。1 付款流程。（ 1 ）相關人員審核供應商發票；（ 2 ）出納人員根據審核后的供應商發票支付款項，在付款憑證后附付款支票、采購訂單、驗收入庫單、供應商發票；（ 3 ）出納人員編制付款記賬憑證，并進行審核；（ 4）根據記賬憑證編制記賬憑證匯總表，并據以登記銀行存款日記賬。同時與采購部門

4、共享原始憑證，采購部門登記采購明細賬。2 會計核算流程。（ 1 ）會計人員根據采購部門申請確定科學、合理、有效率的結算方式；（ 2 ）根據結算方式確定采購業務形成的負債；（ 3 ）根據出納人員付款情況編制記賬憑證，并傳遞給相關部門審核；（ 4）會計主管依據審核后的記賬憑證編制匯總表，并據以登記總賬和明細賬。（ 5 ）定期與采購付款有關的總賬和明細賬核對；定期將應付賬款明細賬和供應商提供的發票核對。2 采購與付款業務中的不相容職務及部門職責2.1 不相容職務企業采購與付款業務的不相容崗位至少包括：（二）詢價與確定供應商；（三）采購合同的訂立與審核；（四）采購、驗收與相關會計記錄；（五）付款的申請

5、、審批與執行。2.2 采購與付款部門職責1 采購部門。主要負責建立、實施本企業和供應商、市場主體的采購契約關系，編制和處理請購單，簽署采購訂單或合同，執行企業的采購流程，并對采購活動過程進行控制和監督。主管人員或審核授權人員還要負責審核采購發票的內容是否完整、合法。2 財務部門。負責對采購活動資金運動過程進行控制，確認、計量采購業務活動的會計信息，進行采購資金的結算和使用控制。主要控制活動包括負責制定采購資金預算和使用規范；傳遞采購資金運動的結算單據和憑證；通過設置專門管理采購業務的會計崗位對采購活動進行會計核算。3 使用部門。考察本部門物料和勞務的短缺情況，提出采購申請，按規定格式編制請購單

6、據。評價供應商勞務或物料質量和服務等信息，監督采購實施過程。使用部門要指定專門人員為申請購買人員，負責編制申請購買的文字材料及相關業務的處理。4 倉庫管理部門。負責采購商品的暫時接收、貯存和保管，實現采購商品在倉庫內的安全。負責制定倉庫管理制度，對接近商品的人員進行控制。根據商品的庫存情況審核使用部門的請購單。倉庫自身需要商品的請購。5 驗收部門。按照合同的標準負責對購進商品及勞務的數量、規格、質量等屬性進行檢查。評價供應商的產品質量，協助采購部門進行供應商選擇決策。按照使用部門的要求制定驗收標準，并將信息傳達給采購部門；制定有關驗收程序和驗收人員管理制度。6 采購與付款關鍵控制點及控制活動6

7、.1 請購請購活動控制首先明確請購權的歸屬，并予以制度化，按采購商品性質和特點確定歸口管理部門，給予相應的請購權，明確相關人員職責，并將請購程序化。1 請購實物預算的編制與審批。財務、使用及倉庫管理部門應該通過預算和資料分析確認需求，編制采購商品的有關實物和資金預算，明確采購商品的種類、數量、購買時間等。實物預算編制過程中要根據采購商品的市場需求狀況、企業自身的生產情況和規模經濟分析確定有關經濟采購批量、庫存成本和采購價格區間等計算表，形成最初的采購預算單。采購預算方案控制的主要內容有：編制所需物料的數量信息和質量標準、規格；確定物料采購過程中的業務分工，主要是進行限制接近控制，防止實物采購過

8、程中的實物損失風險；對企業的產能進行估計，說明采購計劃的可行性；分析企業是否還能通過購買物料擴大生產規模，以實現經營活動的規模經濟效益。根據采購物料性質和類型劃分各級管理部門的審批權限，并保持請購權與審批權的職務分離。事關全局的物料或勞務采購，審批權在總經理層，零星的、金額較小的物料采購由使用部門主管批準。審批內容包括：采購預算和企業的生產、銷售計劃以及實際經營情況是否一致；采購預算的內容是否足夠全面具體；采購預算方案是否具有可行性；采購權責分配是否合理。2 采購資金預算的編制。財務部門和請購部門共同完成采購資金預算的編 制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使 用監控

9、和采購資金收付控制。3 采購計劃的編制。根據采購預算由采購部門組織，會同財務、倉庫及使用部門編制詳細的采購計劃，對采購細節進行說明，如采購合同基本要求、商品質量特征和品質、采購包裝、售后服務、運輸方式及成本、驗收標準 和入庫方式等。3.2 采購1 采購商品實物控制。對采購過程中的重要物料，企業監督部門隨時檢查采購人員的業務執行情況，并核對供貨商的發貨單和實際到貨情況，防止貨物在運輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途物資進行保險。2 供應商的評價與選擇。企業應當建立供應商評價制度，由企業的采購部門、請購部門、生產部門、財會部門、倉儲部門等相關部門共同對供應商進行評價，包括對所購商品的質量、

10、價格、交貨及時性、付款條件及供應商的資質、經營狀況等進行綜合評價，并根據評價結果對供應商進行調整。企業應當對緊急、小額零星采購的范圍、供應商的選擇作出明確規定。同一企業（或企業集團）下屬的分支機構應當盡量避免多頭對同一供應商。對單價高、數量多的物資采購，企業應當制定嚴格的比質比價采購制度。3 采購方式的確定。企業應當根據商品或勞務等的性質及其供應情況確定 采購方式。一般物品或勞務等的采購可以采用訂單采購或合同訂貨等方式， 小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。企業應當對例外 緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規定。 企業應當成立由企業管理層，以及來自采購、請購、生產、

11、財會、內審、 法律等部門的負責人組成的采購價格委員會，明確采購價格形成機制。大 宗商品或勞務采購等必須采用招投標方式確定采購價格，并明確招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則。其他商品或勞務的采購，應當根據市 場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進行采購的應以適當方式予以獎勵。企業應根據市場行情的變化適時調整最高采購限價。委托中介機構進行招投標的，應當加強對中介機構的監督。3.3 驗收及保管1 驗收過程控制。驗收工作獨立于請購、采購和會計部門的工作。驗收中將發貨單與訂單核對，并點清商品數量；按采購合同標準對采購商品進行質量檢驗，如外形、新舊程度和規格等，需要

12、測試的設備等，需有專業技術人員進行調試，并出具質量驗收意見，發現問題及時上報，并由采購部門與供應商聯系。驗收后，驗收部門編制一式多聯并預先編號的驗收單，并將商品交給倉庫或使用部門，移交時要求對方在驗收單副聯上簽收。2 收貨控制。收貨人與驗收人及采購人職務應當分離。收貨人檢查貨物后編制收貨憑證，連同供應商單據作為附件一起傳遞。商品入庫時要編制入庫商品清單。3 倉庫保管。倉庫管理部門要將已經檢驗和未檢驗的商品進行分離存放。對倉庫保管中的實物資產，要對接近商品人員進行授權審批控制，任何未經授權的人員不準接近采購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。3.4 付款控制付款業務程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。不相容職務包括：記錄和支付，往來賬管理和資金賬戶管理、審核和執行、審核和記錄等。1 付款申請。采購部門應該嚴格審核請購申請資料、驗收入庫材料、供應商出具的稅費和其他的付款材料，然后才能將采購付款通知書傳遞給會計和出納人員。2 采購及付款資料的審查。出納和會計人員執行采購及付款業務處理時要嚴格審查采購合同、發票、運輸結算交易所、驗收費用票據、驗收入庫報告、入庫單等資