公司采供部管理制度?一、總則（一）目的為加強公司采供部的管理，規范采購與供應流程，確保物資供應的及時性、準確性和經濟性，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司采供部及與采購、供應相關的所有部門和人員。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓浪費。2.質量第一原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司要求和相關標準。3.價格合理原則：在保證質量的前提下，通過市場調研、比價、議價等方式，爭取最優惠的采購價格，降低采購成本。4.誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，履行合同約定，維護公司形象。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，杜絕貪污受賄等違法違紀行為。二、組織架構與職責（一）組織架構采供部設部門經理一名，下設采購主管、采購專員、供應商管理專員、倉庫管理員等崗位。（二）職責1.部門經理職責全面負責采供部的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。負責建立和完善采供部的各項管理制度和工作流程，并監督執行。負責組織市場調研，分析市場動態，為公司采購決策提供依據。負責與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保采購工作的順利進行。負責協調采供部與其他部門之間的工作關系，解決工作中出現的問題。負責對采供部員工進行績效考核和培訓，提高員工的業務能力和綜合素質。2.采購主管職責協助部門經理制定采購計劃和預算，并組織實施。負責采購訂單的下達、跟蹤和管理，確保采購任務按時完成。負責與供應商進行溝通協調，處理采購過程中的各種問題，如交貨延遲、質量問題等。負責采購數據的統計和分析，為采購決策提供支持。負責對采購專員的工作進行指導和監督，提高采購工作效率和質量。3.采購專員職責根據采購計劃和需求，負責具體采購任務的執行，包括尋找供應商、詢價、比價、議價等。負責與供應商簽訂采購合同，并跟進合同的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。負責采購物資的驗收工作，確保所采購物資符合公司要求和相關標準。負責采購文件的整理和歸檔，如采購申請、報價單、合同等。協助采購主管處理采購過程中的其他相關工作。4.供應商管理專員職責負責供應商的開發、評估和選擇，建立供應商檔案，并定期進行更新和維護。負責與供應商進行溝通和協調，處理供應商的投訴和建議，維護良好的合作關系。負責對供應商的績效進行評估和考核，根據考核結果提出供應商的調整建議。負責市場供應商信息的收集和分析，為公司采購決策提供參考。協助采購專員進行采購合同的簽訂和執行，確保供應商的權益得到保障。5.倉庫管理員職責負責倉庫物資的收發、存儲和保管工作，確保物資的安全和完好。負責倉庫物資的出入庫登記和賬務處理，做到賬實相符。負責倉庫物資的盤點工作，定期對庫存物資進行清查，及時發現和處理盤盈、盤虧等問題。負責倉庫的環境衛生和安全管理工作，做好防火、防盜、防潮等工作。協助采購專員進行物資的驗收工作，確保所驗收物資符合公司要求和相關標準。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、需求時間等信息，并提交至采供部。2.《采購申請表》需經部門負責人審核簽字后，方可提交至采供部。（二）采購審批1.采供部收到各部門提交的《采購申請表》后，由采購主管進行初審，審核內容包括采購需求的合理性、采購預算的準確性等。2.初審通過后，采購主管將《采購申請表》提交至部門經理進行審批。部門經理根據公司實際情況和采購原則，對采購申請進行審批。3.對于金額較大或重要的采購項目，需提交至公司領導進行最終審批。（三）供應商選擇與采購1.采購專員根據審批通過的《采購申請表》，通過市場調研、供應商推薦、網絡搜索等方式，尋找合適的供應商。2.采購專員向供應商發送《詢價單》，要求供應商提供產品報價、交貨期、質量標準等信息。3.采購專員對供應商的報價進行整理和分析，選擇至少三家供應商進行比價。在比價過程中，應充分考慮供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素。4.采購專員組織相關人員與選定的供應商進行商務談判，爭取最優惠的采購價格和條款。談判過程中，應做好記錄，并形成《談判紀要》。5.商務談判達成一致后，采購專員與供應商簽訂《采購合同》。《采購合同》應明確雙方的權利和義務，包括產品名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等內容。6.采購專員將簽訂好的《采購合同》副本提交至采購主管和部門經理備案，并將《采購合同》正本發送給供應商，要求供應商按照合同約定履行義務。（四）采購訂單下達1.采購專員根據《采購合同》的約定，填寫《采購訂單》，明確采購物資的具體信息、交貨時間、交貨地點等內容。2.《采購訂單》需經采購主管審核簽字后，方可發送給供應商。（五）采購跟蹤與催貨1.采購專員負責對采購訂單的執行情況進行跟蹤，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等。2.如發現供應商可能無法按時交貨，采購專員應及時與供應商溝通協調，了解原因，并要求供應商采取措施確保按時交貨。3.對于重要物資或緊急采購項目，采購專員應定期向供應商催貨，確保物資按時到達公司。（六）物資驗收1.物資到貨前，倉庫管理員應做好驗收準備工作，包括清理驗收場地、準備驗收工具等。2.物資到貨后，采購專員、倉庫管理員等相關人員按照合同要求和驗收標準對物資進行驗收。驗收內容包括物資的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等。3.如驗收合格，倉庫管理員應在《送貨單》上簽字確認，并辦理入庫手續。如驗收不合格，采購專員應及時與供應商聯系，要求供應商采取措施解決問題，如換貨、補貨、退貨等。4.對于驗收過程中發現的問題，采購專員應及時填寫《物資驗收報告》，詳細記錄問題情況，并提出處理建議。《物資驗收報告》需經采購主管審核簽字后，提交至部門經理和相關部門。（七）付款結算1.物資驗收合格且入庫后，采購專員根據《采購合同》的約定，填寫《付款申請單》，附上相關發票、送貨單、驗收報告等資料，提交至財務部門。2.財務部門對《付款申請單》及相關資料進行審核，審核無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續。3.采購專員應及時跟蹤付款情況，確保供應商按時收到貨款。四、供應商管理（一）供應商開發1.供應商管理專員根據公司采購需求和市場情況，制定供應商開發計劃。2.通過網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等方式，收集潛在供應商信息。3.對潛在供應商進行初步篩選，評估其生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面的情況。4.實地考察潛在供應商，了解其生產經營狀況、管理水平、設備設施等情況。5.對于符合要求的潛在供應商，供應商管理專員與其進行溝通洽談，介紹公司的采購政策和要求，邀請其成為公司的供應商。（二）供應商評估1.建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估。評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作態度等方面。2.采購專員、倉庫管理員等相關人員根據日常工作中與供應商的合作情況，對供應商進行評分。3.供應商管理專員匯總各方面的評分結果，形成供應商評估報告。4.根據供應商評估報告，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。（三）供應商選擇1.在采購過程中，優先選擇優秀供應商和合格供應商。對于重要物資或關鍵采購項目，應選擇綜合實力較強、信譽良好的供應商。2.對于新的采購項目，采購專員應在合格供應商范圍內進行詢價、比價，選擇最合適的供應商。3.如現有供應商無法滿足公司采購需求，供應商管理專員應及時開發新的供應商。（四）供應商考核1.定期對供應商進行考核，考核周期為[考核周期時長]。2.考核內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作態度等方面。3.采購專員、倉庫管理員等相關人員根據日常工作中與供應商的合作情況，對供應商進行評分。4.供應商管理專員匯總各方面的評分結果，形成供應商考核報告。5.根據供應商考核報告，對供應商進行獎懲。對于考核優秀的供應商，給予優先合作、增加采購量、價格優惠等獎勵；對于考核不合格的供應商，給予警告、減少采購量、暫停合作等處罰。（五）供應商關系維護1.采購專員和供應商管理專員應定期與供應商進行溝通，了解供應商的生產經營狀況、產品質量情況等，及時解決合作過程中出現的問題。2.組織供應商參加公司的供應商會議，加強與供應商的交流與合作。3.對供應商提出的合理建議和意見，應及時給予反饋和采納，共同提高合作效率和質量。五、倉庫管理（一）物資入庫1.倉庫管理員根據采購訂單和送貨單，對到貨物資進行核對。核對內容包括物資的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等。2.如核對無誤，倉庫管理員在《送貨單》上簽字確認，并辦理入庫手續。入庫手續包括填寫《入庫單》，記錄物資的入庫日期、入庫單號、物資名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。3.倉庫管理員按照物資的類別、規格、型號等進行分類存放，并做好標識。4.對于貴重物資、易燃易爆物資等，應設置專門的存放區域，并采取相應的安全措施。（二）物資存儲1.倉庫管理員應定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[盤點周期時長]。2.在盤點過程中，如發現盤盈、盤虧等問題，倉庫管理員應及時查明原因，并填寫《盤點報告》。3.《盤點報告》需經倉庫主管審核簽字后，提交至財務部門和采供部。財務部門根據《盤點報告》進行賬務處理，采供部根據《盤點報告》分析原因，采取相應的措施。4.倉庫管理員應做好庫存物資的防潮、防火、防盜、防蟲等工作，確保物資的安全和完好。5.定期檢查庫存物資的質量狀況，對于超過保質期或出現質量問題的物資，應及時進行處理。（三）物資出庫1.各部門根據生產經營需要，填寫《領料單》，注明領料物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交至采供部。2.《領料單》需經部門負責人審核簽字后，方可提交至倉庫管理員。3.倉庫管理員根據《領料單》進行物資發放，發放時應核對物資的名稱、規格、型號、數量等信息，確保發放物資與《領料單》一致。4.倉庫管理員在《領料單》上簽字確認，并辦理出庫手續。出庫手續包括填寫《出庫單》，記錄物資的出庫日期、出庫單號、物資名稱、規格、型號、數量、領用部門等信息。5.倉庫管理員按照先進先出的原則進行物資發放，避免物資積壓。（四）庫存盤點1.定期對庫存物資進行全面盤點，盤點周期為[盤點周期時長]。2.盤點工作由倉庫管理員負責組織實施，采購專員、財務人員等相關人員參與。3.盤點過程中，應認真核對物資的實際數量與賬面上的數量是否一致，檢查物資的質量狀況、存放位置等。4.盤點結束后，倉庫管理員應填寫《庫存盤點表》，詳細記錄盤點結果。5.如發現盤盈、盤虧等問題，倉庫管理員應及時查明原因，并填寫《盤點報告》。6.《盤點報告》需經倉庫主管審核簽字后，提交至財務部門和采供部。財務部門根據《盤點報告》進行賬務處理，采供部根據《盤點報告》分析原因，采取相應的措施。六、采購成本控制（一）采購預算管理1.采供部根據公司年度生產經營計劃和采購需求，制定年度采購預算。2.年度采購預算需經公司領導審批后執行。3.在采購過程中，采購專員應嚴格按照采購預算進行采購，不得超預算采購。4.如因特殊原因需要調整采購預算，采購專員應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因和調整金額，并提交至采供部。5.《采購預算調整申請表》需經部門經理審核簽字后，提交至公司領導審批。經審批通過后，方可進行預算調整。（二）價格控制1.采購專員通過市場調研、比價、議價等方式，爭取最優惠的采購價格。2.定期收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考。3.對于常用物資，建立價格檔案，記錄不同時期的采購價格和市場價格變化情況，以便進行價格比較和分析。4.在與供應商談判過程中，應充分了解供應商的成本結構和價格底線，合理運用談判技巧，爭取降低采購價格。（三）成本分析與控制1.定期對采購成本進行分析，分析內容包括采購價格、運輸成本、倉儲成本、質量成本等。2.通過成本分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題，并采取相應的措施進行改進。3.與供應商協商優化采購合同條款，如降低運輸費用、延長付款期限等，以降低采購成本。4.加強對采購過程的管理，提高采購效率，減少采購環節中的浪費和損失。七、采購風險管理（一）風險識別1.采供部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.通過收集市場信息、分析供應商情況、評估采購合同條款等方式，識別潛在的風險因素。（二）風險評估1.對識別出的風險因素進行評估，評估其發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，將風險分為高風險、中風險、低風險三個等級。（三）風險應對措施1.對于高風險因素，應制定詳細的應對措施，如尋找替代供應商、增加采購渠道、加強質量檢驗等。2.對于中風險因素，應采取適當的防范措施，如與供應商簽訂補充協議、加強溝通協調等。3.對于低風險因素，應進行密切關注，及時發現問題并采取相應的措施進行處理。（四）風險監控1.建立風險監控機制，定期對