1、WOR格式公司文件管理辦法為了規范公司的文件管理，確保文件及時傳遞到相關部門而不耽誤上下級或同級的工作，以規范公司的各項文件收、發（擬稿、會簽、審批、簽發及實施）工作，制定本法。管理原則1.1行政人事部是公司文件管理的歸口部門，負責指導全公司行政公文、協議、合同類傳遞處理工作。各部門需上報總經理或董事長審批的各類文件傳遞由行政人事 部統一呈報總經理或董事長審批并回傳發起部門執行、存檔。1.2公司上報下發正式文件由行政人事部負責，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。2 基本要求2.1各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作而需要正式文件發文應向公司提出發文申請，并將文件底稿交行

2、政人事部審核。經董事長或總經理 簽批同意發文，則由行政人事部按機構設置與業務分工編制文號發文，詳見公司內 部文件及檔案管理的制度。專業資料整理2.2送件部門（人）應把文件內容、報送日期、部門、文件類別、編號、接件人等事項在收發文件登記簿中填寫清楚。行政人事部部應及時把審閱結果反饋給報送部門。3 內部文件 3.1文件起草 需公司正式下發的文件由指定的擬稿人擬稿：公司文件由發起部門擬稿，行政人事部負責組織會審；屬部門專業文件由各部門指定人員擬稿，部門負責人審核。3.2文件審核 各擬稿部門負責提報文件內容、方案、文件格式規范審核。行政人事部門負責上報總經理或董事長簽批文件的審核，重點審核：是否需要行

3、文，是否符合公司有關制度、規定，是否發起部門與相關部門進行了協商、會簽，文 字表達、文種使用、文件格式是否符公司有關規定。3.3文件簽發文件形成后，由董事長或總經理簽發。行政人事部負責簽發后的公司級文件校對，并送擬稿人、核稿人審查合格后，方 能復印、蓋章、轉發（送）、執行和歸檔。4 外來文件外來的文件由行政部負責簽收，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接后即時報送。文件收發部門應在文件登記簿中填寫清楚交接事項。5 業務流程 5.1文件管理業務流程分為收文和發文。5.1.1收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序

4、;5.1.2發文指以公司、或部門名義制發文件的過程，一般包括草擬、會簽、審核、簽發、復核、用印、分發等程序。5.2發文程序與要求 擬稿7主辦部門負責人審核7總經理審核7相關部門會簽7領導簽發7編文號校對7打印公文7蓋章7分發7立卷7歸檔。5.2.1擬稿問題比較 各部門需要發文，應事先以上級指示或工作實際需要草擬文件初稿。復雜的，負責人應親自早擬，或經集體研究提出方案后，指定專人早擬。 草擬文稿必須做到情況確實、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確。 文稿擬就后，擬稿人應附發文稿紙首頁（協議合同類應填附合同協議會簽單）,并簽名、標定日期和詳細寫明文件標題、發送范圍、印制份數、擬稿部門與擬稿

5、人密級。5.2.2審核 主辦部門負責人根據有關文件規定，對文稿是否符合相應規定，是否符合公司利益，是否符合實際需要進行審查和修改，對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文 件應退回擬稿人重新擬稿。 行政人事部復核的重點是：是否需要行文、行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制文件的有關要求，文件是否符合相應規定，是否符合公司利益，是否符合實際需要。在不改 變原意的情況下，審核人員有權對文件進行刪節和文字加工。內容紊亂、文字冗長、需做較大 修改的文稿，可提出修改意見，由擬稿人進行修改。 董事長或總經理審核董事長或總經理對文件內容進行批示意見后，返回行政人事部。由行政人事部返回擬稿部 門進

6、行修訂或直接進入會簽重走相應審批流程。5.2.3會簽需經會簽的文件，應在交付打印前送會簽部門會簽，對文件涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應主動與有關部門協商并走會簽程序，取得一致意見后方可行文。會簽文稿以會簽部門負責人簽字為有效。524簽發文稿經審核（須經會簽）后,送總經理或董事長審定批準簽發。5.2.5復核 公司級文件正式印刷（打印）前，行政人事部應進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。部門內文件由各部門制定人員復核。526印刷（打印）、用印、分發號、印刷 簽發后的文件由行政人事部按內部文件及檔案管理的制度對文件正式編口（打印）。印刷（打印）

7、必須符合規定格式，字跡清楚無誤，整潔美觀，份數準確。 印刷（打印）文件均由擬稿人負責校對。重要文件應進行兩次或多次校對，以確保質量。文件打印清樣，應由擬稿人校對.校對人員應在發文稿上簽名 公文蓋章只限于發出和存檔的公文，留作他用的公文不蓋章，印章要蓋得端正、清晰，嚴防錯蓋、漏蓋。 上報的文件嚴密裝封，并嚴格執行文件傳遞簽收手續。凡屬重要文件，一律不得托人代簽、代捎。以公司名義發出的文件，底稿與正本1份由行政人事部收存備查。文件打印后，由行政人事部負責分發并檢查落實情況。5.3收文程序與要求收文辦理指對收到文件的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。5.3.1文件簽收 凡

8、公司外來公啟文件(除公司領導親啟的外)均由行政人事部前臺文員登記簽收，后分別交行政主管或經理拆封。在簽收和拆封時，接收人員應注意檢查文件包裝是否完好，對于封口或郵票撕 毀函件應查明原因，并有權拒絕簽收。5.3.2文件登記編號(1) 收到上級或平級文件后應及時附上外來文件簽批單”，并分類登記編號送部門或公司領導審閱，領導簽批處理意見后進入批轉或歸檔流程。(2) 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送部門或行政人事部進行登記編號保管，不得個人保存。(3)收到的文件應按本辦法編寫收文編號，并逐項登記文件標題、份數、制發部門、日期、密級、內容概要等項內容。5.3.3審核(1) 各部門凡收到需要

9、辦理的正式文件，均需由部門負責人進行審核。審核重點是：是否應由本部門辦理；是否符合相應公司規定。(2) 涉及上報董事長、總經理事項，行政人事部還應審核其他部門職權內辦理的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范；不符合規定的公文，可退回呈報部門并說明 理由。534擬辦(1)凡正式文件，收文部門根據文件內容和性質審核閱簽后，提出擬辦意見，送批轉部門辦理，重要文件應呈送上級部門領導或公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。(2)一般函、文件、單據、傳真等，由部門直接分轉處理。緊急公文，應當明確辦理時限;如涉及幾個部門會辦的文件，應當明確主辦部門，協辦部門，協調后再分轉處理。(3) 為避免文件積

10、壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。535批辦(1)為加速文件運轉，各部門應在當天或第二天將文件送到批轉部門，如關系2天(特殊情況例外)。到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(2)審批文件時，對有具體處理事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有具體事項的，圈閱表示已閱知。5.3.6 承辦 (1 )承辦部門收到交辦的文件后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急文件應當按時限要求辦理，確有困難的，應當予以說明。應立即退回批轉部門，(2)對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，并說明理由，不得橫向傳遞。(3) 文件辦理中遇有涉及其他

11、部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級協調或裁定。5.3.7 催辦(1)經過行政人事部送公司總經理、董事長批示或者交有關部門辦理的文件，行政人事部負責催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催辦。總經理助理或董事長助理對文件負有催辦檢查督促的責任。(2)由發起部門傳送的文件，發起部門應指定專人跟蹤催辦，承辦部門接到文件、應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定， 并征得發文部門同意后，予以復印或摘抄，原件應及時周轉或歸檔。6 文件歸檔、歸檔。個6.1文件辦完后，應按照公司有

12、關檔案管理規定，及時整理（立卷）人不得保存應當歸檔的文件。不具備歸檔和存查價值的文件，經行政人事部鑒別并經文件起草部門及行政人事負責人批準，可以銷毀。，要保6.2歸檔的文件，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷）證歸檔文件的齊全、完整，能正確反映該項工作的主要情況，便于保管和利用。6.3工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的文件按照有關規定移交、清退。6.4擬制、修改和簽批文件，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。6.5文件的歸檔范圍 6.5.1凡下列文件統一由行政人事部負責歸檔: 上級部門來文，包括總公司對公司報告、申請的批復; 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報

13、、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的報告、計劃統計、季度、年度報表等; 中層及以上管理人員會以及各種專業例會記錄; 公司一級部門組織召開的會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等; 參加交流、洽談召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材立、A/v 料等; 上級部門領導來公司檢查、視察工作的報告、指示記錄，以及公司進行匯報的提綱和材料; 反映公司經營活動、先進人物事跡及公司領導工作、團體活動等的音像攝制品; 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。日常由各業務部門負責立卷歸、歸檔，其他機關保存復6.5.2業務部門日常工作中形成的項目活動資料，檔，每年按內部

14、文件及檔案管理的制度定期移交行政人事部歸檔。6.5.3聯合辦理的文件，原件由主辦機關整理（立卷）制件或其他形式的文件副本，每年按內部文件及檔案管理的制度定期移交行政人 事部歸檔。7文件傳遞規定7.1閱批文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交行政人事部。閱批文件一般不得超過2天，主批人應明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。如有領導“批 示”、“擬辦意見”，行政人事部應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。7.2由董事長或總經理批閱的文件，一般應在1個工作日內批閱；因特殊情況需高層會議討論的，應先告之行政人事部傳達，待議后再予以回復。7.3由各部門辦理的文件，最遲不超過2天

15、辦理，緊急文件應于當日辦理。7.4對重要文件，主辦部門應當隨時跟進了解和及時反饋執行情況。7.5跨部門公司級文件傳遞要以行政人事部門為中心點，各承辦部門收、發文件均直接與行政人事部交接，不得橫向傳遞。文件閱完后，應送交行政人事部，切忌橫 傳。7.6傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。7.7閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。8附則8.1文件處理必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到準確、及時、安全;必須嚴格執行有關保密規

16、定，確保公司機密安全。接觸公司機密公文的員工，必須嚴 格執行公司保密制度，確保機密不被泄露或利用。8.2秘密文件不得翻印、轉發，傳遞秘密文件時，必須采取保密措施，確保安全，利用計算機、傳真機等傳轉秘密文件，必須采用加密裝置。8.3本管理辦法自公司總經理審查，董事長簽批公布之日起執行。8.4本辦法適用于公司對內及對外的各種正式文件，公司及部門間上報下發的各種文件、資料、協議合同等。公司對外聯系溝通的各種文件、資料、協議合同等。8.5本管理辦法由公司行政人事部負責解釋說明。附件:1、內部文件處理單2、外來文件簽批單3、文件收發登記薄二0年十月十八日附件1內部文件處理單公文標題文件名：號或江油華藝字

17、20口 號降龍成分字20文件起草起草人：20年月日擬稿部門 負責人審核會簽部門意見行政人事部 負責人審核總經理簽發年月日董事長簽批年月日發文時間年月日主題詞抄送部門備注注：OA系統同樣適用。附件2外來文件處理箋文件名文號收文編號收文日期簽收人內容摘要擬辦意見部門閱者簽名意見日期WOR格 式附件3文件收發登記簿序文件資料名稱類別文件編號資料發文部門發送人發送時間收文部門接收人接收時 間1 號數量專業資料整理下午 13： 0017： 00B.實行不定時工作制的員工，在保證完成甲方工作任務情況下，經公司同意 3. 1. 2 打3.1.2.1公司實行上、下班指紋錄入打3.1.2.2打卡次數：,可自行安

18、排工作和休息時間。H Abl、制寸度日兩次，即早上上班度。一體員下都必班打覺一守。作時間，實行不定時工作制的員工不必打卡。3.1.2.3打卡時間：打卡時間為上班到崗時間和下班離崗時間；、制請，24因特殊情況不能事先申請，應在事公外出不能打卡申請因由、外上勤起止下班后要公時出需事先申未考勤補簽填寫力資直接主員管此證明當勤的勺上述情況考報部門經理或人公資源項目文員協月底表3.1253.1263.1273.1283.1 .2.手工考勤制度手工）法制申請：（于外作性質，資可部審部門提。人員名單，經主管副總批準后，報人力26日前向人力資源部遞交考勤報表。相與請工考勤制員珂實請報相關表單。應遵守 派勤作期

19、間外途出差，持出差證明，出差期間的考勤在出差地所在公司打93.2加班管理321定義加班是指員工在節假日或公司規定的休息日仍照常工作的情況。,所以延時工作在表，保證員工有效工時達到要求。小時可申報）班下的天不再另計加含工資上因工作員，作霊要一一般時工作不計加班，上領導批準的延時工作，可按以上標準計加班。3.2.2.2請工表填提前申班完I 上班程理息準為如方自愿3.2.2.33.2.2.4因無法表個工有門經理同意加主管請表、經理審核報總經理員工無公司也應按規準的的加班，殳有打卡記錄認加班班,公司不予承認；有打卡記3.原培訓參體活司不織臚上，工班的班償倒員形在補班的息縣的將班據5以需倒休一式安排髀前

20、后則有加班申請表必須事也必須內一報內上報2.2.53.2.33.2.3.13.2.3.2認班程申請、審批、確加桝申，表班在計周門為月本日25日。予卡記的考加班按規司不予承認。各:圭管副總審核，總經理簽字批準后有效。填寫并履行完審批手續后交由部門考勤員（文員）保管。班申員請表處領經項目管理申請表理同、加主27日匯總交人力資源部，逾期未交的加班記部門考勤員（文員）負責檢查、復核確認考勤記錄的真實有效性并在每月下午 13: 0017: 003.122打卡次數：3.123打卡時間：打卡時間為上班到崗時間和下班離崗時間;嵐全體員工都必須自兩守工作上上班打卡定時邛午下班打卡一次卡。到1.2如因特殊情況不能

21、事先申請，應在卡鐘（工卡注故障未打期的事工、外勤起止下班后要公時出需事先衣3.1253.1管簽管簽手工考勤制度2手差考法正常打卡由如工圍人員、資可部審部門提。人員名單，經主管副總批準后，報人力63.1273.1283.129需勤其工管部的員部門進員勤管理，并于員26日前向人力資源部遞交考勤報表。相與請工考勤制員，如實請報相關表單。應遵守.途出差，持出差證明，出差期間的考勤在出差地所在公司打3.2加班管理3.2.1 定義加班是指員工在節假日或公司規定的休息日仍照常工作的情況。工審排班表，保證員工有效工時達到要求。因I工iO中的補半天包超延時工作補貼，所以延時工作在4小時可不含加班下的天不再另計加班工資上管理人需要一般般員下延肛作不計加班，上領導批準的延時工作，可按以上標準計加班。322.2 口 rtm+HT “十口圭豐員工加班應提前申 月工作日有效填如如加班殊情況也必須在一周內上報請事先填寫加班請請表經部門經理同意，主管副總經理審核報總經， 至總經理批準。如未履行上述程序，視為乙方自愿加班。3.223員工加班，也應按規定打卡，沒有打卡記錄的加班，公司不予承認；有