1、實用文案會議管理及信息發布解決方案一）前言隨著現在科技的發展,網絡越來越表現出其重要性,人們對商務的要求越來越高。繁忙的人們不滿足于現狀,而尋求更便捷的方式,利用網絡的空間和便捷,實現會議的網上公布、安排用戶的招待工作。為了實現全國各地的人可以實時了解各地召開的會議,踴躍參加自己感興趣的會議,關注社會。充分利用網絡工具來實現更快、更便捷的網上報名參加會議。圍繞著會議的人、事、物，要讓會議的組織工作更有效率，通過一套軟件系統把它們管理起來是一個不錯的辦法。而這就是會務管理系統設計目標。會務管理系統是整個會議系統的粘合劑，它讓各個會議子系統不再孤立運作。會務管理系統也是會議系統的大腦，它將會議事務

2、為主線，智能地安排各個系統相互協作。它能使整個會議過程自動化、智能化，這對減少會議組織的工作量、提高工作效率有很大的幫助。二）功能需求分析會議場所是各行業進行溝通交流活動的重要場所，大力推進會議系統智能化建設，充分利用技術和信息手段提高會議系統的服務水平，這是時代發展賦予會議系統的新要求。怎樣生動、形象地將會議介紹給來訪的客人；怎樣將各種信息文案大全實用文案直觀、清晰、有效地告知與會者；怎樣提供優質、公開、高效的信息服務，是時代發展賦予會議系統的新要求。“會議管理及信息發布”的需求由此應運而生。會議管理及信息發布系統獨有的分布式區域管理技術真正實現了同一系統中不同終端區分受眾的傳播模式。通過該

3、系統，用戶可以輕松地構建網上多媒體信息發布和播放系統，提供高質量的會議多媒體服務。會議管理及信息發布系統將會議室管理、會議室預約、會議設備控制、會議信息發布及視頻、有線電視、音頻信號、ppt、flash、word、excel、圖片信息和滾動字幕等各類組合的多媒體通過網絡傳輸到媒體播放端，然后由播放端將組合的多媒體信息在相應的顯示終端設備上（如液晶、等離子、pdp、液晶電視、背投、led等）播出。這種信息發布模式融合了多媒體信息的多樣性和生動性，還能實現信息發布的遠程集中管理和內容的隨時更新，使得新聞、圖片、天氣預報、通知等各類即時信息的隨時插播成為可能，能夠在第一時間將最新會議信息及會議室的使

4、用情況發布到各個信息點。三）系統建設目的“會議管理及信息發布系統”建設的目的是為了提高會議系統無紙化、智能化、自動化水平；提高會議系統綜合信息服務的質量和效率；提高會議召開質量和會議室的使用效率；對外提供更直觀、更清晰、更生動、更人性化的優質信息服務。“會議管理及信息發布系統”在會議系統具體實施目標：在活動廳室、出入門、電梯廳等相關部位安裝多媒體音視頻系統線路接口，與中心機房實現互通互聯。根據活動任務的需要在不同地點安裝各種類別的移動或固定的音視頻設備，可以顯示文字、圖片和視頻信息。針對會議系統每天舉辦活動的不同特點，各音視頻設備既可以統一發布信息，也可以按個性發布信息，還可以按編組發布文案大

5、全實用文案信息。（1）在會議期間，我們既可以顯示熱烈歡迎各位與會的信息，也可以動態顯示與會報到情況，還可以顯示會議現場的圖像，以及當日天氣情況和提醒入會人員注意的事項等。（2）在舉辦會議時，相關部位的設備可以安排介紹參加會議的人員、部門、會議內容以及開會的時間等。通過主控端可以遠程監視到各個顯示端的顯示的內容，了解正在進行的會議和各會議室的占用情況，合理提前安排會議議程。（3）在出入門、電梯廳等部位顯示不同會議的時間、地點和行走路線等信息，方便客人與會；在活動廳室門口顯示舉辦單位以及活動情況介紹等信息；在廳室周邊的公共部位安裝信息查詢設備，方便客人查詢相關信息等。（4）在參觀路線上安裝多媒體音

6、視頻設備，全面介紹會議中心的基本情況。還可鏈接到數字化城市地址，以便入會人員能夠方便了解當地的自然、人文、歷史和交通等情況，不斷豐富參觀內容。系統的實施原則：l在會議日常活動安全使用的前提下，對現有系統逐步進行升級改造；l會議室使用不可以出現沖突現像，會議預約應方便高效，更新及時；l根據管理工作需要并結合各種技術條件，進行相關專業的系統整合和信息共享。四）系統信息發布功能文案大全實用文案信息發布系統主要功能：、系統的操作完全可以在中控端的主機或遠程控制機上進行，其操作內容可顯示在主控端顯示器或遠程控制機的顯示屏上；、每個屏幕可以根據客戶需要任意劃分，每個劃分的區域可以顯示不同的內容；、具有完整

7、的會議室預約模塊，可以通過瀏覽器進行會議預約管理。并將會議室使用信息實時在顯示終端上進行顯示。、系統隨時可以向各個“媒體顯示終端”發布相同或不同的多媒體信息，包括視頻、ppt、滾動字幕、flash、文本、word、excel等；、具有聯網和遠程控制的功能，支持局域網、廣域網、互聯網、adsl/isdn、3g網絡、跨網絡、跨路由器和防火墻遠程連接。能夠遠程定時開關機、遠程屏幕接管、遠程狀態監控和查看、遠程重啟等；、可以隨時隨地的向各顯示終端發布“滾動字幕跑馬燈信息”，而且“滾動字幕”的字體類型、大小、顏色、滾動速度與位置都允許調整；、可以設置圖片、文字的透明、半透明顯示及附加窗口顯示。可以設置圖

8、片的切換效果。、系統具有“定時播放、指定時間播放、隨時插播、指定年月日時分秒播放”等功能；、系統帶有立體聲伴音，聲音播放以隱藏任務方式編排和播放，不影響可文案大全實用文案見窗口的媒體播放；、巧妙地節省通訊費用：可以通過各種通訊方式將數據發送到屏幕上，并且不需要一直在線，數據發送完畢后，媒體信息可以在播放顯示端脫機顯示，對帶寬占用有限。、支持脫機發送：能夠使用usb存儲器的脫機發送；、可以通過主控端對各顯示端進行過期播放文件的清空管理，以保證顯示端的存儲空間、緊急插播功能：日程因為能夠實時更新，在一般的日程中能夠及時插入緊急信息。、可以從主控端對各個顯示端進行語音呼叫、廣播的功能。、可以在主控端

9、控制和調節各個顯示終端的聲音大小，可以進行分時段的音量設置。、實時的有線電視節目av/tv傳輸系統接入。可以在各個“媒體顯示終端”上，切換到有線電視節目源，并在中控端靈活地切換電視節目頻道和制作好的多媒體節目源；、可以增加使用dvd播放器直接播放dvd光盤影片和語音呼叫、廣播的功能。如果是從中控端的dvd/vcd光驅上讀取光盤內容，則可以直接將光盤內容播放到各個媒體顯示端；如果是外接dvd機的方式，則在中控端服務器上需要增加視頻采集卡，并播放到各個媒體顯示端；、系統采用開放式接口，并根據用戶需要，靈活地增加其它功能，可以接入進來更多的復雜應用，包括交互式查詢系統、排隊叫號系統、匯率牌價系統等，

10、也可以將信息發布集成到其他系統里，即支持雙向接入。、可以調整播放畫面的顯示比例：lcd和pdp的4：3或16：9，也可以調整為3：4或9：16的豎屏懸掛顯示形式。、系統中包含了從互聯網網頁上自動提取數據并生成本地新網頁的功能模塊，可以與天氣預報、股票等系統結合應用。五）系統結構系統網絡結構圖：文案大全實用文案基于目前許多大中型企業手工化管理會議室，各樓層的會議室空閑預定情況不能及時得知。為了進一步規范會議室的使用/預定管理，避免資源的沖突。基于b/s結構的會議室管理系統，用戶只需要通過互聯網即可隨時了解每個會議室的當前狀態和預定情況，提高了會議室的使用率，會議管理系統是數字媒體發布系統中一個方

11、便的功能模塊,它依托數字媒體發布系統的平臺,對召開的會議的相關地點、內容、通過信息發布系統及時發布到各個信息點位的顯示屏上進行公布；同時內部辦公網，也可以直接鏈接系統的預約頁面，所有工作人員便可以在內網查詢會議信息。節省會議組織者的時間。系統的核心是會務管理綜合軟件，安裝在中心機房的會務管理服務器中。管理員、會議組織者、后勤服務人員等使用者一般在局域網內使用系統。會議的出席人員則可以手機短信或郵件的方式收到會議通知。系統通過tcp/ip網絡與會議中控系統、信息發布系統、會議報到系統，實現對這些系統的集成與整合，最終達到以會議事務為中心協調各種設備運作的目的。首先，會務管理軟件是基于web的軟件

12、系統。用戶通過網絡瀏覽器（如ie）就能使用到會議預訂、會議查詢分析、設備控制、系統管理、會議資料查閱、會議實況直播、會議錄像點播等功能。文案大全實用文案其次，軟件的核心模塊包括：會議預定、預訂審核、會議通知、統計查詢、資料管理、設備智能控制等。第三、軟件中包含了許多接口模塊，與各種系統互動協作。主要接口有：郵件接口、短信接口、錄播接口、信息發布接口、樓宇自控接口、門禁接口、中控接口等。第四、軟件系統能與oa系統整合。首先它能與oa系統的用戶數據進行同步，確保用戶數據的一致，其次它能接受oa系統傳來的認證信息實現單點登錄。六）會議管理系統技術特點軟硬結合的智能系統：用戶在進行會場預訂時，可通過點

13、選設備或選擇場景模式來提出對會場環境的要求。系統能把這些對會場的環境要求自動翻譯成控制指令，然后交給的現場控制器執行，實現設備的控制，整個過程不需要任何人工干預。使用簡單便捷：系統軟件采用b/s結構，用戶通過網絡瀏覽器（如ie）就可以直接使用軟件，而不需要安裝任何軟件。軟件大量使用web2.0技術，使用界面大多都是直觀的圖形化交互界面。例如，錄入參會人員名單時，系統支持智能搜索，可加快錄入速度。可控制多種設備：系統的設備控制程序采用統一的驅動程序格式封裝，現場控制器通過裝載不同的驅動程序可控制不同的設備，從理論上講我們的現場控制文案大全實用文案器可以控制任何一種設備。強大的數據統計分析功能：系

14、統可對會議次數、人數、時長、會議室使用情況、設備使用情況等數據進行統計和分析。系統還支持計費統計。高開放性：系統具有很高的開放性。既可以做為獨立的軟件系統運行，也可以與其他系統，如辦公自動化系統（oa）整合，實現單點登錄、統一權限管理，成為oa系統的一個模塊。七）會議管理系統應用場景模擬下面將模擬一個會議組織過程，從而直觀地展現會務管理系統的特色功能。1)會議室預訂組織會議首先要預訂會議室。預訂人可先在狀態圖上查看會議室的忙閑狀態。如下圖，綠色區域表示該會議室在那個時段已經有預訂，灰色區域表示沒有預訂。在灰色區域拖拉鼠標就能選中時間地點，然后進行預訂。如果僅僅只是預訂會議室，在預訂表單填上會議

15、名名稱即可，簡單快捷。如果需要自動發送會議通知，則添加參會人員名單，然后勾上發送郵件通知或短信通知的選項。如果需要會前提醒，則勾上會前15分鐘短信提示選項。如果需要自動開啟設備，則選擇會議室的場景模式。如果需要讓參會人員預先看一些文件，了解討論議題，可在表單中上傳文件。系統能把這些文件共享給參會人員。文案大全實用文案預訂表單填寫完畢后提交，預訂過程就完成了。2)預訂審核預訂表單提交后則進入審核階段。系統內會議室分兩種，一種自動審核，一種人工審核。對于自動審核的會議室，系統收到預訂表單后，檢測到無沖突后，立即讓預訂生效。對于人工審核的會議室，將由會議室的管理人員進行審核。審核的過程操作非常簡單快

16、捷。選擇同意或拒絕（拒絕需填寫拒絕的理由），然后提交即可。文案大全實用文案3)會議通知會議預訂生效后，系統將根據用戶數據預存的郵件地址和手機號碼自動發送會議通知。當會議變更或取消的情況下，系統還能自動發送變更或取消的通知。系統還能在會前十五分鐘自動發送短信提供參會人員按時出席會議。4)會場導引系統能把會議室的預訂信息推送到信息發布屏，引導參會人員進入會場。例如，把今日會議列表發布到大廈的大堂的信息發布屏中，參會人員看了，再結合大廈的地圖就能很快到達會議地點。八）會議管理主要功能1)會議資源管理能維護會議室基本信息，包括會議室名稱、地點、容納人數、設施情況、圖片等等；文案大全實用文案強制變換會議

17、室的特殊狀態，會議室狀態的變化的應對預訂情況產生影響。例如設置會議室狀態為“保留”，該會議室將不能接受預訂；撤銷“保留”狀態，該會議室可恢復預訂。以圖形化方式顯示任意時刻會議室的預訂狀態；維護會議相關的公用設備的基本信息，包括設備名稱、類型、型號、設備狀況、圖片等等；強制變換公用設備的特殊狀態，公用設備狀態的變化的應對預訂情況產生影響。例如設置公用設備狀態為“保留”，該設備將不能接受預訂；撤銷“保留”狀態，該設備可恢復預訂。以圖形化方式顯示任意時刻公用設備的預訂狀態；文案大全實用文案會議室和設備可以分組，按分組指定管理員。管理員負責該會議室或設備的預訂審批。2)會議室預訂l會議組織人能在系統內

18、提出會議室預訂申請。l提出預訂申請時，可填寫會議名稱、議題、時間、會議室、會議出席人員列表、環境要求、服務要求等信息。在填寫會議室時，可以查看該會議室的預訂情況，避免預訂沖突。l提出預訂申請過程中，分保存和提交兩個步驟。只有在提交后才移交審批。系統支持自動保存，自動保存的時間間隔由系統運行參數配置。l預訂申請提出后，將由會議室的管理員審批會議室的預訂。在審批過程中，會議室的管理員可以對會議室進行變更調配。l為避免因會議室管理員外出無法及時審批預訂而耽誤會議的進程，系統應支持由人工審批轉自動審批。即申請提出后一定時間內無人審批，系統則視為審核通過，申請自動生效。轉自動審批的時限可在系統運行參數中

19、設定。l為了處理緊急會議的情況，系統還可以設置會議室超級管理員，會議室超級管理員可以強制使會議室的預訂生效。l會議場地安排好后，組織人可以根據場地的布局進行排座。排座的結果可打印，座位銘牌可打印。l會議場地安排好后，系統應該自動通知參會人員，通知的方式可以是郵件，也可以是手機短信。l會議通知、會議簽到表可打印。會議通知的打印采用規范通用模版。l會議可變更（包括變更地點、變更時間和取消），但是變更后必須重新通知（郵件、短信）參會人員。l可以定制會議提醒方式。提醒方式包括會議短信通知，會議催場短信（提前15分鐘），會議結束提醒(提前10分鐘，針對組織人、主持人)。l系統能夠自動整理會議對后勤服務的

20、要求，匯總形成后勤服務的任務單，交后勤服務人員準備會議。l審批過程中，系統支持工作流中的撤銷、退回等基本功能。文案大全實用文案l在會議室預訂后，假設對應會議室在15分鐘內尚無與會人員進入，即便預訂者未取消預訂會議室，會議管理系統能自動將該會議室調整至無人使用狀態，可以重新接受預訂。l會議過程中，系統可響應會議提前結束或延時的請求。如果收到會議提前結束的請求則自動將該會議室調整至無人使用狀態，可以重新接受預訂；如果收到會議延時的請求則判斷后面是否有預訂，如果有拒絕請求，如果沒有自動將會議預訂時間延長十分鐘。3)后勤服務管理l系統能夠自動整理會議組織者提出的服務要求，匯總形成服務安排計劃表，交服務人員準備會議。l會議結束后，系統能通知服務人員清理會場。l能對會議室的清潔和設備維護工作進行排期和結果跟蹤。4)現場控制l系統能夠自動整理會議組織者提出的會場環境要求，形成設備控制指令隊列，自動控