1、單據管理原則 單據管理制度 一、單據范圍 本制度包括:出示單據、外來單據、內部結算單據。 1、出示單據:發票、收銀單。 2、外來單據:發票、收據、送貨單、部分白條(鮮活食品)。 3、內部結算單據:申購單、收據入庫單、領料單、配送單、收銀底帶、貨物短缺(溢余)單、報損單、日報表、月報表、盤點表、盤點差異表等內部結算單據，所有同部結算單能使用電腦單據的盡量使用電腦單據。 二、單據管理原則 1、消號單據管理制度:涉及到對外的出示單據和結算單據一律實行消號制度。主要包括以下內容:發票、收據、(包括:手寫單據和打印的都必須在財務報備，由財務發出，蓋章，無財務蓋章的單據視為無效單據)繳款單、酒水單、入庫單

2、，建立領用消號制度，落實專人管理。 2、限額領用制度:定額發票，實行限額領用。 3、其他單據實行普通單據管理 三、單據合法原則 1、收據應由交款人、收款人簽字方為有效。 2、入庫單應由采購、庫管、入庫部門領導簽字方為有效。直接在使用部門入庫的使用部門主管必須簽字方為有效。 領料單應由領料部門經理、庫管、領料人簽字。 報賬發票、收據、白條:外來單據應據備以下內容:對方單位印章、收款人簽字、日期、經濟業務內容或摘要、金額;購銷發票還應有:商品名稱、規格、型號、單位、單價、金額。所有的外來單據金額欄必須有大小寫兩種格式(同出示單據)。外來單據應辦理入庫手續或驗收手續的必須以入庫單或驗收單據做為外來單

3、據的附件。沒有入庫單的需經手人、部門經理簽字方為有效;發票、收據、白條等外來單據不單獨報銷，必須附在費用報銷單后才能報銷。 5、費用報銷單:外來單據報銷類:將外來單據作為報銷單的附件，費用報銷單填寫以下內容:外來單據內容，會計科目，附件張數，日期，金額等內容。沒有外來單據的報銷單必須填寫具體的經濟業務內容，所有的報銷單必須經報銷人、會計、公司負責人、簽字為有效。 1/4頁 7、收銀底帶應由收銀、出納簽字。 8、貨物短缺(溢余)應由庫管、門店經理、采購簽字。 9、報損單:作品、原材料在付報損應由庫管、部門主管、財務、總經理簽字，方為有效。 10、收銀、柜臺的收入日報和月報:由收銀員，收銀稽核、和

4、部門店經理簽字。 11、盤點表由實物負責人、部門經理、盤點人、監盤人簽字。 12、盤點差異表應由庫管、會計、部門經理、總經理簽字。 13、申購單分為兩部門;(1)鮮活食品原材料申購單由餐廳經理、行政總廚簽字方為有效(2)原輔材料一次性用品申購單由部門經理，行政總廚，庫管簽字方為有效，健身部在物品采購由主管制定采購計劃、由譚總審批后方為有效。(3)酒水一次性用品申購單由門店負責人、庫管簽字方為有效(3)各部門物耗品:掃帚、燈泡、等其他易耗物品(單項金額10元以下總金額在50元以內 )申購單由各部門負責人簽字方為有效。(4)其他小額零星(單項金額10元以下總金額在50元以內)購置物品申購單由申購部

5、門負責人簽字方為有效。(5)其他低耗品，小額財產(100元以上的)申購單由部門負責人、總經理簽字方為有效(6)500元以上的財產不需填寫申購單，但由總經理同意后才能執行(或者簽訂合同由總裁簽字蓋章后按合同有關條款執行)同時，執行過程要隨時匯報總裁。付款、報賬都須經過總裁審批后才能執行。采購員憑申購單、采購物品;如遇緊急采購的物品， 可事后補辦入庫手續，需部門 經理簽字確認。 四、單據規范(注意事項) 1、收據應在摘要欄填寫收款事由或具體的收款項目，內容必須詳盡清楚。金額欄大寫小寫必須一致，金額填寫規則:金額必須正確及準確。 領料單、入庫單、貨物短缺(溢余)單應填寫物資書面名稱、入庫單位、數量單

6、位、單價、金額(大小寫)、等級，有規格型號，應填寫規格型號，沒有的不填。領料單、入庫單必須按行次填寫，同一張單內出現負數內容時，也只能按行次填寫，不得隔行填寫。(一般情況下，填寫紅色入庫單或出庫單。) 3、費用報銷單應填寫:費用項目或事由、費用類型、金額(大小寫)。 4、報損單應填寫報損原因、品名、數量。 5、盤點表、差異表:品名、規格、型號、單位、數量、等級。 6、申購單:申購部門、數量、質量、等級、產地、品名、規格、型號、期限、原因、日期。 7、所有單據填寫均應字跡清晰，數字規范。 8、所有單據金額填寫規則:有大寫欄的，大小寫必須一致，無大寫欄的可不填，小寫合計欄在最高位數前填寫“,”，有

7、數量的單據，數量，單價，金額必須相符，單項金額與合計金額必須相符。金額四舍五入規則:單項金額必須準確無誤，不能四舍五入，合計金額必須四2/4頁舍五入，不得有分位數出現。便于結算。 五、單據聯次及傳遞 1、收據為三聯:出納存根一聯、交款人一聯、財務一聯，財務聯每旬報賬時一并傳遞會計部。 2、入庫單為三聯:庫管一聯、采購(或供應商聯)、財務聯。 原材料入庫單，采購(或供應商聯)聯于填寫時取得，財務聯必須由保管在填寫次日內傳遞財務室，最多不超過次日。 其它入庫單，采購聯于填寫時取得，財務聯付在購貨發票收據后，報賬時(報賬期限為三天以內)一并傳遞財務室。 3、領料單三聯:庫管一聯、領料部門一聯、財務一

8、聯。 一次性辦公用品(筆、筆芯、紙等)不辦理領料單，但需在庫管辦公用品領用薄上簽字。 其它原材料(包括一次性用具)領料單，財務聯在填寫當日由保管傳遞財務室。 其它財產、低值易耗品類領料，財務聯附在發票后連同入庫單、發票一并于報賬時(報賬期限為三天以內)傳遞財務 4、收銀底帶、日報表經門店經理簽字后，當日營業結束后或次日營業前傳遞財務(由收納自行取得)，具體傳遞為:收銀員打出日報或收銀底帶 稽核人員稽核并出具報告和差異報表 財務室。 5、貨物短缺(溢余)單，附在入庫單后一并于傳遞入庫單時傳遞財務室。 7、報損單兩聯:財務一聯、報損一聯。報損單由部門連同報損告一并傳遞保管處，保管處呈總經理審批后登

9、記賬務，然后將一聯退還報損部門一聯傳遞財務室，月終應將所有報 損單傳遞財務室。 6、盤點表 原材料(鮮活食品)盤點表兩聯，財務室自行盤點，自行取得盤點，完畢后留存一聯給部門; 庫房原材料盤點表一式兩聯，保管一聯、財務一聯，均于盤點完畢后取得; 門店原材料盤點表一式三份，保管一聯、財務一聯、門店一聯，財務聯由保管于盤點完畢后兩日內傳遞財務室，其余兩聯于盤點完畢時取得; 其他盤點表一式三聯，部門一聯、庫管一聯、財務一聯，財務聯與盤點完畢后兩日內由保管傳遞財務室，其余由盤點完畢時取得。 7、盤點差異表 門店原材料差異表:由財務室根據主管呈報的差異表于月終時匯總，一式兩聯，由總經理審批和復核后由財務室

10、留底一聯，另一聯由財務室傳遞門店經理。 基地庫房盤點差異表:一式三聯，由財務室收取盤點表之日起7日內出具經總經理復核后，分發部門和總經理，財務部留底一聯。 3/4頁 財產、低值易耗品盤存差異表一式四份，總經理一份、財務一份、庫管一份、部門一份，差異表由庫管于盤點完畢后10日內出具，分別呈部門經理和總經理簽字后分發各部門。 10、部門內部物資調撥單:一式四聯，財務、庫管、使用部門各一聯，由庫管于調撥之日出具。調撥雙方簽字后呈執總，審核后由保管分發各部門。 11、申購單:一式兩聯，申購部門留底一聯，另一聯通過不同途徑傳遞財務室:(1)申購部門通過各級審批(2)傳遞采購部(或由基地傳遞采購部)，采購實施采購。采購完畢傳遞庫管處(3)庫管入庫同時審核申購單并辦理相關手續(4)由庫管最后直接(或經過采購)傳遞財務室。 12、所有單據每一列都應準確、真實傳遞給相關部門，不能遺漏、錯單，要及時發現錯單，把錯單收回，并調換正確的單據。 六、單據保管 1、財務部單據均應填制記賬憑證，隨記賬憑證按會計規定裝訂成冊。 2、所有電腦