門房固定電話管理制度?（一）目的為加強公司門房固定電話的使用管理，確保通訊暢通，規范使用行為，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司門房固定電話的使用、維護及相關管理活動。（三）基本原則1.確保通訊暢通原則：保證門房電話隨時能夠正常使用，滿足公司內外通訊需求。2.規范使用原則：嚴格規定電話使用范圍、方式，避免濫用和不當使用。3.安全保密原則：在通訊過程中注意信息安全和保密，防止公司機密泄露。二、電話使用管理（一）使用范圍1.主要用于公司與外部單位、客戶的業務聯系，如接收傳真、接聽業務咨詢電話等。2.處理與公司內部各部門相關的緊急事務溝通，如傳達緊急通知、協調緊急工作等。3.為來訪人員提供必要的通訊協助，如幫助聯系被訪人員等。（二）使用規范1.接聽要求電話鈴響三聲內必須接聽，禮貌問候："您好，[公司名稱]門房"。認真傾聽對方講話，做好記錄，記錄內容包括來電時間、來電人姓名（或單位）、來電事由等。對于咨詢類問題，要耐心解答；對于業務辦理類問題，要準確告知相關流程和負責人；對于緊急事務，要立即傳達并跟進處理情況。如遇不明來電或無法處理的問題，應及時轉接給相關部門或人員，并做好交接記錄。2.撥打要求撥打外線電話前，先確認是否為工作所需，避免不必要的私人電話。撥打外線時，要正確撥號，確保通訊質量。如遇占線，應稍后再撥。如需轉接內部電話，應準確告知門房值班人員轉接部門和人員姓名，值班人員要及時、準確轉接。3.傳真收發接收傳真時，要及時查看并確認傳真內容是否完整。如內容不清晰或不完整，應及時與對方聯系重新發送。收到傳真后，按照來件內容進行分類整理，并及時通知相關部門或人員領取。重要傳真應做好登記留存。發送傳真時，要認真核對傳真號碼、收件人姓名等信息，確保傳真準確發送。發送后要確認傳真是否成功接收。（三）特殊情況處理1.電話故障門房值班人員發現電話故障（如線路中斷、無法撥號等）時，應立即報告公司行政部門，并詳細說明故障情況。行政部門接到報告后，應及時聯系電信維修人員進行維修，同時采取臨時應急措施，如啟用備用通訊設備（如有）或安排專人傳遞信息，確保通訊不受較大影響。2.緊急通訊需求在遇到緊急情況，如火災、盜竊等突發事件時，門房值班人員應優先保障與消防、公安等相關部門的通訊暢通。可直接撥打緊急救援電話，并及時向公司相關領導報告情況。對于公司內部的緊急事務溝通，要確保信息準確、及時傳達，必要時可采用多種通訊方式相結合，如同時使用對講機、手機等。三、電話維護管理（一）維護責任1.公司行政部門負責門房固定電話的整體維護管理工作，包括聯系電信運營商進行線路維護、設備維修等。2.門房值班人員負責電話設備的日常清潔、簡單故障排查和及時反饋工作。發現電話設備出現異常情況，如按鍵失靈、聲音異常等，應及時向行政部門報告。（二）定期檢查1.行政部門定期（每月至少一次）對門房固定電話進行全面檢查，包括線路連接是否正常、設備運行是否良好、通話質量是否清晰等。2.檢查內容包括：電話線路外觀：查看線路是否有破損、老化、松動等情況。設備功能：測試電話的撥號、接聽、掛斷、音量調節等功能是否正常。通話質量：通過撥打不同號碼，檢查通話是否清晰，有無雜音、串音等問題。記錄保存：檢查傳真記錄、通話記錄等是否完整、準確保存。（三）維修處理1.對于檢查中發現的一般性故障，行政部門能自行解決的應及時處理。如無法自行解決，應及時聯系電信運營商的維修人員進行維修，并跟進維修進度。2.在維修期間，要確保采取有效的臨時通訊措施，保證公司通訊不受較大影響。3.維修完成后，要對維修情況進行記錄，包括故障原因、維修措施、維修時間等，并對維修效果進行驗證，確保電話設備恢復正常運行。四、費用管理（一）費用構成門房固定電話費用主要包括月租費、通話費（含市內通話費、長途通話費、國際通話費等）、傳真費等。（二）費用核算1.電信運營商每月定期提供電話費用賬單，門房值班人員應及時將賬單提交給行政部門。2.行政部門負責對電話費用賬單進行審核，核對各項費用明細是否準確無誤，如發現異常費用，應及時與電信運營商聯系核實。3.審核無誤后，行政部門按照公司財務制度進行費用核算和報銷流程。（三）費用控制1.行政部門應根據公司實際通訊需求，合理選擇電話套餐，盡量降低通訊費用支出。2.定期對電話費用進行統計分析，對比不同時間段的費用情況，查找費用波動原因，如有不合理的費用增長，要及時采取措施進行控制。3.嚴格控制非工作必要的長途電話、國際電話使用，確因工作需要撥打的，應提前按照公司規定履行審批手續。五、安全與保密（一）信息安全1.門房值班人員在使用電話通訊過程中，要注意保護公司信息安全，不得隨意透露公司機密信息。2.對于涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等重要信息的通訊內容，要嚴格保密，禁止在非工作場合談論或傳播。3.妥善保管傳真記錄、通話記錄等資料，按照公司檔案管理規定進行歸檔保存，未經授權不得擅自銷毀或泄露。（二）設備安全1.門房值班人員要愛護電話設備，不得隨意拆卸、損壞設備。如因人為原因造成設備損壞，應照價賠償。2.注意電話設備的用電安全，避免因使用不當引發電氣火災等安全事故。離開門房時，要關閉電話設備電源。3.如遇自然災害、突發事故等可能影響電話設備安全的情況，要及時采取保護措施，如轉移設備、切斷電源等，并及時報告公司相關部門。六、監督與考核（一）監督機制1.公司行政部門負責對門房固定電話的使用情況進行日常監督檢查，不定期抽查接聽記錄、通話記錄、傳真記錄等，確保電話使用符合規定。2.設立意見反饋渠道，鼓勵公司員工對門房電話使用過程中存在的問題進行監督和反饋。對于員工的反饋意見，行政部門要及時進行調查處理，并將處理結果反饋給相關人員。（二）考核辦法1.對門房值班人員的電話使用管理工作進行考核，考核指標包括接聽及時性、記錄完整性、問題處理效率、費用控制情況等。2.考核結果與績效獎金掛鉤。對于嚴格遵守制度、工作表現優秀的值班人員，給予適當獎勵；對于違反制度、工作失誤較多的值班人員，按照公司績效考核規定進行相應處罰。3.對于因電話使用不當給公司造成損失的，要追究相關人員的責任，包括經濟賠償責任和紀律處分等。七、培訓與教育（一）培訓內容1.電話使用規范培訓：包括接聽禮儀、撥打要求、傳真收發流程等方面的培訓，確保門房值班人員能夠熟練掌握正確的電話使用方法。2.信息安全與保密培訓：向門房值班人員強調信息安全和保密的重要性，傳授保密知識和技能，防止公司信息泄露。3.設備操作與維護培訓：對電話設備的基本操作、常見故障排查及簡單維護方法進行培訓，提高值班人員的設備維護能力。（二）培訓方式1.定期組織集中培訓：由行政部門定期（每季度至少一次）組織門房值班人員進行集中培訓，邀請專業人員或內部經驗豐富的人員進行授課。2.現場指導：行政部門人員在日常工作中，加強對門房值班人員的現場指導，及時糾正不規范的操作行為，解答疑問。3.在線學習：提供相關的學習資料，如操作手冊、視頻教程等，供門房值班人員在線學習，方便他們隨時查閱和復習。（三）教育要求1.門房值班人員要積極參加公司組織的電話使用管理培訓和教育活動，認真學習相