1、千方百劑醫藥管理系統模塊說明隨著醫藥衛生體制改革的深入， 醫藥連鎖經營的推行以及日趨激烈的商業角 逐，越來越多的醫藥經營企業意識到提高企業管理水平的重要性， 迫切要求加快 管理信息化的進程。千方百劑 II 醫藥管理系統是以 SQL Server 大型網絡數據庫技術作為其 程序開發的底層數據庫， 是專門針對我國醫藥企業藥品經營管理開發的醫藥軟件 產品，用于藥品銷售企業進行批發及零售管理。 該系統在規范管理的基礎上結合 管理實踐和業態趨勢，集進、銷、存、財務、經營分析及 GSP 管理為一體，充 分滿足醫藥經營企業的各種需求。并通過采購管理、庫存管理、銷售管理、配送 管理、零售管理、 財務管理及往來

2、管理等功能模塊， 為藥品經營企業建立完善的 物流管理平臺和良好的信息管理平臺， 并通過藥品價格跟蹤、 藥品貨位管理、 多 倉庫管理、銷售（采購）退補價、門店權限下傳、 嚴謹貨位盤點、 批次跟蹤查詢、 銷售成本查詢、 多種報警功能、 門店缺貨通知以及自動生成采購計劃、 決策支持 等多種管理工具， 為企業提供良好的信息管理渠道， 最大程度的保障藥品經營企 業，業務處理的流暢性和安全性，促進醫藥企業的高效運作。該系統具有藥品銷售企業所必須的批次管理及效期管理，并可對批準文字、 注冊商標、 國家批發價及國家零售價等進行管理， 充分滿足了醫藥行業的特殊需 求。該系統將 GSP 管理全面融入到整個業務流程

3、中，對藥品在流通領域中全面 質量管理的各個環節進行記錄與管理， 提供了包括管理職責、 人員與培訓、 售后 服務、設備與設施、檢查驗收、儲存與養護及出庫管理等模塊的 GSP 報表近百 余種。千方百劑醫藥管理系統的 基本信息 管理是整個系統所有操作的信息來 源，貫穿于整個系統的業務流程； 因此，基本信息數據的準確性直接影響到整個 系統數據的準確性，在進行基本信息錄入時，一定要做到準確、詳細。基礎信息 的建立，是開始使用本系統之前所必須做的重要工作之一。在建立正確的基本信息前， 用戶應該意識到基本信息在整個系統操作過程中 是作為公共信息使用的， 在基本信息中加入了商品、 往來單位等信息后， 業務操

4、作過程如銷售、進貨時只需選擇某商品或往來單位就可以了，不用再重復錄入， 因此信息輸入要準確、 詳細。進入系統主界面后點擊 基本信息 菜單，彈出子菜 單，共二十類，業務單據 包括：采購單、采購退回單、銷售單、銷售退貨單、配送單、配送退回申請單、配 送退貨出庫單、門店收貨入庫單、配送退回入庫單、處方單、零售單、零售退貨單、零售匯 總單、成本調價單、批號修改單、同價調撥單、變價調撥單、報損單、報溢單、獲贈單、贈 送單、其他入庫單、其他出庫單GSP 報表 包括：首營藥品審批表、首營企業審批表、質量保證協議、合格供方檔案表、藥 品質量檔案表、檢驗報告管理、進口品種一覽表、采購計劃查詢、采購記錄、購進藥品

5、到貨請驗單、質量驗收記錄、入庫通知單、可見異物檢查報告、抽樣記錄、抽樣批次匯總表、藥 品拒收報告單、購進藥品退出記錄、藥品養護記錄、進銷存催銷表、重點養護藥品確定表、 藥品養護檔案表、中藥材/中藥飲片在庫養護記錄、中藥飲片裝斗復核記錄、中藥品種分裝 記錄、中藥品種分裝一覽表、中藥標本目錄表、重要標本目錄表、中藥標本臺帳、客戶資格 審核表、直調藥品質量驗收記錄、銷售記錄、出庫復核記錄、銷售退回通知單、退回收貨記 錄、退回請驗單、銷售退回驗收記錄、退回入庫通知單、退回藥品臺帳、銷出藥品追回記錄、 委托運輸記錄、運輸記錄、質量事故報告、藥品質量處理通知單、藥品質量投訴記錄表、用 戶接待記錄、藥品質量

6、/質量管理意見征集意見書、藥品不良反應報告、藥品事故報告表、 售后藥品質量問題跟蹤表、藥品復檢通知單、藥品停售通知單、藥品解除停售通知單、不合格藥品臺帳、不合格藥品報損清單、不合格藥品報損審批表、不合格藥品情況匯總分析表、 藥品銷毀記錄、配送出庫復核記錄、配送出庫記錄、配送退回通知單、配送退回請驗單、配 送退回質量驗收記錄、配送退回入庫通知單、配送退回藥品臺帳、 處方藥調配銷售記錄、拆零銷售記錄采購管理作為進、銷、存管理的重點環節主要對采購訂貨及合同、采購入庫及退 貨、采購付款等方面進行重點管理。千方百劑II醫藥管理系統軟件的采購流程可以根據在GSP管理/GSP 系統設置中設置的不同，可以分為

7、在 GSP嚴格控制下的采購流程和根據采購業 務自動生成GSPM表兩個流程，但無論屬于哪個采購流程，只要相關的業務單據 過賬后，相應會計科目和數據會發生變化。銷售管理作為業務重點涉及銷售訂貨、銷售退貨、銷售收款、往來賬結算和相關 統計查詢業務。千方百劑II醫藥管理系統軟件的銷售流程可以根據在GSP管理/GSP 系統設置中設置的不同，可以分為在 GSP嚴格控制下的銷售流程和根據銷售業 務自動生成GSPM表兩個流程，但無論屬于哪個銷售流程，只要相關的業務單據 過賬后，相應會計科目和數據會發生變化，庫存管理主要用于處理藥品非經營性出入庫、成本調價、報損報溢、效期管理、 批次跟蹤、庫存盤點以及庫存上下限

8、報警管理等等。庫存管理和配送管理配合使 用，可以更好地實現藥品調撥和物價管理功能。庫存管理的各單據功能如下：* 庫存成本調價單用于對庫存商品成本價格的調整；* 出庫單和入庫單用于非經營性庫存藥品的出庫和入庫；報損單和報溢單是商品發生損、溢時填寫的;« 庫存盤點用于對庫存藥品的盤點，盤點結果可直接錄入 庫存盤點錄入 表，也可使用庫存盤點（自動盤溢盤虧功能）自動生成報損、報溢單；商品折裝單和生產模板可將藥品重新組裝。財務管理模塊主要用于對資金進行賬務管理，內容涉及公司的費用、收入、資產 以及會計憑證。報表中心能幫您快速準確的查詢各種報表。其主要將各功能模塊中所有的查詢報 表歸納在一起，您

9、不需要在進入任何功能模塊，只需要直接進入該中心便可以對 各功能模塊中多種報表的詳情與原始憑證進行輕松而快捷的查詢。由于報表的操作都相對簡單，錄入相關查詢條件后確定就行。所以，我們不 再進行報表的詳細說明。下面介紹一下常用的按鈕：查詢：即重新彈出查詢條件進行統計。列表：即選擇部份或者全部列表，以展開明細方式進行統計報表體現。明細賬本：即查看針對信息對應的每一筆明細情況，以核算統計的正誤。查看憑證：即查看明細對應的原始單據。單據選擇：即選擇需要參與統計查詢的單據類型系統維護涉及退出系統、更換賬套、更換用戶、數據管理、數據結存、超級用戶管理、期初建賬、單據格式配置以及軟件信息等，在系統維護中可對系統

10、進行相關設置及維護。GSPt理作為藥品銷售企業在未來幾年內的重點已經受到越來越多的關注，千方百劑醫藥管理系統提供包括管理職責、人員與培訓、售后服務、設備與設施、 檢查與驗收、儲存與養護及出庫管理等七大模塊的 GSPB表報表近百余種。在千方百劑醫藥管理系統系統中，可通過兩種方式生成 Gsprn表：（一） 嚴格按照GSP空制流程一步一步的生成 GSP報表；（二）自動生成GSP報表；下 面我們對不同的方式進行簡單的說明：1. GSP控制流程進入GSP系統設置時，如下圖；用戶可以看到整個設置中除了人員值 班'以外，我們對四個模塊：采購管理、銷售管理、采購退貨、銷售退貨進行分 別的獨立控制，既是

11、用戶可以在采購管理模塊使用嚴格的 GSP流程控制的同 時，可以在采購退貨模塊采用自動生成 GSP報表，所以用戶在進行GSP空制 設置，巧妙的根據需求選擇設置，可以大大的提高軟件運用的靈活性。數據的關聯性：在整個GSP流程控制中進行業務操作時，應注意到不同單據 之間數據的關聯性。 如在采購流程中從采購計劃到入庫通知單這六個步驟中， 上 一個步驟的報表審核以后都可以自動生成下一步驟的調用草稿， 如“采購計劃” 審核以后，在錄制采購合同時可以調用由采購計劃審核以后生成的采購合同草 稿，在“銷售出庫、銷售退貨、進貨退貨等”模塊里同理，具體的調用操作，我 們將在獨立模塊中進行詳細的介紹。調用草稿的操作為

12、用戶帶來的很大的便捷性： 但是利用數據的關聯性， 應注 意的操作是： 如果要采購合同調用采購計劃生成的草稿數據， 則在選擇了采購計 劃的同時， 下一步驟應該選擇采購合同'， 如果沒選擇， 則采購計劃過賬以后 會生成購進記錄表'的調單來源。 所以選項的選擇與否對上下步驟都有較大的 影響。2. 自動生成GSP報表在以上四個模塊中，用戶可以選擇自動生成生成 GSP報表；所有的報表都是在相應的業務單據過賬以后， 自動生成。用戶在上圖中可以 看到采購管理模塊能夠自動生成的 GSPJI表有四種，如果用戶沒有在選項前打 勾，不會自動生成該GSP報表，因此用戶可以根據自己的需求選擇所需生成的

13、GSP報表。注意：GSP流程簽字中，如果不希望操作員選擇其它人進行簽字，只能自己 簽字，則注意GSP簽字權限里的“允許選擇其它人員簽字權限”。沒有此權限時， 簽字只能以當前操作員進行簽字，沒有簽字權限時就不能簽字，也不能選擇其它 有簽字權限的人進行簽字采購流程中的GSP管理在“GSP流程控制”中，系統提供了 8個選項，其中有6個選項用戶可以根 據需求決定選擇與否，而有兩項是系統默認為必選項；下面我們將對這個7個設 置選項以及整個流程做一個詳細的介紹。數據的關聯性：用戶在整個GSP流程控制中進行業務操作時，應注意到不同單據之間數據的 關聯性。如在采購流程中從采購計劃到入庫通知單這六個步驟中，上一

14、個步驟所生成的單據草稿，都可以被下一個步驟進行單據錄入時所調用，在“銷售出庫、 銷售退貨、進貨退貨等”模塊里同理，具體的調用操作，我們將在下面做詳細的 介紹。“采購計劃”選項是否選擇都可以錄入，并在勾選的下一步流程單據 中可調用，如選擇該選項，則下一步流程單據只能調用審核后的采購計 戈不允許手動錄入商品明細；反之則下一步流程的單據即可以調用審 核后的采購計劃，也可以手動錄入商品明細。“采購訂單”選項是否選擇都可以錄入，并在勾選的下一步流程單據 中可調用，如選擇該選項，則下一步流程單據只能調用審核后的采購訂 單，不允許手動錄入商品明細；反之則下一步流程的單據即可以調用審 核后的采購訂單，也可以手

15、動錄入商品明細。“采購記錄”，該選項與“采購訂單”選項連動，當完成采購訂單后 由系統自動生成，不需用戶手工錄入。“購進藥品到貨通知單”，該項為必選，如未勾選采購計劃或采購訂 單，則選擇該選項，則在錄入到貨通知單時調購采購錄生成的草稿完成 通知單后自動生成下一流程的數據來源。“收貨記錄”，如選擇該選項，則在錄入收貨記錄時可以調上個流程 的數據完成自動生業務記錄，如不選擇該選項，則不用錄入收貨記錄。+“購進藥品到貨請驗單”，如選擇該選項，則在錄入到貨請驗單時可以調上個流程的數據完成請驗單后自動生成藥品質量驗收記錄，如不選擇該選項，則不能錄入藥品到貨請驗單，完成購進記錄表后生成藥品質 量驗收記錄的草

16、稿。在此，我們建議用戶選擇該選項。“藥品質量驗收記錄”為灰色不能修改，是必選項“購進藥品入庫通知”如打勾則可以錄入，并且提示生成采購入庫單 草稿。不打勾則不能錄入該單據，采購入庫單草稿在完成“藥品質量驗 收記錄”后提示生成。銷售出庫GSP流程控制在“GSP流程控制”中，系統提供了 2個選項，其中有2個選項用戶可以根 據需求決定選擇與否，而有兩項是系統默認為必選項；下面我們將對這個4個設 置選項做一個詳細的介紹。“銷售訂單”選項是否選擇都可以錄入，但如選擇該選項，則完成銷 售訂單后會自動生成銷售出庫單草稿。“銷售開單”為必選項不能修改，完成該單據后自動生成出庫復核記 錄的草稿。“藥品銷售記錄”，

17、該選項與“銷售開單”選項連動，當完成銷售單審核后由系統自動生成，不需用戶手工錄入。“出庫復核”為必選項不能修改，完成該單據后自動生成銷售記錄草稿。銷售退貨的GSP流程控制1) “退貨通知單”選項為灰色用戶不可以自行選擇，系統默認為必選項。如 果用戶此時選擇了下一步驟“退貨請驗單”，則該通知單審核以后，系統自動生 成退貨請驗單草稿，如果用戶不選擇“退貨請驗單”，系統自動生成退貨驗收記 錄草稿。2) “退貨請驗單”如打勾則在錄入退貨請驗單后自動生成退貨驗收記錄，如 不打勾則不能錄入該單據，只能查詢。3) “退貨驗收記錄”選項為灰，為必選項。錄制該記錄時，只能調用由上一 流程“退貨通知單”或“退貨請

18、驗單”生成的“退貨驗收記錄”草稿，不能自行 選擇藥品進行錄入。4) “退貨入庫單”處打勾則錄入該單據時只能調用從“退貨驗收記錄”生成 的草稿，用戶不能自行選擇藥品進行錄入。采購退貨GSP流程控制1) “進貨退貨通知單”該選項為灰色，是必選項，該單據完成后生成退 貨出庫復核記錄草稿。2) “退貨出庫復核”該選項為灰色，是必選項，調用草稿完成該單據后 自動生成進貨退貨記錄草稿。3）“進貨退貨記錄”該選項為灰色，是必選項，必須錄入該單據，不能 跳過不做錄入。GSP驗收設置對抽樣驗收時，需要統計一個抽驗記錄，以及澄明度檢查記錄，點擊 GSP 系統設置 / 驗收設置 。根據GSP相關規定對驗收的抽樣數量進行確認，再選擇澄明度檢查的類型。 抽樣比例設置對驗收時的抽樣進行設置， 如果驗收時是藥品的小包裝， 則系統會自動換算， 系統將會根據此處所設定的比例生成相關的記錄。（根據GSP寸驗收抽樣的規定，