1、 汕頭市錦峰物業管理有限公司 編號： - - 作業指導書 版號/改次：A/0 管理體系文件編號作業指導書 第 7 頁，共7頁 1. 目的對與質量體系有關的文件及資料進行控制，確保與物業管理服務有關的場所都能使用相應文件的有效版本。2. 適用范圍適用于公司質量體系文件及其它受控文件的管理。3. 定義受控文件：所有與本公司物業管理服務質量有關的文件，即公司各部門工作的依據文件。它包括公司質量體系文件；合同文件；國家/地方性法律、法規、條例、技術規范；公司或各部、處發出及收到的與服務質量有關的可以長期作為參考資料的文（函）件。（各部門內部人事、行政內務管理方面的文件不在此范圍內）4. 職責相關部門職

2、責、分工見5.1款。5. 工作程序5.1 受控文件和資料的分類以及標識方法：文件類別管理內容職責部門有效版本標識方法質量體系文件質量手冊程序文件編制、更改綜合事務部版本號及加蓋受控章批準總經理發放、保管綜合事務部各部門相關制度、作業指導書編制、更改各部門名稱、文件編號批準主管副總經理發放、保管各部門合同文件編制、更改綜合事務部編 號批準總經理發放、保管綜合事務部文件類別管理內容職責部門有效版本標識方法行政發文/函以公司名義發出編制各部門名稱、編號批準總經理更改、發放、保管綜合事務部以部門名義發出編制、更改各部門批準部門經理發放、保管各部門外來文件外單位來文（函）更新、發放、保管各部門名稱、編號

3、法律、法規、條例更新、發放、保管各部門名稱、發布實施日期技術規范更新、發放、保管工程部名稱、編號5.2 文件的編寫、批準5.2.1 質量體系文件按照編寫導則進行編寫；5.2.2 合同文件按國家有關規范編寫；5.2.3 行政發文的編寫；5.2.3.1 總體要求凡屬公司行政發文的包括對外、對內的函件必須使用帶有公司標志的抬頭（頁眉），作業指導書及其他質量文件按公司規定或指定模板進行使用。5.2.3.2 頁面邊距上邊距：2.54厘米； 下邊距：2.0厘米；左邊距：2.5厘米； 右邊距：2.0厘米。5.2.3.3 字體要求字體顏色一般使用黑色，對外文件不得使用字體效果（加粗、傾斜、加框、陰影、變大變小

4、等效果），對內文件在需特殊說明的情況下可增加字體效果，以增強文件閱讀效果。標題：中文字體使用“黑體”，英文使用“Times New Roman”，字號一般使用“小二”，可視標題長度進行調整，保持文檔整體美觀。正文：中文字體使用“仿宋_GB2312”，英文使用“Times New Roman”，字號一般使用“四號”。5.2.4 編寫文件的職責部門負責人應提出文件的發放范圍，并填寫于“發文擬稿紙”后報職責部門負責人批準；5.3 文件的編碼規定5.3.1 質量手冊的編碼由公司代號、文件類別代號和年份組成，即：JFPG/QM-5.3.2 程序文件的編碼由公司代號、文件類別代號、文件順序號和年份四部分組

5、成，即：JFPG/QSP-/ 年份 文件順序號 程序文件代號 本公司代號5.3.3 作業指導書編碼a. 作業指導書的編碼統一為如下四類： WI/-BA- WI/-GL- WI/-GC- WI/-QJ-說明：“”填入管理處/部門代碼。如：“CY”代表翠茵景苑管理處。“BA”、“GL”、“GC”、“QJ”、“KF”、“”、“”分別為“保安”、“管理”、“工程”、“清潔”、“客服”、“會所”、“綜合”的大寫代號。“”為各工作規程的序號，從“001”往后順延。b. 將作業指導書相關的質量記錄表格的編碼統一為：QR/WI-說明：“”之內容同上。“”之內容同上。5.3.4 行政發文的編碼按公司管理制度中“

6、公文管理”的規定執行，對外發函的編碼由公司代碼、部門代碼、文件順序號、年份四部分組成，表達形式如下圖：JFPG/-/ 年份 文件順序號 程序文件代號 本公司代號5.3.5 部門名稱與部門代號M-公司本部 -綜合事務部 C-財務部B-保安部 G-工程部 CY-翠茵景苑管理處-客戶服務中心 -會所5.4 文件的發放與保管5.4.1 公司質量體系文件由職責部門在文件上加蓋“受控文件”章后，按照文件發放范圍進行發放，記錄于“文件發放登記表”中，注明其版本號以示文件的受控狀態，并送人事行政部一份存檔。5.4.2 合同文件由人事行政部根據合同涉及范圍發放至相關單位，記錄于“文件發放登記表”中，并進行存檔，

7、需支付款的合同文件交一份到財務部。5.4.3 公司各級發出文/函件由職責部門按照文件發放范圍進行發放，記錄于“文件發放登記表”中。5.4.4 外來文件的發放與保安見本文件5.8.2款。5.4.5 各部門應將收文情況記錄于“收文登記表”中，并填寫“收文處理紙”，根據部門負責人簽署的意見進行傳閱或下發。傳閱后的文件統一由文件管理員保管，保管年限按公司管理制度執行。5.5 文件的更改5.5.1 文件需更改時，應由主張更改人填寫“文件更改申請單”，說明更改原因，對重要的更改部分（如技術參數）還應附有充分的證據。5.5.2 文件更改的審核、批準由原審批人進行，當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員或指定

8、其他部門/人進行審批，該部門/人應獲得審批所需依據的有關資料。5.5.3 文件更改批準后，由更改職責部門確定更改方式后，將更改內容及更改方式等詳細填入到“文件更改通知單”后按原發放范圍發放，并在“文件發放登記表”中作相應的記錄，由各部門文件管理員按“更改通知單”的要求實施更改，把更改情況填入文件修改一覽表中。5.5.4 文件更改的方式包括手改、換頁、換版等方式，當公司的保密文件須換版時，需由更改部門收回舊版文件。5.6 文件的版本號和修改編號5.6.1 質量保證手冊和作業指導書的版本號用中文數字一、二、三表示，程序文件的版本號用英文字母A、B、C表示，當文件換版，則依次更換。5.6.2 質量手

9、冊、程序文件及作業指導書的首頁均設有“修改狀態”欄，其后的修改編號用阿拉伯數字表示，從0開始，每修改一次某章節，遞加1，依次順序為0、1、2、3。5.7 作廢文件的管理5.7.1 作廢文件收回后，由更改部門文件管理員填寫“文件銷毀申請單”，由其部門負責人批準后統一銷毀。5.7.2 需作資料保留的作廢文件，申請人填寫“文件留用申請單”，經人事行政部負責人批準后，由文件管理員加蓋“作廢”章后方可留用。5.8 收文的處理5.8.1 收文的處理公司各部門收到外來文件后，由部門負責人確定文件是否需要立即知會公司，若需要，應在兩個工作日內交到人事行政部處理，否則，由該部門作收文處理。5.8.2 發放、傳閱

10、與保管各部門的外來文件由文件管理員填寫“收文處理紙”，根據部門領導的批示意見負責發放、傳閱和保管，并須做好發文登記；公司的外來文件由人事行政部根據公司領導批閱范圍負責送閱，各部門對有公司領導指示的文件要及時處理，將處理意見注于“收文處理紙”上，并將文件退還人事行政部存檔。5.9 受控文件清單的建立5.9.1 各部門文件管理員于每月25日將本部門所收、發的所有受控文件匯總，填寫于“受控文件清單”。5.9.2 各部門應注意從報刊、雜志等傳播媒介或到有關管理機關收集與本部門工作有關的國家/地方性法律、法規、技術規范的發布與更新情況，并及時填入到本部門的“受控文件清單”。5.9.3 各部門每年6月和12月將本部門填寫的“受控文件清單”交一份到人事行政部。人事行政部根據各部門的“受控文件清單”進行匯總，建立公司的“受控文件清單”，并在備注欄注明文件持有部門/人，負責公司文件的總體控制。6. 相關文件6.