1、word 文檔整理分享商鋪管理信息系統建設方案編寫單位：成都市寶樹科技有限公司二 O一四年五月參考資料word 文檔整理分享目錄1系統背景 .12系統目標 .13建設內容 .13.1商鋪信息管理 .13.2客戶資料管理 .13.3租賃合同管理 .23.4客戶入住管理 .23.5客戶退租管理 .23.6客戶繳費管理 .23.7租金折扣管理 .33.8短信通知 .33.9風險預警管理 .33.9.1合同到期預警 .33.9.2逾期繳費預警 .33.9.3商鋪空置預警 .43.10查詢功能 .43.11統計功能 .43.12基礎數據管理 .63.13員工賬號管理 .63.14權限管理 .64實施計劃

2、 .75項目預算 .86系統維護 .86.1.1維護保障體系 .86.1.2維護方式和內容 .86.1.3其他維護服務 .9參考資料word 文檔整理分享1 系統背景目前公司管理著上千家商鋪，但是所有的管理工作均通過手工方式進行，效率十分低下。領導無法方便快捷的查看商鋪的分布情況，無法及時的了解各商鋪繳費情況，無法準確的掌握商鋪的出租和空置情況。通過手工方式管理商鋪，已經無法滿足公司業務的快速發展，因此，需要借助信息化技術，建設一套實用、高效、管理規范的應用系統，為領導決策提供詳細、科學的數據支持。2 系統目標系統建成后，將使商鋪的管理工作更加高效和規范。具體將實現以下目標。1) 實現商鋪詳細

3、信息的登記、查詢。2) 實現客戶詳細信息的登記、查詢。3) 實現租賃合同管理。能夠對合同進行打印和統計。4) 實現租戶繳費短信通知。5) 實現鋪位欠費自動提示及預警。6) 實現物業的收費標準和收費（如：收取水、電、衛生管理、保衛管理等）的統一管理7) 實現鋪位費用的月、季度、年度等的費用統計報表。3 建設內容3. 1 商鋪信息管理實現商鋪詳細信息的登記管理。包括商鋪名稱、位置、面積、類型、用途、租金、折扣、狀態等信息。工作人員可以對商鋪信息進行編輯、刪除操作。3. 2 客戶資料管理實現客戶詳細資料錄入。包括客戶姓名、證件名稱、證件號碼、押金、手機號、其他聯系電話、聯系地址等詳細信息。參考資料w

4、ord 文檔整理分享工作人員可以對客戶資料進行編輯、刪除操作。3. 3 租賃合同管理工作人員從客戶資料庫中選擇商鋪和客戶信息，自動生成租賃合同。系統可以將生成的租賃合同導出到word 模版中，可以對合同細節做修改。如果不需要修改合同，可以直接打印租賃合同。3. 4 客戶入住管理租賃合同簽訂后，客戶入住商鋪。系統需要先打印出水電氣抄表單，工作人員抄表完成后，將水電氣初始數據錄入系統。同時將商鋪狀態修改為“已出租”。3. 5 客戶退租管理客戶退租時，系統會自動顯示該客戶租住的商鋪的詳細信息。包括該商鋪的編號、名稱、位置、租金等信息，然后系統將打印出該商鋪的水電氣費的抄表單。工作人員抄表后填寫抄表結

5、果，并計算出該客戶應繳納費用。如果該客戶還有其他費用未繳清費用，則將顯示出具體哪些費用未繳清，未繳清部分是否還有滯納金等信息。當客戶繳清所有費用后，系統將顯示該商鋪可以退租。工作人員將該商鋪狀態設置為“已退租”狀態。3. 6 客戶繳費管理客戶繳費應包括商鋪租金、物業費、水電氣費、管理費、垃圾處理費，以及其他等費用。系統會根據商鋪面積、折扣、費用單價等信息，在繳費日期前一周自動生成客戶繳費通知單。工作人員可以批量打印繳費通知單，也可以單獨打印某一商鋪繳費通知單。如果客戶逾期不繳納費用，系統會彈出預警提示，告知工作人員哪些商鋪逾期未繳費，以及已經拖欠的時間、滯納金額等信息。同時，系統能自動生成費用

6、催繳單，并提供催繳單打印功能。參考資料word 文檔整理分享3. 7 租金折扣管理工作人員可以根據客戶類型設置不同的租金折扣。在登記客戶資料時，系統選擇客戶類型，則該客戶就自動綁定該類型的折扣。同時，系統提供折扣調整功能，可以針對具體某一客戶，修改折扣。但是修改后，不影響該類型其他客戶的折扣。工作人員在修改具體客戶折扣時，需要填寫相關信息。如：修改原因、修改人、修改日期等信息，以便將來查詢和統計。3. 8 短信通知當系統自動生成繳費通知單時，系統會自動向客戶發送一條繳費通知短信，提醒客戶繳費日期、繳費金額。當客戶預期不繳費時，系統會根據生成的催繳單，自動向用戶發送催繳短信。提醒用戶繳費日期、繳

7、費金額、滯納金額等信息。如果有通知公告需要發送給客戶時，可以通過短信方式發送到每一位客戶。3. 9 風險預警管理3. 9. 1合同到期預警即將到期的合同，系統會自動顯示到“合同到期預警”列表中。工作人員可以隨時通過不同的顏色和狀態關注哪些合同即將到期，哪些合同已經到期。并提前做好風險應對準備。當合同續簽或者客戶退租后，該預警信息自動取消。3. 9. 2逾期繳費預警當客戶逾期繳費，系統會自動將該客戶信息以及應繳納的費用顯示到“逾期繳費預警”列表中。工作人員可以隨時查看哪些客戶逾期繳費，能夠對逾期繳費的金額進行匯總。當客戶繳清費用后，該預警信息自動取消。參考資料word 文檔整理分享3. 9. 3

8、商鋪空置預警當商鋪處于空閑狀態超過2 個月（具體時限可以用戶自己設定），系統將對該商鋪進行空閑預警。當該商鋪重新出租后，該預警信息自動剛取消。3. 10 查詢功能系統將提供多種查詢功能，滿足用戶不同需求的查詢要求?？梢园凑丈啼伱Q、地址、用途、類型、狀態等條件進行查詢?？梢园凑湛蛻粜彰?、聯系電話、聯系地址等條件進行查詢。可以按照合同編號、合同到期時間等條件進行查詢?？梢园凑湛蛻羧胱r間、抄表時間進行查詢?？梢园凑沼脩羰欠窭U費進行查詢。3. 11 統計功能系統將提供多維度的統計分析功能，并以圖形的形式顯示統計結果?？梢园凑丈啼佀趨^域進行數據統計?？梢园凑绽U費情況進行統計?？梢园凑丈啼佊猛具M行統

9、計。可以按照商鋪狀態進行統計。以上統計結果都可以采用柱狀圖、餅狀圖或者線狀圖顯示，具體如下所示：參考資料word 文檔整理分享繳費情況統計商鋪用途統計參考資料word 文檔整理分享商鋪狀態統計圖3. 12 基礎數據管理商鋪用途設置：用戶可以自行添加、編輯和刪除商鋪用途。一旦設置完成后，用戶在添加商鋪信息時，只需要選擇商鋪用途即可，而不需要每次輸入。商鋪位置設置：用戶可以添加常用的商鋪位置。在添加商鋪信息時，直接選擇商鋪位置。繳費項設置：用戶可以自定義繳費項，并設置各繳費項的單價。系統在計算客戶所需繳費金額時，自動調取該繳費項進行計算，而不需要人員手工計算。3. 13 員工賬號管理系統將為每一位

10、使用系統的員工設置登錄賬號和登錄密碼。并且能夠為每一位員工設置部門、職務等信息。員工登錄密碼丟失，可以通過該功能重置密碼。3. 14 權限管理系統將按照每一位員工的部門、職務，進行權限分配。每一位員工只能使用和查看自己權限范圍內的功能和數據。公司領導可以使用和查看所有功能和數據。參考資料word 文檔整理分享4 實施計劃本項目將按照以下計劃進行實施：階段名稱需求調查和分析系統設計系統開發時間第第第第第第第第第第第第123456789101112月月月月月月月月月月月月系統上線、測試、培訓、手冊編寫用戶測試期調整修改普通用戶培訓系統驗收后期維護參考資料word 文檔整理分享5 項目預算序號功能報

11、價（元）1商鋪信息管理20,0002客戶資料管理10,0003客戶入住管理20,0004客戶退出管理5,0005客戶繳費管理15,0006租金折扣管理5,0007租賃合同管理10,0008短信管理20,0009預警管理30,00010信息查詢20,00011數據統計20,00012基礎數據管理10,00013權限管理10,00014賬號管理5,00015合計200,0006 系統維護系統現場部署工作完成后，我們將按計劃組織用戶培訓、系統管理培訓等工作。系統驗收后，我們將免費提供6 個月的系統維護服務。6. 1. 1 維護保障體系系統維護服務工作由項目經理牽頭組織成立系統維護小組，項目技術負責人

12、監督，由項目部協調公司各部門人員密切配合、共同承擔。6. 1. 2 維護方式和內容公司針對本項目成立專門的系統維護服務小組，整個小組協作提供系統維護服務，服務方式和內容包括：參考資料word 文檔整理分享1) 維護小組通過網上消息工具、電話、傳真、E-mail 、遠程桌面等方式提供遠程維護服務（國家例行節假日除外）；2) 維護小組通過遠程維護服務定期、不定期的系統檢查發現潛在的問題（系統需求、功能與數據上的錯誤） 并予以排除，對于不能立即排除的問題，以文檔方式記錄問題或錯誤，并提交用戶確認；3) 系統維護小組收到問題文檔后，在一個工作日內組織小組技術會議對問題進行會診，然后通過遠程維護服務的方式進行問題排除。對于遠程維