1、卓百服飾EXCELLENT FASHION文件格式管理規(guī)定編寫(xiě)：企業(yè)管理部審 核：批 準(zhǔn)：文件編號(hào)：版 次：A/0受控狀態(tài)：分發(fā)號(hào)：生效日期：2012-11-01EXCELLENT-FASHION卓尚服飾（杭州）有限公司1.目的為了統(tǒng)一和規(guī)范卓尚服飾（杭州）有限公司文件的格式，維護(hù)公司良好的企業(yè)形象，特 制定本規(guī)定31資即議索闡722.CN更多盜料在www3722cn熒料援索網(wǎng)、開(kāi)存*0 WWW. 3722 cn海星魚(yú)料，百箕光盤(pán)2.術(shù)語(yǔ)解釋2.1. 文件信息及其承載的媒體，本規(guī)定中僅指公司的規(guī)章制度和記錄（即空白表格）。2.2. 文件格式本規(guī)定中僅指文件在編寫(xiě)時(shí)需遵從的設(shè)置法則。2.3. 懸

2、置段是指在同一層次的條之前出現(xiàn)了未予編號(hào)的獨(dú)立的一段文字表述。如圖一：5.1 XXXX*（本段為懸置段）5.1.1 XXXXXXXXXXXXX5.1.2 xxxxxxxxxxxxxx圖一：懸置段示例圖2.4. 列項(xiàng)是段的一個(gè)子層次，可以在章或條中的任意段里出現(xiàn)，通俗地說(shuō)是指一個(gè)句子分幾行來(lái) 表述。如圖二：受控文件包含：1）制度流程文件；2）通知、公告、公文；3）空白表格。圖二：列項(xiàng)示例圖3. 工作職責(zé)3.1. 企業(yè)管理部1.1.1. 負(fù)責(zé)文件格式設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)的編制和更新1.1.2. 負(fù)責(zé)文件格式的審核。3.2. 各中心/ 部門(mén)負(fù)責(zé)按本規(guī)定的要求設(shè)置文件格式。4. 文件要求4.1. 頁(yè)面設(shè)置文件的頁(yè)

3、邊距統(tǒng)一為 2 厘米，不設(shè)裝訂線(xiàn)距。4.2. 封面要求文件的封面由公司名稱(chēng)、文件名稱(chēng)、編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)、編號(hào)、版次、分發(fā)號(hào)、受控狀 態(tài)、生效日期等信息組成。4.3. 頁(yè)眉和頁(yè)腳要求頁(yè)眉、頁(yè)腳邊距均為 1.1 厘米，文件封面的頁(yè)眉和頁(yè)腳內(nèi)容為空白。 正文和附件的頁(yè)眉、 頁(yè)腳均為宋體，五號(hào)字。頁(yè)眉由公司商標(biāo)、文件名稱(chēng)等信息組成。 頁(yè)腳由頁(yè)碼和總頁(yè)數(shù)組成， 即“第 *頁(yè) 共*頁(yè)”，正文第一頁(yè)頁(yè)碼為“ 1”，總頁(yè)數(shù)中不包括封面。4.4. 格式要求4.4.1. 章 、條編號(hào)規(guī)則. 章“章”即一級(jí)標(biāo)題，直接左起用阿拉伯?dāng)?shù)字加一小圓點(diǎn)表示，如第一章用“1. ”標(biāo)注，“章、條”的右側(cè)應(yīng)空一格再寫(xiě)

4、該“章、條”的標(biāo)題，標(biāo)題超出一行時(shí)，第二行 應(yīng)與頂格書(shū)寫(xiě)。每章間的“條、段落”段前段后間距為 0.5 行，章與章之間應(yīng)空一行編 排。. 條“條”為“章”的下一級(jí)編號(hào)，即二級(jí)標(biāo)題，左起空 0.5字符，子條再空0.5 字符， 逐級(jí)類(lèi)推。其表示方法為章號(hào)加條號(hào)， 用阿拉伯?dāng)?shù)字加一小圓點(diǎn)表示， 如第 1章第 1 條， 用“1.1 ”表示，空 0.5 字符；各條再分為下一層次的小條時(shí)，再加上小條號(hào)，如第 1 章第2條，再分3小條，則分別表示為“1.2.1 、1.2.2 、1.2.3 ”，空1字符；如果“ 1.2.1 ” 再分為 2 個(gè)小條，則分別表示為“ 、4

5、.4.1.3. 列項(xiàng)列項(xiàng)直接用數(shù)字加反括號(hào)“ 1）、2）”分行列舉，不用編號(hào)形式體現(xiàn)。4.4.2. 標(biāo)題要求 一級(jí)標(biāo)題（章）：宋體，四號(hào)字，加粗，單倍行距，段前空 1 行；二級(jí)標(biāo)題（條）：宋 體，小四號(hào)字， 加粗， 單倍行距， 段前段后空 0.5 行；三級(jí)及以下標(biāo)題， 宋體，小四號(hào)字， 不加粗，單倍行距，段前段后空 0.5 行；當(dāng)標(biāo)題以段落的方式存在時(shí)，按正文設(shè)置。4.4.3. 正文要求 正文字體均用宋體，小四號(hào)字，段前、段后間距均為 0.5 行，行距 1.25 倍。除有特 殊用法和特別說(shuō)明外， 文件的標(biāo)號(hào)和點(diǎn)號(hào)均為中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 正文需和所對(duì)應(yīng)的標(biāo)題號(hào)左 對(duì)齊，首行空 2個(gè)字符。文件模板見(jiàn)附

6、件一制度文件模板 。5. 記錄要求5.1. 頁(yè)邊距設(shè)置 記錄（即空白表格）的頁(yè)邊距分成兩種，一種為寬邊記錄，頁(yè)邊距均為 1.6 厘米；另一 種為窄邊記錄， 頁(yè)邊距均用 0.8 厘米，頁(yè)面可根據(jù)使用需要設(shè)置成橫向或縱向， 頁(yè)面尺寸通 常為 A3、 A4、 A5。5.2. 頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)置 寬邊記錄的頁(yè)眉邊距為 0.8 厘米，窄邊記錄的頁(yè)眉邊距為 0.5 厘米。頁(yè)腳內(nèi)容通常不寫(xiě)。 同一記錄出現(xiàn)連頁(yè)時(shí)，為了便于連頁(yè)的識(shí)別，可在連頁(yè)的頁(yè)腳中加注頁(yè)碼、總頁(yè)數(shù)說(shuō)明。5.3. 記錄內(nèi)容設(shè)置 記錄內(nèi)容需包括記錄名稱(chēng)、記錄編號(hào)、版次、保存年限等內(nèi)容，記錄的首行為記錄名 稱(chēng)，次行為記錄編號(hào)、版次、保存年限。注：有時(shí)為了記錄的美觀，次行將被調(diào)整至記錄的頁(yè)末顯示。5.4. 記錄模板 記錄的具體格式要求詳見(jiàn)附件一記錄模板 。6. 文件提交注意事項(xiàng)為了確保文件、 記錄格式的規(guī)范和統(tǒng)一， 各中心/ 部門(mén)編制文件和記錄時(shí)， 需按本規(guī)定要 求進(jìn)行設(shè)置和編輯。文件或記錄如需使用特殊格式時(shí)，應(yīng)先征得企業(yè)管理部同意，方可啟用 特殊格式，否則企業(yè)管理部將予以拒收。流程和流程說(shuō)明類(lèi)文件的編寫(xiě)，參照流程管理相關(guān) 文件執(zhí)行。7. 獎(jiǎng)懲規(guī)定為了保證公司文件格式的統(tǒng)一、規(guī)范性，請(qǐng)各部門(mén)及各中心嚴(yán)