1、公司文書管理工作制度-5 公司文書管理工作制度-5之相關制度和職責，公司文書管理工作制度5第一章目的第一條為使公司的文書處理建立科學、合理、規范的程序,使文書處理準確、及時,提升文書處理的工作效率和文書的質量,特制訂本辦法。第二章組織管理. 公司文書管理工作制度5 第一章目的 第一條為使公司的文書處理建立科學、合理、規范的程序,使文書處理準確、及時,提升文書處理的工作效率和文書的質量,特制訂本辦法。 第二章組織管理 第二條公司各部門與外界來往文書的收發由行政管理部門統一辦理。各分公司(工廠)的文書收發由其所屬部門辦理,行政部門負責文書的收受及發送。 第三條管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及

2、收發、拆封、登記、分發、稽催、校對、監印、檔案管理等事宜。 第三章文書的種類 第四條公司的通用文書有以下幾種。 (1)請示:向上級部門請求、請示、批準的事項。 (2)報告:向上級部門匯報工作、反映狀況、提出建議、答復下級的請示事項。 (3)決定:對公司重要事項或重大活動作出安排。 (4)決議:經過會議討論或議定,要求貫徹執行的事項。 (5)批復:上級答復下級的請示事項。 (6)通告:在公司范圍內公布應當遵守或周知的事項。 (7)通知:傳達、批轉上級、同級、不相屬部門的公文;傳達要求下級部門協助或需要周知或共同執行的事項;公布規章、任免、聘用事項。 (8)通報:表彰先進,批評錯誤,傳達重要狀況。

3、 (9)信函:對同級或不相屬單位間互相介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些問題,請有關部門批準。 (10)會議紀要:記載和表達會議重要精神及議定事項,要求與會單位共同遵守執行。 第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。 第六條文書的類別。 (1)絕密:指極為重要并且不得向無關人員泄漏內容的文書。 (2)秘密:指次重要并且所涉及內容不能向無關人員透露的文書。 (3)機密:指不宜向公司以外人員透露內容的文書。 (4)一般:指非機密文書。如果附有調查問卷之類的重要東西,則另當別論。 (5)傳閱:指在本公司內部傳閱或傳達的文書。 第

4、四章文書制作要領 第七條文書內容(以公文為例)包括以下幾方面。 (1)發文號:由公司的代字、發文年度、發文順序號組成,位于文頭與界欄線上。 (2)收文機關:向上級的請示、報告,一般只寫一個主送單位;需同時報送另一個上級部門的,用“抄報;對同級或下級則用“抄送。 (3)標題:對公文主要內容的概括和反映,是公文的眉目。 (4)正文:公文的主體部分。 (5)發文機關:制發文的單位,位于正文的右下側,應寫全稱或通用簡稱。 (6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準,重要公文以簽發日期為準。 (7)公文印章:加印在發文日期中間。 (8)密級:保密文件注明密級。 (9)附件:附件位于

5、正文之后、印章之前,注明附件的序號、標題。 第八條用紙格式。 (1)國內公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。 (2)圖文區:國內用16k型(23.3cm×14.9cm),國際標準用a4型(27cm×17.5cm)。 第九條印裝格式。 (1)公文均采納橫書橫排。 (2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。 (3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。 第十條版面格式:首頁采納文頭。 第十一條公文行文原則。 (1)上行文原則。 逐級行文,即下一級行文給直接上級。 多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時

6、行文。 越級行文,遇特別、緊急狀況,或對直接上級的檢舉、控告。 (2)下行文原則。 逐級行文。 多級同時行文。 直貫到底行文。 (3)平行文原則:互相沒有隸屬關系的部門之間可以行文。 第十二條文書的署名。 (1)公司內文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名,或者署有關部門的主管姓名與職務。 (2)對外文書,如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執、公告等重要文書,一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規定以外的文書,也可署分公司或分支機構主管的職

7、務與姓名。 第十三條文書的蓋章。 (1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。 (2)如果文書署名者不在,可加蓋職務或代理者印章,并加蓋具體執行者印章代替。但在這種狀況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。 (3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側加蓋有關責任者印章。 第十四條文書制作注意事項。 (1)文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準確規范。 (2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證實,附上相關資料與文件。 (3)必須明確起草文書的責任者,并署上請示審批提案者姓名。 (4)對請示提案文書進行修改時,修改者必須認真審閱原件,修改者須署名。 (5

8、)可行可不行的堅決不行文,減少行文數量,提升行文權威性和質量。 (6)減少聯合行文,避免聯合簽審過程中時間延誤和扯皮。 (7)行文分清主次,提升行文針對性,減輕行文對象單位負擔。 (8)不輕易越級行文。 第五章文書制作流程 第十五條對外行文操作流程。 (1)擬稿。 由具體承辦人員起草,并由部門負責人審核。 對外發文一般以公司名義發文。各分公司、子公司有必要發文時,在公司后加下屬企業全稱。 發文稿必須符合公文種類、格式使用規范。 (2)核稿。 擬稿完畢后,填寫發文擬稿單,一并送各級領導審核。 審核有問題時與有關當事人溝通,統一看法后進行修改。 (3)簽發。有關領導審核簽發,明確簽署看法、姓名、日

9、期。 (4)編號。由行政部統一編排發文字號。 (5)繕印、校對。 急件應先行處理。 保密件應由專人打印。 打印后的校樣、廢紙等應妥善處理。 應專人校對,以原稿為準,重要文件需多人校對。 打印、校對責任人簽名。 (6)在無誤、規范的文件上統一蓋印章。 (7)填寫登記簿。 (8)封發。 發文工作由行政部門負責。 查驗無誤后信件封口,填寫準確,注明急件、密級。 第十六條對內行文處理程序。 (1)對內行文一般按對外行文處理程序參照執行。 (2)特別狀況下,各級部門、下屬企業對公司行文可不必經繕印程序。 (3)對內行文,由各部門、下屬企業負責人、公司領導簽發。 第六章文書的發送 一些需要郵寄或專人遞交的

10、文書,按以下要點進行發送,必要時還需給文秘室回復或回執,調查報告不受本條規定限制。 第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉交等字樣。 第十八條公司內部文書原則上不封緘。 第十九條各部門的郵寄文書,必須于發送前,在“發信登記本與“郵資明細賬上填寫相關內容。 第七章文書的處理 第二十條一般文書的處理原則。 (1)部門經理以上級別的主管負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進行具體處理。 (2)如果碰到重要或異常事項,必須及時與上級主管取得聯系,按上級指示辦理。 (3)各種有關聯的事項,必須與各部門商量后方能予以

11、處置。 第二十一條機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。 第八章文書的閱覽原則/p > 第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的看法,并轉給或交還文書的主管。 第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿,按“傳閱登記簿規定欄目填寫,并最終交還文書主管。 第九章收文操作流程 第二十四條簽收。一切外來信件、電報、 ,統一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統一由行政部拆封處理。 第二十五條寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應主動送行政部登記處理。 第二十六條分發。 (1)

12、行政部依據公文性質、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。 (2)分發去向。 重要來文,由行政部長提出初步看法(擬辦),再由公司領導批示(批辦)。 一般文件,直轉有關職能部門處理(承辦)。具體承辦務求實效,分清主辦、協辦、復文與不復文。 參閱性文件,直接組織傳閱。 范圍不明的文件,送領導審閱。 第二十七條催辦。 分對內催辦與對外催辦,包括發函、派專人打 等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。 第二十八條結辦。 文件傳閱完畢,已答復發文單位,有處理看法的文件,均視為結辦。 第十章文書的整理與保存 第二十九條全部完結的文書,在結辦后三天內,交行政主管

13、歸存,按“完整、有序的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯,并在“文書保存簿上做好登記,歸檔保存。 第三十條公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應及時交行政部登記保管,調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。 第三十一條分公司或分支機構的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。 第十一章文書的保存年限 第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定;重要的合同書、協議書、登記注冊文書;股票關系文書、重要的訴訟關系文書;重要的政府許可證件;有關公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。 第三十三條保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關文書;財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。 第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。 第三十五條保存1年文書,指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。 第十二章注意事項 第三十六條重要的機密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。 第三十七條保存期滿及沒必要持續保存的文書,經主管決定,填寫銷