1、精品文檔電子檔案管理系統二O六年十月第一章系統簡介第一節研發背景隨著各行業各領域的信息化水平的不斷提高以及檔案管理工作日益受到重視，檔案管理信息化的重要 意義和作用越來越被廣泛認同。另外，隨著檔案管理信息化的工作全面深入地開展，人們對檔案信息化的 認識不斷深入和提高。這樣，對檔案管理信息系統的定位提出了越來越高的要求，同時也面臨著許多新的 更高的問題。檔案管理信息化主要面臨著如下新的應用需求和挑戰：檔案類型繁多、層出不窮。檔案管理信息系統需要管理的檔案種類越來越多、越來越復雜，幾乎涉及 到了各行各業所有的檔案信息，包括實體檔案和電子檔案，這要求檔案管理信息系統幾乎要包容所有的檔 案實體類型和電

2、子檔案類型，并能管理好。同時，還要適當兼容將來可能出現的檔案實體類型和電子檔案 類型。信息檔案化。各行各業的大多數單位都建立了各種信息系統，但在經過一定的產生和利用后，這些系 統中的信息累計得越來越多，這些信息系統內的電子信息的出口卻是一個重大問題，需要按檔案管理規章 制度的要求歸檔到檔案管理系統中。企業級應用。在較大的集團化行業或單位中，存在著多級單位管理和跨地域單位管理的要求，因而， 檔案管理信息系統不再是管理某一具體單位的封閉的系統，而應具有跨地域管理全集團、全行業的能力。開放性應用。檔案管理信息系統不再是一個簡單的封閉的管理系統，它應是整個信息化平臺中的重要應用系統。它需要與幾乎所有的

3、信息系統、尤其是業務系統進行一體化聯接，實現信息的雙向流動和共享。 因而，要求檔案系統具有良好的開放性和數據兼容能力。檔案管理工作前移，為現實工作服務。檔案管理信息系統不再被認為是起到保管過期資料的作用，而 被要求深入到各個業務過程中，從信息的產生階段和現行階段就介入，以便為現實工作服務。這樣就要求 檔案管理工作前移，與各項工作緊密結合。新應用要求和新技術集成。隨著檔案管理應用需求的不斷深入，需要集成進入更多的新技術成果。這要求檔案管理信息系統具有良好的可擴展性，以便集成新的應用技術。異構數據海量存儲。在檔案管理范圍不斷擴大、應用不斷深入的同時，不得不面臨日益增長的海量檔 案數據的存儲問題，并

4、且這些檔案數據是異構的多種類型的。因而，要求檔案管理信息系統具備靈活高效 的存儲體系結構。針對上述出現的新的問題和要求，我們在總結17年檔案管理軟件開發經驗和技術儲備的基礎之上，投 入了大量的人力和物力，開發和完善電子檔案管理系統檔案管理信息平臺，并在此基礎之上，開發了針對 各個行業的行業版。知識資源管理是未來企、事業單位信息管理的重要組成部分，也是企業信息管理的基礎，是未來的發 展趨勢和發展方向。檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎部分。因此，要實 現本單位的知識資源管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎，逐步擴大和延伸 管理范圍，最終實現知識資源的

5、管理。檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度以及方式、 檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。電子檔案管理系統從設計時就考 慮了知識資源管理發展趨勢，因此在系統中功能更加側重于文件的收集整理和開發利用、側重于各種知識 管理方式和結構的定制工具的提供，為進行知識資源管理提供了技術手段。第二節目標應用電子檔案管理系統平臺主要面對各行各業的中高端用戶，用以解決復雜的檔案管理應用?？蓮V泛應用 于企業、機關和事業單位。例如，大型企業集團的統一檔案管理，可統一規劃和管理總部及其所屬二級單位和三級單位的檔案，并可實現跨地域的檔案管理應用。其特點是數據集中/相對集中、業務分

6、布式處理、實體屬地管理。同樣，可實現具體行業的全行業的統一檔案管理，可統一規劃和管理全行業各單位的檔案，并可實現跨地域的檔 案管理應用；對具有多全宗檔案管理要求的單位或具有復雜的檔案種類管理要求的單位等。第三節主要特點系統是一個平臺化的產品，一方面，它可作為開發平臺，針對各種復雜的大中型應用項目進行二次開發，以滿足特定應用的特定需求；另一方面，對于比較成熟的應用，也可作為產品化系統直接應用。電子 檔案管理系統是一個開放性的檔案管理平臺，它可與各種流行的應用系統環境進行集成，例如，各種流行 的數據庫、操作系統、服務器設備、存儲設備、門戶系統、安全系統等；同時，也可以與各種應用系統進 行一體化集成

7、，進行數據交換和數據共享，例如，0A、ERP、各種業務管理系統等。系統是一個適應能力較強的系統，系統提供了強大的、完善的定制工具，可定義各種檔案的數據結構、屏幕顯示布局、打印格 式、數據完整性限制要求、數據正確性限制要求、輔助組卷規則、快速輸入輔助信息等。通過這些定制工 具，可針對用戶的特定需求定制出滿足用戶實際需要的檔案管理信息系統；同時，系統采用結構化思想開 發，各項功能采用積木式組合與集成，可針對用戶的特定需求，組合出用戶需要的管理平臺。系統是一個 具有較強安全性的檔案管理信息平臺。它內置了較強的安全控制體系統，同時也可與各種安全系統集成， 確保了用戶對安全性的要求。系統是一個穩定性較強

8、的成熟的檔案管理信息系統。它是基于公司十多年以來的檔案研發成果之上開發出的新一代成果，并經過近兩年的完善和實際應用考驗，穩定而成熟；系統平 臺具有良好的兼容性，一方面，它兼容以往的各種版本，使老用戶在升級時，數據得以良好的兼容；另一 方面，設置了專用的數據導入工具，可兼容用戶的其它系統產生的歷史數據；系統集成應用了大量的新技 術，系統應用集成了在線 OCR技術、全文檢索技術、雙層PDF技術、數據交換技術、圖形圖像處理技術、流文件瀏覽技術和與 OA、MIS、PDM、PORTAL、CA等其他系統的接口技術；系統支持多種電子文件的 瀏覽和顯示，系統提供了 200多種圖形、圖像、文本和電子表格等文件格

9、式的歸檔管理和顯示功能，為高 水平的用戶提供了更廣泛的應用空間。系統是一個功能強大的、適應能力較強的檔案管理信息平臺，可適應各行各業的主流檔案管理應用需求。第一節系統體系結構第二章體系結構系統邏輯結構可以分為以下四個部分：信息采集、檔案管理、檔案利用、系統設置與維護。其體系結構示意圖如下:系統結構示意圖信息采集部分，主要完成各種渠道的數據采集工作。通過數據一體化接口，按信息采集流程要求，將 各個信息系統中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統中或通過通用數據交換平臺采集到檔案管理信 息系統中；通過收集整編流程，可實現分散式、集中式檔案整理和移交，對多全宗的單位，可實現逐級整 理和移交；通過數據

10、導入功能，可實現離線數據的收集、歷史數據的導入以及將數字化加工系統產生的電 子檔案數據導入到系統中。與電子檔案的信息采集過程相對應，往往伴隨著實體檔案的收集、整理、移交 和接收，在處理電子檔案的業務流程中，同時處理了實體檔案的這些相關工作。檔案管理部分，主要完成日常的檔案管理工作。其中，檔案數據管理，主要完成檔案信息的日常管理 和維護工作；綜合管理，主要完成與實體保管相關的各項工作；檔案統計，主要完成與檔案管理工作相關 的各種統計工作；鑒定銷毀，主要完成檔案的鑒定工作和銷毀管理工作。開發利用部分，主要完成檔案的研究開發工作，并提供各種方式的檔案利用。一方面提供與實體相關 的利用，另一方面通過網

11、絡提供各種方式的檔案檢索和利用，包括信息發布、全文檢索、分類檢索等多種 網上信息檢索利用方式。專用檢索引擎是針對各業務系統對檔案信息的特殊需求專門開發，供各業務系統 調用，以便為各業務系統提供專用信息服務，使各業務系統能方便地提取檔案信息并按業務系統要求展現。系統維護部分，主要完成與系統運行相關的各種數據維護工作。包括各種數據結構設置和維護、權限 管理、系統參數設置和維護、日志管理等。系統設置與維護為整個檔案管理系統提供了全部后臺的支持， 是檔案管理系統的基礎平臺。它提供了檔案類型、全宗、分類結構的定制，可以使檔案系統滿足用戶的各 類檔案資源的管理需求，并可以滿足系統的擴展需求；同時將歸檔文件

12、整理的規則形成系統的控制設置， 使得整個歸檔流程規范化、標準化；另外提供了數據日常維護、系統維護的一些必要設置工具，是系統管 理員的強大工具包。第二節存儲體系結構系統對異構數據的組織和存儲采取了“目錄一文件”存儲結構，檔案的屬性信息以目錄數據的形式存 儲在數據庫中，與之相對應的電子檔案原文件存放在文件服務器中，數據庫中的目錄信息與電子原文通過 存儲路徑指針相關聯，一條目錄信息可對應多個電子原文。通過這種存儲體系結構，不同類型的檔案信息 可存放在不同的存儲位置，以靈活的實現分類存儲和分布式海量存儲。這樣，可滿足不斷增長的檔案信息 對存儲容量的擴充要求。第三節技術路線系統采用C/S和B/S混合方式

13、實現不同的功能需求。其中系統維護功能、檔案管理功能、文件管理功能、收集整編功能、數據導入功能、編研開發功能、借閱管理功能、光盤制作功能等交互性處理要求較強 的部分采用C/S方式實現，采用 DELPHI語言開發；面向廣大檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權申 請功能采用B/S方式實現，B/S模式通過WEB/中間件/服務器”的J2EE技術架構實現。系統以XML作為數據接口標準， 以Web Service標準作為基礎服務描述標準和數據接口標準。同時采用成熟的主流技術， 這些技術包括：OCR技術，全文檢索技術， XML技術，檔案管理平臺技術，雙層PDF 技術、流媒體技術等。第三章檔案管理系統功能介紹檔

14、案管理系統功能模塊圖綜合檔案管理系統功能圖匕賽業務管理（C/S）丈怦普理科最転用乘軌維護7 3tff 査詢利審|密聞円董|鑿星發嵩動ilm i7 亠 一 _ 一巖室備理如上圖所示，系統功能根據使用者的不同分為以下三個部分：1. 針對普通用戶的部分：針對普通用戶的部分主要包括上述模塊中的：網站，主要提供檔案的信息服務，例如：檢索查詢、瀏覽、下載、網上借閱等功能，并且可以嵌入用戶的應用系統之中 （如0A、MIS或PDM） 提供用戶網上查詢瀏覽和下載的功能。 為方便用戶使用和管理員維護， 本部分以B/S的方式實 現。2. 針對檔案管理員的部分：針對檔案管理員的部分主要包括上述模塊中的：文件管理、收集

15、整編、檔案管理、開發利用四個模塊，主要提供檔案管理員和部門的兼職檔案員對歸檔文件的錄入、收集和整理，同時提供檔案管理人員對電子檔案的管理、檔案實體的輔助管理和對檔案信息的開發利用。本部分以C/S方式實現，功能方便實用、簡單快捷。3. 針對系統維護人員的部分：針對系統維護人員的部分主要指系統維護， 是提供系統維護人員 （可以是信息人員、 也可以是 檔案人員）對整個系統進行定制和維護的工具包。 系統維護主要提供了以下工具： 系統權限的 定制、檔案管理架構的定制、檔案整理規則的定制和對數據及用戶使用的維護和設置工具。本部分只能提供給對系統和檔案業務熟悉的管理員使用，用于針對本單位情況建立檔案管理系統

16、的架構、對系統進行日常的維護和備份以及可以針對今后的發展和變化進行適應性修改。本部分以C/S方式實現，功能強大，并可擴充?？傊到y既可以自成體系，提供用戶完整的電子檔案管理和網絡查詢利用，也可以與本單位的OA辦公自動化或PDM設計過程管理或 MIS信息管理系統相結合，形成更加完善和高效的現代化信息 管理網絡。下面將詳細描述電子檔案管理系統的各項功能。3.1、系統維護【系統維護】模塊為各行各業的不同檔案用戶提供了一個功能豐富的自我設計平臺，用戶可以根據本單位檔案管理的規范和需求，對綜合檔案管理系統進行自由的定義（其中包括各種檔案類型，數據庫的結構，用戶錄入的界面，分類方法等），使綜合檔案管理系

17、統在用戶手中變成一套為用戶所在單位量身定制的檔案管理系統。當用戶開始使用本軟件時，首先應進入【系統維護】功能模塊，進行檔案管理系統的定制，然后才 能使用其他功能模塊，按照定制好的方式進行檔案管理工作。用戶在使用本軟件之前，一般需建立以下檔案管理的結構：全宗1全宗2全宗3全宗N編與檔案庫結構相同檔案庫檔案檔案類型2。類型N 刀類表目錄樹盒檔案數據結構文件歸檔流程參數設置如上圖所示，縱橫兩個箭頭之間的部分，就是檔案系統所需要建立的管理結構，而報表維護和數據 字典維護功能，則為檔案系統的定制提供服務。比如報表維護可以定義各類檔案所需打印的目錄和報表, 用于系統使用過程中的打??；數據字典則將常用數據分

18、類存儲，可以在系統中隨時選用。我們可以看到上圖從左到右的箭頭，表明了文件的歸檔流程， 不同單位對歸檔文件的整理都有不同的規范和制度，比如：檔號的組成、文件的排序、歸檔文件所需要著錄的字段等規定，可以通過【參數 設置】功能進行定制，這樣就可以控制使用系統的單位和部門按照定制好的規范和制度去進行檔案的整 理和管理。為了更加形象和直觀地展現出檔案數據的結構，系統提供了目錄樹和分類表兩種展現數據的方式， 即類似 WINDOWS資源管理器的方式，這樣可以展現出用戶檔案的目錄樹或分類表，數據區可以顯示 出相應節點下的數據條目。 目錄樹和分類表可以是不同的，也可以相同，可以完全根據用戶的喜好和需求來進行定義

19、，只要能夠形象直觀地展現出數據的結構就可以了。根據手工管理檔案業務流程我們知道，從文件到檔案存在一個歸檔的流程：即從文件庫t整編庫t檔案庫的過程，因為整編庫與檔案庫的結構相同，因此我們在定制的時候只需要定制好檔案庫的結構， 系統會自動形成與檔案庫結構完全一致的整編庫，而文件庫就需要使用文件庫設置功能重新進行定制 了。上述過程完成之后，針對這個全宗的檔案系統就算定制完成了，用戶可以進行基本的操作和使用了。其它全宗的定制方式與此相同。上述工作可以通過全宗管理、檔案庫管理、文件庫管理、分類表管理、報表維護、數據字典維護等 功能模塊實現。? 全宗管理本軟件可以支持多全宗管理，針對檔案館或大型集團企業，

20、可以用全宗區分館藏不同單位的檔案或 下屬不同單位的檔案。 全宗一般由全宗號和全宗名稱組成，系統可以用一個數據庫管理多個全宗的檔案數據，并且全宗之間擁有良好的安全性和權限控制，為檔案館和大型集團用戶進行檔案的集中管理提供了技術手段。第一次使用系統，必須先定義全宗，進入【系統維護】【檔案設置】【全宗管理】，模塊，將出現如下界面：【增加】：可增加新的全宗號及全宗名稱?！緞h除】：可刪除任一全宗號及全宗名稱，具體操作是：用鼠標選中某一全宗，單擊【刪除】按鈕即可?！拘薷摹浚嚎尚薷囊呀洿嬖谌诘娜诿Q，具體操作是：用鼠標選中需要修改的全宗，單擊【修改】按鈕，在彈出的修改窗口中修改全宗名稱，單擊【確定】按鈕

21、即可，全宗號不能修改。? 分類表管理分類表是指企業檔案管理中所遵循的分類規范表。建立分類表是為了對案卷的分類信息即目錄信息進行管理及樹狀檢索。 用戶可以自己定義分類表的層次和內容，具有很高的靈活性。 分類表管理就是按照層次結構建立一個分類表。增加節點在分類字維護頁面上的分類號和分類名稱兩個編輯框中分別輸入分類號和分類名稱，然后點擊【增加節點】按鈕即可。增加子節點在分類字維護頁面上的分類號和分類名稱兩個編輯框中分別輸入分類號和分類名稱，然后點擊【增加子節點】按鈕即可。刪除節點在分類表信息文本框內選擇要刪除的分類，然后點擊【刪除節點】按鈕即可。修改節點在分類表信息文本框內選擇要修改的分類，在分類字

22、維護頁面就會顯示當前分類信息，在分類字頁面上修改需要修改的內容，然后點擊【修改節點】按鈕即可。連接符維護即制定各級分類之間的連接符。例如：1 1 1、1.1.1等。? 檔案庫管理【檔案庫管理】功能提供用戶針對本單位各全宗的檔案管理情況，建立符合本單位檔案管理需求的管理架構，例如：檔案類型、各類型的管理層次（項目、卷、盒）、各層次的庫結構（著錄信息）、錄入界面和錄入方式等。通過檔案庫設置，可以根據本單位檔案管理實際情況，結合檔案管理的制度和規范，形成符合本單位檔案管理系統結構。第一次使用系統，必須通過【檔案庫管理】功能定制本單位的檔案管理結構。添加檔案類型在【系統維護】一【檔案設置】下，選擇【檔

23、案庫管理】項，如下圖：可以增加檔案類型，維護檔案類型的字段和錄入界面。添加檔案類型時，可以根據要求選擇是否包含項目、案卷、分類表，如下圖用戶也可以根據自己的需要添加字段，方法如下圖:1411* J4SKj忤秸LEH*用斗忤言,.tt 中 rr+s?XHJSi?XKVF 4 H舲鑿S宇芍4宇袴LL自去4+Si+5宇肖1 4 r：l*- t $卡吾爺殺 + 4錄匿半 * 4兄曲Jt $冒瞌瑞雷 r J 土 A匾村 -n f由國H孚齡MIk體詆矍護0孚詩利怎盂rj&ATKiRt件位F4申TWiRf信弼I舊0事說吾iWfitffLZ訥豐詩L二幕琴靜務牙百哥門僵cr亍稲HWS AID算腳 纏輕1掘豆引分

24、環撅100E 10D托的週如=覘電, LKiti iau的耐n、即電,inc m MbWUX柞的連如* H*ironen|,.*1.|( iinuMn.我m :扛I53E當廿旳屮b爭Fni|= iok愷厲尸YOOFAL【所有部門數據】當前數據范圍內的所有數據【本部門數據】當前數據范圍內用戶所在部門的所有數據【本人數據】當前數據范圍內用戶著錄的數據數據檢索檢索是檔案管理員日常的工作之一，系統為用戶提供了方便快捷的查詢工具，系統提供了 “直接檢索”、“組合檢索”和“特殊檢索”三種檢索方式?！爸苯訖z索”中支持跨字段的模糊檢索。批量修改批量修改即對多條數據按照一定規則進行修改，女口：把多條記錄的某個字

25、段清空、把多條記錄的某個字段添加固定的值、在多記錄信息某個字段中查找替換等。檔案目錄打印報表打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統中為用戶提供各種符合國家標準的檔案報表 如：案卷目錄、分類目錄、備考表、卷內目錄等，打印方法簡便快捷。打印之前利用檢索工具檢索 出要打印的檔案信息，然后點擊工具欄上的【打印】按鈕，調出在報表設計中已經做好的報表模版 進行打印。個性設置利用此功能用戶可以根據需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看檔案信息。并且可以設置在著錄時，字段值的屬性，如自增、重復等。數據的轉出利用此功能可以將選中數據轉出，目前可以支持三種文件格式，Microsoft Access格式、M

26、icrosoftExcel格式和dbf格式。數據的轉入利用此功能可以將選中數據轉入，目前可以支持三種文件格式，Microsoft Access格式、MicrosoftExcel格式和dbf格式。加入專題將檢索出的檔案信息加入已建立好的檔案編研庫。復制到鑒定庫將檢索出的檔案信息復制到鑒定庫，供檔案鑒定和銷毀使用。鎖定上級在進行全部數據查找時，為了方便數據察看隸屬關系，通過鎖定上級，鎖定文件（案卷）對應 的案卷（項目）。移交檔案用來將一個全宗中檢索出的數據（含目錄和電子文件）以復制的方式移交到另一個全宗下，在移交時，檔案數據的接受者為復制的檔案的新的擁有者。文件遷移用來將一個案卷中的文件遷移調整到

27、另一個案卷。臨時排序用來設置檔案數據的臨時排序，可以進行組合排序設置。綜合管理【綜合管理】的主要操作界面如下：設備管理，可用來記錄設備名稱、購進日期、設備型號、數量等基本信息。庫房管理，可用于記錄庫房溫度、濕度記錄。資料管理，可用于記錄資料的作者、標題、出版日期、出版社等信息。統計200年文書檔案共有多檔案統計功能是幫助檔案管理員來了解檔案中某種分類下檔案的數量如:少卷文書檔案各個保管期限各有多少件等，并可將統計結果生成多樣式的圖表，同時支持統計結果保存為Excel格式供后續利用。檔案統計功能窗口，如下圖所示：新建統計方案按照需求新建需要的統計方案選擇需要統計的檔案類型選擇需要統計的檔案類型

28、選擇分類字段選擇統計數據按照哪個字段分類 選擇統計字段選擇按照哪個字段進行統計，即運算方式檢索數據從選的檔案類型中選擇需要統計的數據出統計表和統計圖系統按照設定的統計項及數據范圍自動出統計報表及統計圖? 鑒定銷毀檔案鑒定、銷毀操作的主要界面如下圖:用戶可【檔案鑒定】中完成對已鑒定檔案的標記、銷毀、還原等操作。已銷毀數據管理界面如下:邑 AB7傳用按QL |衽汕毘：_ia購處巧邑K打印卽巷燒）47用戶：竺代苦豎覽】站用戶.g 1豈竊香當訂訶PS 1尋gw1刨匡時舊1修坨町間UtMT20M-5-5 $監骷MOT3005-3-L! IA廠基虧瞬L6海庇取巴槪:貌m |JlIM軍冷尺立拌當前石L j國

29、 i；”krwT怦聞看|fflr*ani=i L_L：sooa-as ii0l3Sl4i-開牡利吊11職砂皆當前囲戶EttiT戶帶相 沽停常七撫于匸岸宮自怦燈20101-上圖中，黑顏色的數據行為已銷毀的檔案數據，對于已經銷毀的檔案數據，可以通過打回鑒定、再還原到檔案庫中的方式進行可逆銷毀處理。3.5、開發利用使用管理等方面的開發利用主要提供檔案管理人員對大量歸檔信息方便地提供用戶使用進行提煉、 功能。包括：檔案檢索、借閱管理、統計年報、檔案編研、光盤制作和工作量統計六項功能。開發利用借 統 檔 編 閱 計 案 研 管 年 編 管 理 報 研 理如上圖所示，其中檔案檢索主要提供檔案管理人員對檔案

30、數據的檢索查詢功能。借閱管理針對檔案實體提供借閱的登記、歸還和催還管理，輔助檔案管理員方便地完成實體借閱的工作。年報系統可以生成國家檔案局要求的年報。檔案編研提供了管理員對檔案信息的提煉和加工手段一一專題庫，用戶可以對專題庫進行管理和利用。光盤制作可以將電子檔案數據打包成符合國家標準的光盤檔案，可以用于脫機保管和對外數據交換。工作量統計可以對檔案管理人員的工作量進行方便的統計。檔案檢索檔案檢索也叫跨庫檢索，能夠幫助用戶快速而全面的查找需要的數據。如下圖:在輸入關鍵字部分輸入檢索字，檢索字為文件信息著錄字段中任意內容，支持模糊檢索。? 借閱管理借閱管理子系統主要是對紙介質的工程圖紙、文書檔案等文

31、件的借閱管理。它幫助管理員記錄每次的借閱人姓名、借閱文件的有關信息、借閱時間以及設置借閱人的借閱期限、每個人最多借閱文件的個數，還能判斷每個借閱人是否有權借閱該文件等。另一方面，借閱管理子系統還能用歸還管理對已借出的文檔進行歸還和續借管理，利用催還管理檢索到期未歸還的文檔，利用借閱統計查看所有借閱已歸還和未歸還的文檔情況。工作人員不需要再像以往那樣手工整理大量借閱卡，而是在計算機上指定應歸還日期，便可檢索出所有當日應歸還的文件的信息和借閱人的情況，以及查看所有被預約檔案的情況。因此，利用借閱管理子系統管理借閱，不但大大提高了工作人員的效率，并且實現了智能化辦公。借閱管理分為借閱登記、歸還管理、

32、借閱設定三部分功能。借閱登記當有客戶借閱檔案的時候，管理員可以利用借閱登記來進行登記。如下圖通過工具條來維護借閱清單里的檔案信息力認 取消 刷新 港空【加入】將檢索到的案卷或文件加入到借閱列表中【取消】 將案卷或文件從借閱列表中清除【刷新】更新借閱列表【清空】清空借閱列表將借閱檔案加入到右下方借閱文件中去，重復檢索、加入，直到所有需借閱檔案加入右下方列表，點擊工具欄上【借閱】按鈕，出現借閱操作界面填寫借閱人借閱日期借閱期限借閱目的等信息，然后點擊【確定】按鈕。借閱完成。歸還管理當用戶歸還檔案的時候，管理員利用歸還管理來進行歸還登記，檔案管理員還可以利用 催還 管理來查看過期未還的檔案， 并可以

33、打印催還單， 通知客戶歸還檔案， 利用 借閱統計用戶可以根 據設定的條件來統計檔案被借閱的情況。點擊【歸還管理】出現如下界面窗口中間的【管理項】中包含歸還管理、催還管理、借閱統計三部分?！練w還管理】 當用戶歸還檔案的時候進行歸還登記、續借【催還管理】 提示用戶有哪些檔案過期未還，并可以打印催還單【借閱統計】 按照設定的條件統計檔案被借閱的情況借閱設定點擊借閱設定，進入借閱設定頁面，選擇不同的檔案類型，設置相應借閱的天數和份數，以及 資料過期是否允許借閱選項。點擊預約設置可以設置預約的默認時間、份數、以及預約通知方式置完畢，點擊保存，提示成功保存記錄。? 統計年報提供符合國家檔案局標準的年報格式，支持導出、導入和自動匯總功能。同時支持自定義年報功能,用戶可以通過字定義年報建立年度統計表格。? 檔案編研創建編研庫根據編研需要創建不同類型的編研庫。檔案編研設置字段對應關系