1、文書與檔案管理汪 溢為什么要學習為什么要學習文書與檔案管文書與檔案管理理文書文書與檔與檔案管案管理無理無時無時無處不處不在在案例公元前3000公元前2800 年，在離當時的幼發拉底河口不遠處的烏魯克（今瓦爾卡），有一座叫埃安納的廟宇。廟內的陶土碑上記載著用阿卡德契形文字鐫刻的賬目和財產清單。最早的經濟檔案正是從這些殘存下來的最古老的文件演變而來的。文書與檔案管理課程性質和目的教學手段課程性質和目的適用專業：秘書、涉外秘書專業適用專業：秘書、涉外秘書專業學時：學時：45學時學時性質：性質：是是秘書、涉外秘書專業必修課程。秘書、涉外秘書專業必修課程。目的：梳理文書學、檔案管理的必備知目的：梳理文書

2、學、檔案管理的必備知識，培養學生文書與檔案管理的專業技識，培養學生文書與檔案管理的專業技能，為將來就業奠定夯實的專業基礎。能，為將來就業奠定夯實的專業基礎。教學手段引導啟發式情景案例教學現場教學上編上編 文書工作文書工作 第一章 文書與文書工作 第一節 文書第二節 公務文書 第三節 文書工作技能訓練 學習目標文書的概念公文的概念 文書、文件、公文三者之間的關系文書工作的內容文書工作的基本原則、要求第一節 文書一、文書的定義文書的定義 二、文書的種類二、文書的種類 一、文書的定義是人們在社會實踐活動中，為了憑證、記載、公布、傳遞的需要，在一定載體材料上表達思想意圖的一種信息記錄。 二、文書的種類

3、二、文書的種類 從文書的形成和使用范圍劃分，可以把文書分成公務文書和私人兩大類。公務文書社會組織在處理公務活動時形成的具有法律效力和規范體式的文字材料。私人文書，是主體在社會活動中以個人的身份處理私人事務時，根據某種需要而形成并使用的各種形式的信息記錄。三、文書、文件、公文三者之間的關系 文件（廣義）文書（廣義）紙質文件(狹義文書)非 紙 質文件公務文書狹義文件私人文書聲像文件電子文件第二節第二節 公務文書公務文書 一、公務文書的概念、特點及作用一、公務文書的概念、特點及作用 二二 、公務文書的種類公務文書的種類 三、三、 公務文書的格式公務文書的格式 四四 、公務文書的稿本、公務文書的稿本一

4、、公務文書的概念、一、公務文書的概念、特點及作用特點及作用 （一）公務文書的概念 公務文書是社會組織在處理公務活動時形成的具有法律效力和規范體式的文字材料。 （二）公務文書的特點 1.作者的法定性2.法定的權威性3.效用的現實性 4.格式的規范性5.處理的程序性 （三）公務文書的作用 1.規范作用 2.領導指導作用 3.公務聯系作用 4.記載憑證作用 二二 、公務文書的種類公務文書的種類 （一）從物質載體角度 ：可分為紙質文件 、磁介質文件 、感光介質文件 、電子文件 （二）從來源的角度：可分為收來文件 、發出文件 （三）從行文方向的角度 ：可分為上行文、下行文、平行文 （四）從涉密程度的角度

5、 ：可分為秘密文件和非密文件（五）從辦理時限的角度 ：特急件 、急件 、平件 三、三、 公務文書的格式公務文書的格式 （一）公文的用紙規格 公文用紙采用a4型紙。尺寸為210cmm297cmm。 （二）公文的排印及裝訂要求 1.排印要求：公文的正文用號仿宋字體，一般每面排22行，每行28個字。印刷要雙面印刷 。2. 裝訂要求：公文應左側裝訂 （三）公文要素構成要求 分為眉首、主體、版記三大部分 四四 、公務文書的稿本、公務文書的稿本 （一）文書的文稿 文稿是文書在撰制過程中的不同階段形成的。根據不同階段文稿的不同用途，可將其分為草稿和定稿兩種。草稿按其文稿的作用和形成特點，又有討論稿、征求意見

6、稿、修改稿和送審稿等。定稿，也稱原稿。草稿修改后經領導人審閱簽發或經會議討論正式通過的最后完成的定型稿件。（二）文書的文本 公務文書的文本有正本、副本之分。 根據定稿繕印、用于向外正式發出的文本稱為正本。在實際工作中，正本還有試行本、暫行本和修訂本三種特殊形式。這三種形式都具有與正本同等法律效力。副本是正本的復制本，在形式上與正本完全或部分相同，共抄送、傳閱、存檔備查之用。與定稿一同立卷歸檔的副本又可稱之為存本。 第三節第三節 文書工作文書工作 一一 、文書工作的含義與內容、文書工作的含義與內容二、文書工作的性質和特點二、文書工作的性質和特點 三、文書工作的原則與要求三、文書工作的原則與要求

7、四、文書工作的組織機構四、文書工作的組織機構 五、文書工作人員應具備的基本能力和基五、文書工作人員應具備的基本能力和基本素質本素質 一一 、文書工作的含義與內容、文書工作的含義與內容 （一）文書工作的含義 廣義的文書工作是指根據機構業務活動的需要而形成、處理和管理文書的全部活動。 狹義的文書工作則指機關里由專職文書人員或機關文員所從事的與文書有直接關系的技術性和事務性工作。 （二）文書工作的內容 1文書工作的任務 文書工作的任務就是根據機關管理工作的需要和文書工作自身的規律，及時、準確、高效地完成公文的撰制、處理、管理等各環節的工作，為機關各項管理工作提供優質高效的服務。 2文書工作的內容 （

8、）收來文件的處理，包括對外來文件的簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等具體工作環節。（）發出文件的處理，包括對發出文件的草擬、審核、簽發、復核、印制、核對、用印、登記、發出或發布等具體工作環節。（）辦畢文件的管理，包括對辦畢文件的整理歸檔、清退、暫存、銷毀以及對整理歸檔文件的保管和提供利用等工作內容。 （）完成領導人或單位負責人交辦的其它工作事宜。 二、文書工作的性質和特點二、文書工作的性質和特點 （一）政策性 （二）機要性 （三）事務性 （四）規范性 （五）技術性 三、文書工作的原則與要求三、文書工作的原則與要求 （一）文書工作的基本原則 “實事求是、精簡、高效”是文書工作的基本

9、原則，其中，實事求是是文書工作原則的基礎。 （二）文書工作的具體要求 “及時、準確、安全”是對文書工作的具體要求。 四、文書工作的組織機構四、文書工作的組織機構 一般情況下，職能性較強、文書數量較大、級別較高的機關單獨設立文書工作部門；相反，職能性較弱或無社會管理職能、文書數量較小、級別較低或內部機構，則只設專職或兼職文書工作人員來負責本機關的文書工作。文書工作行政上一般歸屬機構辦公（廳）室領導，業務上受檔案專職部門或專職人員指導。 五、文書工作人員應具備的五、文書工作人員應具備的基本能力和基本素質基本能力和基本素質 （一）基本能力 學習能力 、溝通和協調能力 、綜合分析能力 （二）基本素質 道德素質 、政治素質 、業務素質 技能訓練 某集團公司行政部。上午九點四十，王主任放下手中的電話，對秘書小于說：“你抓緊起草一份通報，對在這次促銷活動中表現突出的分公司和個人予以