合同管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 批準(zhǔn)人 柳玉輝 審核人 崔戈 擬制人 李建敏 批準(zhǔn)日期 1999 5 12 生效日期 1999 5 12 關(guān) 聯(lián) 文 件 合同編制規(guī)范 (合同評審實施規(guī)程 （ 沈陽東東系統(tǒng)集成有限公司 作業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 頁數(shù) 8 正文 3 附件 5 文件控制部門 : 項目管理部 更改記錄 序號 發(fā)行日 更改對象更改內(nèi)容 批準(zhǔn) 審查 擬制 0 1999 5 12 新發(fā)行 柳玉輝 崔戈 李建敏 1. 目的 : 規(guī)范合同管理工作，保證合同執(zhí)行按步驟規(guī)范進(jìn)行。 2. 范圍 : 適用于國內(nèi)項目的合同。 合同審查：對合同中規(guī)定的條款進(jìn)行技術(shù)、安裝、設(shè)備采購、合同金額和相關(guān)法律等方面的審查。 合同登記：合同文本分發(fā)和登記。 合同執(zhí)行：根據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行合同實施。 合同統(tǒng)計及核算：對執(zhí)行合同進(jìn)行統(tǒng)計，對執(zhí)行完畢的合同進(jìn)行核算分析。合同 的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)按月存檔，并每年年末保留電子文檔。 合同歸檔：對合同及相關(guān)文件進(jìn)行歸檔管理。 具體工作劃分及相應(yīng)部門： 序號 文件名稱 提 供部門 說明 1 合同評審記錄 商務(wù)部 合同評審記錄由商務(wù)部提供，并負(fù)責(zé)保存。 2 合同備忘錄 銷售部門 由合同聯(lián)系人負(fù)責(zé)提供 3 合同出庫設(shè)備情況記錄 商務(wù)部 由商務(wù)部負(fù)責(zé)提供并保存 4 合同執(zhí)行、進(jìn)款管理表 商務(wù)部 由商務(wù)部負(fù)責(zé)提供并保存 5 合同統(tǒng)計表 商務(wù)部 由商務(wù)部負(fù)責(zé)提供并保存 6 合同執(zhí)行通知單 商務(wù)部 交予技術(shù)支撐部、產(chǎn)品開發(fā)部 7 系統(tǒng)安裝確認(rèn)報告 技術(shù)支撐部 由技術(shù)支撐部返回，商務(wù)部備案 8 用戶培訓(xùn)記錄 用戶培訓(xùn)部門 由商務(wù)部存檔 9 產(chǎn)品保修單 商務(wù)部 沒有交給用戶的保修卡由商務(wù)部存檔 參見合同評審實施規(guī)程（ 合同管理員 編制并歸檔 合同文本編號 合同文本分發(fā) 涉及軟件開發(fā)的合同 項目管理部 合同正本 財務(wù)部 合同編號按公司合同編號規(guī)程執(zhí)行。 合同執(zhí)行工作流程圖 管理與控制 開具發(fā)票 到款通知 按合同的類型分別下發(fā)合同執(zhí)行通知單 不涉及應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā) 的合同可省略本步驟 商務(wù)部 財務(wù)部 公司主管領(lǐng)導(dǎo) 技術(shù)支撐部 國內(nèi)產(chǎn)品開發(fā)部 系統(tǒng)安裝確認(rèn)報告等 合同執(zhí)行通知單 存檔管理 合同執(zhí)行涉及部門業(yè)務(wù)說明 : 子業(yè)務(wù) 部門 說明 合同到款 財務(wù)部 財務(wù)部向商務(wù)部下達(dá)到款通知單，根據(jù)合同進(jìn)度開具發(fā)票。 合同下單 商務(wù)部 向軟件開發(fā)部門和技術(shù)服務(wù)部門下達(dá)。 合同安裝 技術(shù)支撐部 技術(shù)支撐部負(fù)責(zé)完成合同設(shè)備、系統(tǒng)軟件的安裝調(diào)試，填寫系統(tǒng)安裝確認(rèn)報告，并留商務(wù)部存檔。 用戶培訓(xùn) 技術(shù)支撐部 負(fù)責(zé) 完成除應(yīng)用軟件外的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)記錄在商務(wù)部保存。 國內(nèi)產(chǎn)品開發(fā)部 負(fù)責(zé)完成應(yīng)用軟件的培訓(xùn)，培訓(xùn)記錄在商務(wù)部保存。 合同尾款清繳 銷售人員 尾款由辦事處銷售人員負(fù)責(zé)合同尾款清繳工作。 合同修改 銷售人員 合同條款等內(nèi)容的修改與增刪，銷售人員應(yīng)通過合同備忘錄提交商務(wù)部。 針對合同的執(zhí)行過程，對合同執(zhí)行管理保存質(zhì)量記錄： 合同文本、合同評審記錄、合同出庫設(shè)備情況記錄、合同執(zhí)行、進(jìn)款管理表、合同執(zhí)行通知單、合同統(tǒng)計表、合同備忘錄、系統(tǒng)安裝確認(rèn)報告、用戶培 訓(xùn)記錄、產(chǎn)品保修單。 合同評審記錄 記錄編號： 記錄時間： 年 月 日 合同名稱 用戶行業(yè) 合同簽定部門 合同編號 一、 關(guān)于合同條款的評審 合同條款是否符合合同編制規(guī)范 符合 不符合 合同在文字描述、金額方面是否正確 正確 有誤 說明： 商務(wù)部簽字： 日期： 二、關(guān)于合同設(shè)備采購方面的評審： 合同設(shè)備是否為當(dāng)時市場中可以購買到的設(shè) 備。 是 否 合同設(shè)備的交貨時間是否合理。 是 否 合同設(shè)備是否存在保修及維護(hù)問題。 是 否 商務(wù)部簽字： 日期： 三、 關(guān)于合同技術(shù)方案可行性及技術(shù)服務(wù)方面的評審： 合同的技術(shù)方案是否可行性 是 否 合同的技術(shù)服務(wù)條款是否切實可行 是 否 合同提供技術(shù)服務(wù)的時間是否合理 是 否 技術(shù)支撐部簽字： 日期： 四、 關(guān)于合同的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)方面的評審：（若合同不涉及應(yīng)用軟件開發(fā)工作，本欄可省略 ） 合同的應(yīng)用軟件開發(fā)的功能需求是否合理。 是 否 在實現(xiàn)上技術(shù)是否可行性 是 否 是否可以在合同規(guī)定的時間內(nèi)完成開發(fā)任務(wù) 是 否 要求： 開發(fā)部門 簽字： 日期： 公司主管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見 1、 此表由商務(wù)部、技術(shù)支撐部、開發(fā)部門分別填寫，公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 合同出庫設(shè)備情況記錄 記錄編號： 記錄日期： 年 月 日 合同編號 合同名稱 合同簽定時間 合同執(zhí)行時間 合同出庫設(shè)備情況 設(shè)備名稱 合同 數(shù)量 出庫日期 出庫日期 出庫日期 出庫日期 數(shù)量 數(shù)量 數(shù)量 數(shù)量 合同管理人員 合同執(zhí)行、進(jìn)款管理表 記錄編號： 記錄時間： 年 月 日 項目名稱 合同管理人員 合同編號 用戶聯(lián)系人 /電話 合同回款等規(guī)定 實際合同回款及日期 發(fā)票開具情況及日期 合同一期回款時間及金額 合同二期回款時間及金額 合同三期回款時間及金額 一、合同進(jìn)款變更說明 : 合同管理人員 : 二、合同執(zhí)行記錄管理 : 合同執(zhí)行通知單 : 下發(fā)日期 : 系統(tǒng)安裝確認(rèn) 報告 : 歸檔日期 : 二、其它執(zhí)行備忘錄： 此表由合同管理部門填寫。 合同執(zhí)行通知單 記錄編號： 記錄時間： 年 月 日 合同執(zhí)行部門 合同編號 合同名稱 電話 用戶單位 聯(lián)系人 用戶地址 聯(lián)系電話 任務(wù) 合同任務(wù)的描述 (由合同管理部門、銷售人員共同填寫 ) 執(zhí)行時間 (由合同管理部門填寫 ) 審批意見 (由公司主管 經(jīng)理審批 ) 填表 (合同管理人員 ) 部門負(fù)責(zé)人審核 批準(zhǔn) (主管領(lǐng)導(dǎo) ) 此表由合同管理部門、銷售