?認證公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強認證公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司運營、認證業務開展、質量管理體系運行等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在從事認證業務及公司日常管理活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司檔案由綜合管理部集中統一管理，各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理，并定期移交至綜合管理部。2.真實性原則檔案內容應如實反映公司各項業務活動及管理工作的實際情況，確保檔案信息的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理公司在運營過程中產生的各類文件、資料，保證檔案的門類齊全、內容完整。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發生。5.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案管理信息系統，對檔案進行信息化管理，實現檔案信息的快速檢索和共享。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對超過保管期限且無保存價值的檔案進行清理和銷毀。5.組織開展檔案的查閱、借閱服務，對檔案利用情況進行登記和統計。6.指導和監督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。（二）各部門1.設立兼職檔案管理員，負責本部門檔案的日常收集、整理和保管工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案整理后移交至綜合管理部。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協助。4.負責本部門檔案的安全保密工作，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.認證業務檔案管理體系認證檔案，包括認證申請書、審核計劃、審核報告、不符合項報告、管理體系文件等。產品認證檔案，涵蓋產品認證申請書、產品標準、檢驗報告、工廠審查報告等。服務認證檔案，包含服務認證申請書、服務規范、服務過程記錄、認證結果報告等。2.行政管理檔案公司文件，如公司章程、董事會決議、股東會決議、公司制度、通知、通報等。會議文件，包括會議通知、會議議程、會議紀要、會議記錄等。人事檔案，涉及員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核記錄、薪酬福利資料等。財務檔案，包含會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料等。資質證書檔案，如營業執照、資質證書、許可證等的原件及復印件。3.業務往來檔案客戶檔案，記錄客戶基本信息、合作項目、溝通記錄、反饋意見等。供應商檔案，包括供應商資質證明、合作協議、供貨記錄、評價資料等。合作伙伴檔案，涵蓋合作單位基本情況、合作項目合同、合作過程資料、合作成果等。4.項目檔案認證項目策劃檔案，如項目策劃書、可行性分析報告等。項目實施過程檔案，包括項目進度記錄、項目變更記錄、項目質量控制記錄等。項目驗收檔案，涉及驗收報告、驗收證書、項目總結等。（二）檔案編號1.檔案編號采用"分類代碼+年度+順序號"的結構。2.分類代碼：按照檔案分類的類別，分別用兩位字母表示，如"RZ"表示認證業務檔案，"xG"表示行政管理檔案，"YW"表示業務往來檔案，"xM"表示項目檔案。3.年度：用四位數字表示檔案形成的年份，如"2023"。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，從"001"開始依次編號。例如，一份2023年形成的管理體系認證檔案，其編號為"RZ2023001"。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應明確檔案收集的范圍、內容和要求，確保檔案收集的全面性和準確性。2.兼職檔案管理員應及時收集本部門在工作中形成的各類文件、資料，包括紙質文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。3.對于外來文件，如客戶提供的資料、政府部門下發的文件等，由相關業務部門負責收集，并及時移交至綜合管理部。4.檔案收集應遵循及時、完整、準確的原則，避免檔案的遺漏和丟失。（二）整理1.綜合管理部及各部門兼職檔案管理員按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.紙質檔案應去除金屬物、裁剪整齊，采用A4紙張規格進行折疊或粘貼，確保頁面平整。3.電子檔案應按照文件類型、日期等進行分類存儲，文件命名應規范、準確，便于識別和查找。4.對于照片、音像資料等特殊載體檔案，應注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息，并進行分類整理和存儲。5.檔案整理過程中，應編制檔案目錄，目錄內容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等，確保檔案信息的清晰和可查。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門兼職檔案管理員應定期將整理好的檔案移交至綜合管理部。移交時，應填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數量、編號等信息，雙方簽字確認。2.綜合管理部對接收的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和整理質量，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核通過的檔案按照檔案編號順序進行排列上架，完成歸檔工作。（二）保管1.綜合管理部應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對不同保管期限、不同密級的檔案應進行分區存放，便于管理和查找。4.定期對檔案進行檢查和清點，及時發現并處理檔案保管過程中出現的問題，如檔案損壞、霉變、蟲蛀等。5.對電子檔案應進行定期備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續。2.綜合管理部檔案管理人員根據查閱申請表，為查閱人員提供相應的檔案，并在檔案查閱登記表上記錄查閱情況，包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱內容等。3.查閱人員應在指定的檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱過程中應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。4.涉及公司機密或重要信息的檔案，查閱人員需經公司分管領導批準后方可查閱。（二）借閱1.公司內部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內容。如因工作需要復印檔案，應經綜合管理部負責人批準。4.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的完整性和準確性，檔案管理人員應認真核對檔案的數量和內容，確認無誤后在檔案借閱登記表上注明歸還日期。如發現檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和密級。檔案保管期限分為永久、長期（[x]年）和短期（[x]年）。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部負責人、檔案管理人員及相關業務部門人員參加。鑒定小組根據檔案的內容、性質、歷史價值等因素，對檔案進行全面評估，提出鑒定意見。3.對已過保管期限且無保存價值的檔案，鑒定小組應填寫檔案鑒定銷毀審批表，注明檔案名稱、編號、形成日期、保管期限、鑒定意見等信息，經公司分管領導批準后，方可進行銷毀。（二）銷毀1.檔案銷毀應指定專人負責，確保銷毀過程的安全和保密。2.對于紙質檔案，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子檔案，應采用數據擦除、格式化等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應填寫檔案銷毀記錄，注明銷毀日期、檔案名稱、數量、銷毀方式等信息，銷毀人員和監銷人員應簽字確認。4.監銷人員應對檔案銷毀過程進行全程監督，確保銷毀工作符合規定要求。八、檔案的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應嚴格遵守公司保密制度，對檔案內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.涉及公司機密的檔案，應嚴格限制查閱和借閱范圍，查閱和借閱時應履行嚴格的審批手續。3.檔案管理人員在工作中應注意保護檔案信息安全，不得擅自將檔案數據帶出公司或在非工作場所處理檔案信息。4.對因工作需要接觸檔案的人員，應進行保密教育，簽訂保密協議，明確其保密責任和義務。（二）安全1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，并定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。2.建立健全檔案安全管