1、公司檔案管理制度-5 公司檔案管理制度-5之相關制度和職責，公司檔案管理制度5第一章管理部門第一條管理部門。(1)文書結案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經辦部門視實際需要留存復印件。如為特別案件因業務處理需要,原稿須由經辦部門保管者,應. 公司檔案管理制度5 第一章管理部門 第一條管理部門。 (1)文書結案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經辦部門視實際需要留存復印件。如為特別案件因業務處理需要,原稿須由經辦部門保管者,應經文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以復印件歸檔,原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回復印件。 (2)各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經理室或事業部經理室統一

2、制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定、報送總管理處總經理室。 第二章整理與分類 第二條文件點收。 文件結案移送歸檔時,依如下原則點收。 (1)檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應即追查、歸入。 (2)文件應有管理部門主管的簽認。 (3)文件的處理手續是否完備,如有遺漏,應馬上退回,由經辦部門補辦。 (4)與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。 (5)有價證券或其他貴重物品,應退回經辦部門,經辦部門應送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。 第三條文件整理。 點收文件后,應依以下方式整理。 (1)中文豎寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

3、 (2)右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 (3)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。 第四條檔案分類。 (1)檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。檔案先以部門別區分,然后依案件性質分為假設干大類,再在同類中依序分為假設干小類。 (2)檔案分類應力求切合有用。倘因案件較多,前款三級不夠用時,可在第三級之后另增第四級細類。如案件不多,亦可僅使用部門及大類或小類兩級。 (3)同一小類(或細類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不夠用時,可分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)

4、之后增設卷次編號,以便查考。 (4)每一檔夾封面內頁應設目次表,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個目次編號為原則。 (5)檔號的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經辦部門,b1b2為大類號,c1c2為小類號,d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。 第五條檔案名稱及編號。 (1)檔案各級分類應命名,其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內容、性質為原則,且有一定范疇,不宜籠統含混。 (2)各級分類、卷次及目次的編號,均以阿拉伯數字表示,其位數使用視案件多少而定。 (3)檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表,馬上所有分類各級名稱及其代表數字編號,用一

5、定順序依次排列,以便查閱。 (4)檔案分類各級編號內應預留假設干空檔,以備將來組織擴展或業務增加時,隨時增補。 (5)檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先研究,并編制新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。 第六條檔號編列。 (1)案件如系新案,應就檔案分類編號表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。 (2)案件如可歸屬前案,應查明前案的檔號,予以同號編列。 (3)檔號以一案一號為原則,遇有一案件表達幾件事情或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,編列檔號。 (4)檔號應自左而右編列,右方裝訂的案件,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上

6、角。 第三章歸檔與檔案清理 第七條保存期限。 (1)歸檔文件,應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內,并視實際需要使用“見出紙注明目次號碼,以便翻閱。 (2)檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。 第八條保存期限。 文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外,依以下規定辦理。 (1)永久保存。 公司章程。 股東名簿。 組織規程及辦事細則。 董事會及股東會紀錄。 財務報表。 政府機關核準文件。 不動產所有權狀及其他債權憑證。 工程制定圖。 其他經核定須永久保存的文書。 (2)10年保存。 預算、決算書類。 會計憑證。 事業計劃資料。 其他經核定須保存10年的文

7、書。 (3)5年保存。 期滿或解除之合約。 其他經核定保存5年的文書。 (4)1年保存:結案后無長期保存必要者。 (5)規章由規章管理部門永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。 第九條檔卷清理。 (1)管檔人員應隨時拂拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。檔案每年依規定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應造冊報總經理核準,必要時向主管政府部門報備,并在目次表的附注欄內注明銷毀日期。 (2)保管期限屆滿的文件中,部分經核定仍有保存參照價值者,管檔人員應將“收(發)文登記單第五聯附注在其保留文件上,并在第五聯上注明部分銷毀的日期。 第四章調卷 第十條檔案借閱程序。 (1)各部門經辦人員因業務調閱檔案時,應填寫“調卷單,經其部門主管核準后,向管檔人員調閱。 (2)管檔人員接到“調卷單經核查后,取出該項檔案,并于“調卷單上填注借出日期,將檔案交與調卷人員。“調卷單則依預定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。 (3)在檔案室當場借閱者,可免填“調卷單。 (4)檔案歸還時,經管檔人員核查無誤并在“調卷單填注歸還日期及簽章確認后,檔案即可歸入檔夾。“調卷單由管檔人員留存備查。 第十一條調卷管理。 (1)“調卷單以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特別情形欲延長調閱期限時,應按調閱程序重新辦理。 (2)調卷人員關于所 調檔案,不得抽換增損