1、郵件禮儀及管理 讓我們高效的溝通 據統計，如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是不必要的郵件溝通的重要性電子郵件(E-Mail)是一種最重要的職場溝通方式；用途：主要體現為日常工作交流、傳遞自身某種理念和情感、獲取外界信息和展示職場形象等；使所有參與方對于所討論論題、事實根據和結論、以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成 ；能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則；充當作為每個工作項目歷史檔案的功能；充當意見不和、起爭端時的證明；Email能幫人關注于事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端；電子郵件的作用哪些事情需要發送郵件

2、1）正式工作報告；2）難以簡單用口頭表達說明清楚的事項；3）需要雙方確認的信息；4）知識推薦和信息傳遞；5）沒有見面交流條件的其他交流內容；總結：可以用口頭交流解決的，盡量不使用郵件高效郵件規則如下：郵件使用說明規則一：區分收件、抄送、密送人To: 需要回復或采取行動的人 不要把僅需了解此郵件事項的人放入“收件人”收件人CC: 需要了解此郵件事項相關的人通常包含發件人的主管和收件人的主管，因為雙方主管都要了解你做的事抄送人BCC：發件人想把此郵件發送給他她但又不想被TO&CC的人知道謹慎使用密送人收件人的排列應遵循一定的規則收件人順序在群發郵件前，確認發送對象不濫轉發郵件；謹慎使用回復

3、全部功能慎用群發郵件到底要發給who？會議記錄要發給who？目的：確認內容防止漏聽、誤會做出響應照著任務開始干活保存歸檔-以后可能要追溯回看讓郵件更專業抄送？抄送給who?密送？密送的處理？讓郵件更專業目的：知道就好有這件事發生不用響應您不用來，下屬來歡迎拍磚-和您工作有何沖突目的：保護隱私郵箱地址保密單獨回復避免收信人全部回復留下懸念-誰還會被邀請規則二：郵件主題1、拒絕空白標題2、標題應簡短、提綱挈領3、標題要能真實反映文章的內容和重要性4、一封郵件只針對一個主題5、可適當使用大寫字母或特殊字符6、不要RE RE一大串7、標題不能出現機密的、敏感的、無理的信息這些主題恰當嗎？無主題*關于您

4、*年*月*日提出的*問題的回復王先生收關于*和*等相關問題的回復Re: Re: Re: Re: Re: 清明節放假事宜讓郵件更專業1、恰當地稱呼收件者，拿捏尺度 2、Email開頭要有問候語 規則三：稱呼與問候當收件人為多人時，稱呼可用：各位：各位領導：各位同事：Dear all,(如為英文郵件，要用逗號)3、稱呼要和收件人清單一致，不含抄送人用合適的稱呼對方如有職務，應按職務尊稱；如不清楚職務，通常按“x先生/女士”，前提是性別一定要準確；不熟悉或級別高于自己的人可以直接稱呼“x老師”；稱呼全名是不禮貌的；不要逮誰都稱呼“Dear xxx”；開頭結尾最好有問候語“您好” 、“祝您工作順利”

5、是有必要的！禮多人不怪，即使郵件中有不妥之處對方也能多一些寬容；郵件中的稱呼與問候規則四：正文精心構思 認真撰寫正文要從“稱呼”下另起一行，不要和“稱呼”在同一行；正文第一段要概述目的；在郵件中羅列出所要探討的要點：6W1H: Who, What, Where, When, Why, How（人事地，時因法）清楚表達觀點；依次排序 從重要到次要、突出重點、按邏輯順序安排郵件內容； 首先：開門見山，點明問題其次：細節描述，背景說明 接著：提供支持性材料或附件 留意：原郵件（先前的郵件）加在回復內容之后每個項目都需要有一個責任人和截止日期；郵件正文也許很短，但不要寫在“主題”中；郵件正文 ，你懂嗎

6、1、Email正文要簡明扼要，行文通順2、注意Email的論述語氣3、Email的正文應多用1234之類的列表4、一次郵件交待完整信息5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字6、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 7、不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符 規則五：時刻展現專業性注意和不同收件人溝通的語氣語調；盡量表達正面積極的態度；少用專業術語或縮寫（行話、網絡術語、專有名詞、內部縮寫）；情緒高漲時避免立即回復郵件、謹慎處理惡意中傷的郵件；對重要溝通事項，在發送郵件后最好電話提醒對方引起關注；要區分Reply和Reply All；主動控制郵件的來往；可在文中指定部分收件人給出回復；或在文末添上：“全部辦

7、妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”轉發郵件要突出信息 ；各部門負責人： 大家好！ 現已將xxxx通知發送至您郵箱，請查收后給予意見或回復！ 祝您工作愉快！XX公司 XX部門2014年7月7日 有內容有稱謂有落款注：落款先公司名稱或部門后日期有問候再次問候讓你更懂郵件禮儀這樣的郵件恰當嗎？直呼收信人全名；“前一封郵件有遺漏，請以此次發送郵件為準”；郵件中文字拼寫錯誤；讓你更懂郵件禮儀當郵件是發給客戶時，請使用規范的縮略語可以使用: ASAP, FYI, FYR, 等.不要使用:pls pleaseref referAttn attentionqty quantity or qtyper

8、as perBR, BstRdgs, Best RegardsThks thanks or thank you郵件簽名檔，你懂嗎包含：姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息；一般不超過4行；簽名信息不宜過多對內、對私、對熟悉的客戶等群體應簡化簽名；設置多個簽名檔，靈活調用；不要只用一個簽名檔簡體、繁體或英文，以免出現亂碼；字號一般選擇比正文字體小一些；簽名檔文字應選擇與正文文字匹配規則六：不用公司郵箱談私事傳送出去的信息可能會被永久留存；占用公司網絡寬帶資源；注意公司資源保密，不外泄；規則七：關于附件郵件中最好對附件內容加以簡要說明，并提醒對方查看；附件數目若超過4個，應打包成一個壓縮文件；

9、附件不要太大（如2M以上），否則對方可能接收不到；如果附件過大，應分割成幾個小文件分別發送；盡量少用不常見的文件格式發送附件，否則對方可能打不開附件，或者會認為附件帶病毒而刪除附件；對附件用有意義的名字命名，方便上傳、下載、保存、管理；規則八：關于回復郵件應及時回復，理想回復時間是2H，特別是緊急重要的郵件；對一般優先級郵件，應在24H內回復；即使無法及時滿足對方要求，也請告知對方事情進展，或者在跟進中；出差或休假，應設定自動回復并列明工作接替者；個別郵件，應進行針對性的回復；回復不少于10個字；不要就同一問題多次回復討論；重要會議通知需在開會當天或前一天再次郵件向與會人員通知提醒；這樣處理合適嗎？現在忙，抽時間集中回復；工作中交流的問題比較復雜，等等再說；出差或休假中，不能回復郵件；同一問題，反復回復郵件；怎樣處理你的郵件規則九：高效郵