1、做好辦公室工作的幾點思考一、辦公室的重要責任是效勞辦公室工作千頭萬緒, 沒有一項離開效勞這個主題的.我們有時會抱怨領導不重視 辦公室工作,或者感到我們每天很忙很累,領導還不是很滿意.這里面可能有體制機制 方面的原因,也可能有領導所站角度的問題,但是,我認為更多的還是應從我們效勞的 質量和效率方面找一找原因.常言道“有為才能有位,有位才能更加有為.作為辦公室人員,首先要明確,搞好效勞是我們最重要、最根本的責任.一孰輕孰重,突出政務效勞在辦公室工作中,政務效勞和事務效勞各有其重要性,都是整體工作的一局部.但 二者并不是平分秋色,等量齊觀.對辦公室來講,政務效勞重于事務效勞.政務效勞優 劣,直接關系

2、到領導決策貫徹落實的好壞.政務效勞貫穿于整個中央工作,滲透到工作 的每一個層面.在決策前,辦公室是領導的外腦和助手,要盡可能提供第一手資料,并 進行初步的綜合分析,提出有價值的參考意見.在決策中,又要準確無誤地領會領導意 圖,吃透上級精神,在深刻理解的根底上與領導保持一致.在決策后,要善于迅速制定 出落實方案,在縝密中表達果敢,在細致中突出效率,協調各部門原原本本地貫徹落實. 因此,政務效勞是綱,綱舉目張.當然,事務效勞也要細心周到,也要滴水不漏.作為 辦公室,抓住政務效勞就是抓住了主要矛盾,就是抓住了矛盾的主要方面.辦公室工作 龐雜、忙亂,如果分不清輕重緩急,胡子眉毛一把抓,往往會陷入事務堆

3、中難以自拔, 搞得越忙越亂,越辛苦越被動.一個合格的辦公室,必須把政務效勞當作第一要務,做 到超前謀劃,周密安排,迅速落實,準確反應,在紛繁復雜的工作中理出頭緒,沉著應 付,爭取工作的主動權.二沉著冷靜,突出重點效勞辦公室每天要處理很多日常工作,要保證整個機關的高效運轉,必須有一種“大將 風度,處變不驚,臨亂不慌,在沉著冷靜中理出工作思路,突出重點效勞.什么是重 點？領導關注的熱點就是重點,推進工作的難點就是重點.當然,重點也往往因時因地 而異,一個階段有一個階段的重點, 一項工作又有一項工作的重點環節,在具體操作中,學會準確捕捉,冷靜思索,科學把握.在重大決策前,掌握實情,大膽諫言就是重點；

4、 在貫徹落實中,積極協調,真督實查就是重點；在落實后,認真總結,掌握規律,及時 反應就是重點.抓不住重點就沒有工作效率,效勞也就難以到位.當然,強調重點并不 等于不顧其它,應該說辦公室無小事,如果顧此失彼,非重點工作出現失誤,同樣會給 全局帶來負面影響.三小中見大,突出要事效勞抓重點,抓急務當然是最重要的工作方法和要求,但作為辦公室,僅僅做到這些也 還是不夠的,還要在仔細、周密和嚴謹上下功夫,在重點效勞中突出要事效勞.在對上 效勞的全過程中,貌似小事未必是小事,也可能出現大的細漏.所以,衡量辦公室的服 務水平,要在事關大局的小事和細節上看素質、論上下.小蘊含著大,小影響著大.所 謂小,既是我們

5、容易忽略的地方,也是需要格外小心的地方.要做到小中見大,首先, 要吃透上級的方針政策,吃透領導的意圖,在創造性貫徹執行中,不無視任何事情,特 別是對領導關注的事情,事關全局的事情要盯住不放,一抓到底；其次,要把自己的工 作放在全局中去考慮,去謀劃,抓住了大局,就抓住了大事要事；第三,要增強工作的 敏感性,善于發現和抓住“一滴水見太陽的東西,舉一反三,做好大局文章.四胸懷全局,突出整體效勞辦公室對上處于服從地位,不可不知進退之節而越位.但工作性質、角色安排又決 定了我們必須胸懷大局,從整體上去謀劃效勞工作.有人認為辦公室只要聽命于領導就 可以了,“不在其位,不謀其政,其實這正是辦公室之大忌.沒有

6、大局觀,就不可能準 確理解、全面落實領導的重大決策,就不可能在步調上與領導保持一致,效勞的水平和 質量就肯定上不去.大局觀從哪里來？從強烈的事業心和責任心來,從勤于學習和思考 中來,也可以從失敗的教訓和成功的經驗中摸索出來.有了大局觀,在工作擺布上就不 再是就事論事,而是從整體意義上面對局部工作,牽一發而動全身,窺一斑而知全豹. 這是最能表達辦公室綜合素質和領導水平的一個方面.整體效勞中要處理好三個關系： 一、聽命于主要領導和效勞于其他領導成員的關系.二、處理好急務、雜務和中央工作 的關系.三、處理好上下左右之間的關系.三方面的關系處理好了,整體效勞就會上檔 次、上水平.五超前把握,突出決策效

7、勞作為辦公室,一般來說,落實領導交辦的事務性工作相對容易,而超前謀劃,提出 建設性的決策參考往往較難.究其原因,一是不居高位又需高站位謀劃,立足現實又要 有前瞻性思考,效勞到位又不能越位,在分寸上很難掌握.二是既要處理好日常的事務 工作,又要從中超脫出來謀大事；既要深入基層掌握實情,又要提出有高度和深度的決 策建議,在操作上非常不易.要突破這兩難,不外乎放膽和吃苦.吃不透上頭,猶如行 舟無船標,必須刻苦鉆研上級的方針、政策,在創造性執行上有建樹.閉門造車想不出 高人一籌的好點子,縮手縮腳也只能流于工作的平庸化.搞好決策效勞,關鍵要把握好 四個要點：一、政治要敏銳,能夠見一葉而知秋,發現別人容易

8、忽略的重要環節；二、 情況要熟悉,眼觀六路,耳聽八方,知領導所未必知,準確提供決策依據；三、反應要 及時,對決策的貫徹落實情況實行動態反映,提供有價值的信息,為領導決策后的調控 提供效勞；四、督辦要有力,保證工作的快速推進,維護決策的權威性.二、辦公室如何當好參謀一個普遍的觀點認為,辦公室是領導的參謀助手. 在對事物認知的根底上認真研究, 合理分析、科學推理,積極為領導決策想方法、出主意,幫助領導制定正確決策,是辦 公室發揮自身參謀作用的表達.為使所參之謀符合實際,切中要害,發揮作用,辦公室 必須在日常的工作與生活中注重研究,勤思善謀.具體講,就是要做到“六有 .一胸中有數.胸中有數是指對領導

9、決策所需情況和有關政策了然于胸,是辦公室 充分發揮參謀作用的根底. 很難想象,一位對所轄系統和單位的相關情況和問題一無所 知或知之甚少的辦公室人員,能為領導決策提供切合實際的參考意見來.作為辦公室, 不僅要熟知方方面面原有情況和問題, 而且要通過多種渠道洞悉其在新形勢下發生的細 微的變化,掌握最新的情況和信息.同時,辦公室人員必須著力培養自己具備三種水平： 其一是深入調研,不斷積累.豐富自己基層一線情況和知識.其二是深入分析,去偽存 真.學會對獲得的直接情況進行精細加工,剔除外表現象,牢牢抓住事物和問題的本質其三是把握趨勢,預知結果.要在掌握本質的根底上,依據事物的開展規律,準確預測 事物的開

10、展方向和結果,夯實參謀的根底.-腦中有路.作為辦公室人員,在胸中有數的根底上,還要善于把握好分析、梳 理和推斷三個環節,要理清哪些是問題產生的原因,哪些是原因的結果,哪些是制約和 影響問題的主要因素,哪些是次要因素,制定決策首先應干什么,隨后再干什么.這些 問題綜合起來,依據科學的邏輯推理,找出解決問題的正確思路,就是做到腦中有 路.-中有物.辦公室作為領導的的參謀和助手,不僅要心能謀之,而且要口能言之,把自己對領導決策的參謀思路準確無誤地表達出來,不能茶壺里煮餃子,肚里有貨 倒不出來.要講究口才,講究語言藝術,做到言之有物,一語中的,言簡意賅.由于辦 公室只是一個參謀者,而不是最終的決策者,

11、所以在表述參謀意見時要注意變換角度, 上策、中策、下策多謀并參,供領導選擇而發揮作用.止匕外,要力戒兩種現象：一是心 中有沒有思路,總是徐庶進曹營一一一言不發；二是參謀意見的表述是零碎的,片面的, 不做準備,沒有層次,弄得領導搞不明白你想說什么.-耳中有“隙.我們說要做到胸中有數,數從何而來？耳聽八方,廣納博收,做 到耳中有“隙,就是不斷擴充“內存,豐富胸中之數的有效途徑.辦公室主任不斷地 傾聽來自各方面的聲音,并進行分析和歸納,就能使自己胸中之數越積越多,為領導決 策當好參謀的根底越來越厚.要切忌“兩耳不聞窗外事,那樣會使自己與其他部門、基層員工“絕緣,也就談不上為領導當好參謀了.-手中有果

12、.領導決策一旦形成并付諸實施后,實際效果怎樣？辦公室作為領導 的參謀助手,可以采取深入進行調研和督查的方式,印證決策,把決策的實施結果迅速 掌握到手中,為修正和完善決策進行新的參謀.要切忌手中無果的“半程式參謀,只 負責決策前參謀,決策形成后就萬事大吉,大功告成,那樣,參謀的作用就沒能得到完 全發揮.-參中有謀.辦公室為領導當參謀的過程,是自己深思熟慮,歸納提煉觀點和思 路的創造過程.參謀意見中要表達出自己對問題獨到的思考和見解.而不是簡單的材料 羅列和情況匯報.如果不去分析,不去研究,不去思謀,只是照本宣科,或者人云亦云, 不僅對領導的決策無益,有時還會擾亂領導視線,甚至誤導領導決策.辦公室

13、人員在平 時的工作中要注意養成四種習慣,以便于做到參中有謀.一是擅于調研,發現問題；二 是精于分析,掌握規律；三是廣泛聯系,獨立思謀；四是謹慎進言,非謀不參.三、辦公室要堅持正確的辦事觀辦公室工作一般都很忙,大事、小事、雜事纏身.但是,不管怎樣,把事情辦好才 是正理.一不以事小而不為辦公室工作無小事,是從辦公室性質而言的.事物本身有大小、主次之別.辦公室 面對大量繁雜的事務,立足于抓大事、學會抓大事、善于抓大事是明智的,但小事不抓, 日積月累,就會釀成大事,貽誤工作.特別是對那些看似小事, 抓不好就可能影響工作、 影響團結、影響領導情緒的,更不能聽之任之.這也是辦公室工作無小事的內涵之所在.

14、對辦公室來說,不管大事小事,不存在該不該抓的問題,只有抓的角度、力度的區別. 要抓小事.就要做到：1知大知小.辦公室要胸有全局,用大局的天平來衡量辦公 室的工作,分清主次、大小、難易,這樣,才可防止工作一團麻.2小中見大.小事孕育著大事,這是辦公室的顯著特點.如值班、會議通知、座次安排、后勤效勞、接 待等等這些“小事,稍有不慎就會捅大漏子.3 舉輕假設重.對有些看似小事的經常 性工作,要建章立制,用巧功夫去抓,抓一項帶動幾項,管原那么不管具體要充分相信 你的部下有水平把事情辦好,督結果不查細節；用韌功夫去抓,明確專人,盯死不放, 直到辦完辦妥為止；用細功夫去抓,按部就班,嚴細縝密,不出細漏.二

15、不以事雜而亂為辦公室工作頭緒很多,任務瑣碎繁雜.辦公室要清楚哪個該為,哪個不該為,應一 清二楚,不能亂為.不亂為,就要知重知輕,防止重要工作沒抓住,次要工作用過了勁, 使過了頭；不亂為,就要知上知下,吃透了上情,辦事才有方向,才有主心骨.摸透了 下情,辦事才有的放矢；不亂為,就要知書知禮.知書,就是要多學習,提升理論水平 高,通曉方方面面的知識,辦事得心應手.知禮,是指工作方法多、講藝術.不僅辦了 事,還能使大家心悅誠服,各方面都滿意；不亂為,就要知規知矩.沒有規矩不成方圓. 辦公室是規矩之室,應成為講規矩的楷模.不管事情再多再雜,采用什么方法解決,都 不能忘了規矩,該請示的要請示,該報告的要

16、報告,要懂得大小,切勿忘乎所以,貽笑 大方.三不以事急而盲為辦公室固定式、程序化的工作多,但意料外、突發性的事情也會隨時出現.辦公室 往往是急事和突發性事件的第一知情者,處置的第一道工序.在這種情況下,辦公室人 員必須政治敏感、頭腦冷靜,不能盲為.一是要沉著應付,切忌自亂陣腳.不管事情多 么忽然,多么緊急,首先要冷靜地進行分析,及時做出解決方案,呈送領導,并按領導 要求協調相關單位,組織力量進行處理.二是要胸有主見,切忌唯唯喏喏.面對急事或 突發性事件,不能退縮,應大膽地往前站.在處理過程中既要必須胸有主見,也不能亂 表態,亂許愿,以免為徹底解決問題埋下隱患.四不以事難而怕為在應付處置事務中,

17、不乏一些超出預見,超出責任,難以料理的事情.對這些事, 是上推下卸,繞著走,還是主動出擊,迎著上,這不僅反映辦公室的工作水平,更主要 的是檢驗辦公室的責任感和工作態度.一個稱職的辦公室人員,就必須堅持：不怕攬矛 盾,不怕受委屈,不怕得罪人,不怕找麻煩.要做到這些,一是講責任,義無反顧.遇 到的事情不管多難,都應義無反顧,挺身而出.二是講品質,身先士卒.辦公室在關鍵 時刻,就應該代領導沖鋒陷陣,替領導分憂解愁.三是講藝術,處世得體.處理問題不 能一個面孔、一個腔調、一種方法,既講原那么,又講靈活,因人因事施法.四是講精神,敢于碰硬.處事要講究柔中有剛,特別是在原那么問題面前,要敢于碰硬.否那么,

18、一味追 求和為貴,別人不把你當回事,協調蒼白無力,處理優柔寡斷,就會什么問題也解決不 了,什么事也辦不成.四、辦公室如何為人處世如何立身處世,是每個人都應正視的人生課題. 站在辦公室的角度來看待這個問題, 由于崗位和角色要求,必然在處世觀上有其特殊性.我以為一個合格辦公室人員應該具 備以下幾條：豁達大度.辦公室要想協調好各方面工作和人事關系,保證辦事的高效率,必 須有容人的雅量和風度. 無論對上對下、對內對外,都要坦坦蕩蕩表里如一, 言行一致. 對待工作中的矛盾和問題,不能求全責備,怨天尤人,而應在理解中積極尋求解決問題 的最正確途徑.工作中難免有被領導誤會的地方,但真金不怕火煉,要相信隨著時

19、間的推 移問題將得到澄清.在對上關系中,辦公室要做到以一顆平常心積極對待自己的本職工 作.在處理對下關系時,要一視同仁,與人為善.對于同事的缺點或失誤, 不以偏蓋全, 抓其一點不及其余,應給予耐心的幫助和改正的余地.特別要注意兩點：一是與己不欲 勿施于人；二是不要將超出同事水平的事交給他們去辦.夾緊尾巴.有人很羨慕辦公室的位置和權力,可以呼風喚雨.其實,正是由于 這個職位處在上下左右矛盾的焦點,所以需要格外小心謹慎,夾緊尾巴做人,不能狐假 虎威,更不能拉大旗作虎皮.要時刻想著自己是責任是效勞,在任何情況下都不能忘乎 所以.即使在工作順利的時候,也要能把握好自己,不能趾高氣揚,目空一切.夾緊尾

20、巴就是說話辦事不張狂,不說過頭話,不意氣用事.在嚴以律己方面高標準要求,始終 別把自己看得太了不得,不做越規越格的事.謹慎是謀定而動,三思而行,它防止了因 輕率而犯錯誤,但也絕不是縮手縮腳,逢事三緘其口,明哲保身.不卑不亢.有的人對上那么百依百順,和顏悅色,對下那么頤指氣使,傲慢無禮,善于在二者之間“變臉,看似在工作中游刃有余,其實已經陷入心態失衡的誤區.如 果說一定要注意點什么的話,那就是對上要不卑,對下要不亢.秉公直言是對領導盡職 盡責的表現；虛懷假設谷,是贏得群眾理解和支持的法寶.五湖四海.由于工作關系,辦公室對外接觸面較寬,交往面較廣.帶著感情交 往是對的,但不能感情用事,特別是在工作

21、中,不能以親疏遠近作為辦事的標準,不能 搞小團伙,而應在講原那么的同時廣交朋友,真誠待人.有了五湖四海的襟懷,不僅可以 博采眾長、提升自身的綜合素養,而且有利于工作的協調配合,減少不必要的磨擦,肯 定會對工作有很大促進.榮辱不驚.由于身處多方矛盾的交匯處,所以有各種褒貶評議是正常現象.正 確的態度應該是：有那么改之,無那么加勉.對于不符合實際的責難,要以平靜的心態坦然 處之,冷靜分析其合理的成份,切忌憤憤不平；對于領導的信任和榮譽,也要保持清醒 的頭腦,切忌忘乎所以.在榮辱面前,最能考驗一個人的修養,也是對心理承受力的鍛 煉.人貴有自知之明,做到榮辱不驚的必要條件,就是對自己有一個客觀正確的熟

22、悉.“榮辱不驚不是榮辱感的遲鈍和冷淡,而是以冷靜和達觀的態度直面榮辱,在超脫中 把更多的精力投入工作.大智假設愚.這里主要講的是進退之節.作為領導的參謀和助手,當然應該勤學 多思、深謀遠慮,盡可能站得高一點.但這絕不意味著可以在任何場合亂發言、亂當家.辦公室的責任更多的是在后臺當好助手,搞好效勞,而不是冒失地沖到前臺顯示“聰明 才智.即使真有真知灼見,也不妨選擇適當的時機和方式轉達給領導,以供參考,切 不可莽撞行事,影響領導的形象和決策程序.“大智是對工作水平的要求,“假設愚是對特殊角色的約束.“假設愚不是虛偽和裝傻充愣,而是出于對領導的尊重在特定場合 的正確態度.五、做好辦公室工作的根本要求

23、辦公室身處特殊崗位,肩負重要使命,要當得有板有眼,干的得心應手,左右稱道, 上下滿意,就必須勤于學習,善于積累,不斷提升個人修養,到達“五有要求：一是有德.即品德.應從四個方面努力：(1)做人要堂堂正正.對上司,要尊重恭敬,不卑不亢,不能桀鷲不訓；對平級, 要謙虛熱情,襟懷坦白,不能鋒芒畢露；對下屬,要以誠相待,嚴格要求,不能盛氣凌 人；對工作,要滿腔熱忱,愛崗敬業,不能得過且過；對職務,要忠于職守,責任相符, 不能專權越位；對名利,要淡泊無奢,任其自然,不能過分追逐；對生活, 要平平常常, 閑逸清靜,不能奢華無度.(2)處事要光明磊落.辦公室人員的言行舉止,既反映本人的水平,又代表領導 的形

24、象.因此,在處理政務、事務和協調關系時,必須丁是丁、卯是卯,出于公心,坦 坦蕩蕩,切忌耍陰陽臉、說兩面話、辦齷齪事,當面一套,背后一套.與人相處,給人 一種信任感、放心感、平安感.(3)用人要不偏不倚.辦公室在領導身邊工作,有薦人之便；作為部門首席,又 有用人之責.因此,必須學會識人、用人.要善于掌握人的本質,發現人的特點、特長 和閃光的東西,同時也要清楚人的缺點和缺乏.用人不偏不倚,既不能用感情、好惡、 親疏代替政策,又要用其所長,發揮人的最大潛能.(4)干事要不甘平庸.辦公室受制于人,被動多于主動,這是辦公室工作性質所 決定的.要有所作為,變被動為主動,就必須高站位、思全局、抓本行, 不求

25、驚人之舉, 但求實實在在的工作業績.二是有知.即知識.(1 )知識面要寬.辦公室工作對象是面而不是線,是塊而不是條.因此,不僅要熟知政治、經濟和各項政策,有較高的理論修養；還應了解業務、治理、法律、文學等 等,有強烈的求知欲.工作常用的知識不僅了解,還要熟知精通,能指導實踐.(2)知識內容要新.作為辦公室,要跟上工作節奏,就必須堅持先學一步,深學 一層,善于汲取新的營養.(3)知識學習要深.就是知其然,還要知其所以然.對各方面的知識,雖不能象 專家那樣深有造詣,但也應對其內涵、實質有較深、較細致的了解和掌握,尤其是對自 己工作密切相關的某些知識領域,不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止.(4)知識

26、運用要實.這是當好領導決策參謀,協調處理政務、事條,運籌推開工 作之根本.有了實實在在的知識,當決策參謀才能參到點子上,謀到恰當處,才能有助 于領導正確決策,協調內外時才能不說外行話； 推開工作才能成為有本之木, 有源之水 三是有能.即才能.第一,能參會諫善謀劃.辦公室是領導的左右手,在參謀進諫時,要求辦公室必須 深思熟慮,出于公心,掌握好分寸,切忌瞎參謀,亂摻乎,干擾領導決策.第二,能寫會說善料事.辦公室承上啟下、行文理政,不僅要懂文能寫文章,而且 要能言善辯,還必須能在繁雜的事務、政務中處事不亂、料事有方.三者缺一,不能說 是完美的辦公室.第三,能調會研善出招.調查研究是辦公室的一項根本功.任何好的文章、講話、 意見、決策建議都源于實踐,來自深入細致的調查研究.不會調研,就不能