1、時間管理培訓程時數：3 . 5小時授課式：講演、案例分析、管理游戲、錄象必備條件：數字投影儀、便攜課程簡介：本課程通過對有效時間管理重要性的講解，通過對人們 日常工作中在時間管理上存在的誤區的分析 及時間管理基本法、技巧 的講解，幫助學員進行有效的時間管理、提高工作績效。適合對象：新員工培訓目標學完本課程后，學員能夠達到：在今后的工作中減少浪費時間現象 學會正確的時間分配并充分有效地利用時間學會制定SMART的工作目標掌握制定有效工作計劃的法和過程課程要點v時間管理的概念和誤區v時間管理的基本準則目標原則20/8（原則四象限原則有序原則對象原則v時間管理的法和技巧了解自己使用時間的式和狀況做好

2、工作計劃縮短別人干擾的時間不要拖延第一次就把事情做好時間的判斷應有彈性第一章：時間管理的概念和誤區§ 1:時間管理的概念1.1什么是時間？在我們探討“時間管理”這個問題以前，不妨先來讀篇文章：1930年，適先生在一次畢業典禮上，發表了一篇演講，容如下： 諸位畢業同學：你們現在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你 們，只好送你們一句話。這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學問。以前的功課也有一大部分是為了這文憑，不得已而做的。從今以 后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現在年富力強的時候， 努力做一種專門學問。少年是一去不復返的，等到精力衰竭的時候， 要做學問也來不及了。有人說：出去做事之

3、后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？ 即使要做學問，既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學問？我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也 不肯讀書；凡是要等到有了實驗室才做研究的，有了實驗室也不肯做 研究。你有了決心要研究一個問題，自然會節衣縮食去買書，自然會 想出法子來設置儀器。至于時間，更不成問題。達爾文一生多病，不能多做工，每天只 能做1點鐘的工作。你們看他的成績！每天花1點種看10頁有用的書， 每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。諸位，11萬頁書可以使你成為一個學者了。可是每天看 3種小 報也得費你1點鐘的功夫；四圈麻將也得費你1點半鐘的光陰。看小 報呢？還是打麻

4、將呢？還是努力做一個學者呢？全靠你們自己選擇！易卜生說：你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。學問就是鑄器的工具。拋棄了學問便是毀了你自己。再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們 10年之后成什么器。看到適先生的這一番語重心長的話語，你有感受？ “時間就是效 率”、“時間就是金”、“時間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸 金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是 我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到“我要是在大學多學點東西就好啦！”“我應該少看些電視，好好地約束自己，多讀點書！”“時間根本不夠用，公司股價節節下降，董事會和股東像一群蜜 蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭權奪利，我總是擔任和

5、事佬的角色； 家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！”世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有 24小時。最成功 和最不成功的人一樣，一天都只有24小時，但區別就在于他們如利用 這所擁有的24小時。那么時間究竟是什么呢？我們哲學家這樣說：“時間是物質運動的順序性和持續性，其特 點是- -維性， 是- -種特殊的資源。”要想能夠真正地了解時間并且管理“時間”， 我們有必要對時間的本質有深刻的認識。首先讓我們先了解時間的四項獨特性:（1 ）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任情況下不 會增加、也不會減少，每天都是 24小時，所以我們無法開源。（2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣

6、被積蓄儲 藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節流。（3）無法取代：任一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時 間是任活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。（4）無法失而復得：時間無法象失物一樣失而復得。它一但喪失, 則會永遠喪失。花費了金，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任人都無力挽回。小案例：如果銀行每天早晨向你的帳號撥款 8.64萬元。你在這一天可以 隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任的規定。條件只有一個： 用剩的不能留到第二天再用，也不能節余歸自己。前一天的你用光也 好，分文不花也好，第二天你又有 8.64萬元。請問：你如用這筆？1.2什么是“時間管理”？“

7、時間管理”所探索的是 如減少時間浪費，以便有效地完成既定 目標。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時 間”，它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。（1）所謂“時間的浪費”，是指對目標毫無貢獻的時間消耗（2）所謂“自管理者的管理”一一你必須拋棄陋習，引進新的工作式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權衡輕重和權力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍大凡能夠在事業上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南聯營公司當了 20多年的總經理，該公司是美國最成功的超 級市場之一，他獲得了多值得引證的榮譽。第一，他的工作歷程記錄 幾乎為所有的總經理所

8、羨慕，這個記錄中包括連年不斷的銷售記錄和 利潤記錄。第二，他毫不松懈地連續應用計劃、組織、授權、激勵、 評價和控制等項目基本原則，顯示了他專業管理的精神。第三，他獻 身時間管理原則的事跡已經得到大量文章的贊揚。在格里看來，正確 的管理的基礎是良好的時間管理。在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、 客戶高品質的需求，您是否又有些無所適從呢？由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們 忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發現：每天我們有24小時，每小時由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計就是8.64 萬秒。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見？又怎么

9、可以隨 意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。有人曾粗略地統計 過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的：睡覺：21年工作：14年個人衛生：7年吃飯：6年旅行：6年排隊：6年學習：4年開會：3年打：2年找東西：1年其它：3年看了上面的這一組數據，您有感受？ “時間管理” 一直是個重要 的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如下：*尋求事業、家庭與社會生活平衡的需要*信息爆炸*競爭的壓力*你的客戶對品質的要求看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業人，減少時間浪費 的現象，確非易事。那么，我們的問題究竟在哪里呢？ 第二章、時間管理的誤區我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養克服時間管

10、理誤區的 技能”。所謂時間管理的誤區，是指導致時間浪費的各種因素。以下 列出時間管理的五個誤區，請大家仔細閱讀并分析，看看自已是否存 在同樣的問題：誤區之一：工作缺乏計劃查爾斯史瓦在半世紀前擔任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經向管 理顧問愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰：“ 請告訴我如能在辦公時間 做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費。”愛菲于是遞了一紙給 他，并向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要 的那一項工作做起，并持續地做下去，直到完成該項工作為止。重新 檢查你的辦事次序，然后著手進行第二項重要的工作。倘若任一項著 手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最

11、 重要的，則堅持做下去。假如按這種法你無法完成全部的重要工作， 那么即使運用任其它法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某 一件事的優先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將 上述的一切變成你每一個工作日里的習慣。當這個建議對你生效時， 把它提供給你的部屬采用”。數星期后，史瓦寄了一面額兩萬伍仟美元的支票給愛菲，并附言 她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為 世界最大的獨立鋼鐵制造者，據說可能是導因于愛菲的那數句真言。盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處， 但我們有的同事從來 不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條：1、因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在

12、行動之前多做思考；2、不做計劃也能獲得實效；3、不了解做計劃的好處；4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；5、不知如做計劃。我們作為一個高新科技企業的員工，要步上職業化的道路，成為 一個強調實效性的職業人士，不應該把以上原因當做工作中的借口， 為什么呢？剖析如下：1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調這一點，則有 可能養成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！ ”的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關頭，消防隊員是否應立刻拿起水龍頭或滅火筒 進行搶救，還是應花費少時間判別風向、尋找火源、分派工作，然后 再進行搶救？2、不做計劃的人只是消極地應付工作，他將處于受擺布的地位； 做計劃

13、的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。3、由于目標中擬定假設的客觀環境發生變動，計劃與事實常常難 以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的 修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無計劃的引導，則一切行動將雜 亂無章，最終走進死同。綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導致如下惡果：1、目標不明確2、沒有進行工作歸類的習慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒有時間分配的原則誤區之二：組織工作不當組織工作不當的主要體現在以下幾個面：*職責權限不清，工作容重復* “事必躬親，親力而為”*溝通不良*工作時斷時續首先，學會如接受請托：對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部

14、屬、上司、其 他同級管理者、或是組織以外的人士。在很多請托中，有一類是職務 所系而責無旁貸的；另一類雖然也是職務所系，但請托本身卻是不合 時宜或是不合情理的；尚有一類請托則屬無義務予履行的請托，經常 引起我們困擾的是后兩類請托。倘若我們為了想做廣受愛戴的好人而有求必應， 則各色各類的請 托將四面八地源源涌來。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企求 的愛戴將化為烏有，而且他將喪失請托者尊敬。“明智地接受請托” 的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現。有的請托若 由他人承受可能比你承受更為恰當， 你不妨對請托者提出適時的建議。 第二，拒絕是保障自己行事優先次序的最有效手段。倘若因勉強接受

15、 他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己： 這種請托是屬于我 的職責圍嗎？對實現我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代 價？如果不接受他，則需承擔什么后果？經過這一番“成本一一效益 分析”之后，你就可以決定取舍了。其次，學會利用資源：對于基層人員而言，要善于利用資源，學會從相關的部門或人員 手中獲取所需的資料，既節約了時間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書；想了解公司的 考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。對于管理者而言，他們經常容易犯下面的錯誤：1、擔心部屬做錯事；2、擔心下屬表現太好；3、

16、擔心喪失對下屬的控制；4、不愿意放棄得心應手的工作；5、找不到合適的下屬授權。其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應當學會授權，將 主要的精力和時間放在更重要的事情上。誤區三：時間控制不夠在前面的“小的故事”中，小在時間管理上最大的惡習就是拖延 時間，以致到頭來一事無成。我們提供了一個拖延商數的測驗，請你 先做一下自我評核。拖延商數測驗請據實選擇以下每一個述最切合你的答案：（1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。A非常同意B略表同意C略表不同意 D極不同意（2）為使困難的工作能被執行，對執行者下壓力是必要的。A非常同意B略表同意C略表不同意 D極不同意（3）我經常采取折衷

17、辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意 D極不同意（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。A非常同意B略表同意C略表不同意 D極不同意（5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答復。A非常同意B略表同意C略表不同意 D極不同意（6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。A非常同意B略表同意C略表不同意 D極不同意（7）試圖令他人為管理者執行不愉快的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意 D極不同意（8）我經常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在 夜晚或末處理它。A非常同意B略表同意C略表不同意 D極不同意（9）我在過分疲勞（

18、或過分緊、或過分泄氣、或太受抑制）時， 以致無法處理所面對的困難任務。A非常同意B略表同意C略表不同意 D極不同意（10 ）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一 個物件。A非常同意B略表同意C略表不同意 D極不同意評分標準：每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同 意”評2分，“極不同意”評1分。總分小于20分，表示你不是拖延 者，你也偶爾有拖延的習慣。總分在 21至30分之間，表示你有拖延 的毛病，但不太重。總分多于30分，表示你或已患上重的拖延毛病。我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井：1、習慣拖延時間，前面案例“小的故事”中的小就是一個典型的 拖延時間的人。

19、2、不擅處理不速之客的打擾。3、不擅處理無端的打擾。4、泛濫的“會議病”困擾。不少中、上層管理者曾經指出，會議 竟占去他們日常工作的時間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他 們感慨莫名的是，在這么多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費！誤區四：整理整頓不足辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關，因為雜亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人 使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一 個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律” “工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時 間”，我們也可以導出“文件堆積定律”“ 文

20、件的堆積將被擴展, 以便填滿可供堆積的空間。”當你的上司向你索取一份技術資料， 你是否能在第一時間從容不 迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下 面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統是否完善。文件處置測驗請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確 切的答案，貝S請在題目前打問號“？ ”。1、訂購文具后所取得的帳單。2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你 無暇閱讀。3、來自上司的會議通知（下一舉行會議）。4、某大學企管系學生寄來的問卷。5、部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下一個月業務報告 的有關資料6、一封需要盡快回復的信，

21、但你必須先打數次才能回復。7、一位你經常接觸的人告知新地址及新的 E-mail。8、組織其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它） 調查報告。9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本 書也值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。10、客戶寄來的一封投訴信。11、人事部門發出的有關員工考核程序的函件。12、提醒自己明年及早準備財務預算的備忘錄。假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統。你最好盡快設計這樣的一套系統（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！誤區五：進取意識不強我們經常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之

22、所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的“小”，最根 本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認 真態度。主要表現在以下幾個面：*個人的消極態度*做事拖拉，找借口不干工作*唏噓不已，做白日夢*工作中閑聊如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當你覺得時間可有可無，不愿面對工作中的具體事務，沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區，不管以前我們做得怎樣，要記住：世界上所有的成就都是“現在”所塑造的。因此，我 們要記取“過去”，把握“現在”，放眼“未來”

23、。送給大家一句話： 昨天是一已被注銷的支票，明天是一尚未到期的本票， 今天則是隨時可運用的現金。請善用它！3.1時間管理的六項基本原則通過前面的學習，我們對時間管理的概念和誤區已經有了一個基 本的認識，現在我們一起來探討時間管理的基本原則，只有對原則有 了一個認識后，才有可能很好地運用時間管理的技巧與法。時間管理的六項基本原則：1、明確目標2、有計劃、有組織地進行工作3、分清工作的輕重緩急4、合理地分配時間5、與別人的時間取得協作6、制定規則、遵守紀律下面我們就時間管理的六項基本原則分別進行闡述。2.1原則之一：明確目標目標刺激我們奮勇向上在人生的旅途上，沒有目標就好象走在黑漆漆的路上，不知往

24、處 去。美國的一份統計結果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人， 假若生活沒有任目標，每天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂， 但他們后來的壽命一般不會超過七年。雖說目標能夠刺激我們奮勇向上，但是，對多人來說，擬定目標實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透 不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來 。但這正是問題的癥結，就 是因為沒有目標，每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭垢面，這只是一個惡性 循環罷了！另外有些人沒有目標，則是因為他們不敢接受改變，與其說安于 現狀，不如坦白一點，那便是沒有勇氣面對新環境可能帶來的挫折與 挑戰，這些人最終只會是一事無成！事實上，隨波逐流，缺乏目標的人

25、，永遠沒有淋漓盡致發揮自己 的潛能。因此，我們一定要做一個目標明確的人，生活才有意義。然 而不幸的是，多數人對自己的愿望，僅有一點模糊的概念，而只有少 數人會貫徹這模糊的概念。多人在公司五年，卻沒有五年的經驗，只 能說有五年一次的經驗。多年前，某報做過300條鯨魚突然死亡的報道。這些鯨魚在追逐 沙丁魚時，不知不覺被困在一個海灣里，報道上說：“這些小魚把海 上巨人引向死亡。鯨魚因為追逐小利而暴死，為了微不足道的目標而 空耗了巨大力量。”美國作家福斯迪克說得好：“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態下，才 能產生動力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉化成電力。而生命 唯有在專心一意、勤奮不懈時，才可獲得成長。

26、”下面不妨讓我們一 起看看“賴嘉的故事”。賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時，年僅四歲。他的父母只有小學五年級的學歷，因此當賴嘉表示要上大學時，他的親友大多不表示支 持，但賴嘉心意已決，最后果真成為家中唯一進大學的人。但是一年 之后，他卻因為貪玩導致功課不及格而被迫退學。在接下來的6年,他過著得過且過的生活，毫無人生目標。他大半時候都在一家低功率 的電臺擔任導播，有是也替卡車卸貨。有一天，他拿起柯維的第一本著作相會在巔峰，從那時起， 他對自己的看法完全改變，發現自己有不平凡的能力。重獲新生的賴 嘉，終于了解到目標的重要性。的確，目標決定我們的將來。賴嘉的目標是重返大學，然而他的成績實在太差了，以致連

27、遭墨瑟大學拒絕兩次。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無意間撞見院 長翠絲，他趁機向她剖明心志。結果，院長答應了他的請求，準他入 學，但有一個附加條件：他的平均分數要達到乙等，否則就要再度退 學。賴嘉一改過去的散漫態度，以信心堅定、目標明確、心無畏的姿 態，重新踏入校門。他每季平均進修多個學分。經過 2年零3個月, 即以優異的成績 取得了學位，緊接著再邁向更高的目標。如今，這個伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發展最 迅速的教會擔任牧師，教會地點就在費城特爾市，距他成長的亞特蘭 大僅數分鐘車程。從上面的例子我們可以看出，有目標才有結果，目標能夠激發我 們的潛能。那么我們究竟如選擇或是制定正

28、確的目標呢？我們認為在 選擇或制定目標時應考慮兩個面：一是目標要符合自己的價值觀，二 是要了解自己目前的狀況。請記住：成功完全是一種個人現象，只有你所完成的事情和你的 價值觀相符，你才會覺得成功。 為什么有的人成功之后，又會感到空 虛？為什么有的人得到名利后，卻發現犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯 個人設定目標可以說是一個成功的例子。在1974年，美國著名證券經紀人鄧尼斯是一個已干了 6年的證 券經紀人，以社會標準來看，他是美國中產階級分子的典：他擁有一 個美滿的婚姻、三個聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車，但是患了 潰瘍。證券經紀商的收入雖然不錯，卻與他的性格格格不入。他希望 活得更扎實，但現在卻無

29、法支配自己的命運，這使他覺得受挫。“只有自己與上帝才能支配我的命運”驚醒了他。于是，他開始 設立自己的目標。他從小就愛好業余無線電，于是他決定創業，成立 鄧特隆無線電公司，生產并銷售“火腿”（指業余無線電愛好者）的 設備。1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當資金，以信用卡借 款，開始在他的地下室生產業余無線電設備。鄧特隆公司誕生了。他 的多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的眼光看著他，斷定他發瘋了。1974年8月24日，鄧特隆無線電公司成交了第一筆生意。1975 年4月，公司搬到了俄亥俄州斯堡的廠房中。至V 1975年底，鄧特隆 的營業額超過了 100萬元。今天，鄧尼斯已是一家資產數百萬元的工

30、廠的股東與總裁。如制定目標一個目標應該具備以下五個特征才可以說是完整的：具體的(specific)可衡量的(measurable )可達到的(atta in able )相關的(releva nt )基于時間的(time-based )1、具體的：有人說：“我將來要做一個偉大的人”。這就是一個不具體的目標。目標一定要是具體的，比如你想把英文學好，那么你就訂一個目 標：每天一定要背十個單詞、一篇文章。有人曾經做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們去跳高。兩組人的個子差不多，先是一起跳過了 1米。他對第一組說：“你們能夠 跳過1.2米。”他對第二組說：“你們能夠跳得更高。”經過練習后， 讓他們分別去

31、跳，由于第一組有具體的目標，結果第一組每個人都跳 過1.2米，而第二組的人因為沒有具體目標，所以他們多數人只跳過 了 1米，少數人跳過了 1.2米。這就是有和沒有具體目標的差別所在。2、可衡量的：任一個目標都應有可以用來衡量目標完成情況的標準，你的目標愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心里有個底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平？座落地點呢？你的預算呢？有了這些明確的標 準，你才有可能順利地蓋好你的房子。3、可達到的：不能達到的目標只能說是幻想、白日做夢，太輕易達到的目標又 沒有挑戰性。多年前在美國進行了一項成就動機的試驗。15個人被

32、邀請參加一項套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個 繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣 了；有的人站得太遠，老是套不進去，于是很快就泄氣了；但有少數 人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰性，而且他們也還有成就 感。實驗者解釋這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設定具挑 戰性但做得到的目標。4、相關的：目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性，比如一 個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發著明星 夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學習、工作的能力，不 思進取，不努力提高工作業務能力，最終會

33、被公司拋棄、會被社會遺 棄。5、基于時間的：任一個目標的設定都應該考慮時間的限定，比如你說：“我一定 要拿到律師證書。”目標應該很明確了，只是不知是在一年完成，還 是十年后才完成？3.2原則之二：有計劃、有組織地進行工作所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，通過采取適當的步驟和法，最終達成有效的結果 。通常會體現在 以下五個面：1、將有聯系的工作進行分類整理。2、將整理好有各類事務按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列順序進行處理。4、為制定上述案需要安排一個考慮的時間。5、由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應該 按什么次序進行，各哪些是可以同時進行的工作

34、。那么有人會問：究竟該怎樣做計劃呢？大致的步驟如下：1、確立目標；2、探尋完成目標的各種途徑；3、選定最佳的完成式；4、將最佳途徑轉化成月/日的工作事項；5、編排月/日的工作次序并加以執行；6、定期檢查目標的現實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。目標如制訂，我們已在前面的容進行了說明；至于如制訂并檢查 計劃，我們會在后面的章節中詳細地闡述。有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家 記住：1、切實實行你的計劃和創意，以便發揮它的價值，不管主意有多 好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收獲。2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調整。美國的成功學家格林演講時，時常對觀眾開玩笑

35、地說，美國最大 的快遞公司一一聯邦快遞，其實是他發明的。他不說假話，他的確有 過這個主意。但是我們相信世界是至少還有一萬個和他一樣的創業家， 也想到同樣的主意。60年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮合工 作，每天都生活在趕截止日期、并在限時將文件從美國的一端送一另 外一端的時間縫隙中。當時格林曾經想到，如果有人能夠開辦一個能 夠將重要文件在24小時之送到任目的地的服務，該有多好！這想法在 他腦海中駐留了好幾年一直到有一個名叫弗列德史密斯的家伙真 的把這主意轉換為實際行動。這個故事的教訓是：成功地將一個好主意付諸實踐，比在家空想 出一千個好主意要有從價值得多。3.3原則之三：分清工作的輕重緩急

36、請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好用哪種式？1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做難做的事。4、先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量 時間才能做好的事。5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。6、先做已排定時間的事，然后再做未經排定時間的事。7、先做經過籌劃的事，然后再做未經籌劃的事。8、先做別人的事，然后再做自己的事。9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事10、先做有趣的事，再做枯燥的事。11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以 完成的整件事或難以告一段落的事。12、先做自己所尊

37、敬的人或與自己關系密切的利害關系的人所拜 托的事，然后再其他人所拜托的事。13、先做已發生的事，后做未發生的事。以上的各種行事準則，從一定程度上說大致上都不符合有效的時 間管理的要求。我們既然是以目標的實現為導向，那么在一系列以實 現目標為依據的待辦事項中，到底哪些應該先著手處理，哪些可以拖 后處理，哪些甚至不予處理？ 一般認為是按照事情的緊急程度來判斷。 假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低， 則依循上面的判斷規則。可是在多數情況下，愈是重要的事偏偏不緊 迫。例如參加管理技能培訓、向上級提出改進營運式的建議、培養接 班人等等。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話，不但使

38、重要的 事情的履行遙遙無期，而且經常使自己處于危機或緊急狀態之下，最 大的惡果是原本重要不緊急的事必然會轉化為重要又緊急的事。舉個 例子來說，所有的主管都承認（包括我們業務工作人員），業務報告 是一件極其重要的事，但若現在距離上交業務報告的時間尚有一個月 的話，則一般人大概不會把它視為“今天應該做的事”，更不會把它 視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不 斷地拖延下去。直到截止日期的數幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊 急事件”，結果不是遲交了報告，就是草率應付了事。經過一番掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業務報告提前準 備好！但是除非能夠徹底地改變按“緩

39、急程度”辦事的習慣，否則到 了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？波特 的問題恐怕就在于此。因此，我們認為：處理事情優先次序的判斷依據是事情的“重要 程度”。所謂“重要程度”，即指對實現目標的貢獻大小。提請注意： 雖然有以上的理由，我們也不應全面否定按事情“緩急程度”辦事的 習慣，只是需要強調的是，在考慮行事的先后順序時，應先考慮事情 的“輕重”，再考慮事情的“緩急”一一也就是我們通常采用的“第 二象限組織法”。我們以下面的時間管理的法來探討“急事”與“要事”的關系， 請看四象限圖：第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工 作、住院開刀等等。這是考驗我們的經驗

40、、判斷力的時刻，也是可以 用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們 也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。第二象限是重要但不緊急的事。主要是與生活品質有關，包括長 期的規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建 議等等。荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓 力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提 高實踐能力，縮小第一象限的圍。做好事先的規劃、準備與預防措施， 很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所 以必須主支去做，這是發揮個人領導力的領域。第三象限是緊急但不重要的事。

41、表面看似第一象限，因為迫切的 呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺一一實際上就算重要也是 對別人而言。、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時間在這 個里面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與 標準。第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，所 以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回 奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養一番再出發。這部分 圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創造意義的休閑活動是很有價 值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無容的電視節目辦公室 聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損， 剛開始時也

42、有滋有味，到后來你就會發現其實是很空虛的。現在你不妨回顧一下上的生活與工作， 你在哪個象限花的時間最 多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易 被誤認為重要的事。其實二者的區別就在于這件事是否有助于完成某 種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。請思考下面的問題：你是否“知道”在哪一面如果持續有優異的表現，對個人生活或 工作會有積極的意義？這個問題問過數千人，發現絕大多數答案可歸類如下：1、改善人際關系。2、改善事先準備工作。3、更詳地規劃與組織。4、善待自己。5、抓住機會。5、充實自我。6、增進能力。這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七

43、項，為什么不身體力行呢？大家好！我們已經學習了時間管理的原則系列之一和之二，現在給大 家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。急迫性指數測驗選取出你最可能作出的反應行為或態度（A=從不；B=有時候；C=常常）1、 我在壓力之下表現最好。（）2、我常歸咎外在環境太匆忙或緊，以致無法作深入的自我反省。（）3、我常因圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。（）4、 我休息時會覺得不安。（）5、 我似乎永遠在趕時間。（）6、 我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。（）7、 我只要片刻沒和辦公室聯系就覺得不安。（）8、 我在做一件事時常會想到另一件事。（）9、 我處理危機時表現最好。（

44、）10、處理突發狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成 就。（）11、 我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。（）12、當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。（）13、 我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。（）14、 我常邊工作邊吃飯。（）15、 我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。（）16、一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有 成就感。（）“ A”總數：“ B”總數：“ C”總數：總得分：（A=0 分；B=2 分；C=4 分）0到25分屬于低度急迫性心態，26到45分屬于強烈急迫性心態，46 分以上已經到了重急迫性的程度。2.4

45、原則之四：合理地安排時間首先我們來看看穆爾的故事：案例穆爾于1939年大學畢業后，在哥利登油漆公司找到業務員 的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個 月薪1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后， 他立即拿 出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業績來自哪些客戶。他發 現，80%的業績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大 小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就 是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務其余 20% 的客戶。結果如？第一年，他就實現了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海

46、岸數一數二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司(Kelly-Moore Pai nt Compa ny)的董事長。這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性， 還體現了巴列 特定律(也稱80/20原理)：總結果的80%是由總消耗時間中的20% 所形成的按事情的“重要程度”編排行事優先次序的準則是建立在“重 要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。舉例說明：80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的是來自20%的朋友；80%的總產量來自20%的產品；80%的財富集中在20%的人手中；再舉個例子，傳統式的電冰箱在結構上，冷凍庫是位于上端，冷 藏庫則位于下端。當你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可。不

47、幸的是 我們使用冷凍庫的機率高達80% ,使用冷凍庫的機率只有20% ,致使 我們多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數過多而感腰酸背疼。 基于此，某家電器公司在電冰箱的設計上做了修改，將冷藏庫與冷凍 庫的位置做了對調，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數。不 難發現，這種設計就是利用了 80/20原理。80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的 多數問題上，因為就算你花了 80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應該將時間花于重要的少數問題上，因為掌握了這些重要的少數問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。一旦一項工作

48、計劃成為 危機時，犯錯的幾率就會增加。我們很容易陷在日常瑣碎的事情處理 中；但是有效進行時間管理的人，總是確保最關鍵的20%的活動具有最高的優先級。2.5原則之五：與別人的時間取得協作任人類的組織，不論大小，都有其而復始的節奏性、期性；而我 們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與邊部門或人發生 必然的聯系。在這種情況下，我們需要互相尊重對的時間安排，也就 是說要與別人的時間取得協作。認清并適應組織的節奏性與期性是成功的要素。 你也擁有全世界 最偉大的廣告構想，但是如果你在各公司都已經做完廣告預算后才提 出你的構想，你可能就不會有太好的運氣，可能要等到幾個月后，你 的構想才會被慎重考慮，

49、甚至可能會一不小心扔到垃圾桶里去！同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學習，也需要提前與該部 門人員進行預約，雙共同達成一個有關時間、地點、人員安排等等的 約定。否則，突如其來的打擾會令對措手不及，甚至有可能將你拒之 門外！大家想想，我們是不是也在經常抱怨外部的打擾（、來訪等）、 突發事件！既然如此，我們是不是也應該站在對的角度考慮問題，格 要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協作，少一份慌 亂，多一份從容！2.6原則之六：制定規則、遵守紀律我們在成長的過程中，常被各種紀律所束縛，“沒有規矩、不成 園”，因為有紀律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調紀 律與規則。世界著名的音樂家

50、莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才， 然而 他從15歲到過世為止，終其一生的作曲數量都是非常固定的， 甚至可 以用代數程式來計算。歷史學家梅爾克朗茲勃呆在辦公室里的每個早上都寫10封信； 杰出的演說學家喬查伯納教授要求手下的行銷人員每個星期一、二都 要打13個，星期三、四則是12個，星期五則是用來打給這個禮拜沒 有聯絡上的人。很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定 的字數。這個法很有效，假如你養成每天寫1000字的習慣，連續一個 月后，寫1000字便易如反掌。接著你可以增加字數到大概1200字，過十幾天后，或可再增加幾百字。因此，我們說，制定規則、遵守紀律的核心主要體現在以下

51、三個 面：1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于時截止。2、即使外部沒有規定截止的日期，自己也要樹立一個時完成的目 標。3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取 得聯系，將影響縮小在最小圍。在我們談具體的時間管理的法與技巧之前， 先要有必要分析一下自 己使用時間的式和狀況。321分析自己使用時間的式和狀況大多數人不喜歡好好地了解自己， 逃避現實比觀察及解釋我們的 行為更容易。面對自己并客觀地制定我們對時間的使用，需要巨大的 勇氣。而若你愿意花一個星期做這種功夫，將毫無疑問地發現，這是 一種有益的經驗。下面的練習將顯示你以你的時間與生命真正去做的多相關事項。 在本項練

52、習中列有一個你在一星期花費時間的清單。這里要強調的這 不是一個要你計算每一分鐘的“時間難題”練習，而是要求你記錄下 一星期每隔半小時的所有活動。請記住：時間管理并沒有什么高超的技巧，關鍵就在于持之以恒。接下來就請按部就班地完成如進行時間使用清單的分析，之后， 你會考慮到一些問題，尋找指引你更適當的運用你的時間的答案。請先看表一和表二：表一：時間使用清單表時間統計項目活動 每星期估計花費的時間（小時）每星期實際花費的時間（小時）上兩項時間的差額（小時）占每星期的總時間的百分比（%）一、公務活動4閱讀文件、整理通信1上下班5幫助下屬2開會6接待賓客7向上級匯報8公務出差22活動9拜訪客戶23家庭外

53、出10其它工作上的活動24家庭溝通小計25其它家庭活動二、個人活動小計11整理儀容四、休閑活動12飲食26聽廣播與音樂13睡覺27看電視小計28休閑閱讀三、家庭活動29嗜好14煮飯30觀看比賽15洗熨衣服31運動16打掃房屋32休閑旅游17雜務與家事33聚會與社交18賣雜物34其它休閑活動19其它的逛街活動35其它活動20繳款小計21看孩子時間統計（小時）表二：一星期時間日志與簡略分析表時間 一二三四 五六日活動標號時間小計7:30 2開會7:00 1上下班8:00 3 打16:00 19其它的逛街活動8:30 4閱讀文件、整理通信16:30 20繳款9:00 5幫助下屬17:00 21看孩子

54、9:30 6接待賓客17:30 22活動10:00 7向上級匯報18:00 23家庭外出10:30 8公務出差18:30 24家庭溝通11:00 9拜訪客戶19:00 25其它家庭活動11:30 10其它工作上的活19:30 26聽廣播與音樂動20:00 27看電視12:00 11 整理儀容20:30 28休閑閱讀12:30 12 飲食21:00 29嗜好13:00 13 睡覺21:30 30觀看比賽13:30 14 煮飯22:00 31運動14:00 15洗熨衣服22:30 32休閑旅游14:30 16打掃房屋23:00 33聚會與社交15:00 17雜務與家事23:30 34其它休閑活動1

55、5:30 18賣雜物24:00 35其它活動實施步驟：1、熟悉并準備一份“時間使用清單表”（如表一）。這份假設的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經理，有兩個孩子，太太也是職 業婦女，所以效率先生也分擔了一些家務。2、在表一中效率先生列出約 30項每星期中的主要活動，并分成五或 六類。希望你按表一的要求類似地列出公務活動、個人活動、家庭活動與 休閑及其它活動等類30余項，但你的分類與活動可能與效率先生很不一 樣。3、在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一。4、準備一份的“一星期日志與簡略分析表”（如表二），將表一中的 活動對應地列在表二中。5、在下一開始的時候，請注

56、意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上該活動的。例如效率先生星期一上午7點到7點半穿衣服去上班，他就把編號11記在星期一上午7點的空格里。6、該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個。現在統計每一項活動出現的次數。例如效率先生在時間表上第二項活動出現了 15次，即表示 他花了 7個半小時在工作時打。因此效率先生要在打這一欄的“時間小計” 中記上7.5。依上述法填滿表二，直到“時間小計”中都有一個數目字（可 能是零）。7、然后把表二中的“時間小計”填到表一的“每星期實際花費時間” 上。8、將“每星期估計花費時間”減“每星期實際花費時間”的余數填在 表一的“上兩項時間的差額”上。如果是負數，表示你花費在該活動上的 時間多于你的估計；如果是正數，則