41I 2 2 3 3 4 8 本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由河南省自然資源標準化技術(shù)委員會（HN/TC1不動產(chǎn)登記資料管理規(guī)范本文件適用于不動產(chǎn)登記資料的收集、管理、保存和利GB/T42727—2023政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸ISO13008：2022信息與文獻數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換與遷移過程（InformationanddocumenDigitalrecordsconversionandmigrationpro2不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門歸檔時按照檔案管理要求對不動產(chǎn)登記電子文件及相關(guān)信息進行組織并提交4.1不動產(chǎn)登記資料管理應(yīng)遵循統(tǒng)一組織、全程管理、分級實施、規(guī)范標準、高效利用、安全可控的4.2應(yīng)建立安全可靠的不動產(chǎn)登記資料管理體系，應(yīng)在受控可信賴環(huán)境下存儲、保管和利用，管理過4.3行政區(qū)劃變更或不動產(chǎn)登記機構(gòu)職能調(diào)整的，應(yīng)及時將不動產(chǎn)登記資料移交相應(yīng)的不動產(chǎn)登記機4.4應(yīng)嚴格執(zhí)行國家相關(guān)保密規(guī)定，防止資料散失和泄密；不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)5.1一級類目35.2二級類目e)不動產(chǎn)登記機構(gòu)查驗、詢問、實地查看或調(diào)查、公告等形成的審核f)不動產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查表、宗地圖、宗地界址點坐標等不動權(quán)籍調(diào)查成果；a)不動產(chǎn)登記機構(gòu)決定不予登記的有關(guān)材料；c)法律、行政法規(guī)規(guī)定需要歸檔的其他不動產(chǎn)登記有關(guān)材不動產(chǎn)登記資料保管期限應(yīng)根據(jù)其保存價值劃分為永久、定期兩種。定期以字母“D”和保管時限表示，如“D30”；永久以字母“Y”表示。具體要求應(yīng)符合附7.1.1不動產(chǎn)登記工作完成后，不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將不動產(chǎn)登記資料向不動產(chǎn)登記資料管理7.1.2歸檔的不動產(chǎn)登記資料，應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、表格填寫清楚規(guī)范、圖形清晰、聲像資料能47.2.1歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。不動產(chǎn)登記資料管理部門應(yīng)對歸檔還應(yīng)按規(guī)定履行交接手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)7.2.2不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門對退回的不動產(chǎn)登記資料進行修正補充后再次移交，不動產(chǎn)登記），b)結(jié)論性審核材料；8.3.2卷內(nèi)材料應(yīng)按系統(tǒng)、成套性特點進行排列。一般應(yīng)文字材料在前，圖紙在后，同一類別下的材8.4.2檔號由類別號、案卷號兩個層次22位組成，結(jié)構(gòu)b)案卷號由行政區(qū)劃代碼、年份號、歸檔流水號三部分組成。行政區(qū)劃代碼為6位，碼值為不動產(chǎn)登記機構(gòu)所在地行政區(qū)劃代碼；年份號代碼為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，碼值5 案卷號（歸檔流水號，由7位數(shù)字組成，從0000001開始編至9999999）案卷號（年份號，由4位數(shù)字組成，碼值為歸檔年份） 類別號（二級類目，由1位大寫英文字母組成） 類別號（一級類目CQ、JZ、DQ、DY、YG、YY、CF、QT）示例：2024年鄭州市中原區(qū)不動產(chǎn)登記機構(gòu)辦理的不動產(chǎn)權(quán)利登記中的國有建設(shè)用地使用權(quán)登記第8.5.2單面書寫的文件在右上角編寫頁號；雙面書寫的文件，正面文件在右上角編寫頁號；反面文件8.5.3圖表、照片可編在與此相應(yīng)位置的空白處或其背8.5.4特殊頁面，頁號位置應(yīng)相對固定偏離8.5.5編寫頁號時如發(fā)現(xiàn)以下問題，應(yīng)及時采取補救措a)重號，將重號改為支號式，如6號為重號，可改為6—1；c)錯號，將錯號劃掉，重新編上正確的頁號，并在備考表中加以注8.6.3每行只可編寫一份材料名稱，應(yīng)為該材料自身的標題，不應(yīng)隨意更改和省略。應(yīng)符合DA/T188.6.4起止頁號應(yīng)填寫每件材料開始頁和最后頁實際所在的頁號，起止頁號中間用“—”分割，只有8.7.1歸檔資料裝訂前，應(yīng)對不符合要求的進行8.7.2歸檔資料的金屬物全部剔除干凈，操作時不應(yīng)損壞資料，不應(yīng)對其進行裁剪。8.7.3破損的歸檔資料，應(yīng)按DA/68.7.6應(yīng)根據(jù)歸檔資料保管期限和頁數(shù)多少確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于等裝訂材料進行裝訂。歸檔資料的裝訂應(yīng)符合DA/T69的規(guī)定。8.7.7圖紙數(shù)量較多的，可將圖紙單獨立8.7.8涉及到房產(chǎn)證書和不動產(chǎn)證書的，可將最外a)備考表用于介紹和說明卷內(nèi)材料變化情況；a)案卷封皮的設(shè)計及表面尺寸、字體型號、文字排列、設(shè)計的規(guī)格和處置應(yīng)得體、整體劃一；b)采用計算機打印，不應(yīng)手寫。左側(cè)裝訂，裝訂線內(nèi)嚴禁寫字、印字；a)序號，應(yīng)填寫登記案卷的流水順序號；c)案卷題名，應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)不動產(chǎn)登記文件材料的d)保管期限，應(yīng)填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保f)卷內(nèi)文件份數(shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)h)存放位置，應(yīng)按照實際情況填寫案卷存放的具體位置；7d)盒脊可采用打印、手工填寫或粘貼的形式標8.9.1整理裝訂后的檔案，采用密集架的形式，按照檔號的流水號從左到右、從上到下的方法存放。8.9.2密集架側(cè)面應(yīng)標明內(nèi)存檔案的起止號，每層應(yīng)標注本層的起止號，結(jié)束后應(yīng)預(yù)留部分密集架作9.1管理要求9.1.1不動產(chǎn)登記機構(gòu)應(yīng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練，以應(yīng)對突發(fā)事件和自然災(zāi)害。檔案9.1.2不動產(chǎn)登記機構(gòu)應(yīng)為檔案管理人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害9.1.3不動產(chǎn)登記資料管理部門應(yīng)根據(jù)不動產(chǎn)登記檔案載體的不同要求對其進行存儲和保管。檔案存9.1.4不動產(chǎn)登記資料管理部門應(yīng)定期組織人員對檔案數(shù)量進行清點、對保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問9.1.5不動產(chǎn)登記資料管理人員應(yīng)監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)；定期檢查維護檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲9.1.6不動產(chǎn)登記資料管理人員應(yīng)及時對受損、易損檔案進行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修9.2保管庫房要求8防潮、防塵、防高溫、防有害氣體等工作。檔案庫房不應(yīng)存放9.3檔案銷毀9.3.2鑒定小組應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，并形成鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存批后進行監(jiān)督銷毀。未經(jīng)批準，不應(yīng)銷毀任何b)不動產(chǎn)登記機構(gòu)應(yīng)建立紙質(zhì)不動產(chǎn)登記檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀的不動產(chǎn)登記檔案的c)主管單位負責(zé)人、不動產(chǎn)登記機構(gòu)負責(zé)人、不動產(chǎn)登記資料管理部門負責(zé)人、經(jīng)辦人在不動d)銷毀檔案應(yīng)指定兩名或以上監(jiān)銷人負責(zé)監(jiān)督銷毀工作的執(zhí)行。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)按照不動產(chǎn)登記檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；銷毀時，應(yīng)堅守銷毀現(xiàn)場，直到需銷毀檔案全部銷毀為止；在檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清9.4其他規(guī)定不動產(chǎn)登記簿損毀、滅失的，不動產(chǎn)登記機構(gòu)應(yīng)依據(jù)原有登記資通過不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展電子檔案管理活不動產(chǎn)登記電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)符合GB/T29194、GB/T18894—2016、務(wù)辦件過程中形成的電子文件組件及其元數(shù)據(jù)，歸檔信息包內(nèi)9辦件過程中形成和獲取的表、證、單、書等文本、數(shù)據(jù)通過申請信息、審核信息、登簿信息、歸檔信息進行數(shù)10.2.1.2不動產(chǎn)登記電子資料整理按照本文件8.1至8.6執(zhí)行。檔元數(shù)據(jù)以UTF-8編碼JSON格式文件保存，存儲文件名為metadataa)歸檔信息包的通用結(jié)構(gòu)在邏輯上是一個以不動產(chǎn)登記電子檔案編號命名的歸檔文件夾，歸檔b)不動產(chǎn)登記電子文件組件按照預(yù)先設(shè)置的歸檔材料目錄進行整理和排列，存放在以歸檔材料a)對于已辦結(jié)并歸檔的不動產(chǎn)登記電子檔案，在變更或補正電子檔案及元數(shù)據(jù)時采用嵌套結(jié)構(gòu)b)嵌套結(jié)構(gòu)的組織存放方式與通用結(jié)構(gòu)一致，在歸檔文件夾內(nèi)存放原始的歸檔信息包、補正后c)原始的歸檔信息包排序在第一位，補正后的元數(shù)據(jù)信息、新補正的電子文件組件按照通用結(jié)屬于歸檔范圍內(nèi)的紙質(zhì)資料，應(yīng)進行數(shù)字化加工處理。紙質(zhì)資料數(shù)字化處理流程應(yīng)符合DA/T31的將完成整理的電子文件及元數(shù)據(jù)以歸檔文件夾為單位進行壓縮打包形成歸檔信息包。通過專業(yè)檢測工具，對歸檔信息包進行真實性、完整性、可用性、安全性等技術(shù)檢測和驗證。b)對歸檔信息包中的基本信息進行解析，自動生成歸檔目錄；c)根據(jù)需要，可人工進行排序調(diào)整、元數(shù)據(jù)補充或歸檔階段元數(shù)據(jù)調(diào)整等操作，但不應(yīng)修改電集中有序地存儲電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。c)應(yīng)至少每天一次做好增量數(shù)據(jù)和材d)應(yīng)至少每周一次定時做好完全備份，并應(yīng)根據(jù)自身條件，至少每年一次離線存放。存放地點應(yīng)符合防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、防有害氣體和防有害生物的要求，采用專e)應(yīng)至少選擇兩種不同常用的備份載體做好異質(zhì)備份，載體的選擇應(yīng)遵循易讀取、易保存、耗10.6.1應(yīng)按照檔案統(tǒng)計年報要求及本單位實際需要對a)可按檔案門類、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時長、銷毀、移交等要素，對b)可按年度、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對c)可按周期對檔案統(tǒng)計結(jié)果進行分析，包括但不限于對檔案分類、數(shù)量、格式、質(zhì)量、利用情a)電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技b)因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測不合格等原因需更換離線存儲介質(zhì)時，應(yīng)實施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線c)支撐電子檔案管理系統(tǒng)運行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、臺式計算機、服務(wù)器、磁盤陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級、更新時，應(yīng)實施電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案及其d)電子檔案管理系統(tǒng)更新時，應(yīng)實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷應(yīng)在確保電子檔案的真實、完整、可用和安全基礎(chǔ)上按照ISO13008：2022等標準實施電子檔案及a)應(yīng)按照確認轉(zhuǎn)換或遷移需求、評估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險、制定轉(zhuǎn)換或遷移方案、審批轉(zhuǎn)換或遷移方案、轉(zhuǎn)換或遷移測試、實施轉(zhuǎn)換或遷移、評估轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果、報告轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果等步b)應(yīng)在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動成功實施之后，根據(jù)本單位實際對轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元c)電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、遷移活動應(yīng)記錄于電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)中，并填寫電子檔10.8.2應(yīng)從在線存儲設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀電子檔案,電子檔案管關(guān)依法查詢、復(fù)制與調(diào)查處理事項有關(guān)的不動4.4集體經(jīng)濟組織三分之二以上成員或者三分之二以4.5劃撥國有建設(shè)用地提交有批準權(quán)的2.2不動產(chǎn)權(quán)屬證書或有批準權(quán)的人民政府批5.5本集體經(jīng)濟組織三分之二以上成員或者6.3集體建設(shè)用地使用權(quán)及建筑物、構(gòu)電子證照的無需提交紙質(zhì)材料）和居住權(quán)合同；依據(jù)遺提交遺囑人的死亡證明和遺囑。已經(jīng)因繼承、受遺贈需提交遺囑人的死亡證明；依據(jù)生效法律文書取得居2.2異議登記申請人的起訴被人民法院裁定不予請人的起訴被人民法院裁定不予受理或者予以駁回件注：通用歸檔資料指1）不動產(chǎn)登記簿（電子介質(zhì)）、審批表、不予受理告知書、不予登記告知書等結(jié)果性審核材料2）不動產(chǎn)登記權(quán)屬來源證明材料；權(quán)籍調(diào)查成果資料；不動產(chǎn)登記機構(gòu)查驗、詢問、實地查看或調(diào)查、公告資料3）其他機關(guān)出具的復(fù)函、意見等應(yīng)依法歸檔的過程性審核材料；不動產(chǎn)登記申請書；申錄卷內(nèi)錄裝訂線297mm24裝訂線297mm24mm30mm序號材料名稱起止頁號17mm110mm27mm210mm 裝訂線 裝訂線38mm297mm24mm30卷內(nèi)備考表297mm24mm30本卷情況說明立卷人:審核人:立卷時間:210mmXX市(縣)不動產(chǎn)登記檔案年度:盒號:檔號:XX市(縣)不動產(chǎn)登記中心編制部門：__________編制人：__________監(jiān)銷人：_________________經(jīng)辦人：_________檔案管理部門負責(zé)人：_________不動產(chǎn)登記機構(gòu)負責(zé)人：________主管單位負責(zé)人：______）：）：）：不動產(chǎn)登記檔案查詢申請書、查詢結(jié)果證明、不予K.1不動產(chǎn)登記檔案查詢申請書樣式見表