?財貿雙全采購管理制度一、總則（一）目的為了規范公司采購管理工作，確保采購活動的高效、有序進行，保障公司生產經營所需物資的及時供應，降低采購成本，保證物資質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和庫存積壓。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資和服務符合公司要求和相關標準。3.成本效益原則：在保證物資質量和滿足需求的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易行為。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責公司采購計劃的制定、執行和監控：根據公司生產經營計劃和庫存情況，編制采購計劃，明確采購物資的品種、規格、數量、交貨時間等要求，并組織實施采購活動，確保采購任務按時完成。2.供應商開發與管理：負責供應商的開發、評估、選擇、審核和管理工作，建立供應商檔案，定期對供應商進行評價和考核，確保供應商的供貨能力和質量水平。3.采購合同的簽訂與執行：負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行和跟蹤工作，確保合同的順利執行，及時處理合同執行過程中的問題和糾紛。4.采購成本控制：通過市場調研、供應商談判、招標采購等方式，降低采購成本，提高采購效益。定期對采購成本進行分析和評估，提出改進措施和建議。5.采購信息管理：負責采購信息的收集、整理、分析和傳遞工作，建立采購信息數據庫，為公司決策提供支持。及時向上級領導匯報采購工作進展情況和存在的問題。（二）需求部門1.提出采購需求：根據本部門的生產經營計劃和實際工作需要，提前向采購部門提交采購申請，明確采購物資的品種、規格、數量、質量要求、交貨時間等詳細信息。2.參與采購過程：協助采購部門進行供應商選擇、采購合同談判、驗收等工作，提供必要的技術支持和質量標準要求。對采購物資的使用情況進行跟蹤和反饋，及時提出改進意見和建議。3.負責采購物資的驗收：按照公司規定的驗收標準和程序，對采購物資進行驗收，確保所采購物資的數量、質量、規格等符合要求。對驗收過程中發現的問題及時與采購部門溝通，并協助處理。（三）財務部門1.參與采購預算編制：協助采購部門編制采購預算，對采購預算進行審核和控制，確保采購費用在預算范圍內支出。2.采購資金管理：負責采購資金的支付和結算工作，按照公司財務制度和采購合同規定，及時、準確地支付采購款項。對采購資金的使用情況進行監督和檢查，防止資金浪費和挪用。3.采購成本核算與分析：參與采購成本的核算和分析工作，為公司采購決策提供財務支持。定期對采購成本進行統計和分析，評估采購活動的經濟效益。（四）質量管理部門1.制定采購物資質量標準：根據公司產品質量要求和相關國家標準，制定采購物資的質量標準和驗收規范，為采購物資的質量控制提供依據。2.參與供應商質量評估：協助采購部門對供應商的質量保證能力進行評估和審核，提出質量方面的意見和建議。對采購物資進行質量抽檢和檢驗，確保所采購物資符合質量標準要求。3.處理采購物資質量問題：對采購物資在使用過程中出現的質量問題進行調查和分析，提出處理意見和建議。協助采購部門與供應商協商解決質量糾紛，保障公司生產經營的正常進行。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據生產經營計劃和實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間、用途等信息，并經部門負責人簽字確認后提交給采購部門。2.對于緊急采購需求，需求部門應在申請表上注明"緊急采購"字樣，并說明緊急原因，經部門負責人和分管領導簽字同意后，優先安排采購。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內容進行審核，核實采購需求的合理性和必要性。對于不符合要求的采購申請，及時與需求部門溝通并退回修改。2.根據采購物資的金額和性質，按照公司規定的審批流程進行審批。采購金額較小的常規物資采購申請，由采購部門負責人審批；采購金額較大或重要物資的采購申請，需經分管領導、財務部門負責人、總經理等相關領導審批。（三）采購計劃編制1.采購部門根據審批通過的采購申請，結合公司庫存情況、生產經營計劃和市場供應情況，編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資的品種、規格、數量、交貨時間、采購方式等詳細信息。2.采購計劃編制完成后，經采購部門負責人審核后報分管領導審批。分管領導根據公司整體情況對采購計劃進行調整和批準，確保采購計劃符合公司實際需求和戰略規劃。（四）供應商選擇與評估1.根據采購計劃和物資特點，采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、資質證書、產品質量認證、業績情況等相關資料。2.組織相關部門對篩選后的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制能力、價格水平、交貨期、售后服務、企業信譽等方面。填寫《供應商評估表》，記錄評估結果。3.根據供應商評估結果，建立供應商檔案，對合格供應商進行分類管理。對于優質供應商，給予優先合作機會；對于表現不佳的供應商，及時進行整改或淘汰。（五）采購談判與合同簽訂1.采購部門根據采購計劃和供應商選擇情況，與選定的供應商進行采購談判。談判內容包括物資價格、質量標準、交貨期、付款方式、售后服務等條款。在談判過程中，應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。2.談判達成一致后，采購部門起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。合同起草完成后，提交給法務部門和財務部門進行審核。3.法務部門和財務部門對采購合同進行審核，重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性以及對公司利益的保護情況。審核通過后，由采購部門負責人、分管領導簽字確認，加蓋公司公章后與供應商簽訂采購合同。（六）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門根據合同要求，及時向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的具體信息、交貨時間、交貨地點、運輸方式等內容，并要求供應商簽字確認。2.將采購訂單副本分發給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門及時了解采購進度和跟蹤物資到貨情況。（七）采購物資跟蹤與催貨1.采購部門安排專人負責采購物資的跟蹤和催貨工作，及時掌握供應商的生產進度和發貨情況。定期與供應商溝通，了解物資生產過程中是否存在問題，確保按時交貨。2.如發現供應商可能無法按時交貨或出現其他異常情況，采購部門應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，如調整交貨期、增加催貨頻率、尋求替代供應商等，以保證公司生產經營不受影響。（八）采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購部門應通知需求部門和質量管理部門做好驗收準備工作。需求部門根據采購申請和合同要求，制定驗收方案，明確驗收標準和方法。2.物資到貨后，由需求部門和質量管理部門按照驗收方案進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量、外觀等方面。對于重要物資或技術要求較高的物資，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構參與驗收。3.驗收合格后，驗收人員填寫《采購物資驗收單》，經需求部門負責人、質量管理部門負責人簽字確認后，作為采購物資入庫和付款的依據。如驗收不合格，應及時與供應商溝通，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，并承擔相應的損失。（九）采購付款1.采購物資驗收合格后，采購部門將《采購物資驗收單》、采購合同、發票等相關憑證提交給財務部門。財務部門根據公司財務制度和采購合同規定，對付款申請進行審核。2.審核通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項。對于采用預付款方式的采購業務，應嚴格控制預付款比例和金額，確保資金安全。3.財務部門定期對采購付款情況進行統計和分析，與采購部門核對采購付款數據，發現問題及時溝通解決。四、采購方式（一）招標采購1.對于金額較大、技術復雜、市場競爭充分的采購項目，采用招標采購方式。招標采購應按照國家相關法律法規和公司規定的程序進行，包括發布招標公告、資格預審、發售招標文件、開標、評標、定標等環節。2.成立評標委員會，由采購部門、需求部門、財務部門、質量管理部門等相關人員組成，負責對投標文件進行評審和比較，推薦中標候選人。評標委員會應按照招標文件規定的評標標準和方法進行評標，確保評標過程的公平、公正、公開。3.根據評標結果，確定中標供應商，并向中標供應商發出中標通知書。中標供應商應在規定時間內與公司簽訂采購合同。（二）詢價采購1.對于采購金額較小、市場價格比較透明、技術要求相對簡單的采購項目，采用詢價采購方式。采購部門向多家供應商發出詢價函，要求供應商在規定時間內報價。2.對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、質量可靠、信譽良好的供應商作為成交供應商。與成交供應商進行談判，確定最終采購價格和合同條款，并簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購1.對于采購時間緊迫、采購需求規格不明確、市場競爭不充分等情況，采用競爭性談判采購方式。采購部門邀請不少于三家符合條件的供應商進行談判。2.在談判過程中，與供應商就采購物資的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協商和談判，要求供應商進行多輪報價和承諾。根據談判結果，選擇最優供應商并簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采用單一來源采購方式的，采購部門應填寫《單一來源采購申請表》，詳細說明采用單一來源采購的理由，并按照公司規定的審批流程進行審批。審批通過后，與供應商進行談判，簽訂采購合同。五、采購風險管理（一）市場風險1.關注市場動態和價格波動，及時收集市場信息，分析市場趨勢，制定合理的采購策略。與供應商建立長期穩定的合作關系，爭取有利的采購價格和條款。2.對于價格波動較大的物資，可采用套期保值、簽訂長期合同、分批采購等方式，降低市場價格風險。（二）供應商風險1.加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核，及時發現和解決供應商存在的問題。建立供應商淘汰機制，對表現不佳的供應商及時進行更換。2.與主要供應商簽訂質量保證協議和保密協議，明確雙方的權利和義務，確保供應商提供的物資質量可靠，保護公司商業機密。3.對于關鍵物資的供應商，可采取實地考察、駐廠監造等方式，加強對供應商生產過程的監控，確保物資質量和交貨期。（三）合同風險1.嚴格按照合同管理流程簽訂采購合同，確保合同條款的合法性、完整性、準確性。加強合同執行過程的跟蹤和管理，及時發現和解決合同執行過程中的問題。2.定期對采購合同進行清理和檢查，對即將到期的合同提前做好續簽或終止準備工作。對于合同糾紛，應及時按照合同約定和相關法律法規進行處理，維護公司合法權益。（四）驗收風險1.明確采購物資的驗收標準和程序，加強驗收人員培訓，提高驗收人員的專業素質和責任心。嚴格按照驗收標準進行驗收，確保所采購物資的質量符合要求。2.對于驗收不合格的物資，應及時與供應商溝通，要求其采取相應的措施。如因驗收把關不嚴導致不合格物資入庫，應追究驗收人員的責任。（五）付款風險1.加強采購付款管理，嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款。對付款申請進行嚴格審核，確保付款依據充分、手續齊全。2.建立采購付款跟蹤機制，及時掌握采購款項的支付情況。對于逾期未付款項，應及時與供應商溝通，了解原因并采取相應的措施，避免產生逾期付款違約金等額外費用。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購物資的價格、運輸費用、保險費用等，評估采購成本是否控制在預算范圍內，是否達到行業合理水平。2.采購質量：通過驗收合格率、退貨率等指標，評估所采購物資的質量是否符合要求。3.采購交貨期：以按時交貨率為指標，評估供應商是否能夠按照合同約定的時間交貨。4.供應商管理：包括供應商開發數量、供應商淘汰率、供應商滿意度等指標，評估采購部門對供應商的管理效果。5.采購效率：通過采購周期、采購計劃完成率等指標，評估采購部門的工作效率和執行力。（二）評估方法1.定期評估：每月或每季度對采購績效進行一次定期評估，根據評估指標收集相關數據，進行分析和計算，得出評估結果。2.對比分析：將采購績效與歷史數據、行業平均水平進行對比分析，找出差距和改進方向。3.問卷調查：向需求部門、財務部門、質量管理部門等相關部門發放問卷調查，收集對采購工作的意見和建議，